Đơn đề nghị truy đóng BHXH: Mẫu tham khảo và hướng dẫn

Đơn đề nghị truy đóng BHXH được sử dụng để đề nghị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, điều chỉnh và bổ sung thời gian đóng bảo hiểm xã hội còn thiếu cho người tham gia khi phát sinh sai sót hoặc chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu đơn tham khảo, trường hợp truy đóng, hồ sơ cần chuẩn bị, cách thực hiện và những lưu ý khi đề nghị truy đóng BHXH.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn sẽ cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu tham khảo đầy đủ. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

Giới thiệu về Đơn đề nghị truy đóng BHXH

Đơn đề nghị truy đóng BHXH thực chất là công văn do doanh nghiệp tự soạn, gửi cơ quan bảo hiểm xã hội để đề nghị đóng bù cho người lao động những khoảng thời gian chưa được tham gia hoặc tham gia thiếu. Theo quy định hiện hành, mẫu D01-TS là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN; mẫu D01b-TS là bảng kê thông tin lao động dùng kèm khi truy đóng cho nhiều người cùng lúc. Nhiều người nhầm lẫn giữa truy đóng và truy thu. Truy đóng là doanh nghiệp tự nguyện khắc phục sai phạm, còn truy thu là biện pháp cưỡng chế của cơ quan nhà nước.

Về thời hạn, theo Công văn 2055/BHXH-QLT, thời gian truy đóng tối đa là 10 năm trở về trước. Gần đây, giao dịch điện tử đã được đẩy mạnh, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ truy đóng qua Cổng Dịch vụ công, tuy nhiên công văn vẫn cần chữ ký số của đơn vị.

Các trường hợp cần lập công văn đề nghị truy đóng

Có nhiều tình huống thực tế doanh nghiệp phải làm đơn đề nghị truy đóng BHXH:

• Doanh nghiệp tự rà soát phát hiện thiếu đóng cho nhân viên. Hiện nay, khoảng 45% doanh nghiệp tham gia BHXH bắt buộc có ít nhất một lần chậm đóng, nhưng chỉ khoảng 12% chủ động khắc phục.
• Sai sót khi kê khai mã số BHXH, thông tin nhân thân, mức lương đóng. Nhiều hồ sơ hưởng chế độ bị từ chối vì sai lệch dữ liệu, buộc doanh nghiệp truy đóng trước khi người lao động nhận lương hưu hoặc bảo hiểm một lần.
• Người lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp cũ nhưng chưa được đóng; đơn vị cũ phải lập công văn truy đóng theo quy định.
• Doanh nghiệp bị thanh tra, kiểm tra hoặc được cơ quan BHXH thông báo đối chiếu nợ. Khi phát sinh chênh lệch, phải có công văn giải trình.
• Người lao động yêu cầu truy đóng để đủ điều kiện hưởng lương hưu, trợ cấp thất nghiệp. Số đơn khiếu nại về vấn đề này tăng khoảng 28% trong thời gian qua.
• Cơ quan BHXH rà soát dữ liệu qua hệ thống cơ sở dữ liệu dân cư, phát hiện trùng tên, sai thông tin, khiến doanh nghiệp gần như bắt buộc phải gửi công văn truy đóng.

Đặc biệt, từ nửa sau năm nay, Luật BHXH sửa đổi mở rộng đối tượng tham gia bắt buộc, số lượng hồ sơ truy đóng dự kiến tăng đáng kể.

Mẫu đơn đề nghị truy đóng BHXH tham khảo có thông tin

Dưới đây là mẫu tham khảo có thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TRUY ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Kính gửi: Cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH ABC

Mã đơn vị BHXH: ............................................................

Địa chỉ: ................................................................................................

Người đại diện: NGUYỄN VĂN MINH

Chức vụ: Giám đốc

Qua rà soát quá trình tham gia BHXH, Công ty nhận thấy thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động TRẦN VĂN NAM chưa được ghi nhận đầy đủ.

Mã số BHXH: ............................................................

Chức danh: Nhân viên kinh doanh

Thời gian đề nghị truy đóng: từ tháng 01/2026 đến tháng 03/2026.

Lý do: Trong thời gian nêu trên, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nhưng đơn vị chưa thực hiện đóng đầy đủ do ..................................................................................................

Nay Công ty TNHH ABC kính đề nghị cơ quan Bảo hiểm xã hội kiểm tra hồ sơ, đối chiếu quá trình tham gia và hướng dẫn, giải quyết việc truy đóng BHXH cho người lao động theo quy định.

Công ty cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính và các khoản phát sinh liên quan theo thông báo của cơ quan BHXH.

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, giải quyết.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Minh

Lưu ý: Thông tin trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa.

Hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện hồ sơ và điền mẫu

Hồ sơ truy đóng BHXH gồm: công văn đề nghị; tờ khai D01-TS; bảng kê D01b-TS; hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ hạch toán giai đoạn truy đóng; biên bản đối chiếu nợ hoặc văn bản giải trình.

Quy trình nộp hồ sơ: doanh nghiệp chuẩn bị và ký số trên Cổng Dịch vụ công, cơ quan BHXH xử lý trong 2 ngày làm việc với hồ sơ điện tử, 3 ngày với hồ sơ giấy.

Khi điền mẫu D01-TS, phải khai đầy đủ thông tin nhân thân, mã số BHXH, thời điểm bắt đầu – kết thúc tham gia, tháng truy đóng, mức lương làm căn cứ. Trong ô diễn giải ghi rõ "truy đóng từ tháng… đến tháng… do doanh nghiệp chưa đóng".

Với mẫu D01b-TS, cần khai đúng thứ tự theo mã số thu nhập, không bỏ trống cột số CMND/CCCD vì hệ thống đối chiếu tự động với dữ liệu dân cư.

Nội dung công văn đề nghị truy đóng phải nêu đủ ba phần: căn cứ pháp lý, lý do vi phạm, đề nghị xác nhận số tháng và mức tiền truy đóng. Theo thống kê, khoảng 70% hồ sơ thiếu một trong ba ý này đều bị yêu cầu sửa lại. Doanh nghiệp cũng nên giải trình rõ nguyên nhân chậm đóng và đề xuất phương án xử lý tiền lãi nếu có.

Thời gian xử lý một bộ hồ sơ hoàn chỉnh thường từ 7 đến 15 ngày làm việc. Mức tiền lương căn cứ truy đóng tính theo hợp đồng lao động tại thời điểm phát sinh; nếu không còn hợp đồng, áp dụng mức lương tối thiểu vùng.

Tải mẫu chuẩn hoặc sử dụng dịch vụ soạn thảo

Các mẫu D01-TS, D01b-TS được công bố công khai trên trang Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam. Doanh nghiệp nên tránh tải mẫu cũ vì hệ thống sẽ tự động từ chối. Tỷ lệ hồ sơ tự soạn bị trả lại khá cao, lên tới 68%, do thiếu ngôn ngữ pháp lý và sai cách xác định thời hạn truy đóng.

Vì vậy, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty nhỏ, lựa chọn dịch vụ soạn thảo văn bản truy đóng BHXH. Dịch vụ có thể bao gồm tư vấn, rà soát hợp đồng lao động, điền sẵn mẫu và soạn công văn. Tuy nhiên, cần lưu ý chọn nhà cung cấp cập nhật theo Luật BHXH mới, tránh làm hỏng hồ sơ.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các mẫu đơn liên quan đến điều chỉnh đóng bảo hiểm tại Mẫu Đơn:

• Đơn đề nghị điều chỉnh đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
• Đơn đề nghị điều chỉnh đóng BHYT
• Đơn đề nghị điều chỉnh đóng BHXH

Câu hỏi thường gặp

BHXH là gì?

BHXH là chính sách bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi gặp các sự kiện làm giảm hoặc mất thu nhập theo quy định.

Công ty có thể truy đóng BHXH cho người lao động không?

Có thể nếu có căn cứ xác định người lao động thuộc diện tham gia nhưng chưa được đóng hoặc đóng thiếu và hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

Người lao động đã nghỉ việc có được truy đóng BHXH không?

Có thể nếu xác định trong thời gian làm việc trước đó doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng nhưng chưa thực hiện đầy đủ.

Truy đóng BHXH có phải nộp tiền lãi không?

Có thể phát sinh khoản tiền liên quan đến chậm đóng. Số tiền cụ thể được xác định theo quy định và thông báo của cơ quan BHXH.

Truy đóng BHXH có giúp đủ điều kiện hưởng lương hưu không?

Có thể, nếu thời gian truy đóng hợp lệ và được ghi nhận vào quá trình tham gia. Tuy nhiên, người lao động vẫn phải đáp ứng các điều kiện khác về tuổi và chế độ hưu trí.

Truy đóng BHXH có giúp đủ điều kiện hưởng thai sản không?

Có thể ảnh hưởng đến thời gian đóng làm căn cứ xét hưởng, nhưng người lao động vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của chế độ thai sản.

Người lao động có phải tự trả toàn bộ tiền truy đóng BHXH không?

Không. Cần xác định phần đóng thuộc trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động theo quy định.

Có thể truy đóng BHXH cho nhiều người cùng lúc không?

Có thể nếu có căn cứ và hồ sơ phù hợp. Doanh nghiệp nên lập danh sách chi tiết từng người và thời gian cần truy đóng.

Truy đóng BHXH có giống truy thu BHXH không?

Không hoàn toàn giống nhau. Truy đóng tập trung vào việc bổ sung nghĩa vụ đóng còn thiếu; truy thu thường gắn với việc cơ quan có thẩm quyền xác định khoản phải thu bổ sung từ đơn vị.

Việc chuẩn bị hồ sơ truy đóng đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, giảm chi phí và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nếu cần mẫu đơn chuẩn và hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập Mẫu Đơn để tải các biểu mẫu mới nhất.