Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân không còn nhu cầu sử dụng một chứng thư số, phát hiện nguy cơ mất an toàn hoặc cần thay đổi phương án sử dụng chữ ký số, việc lập văn bản đề nghị thu hồi giúp nhà cung cấp xác định đúng chứng thư cần xử lý. Nội dung đơn cần thể hiện chính xác thông tin thuê bao, số hiệu chứng thư, lý do và yêu cầu thu hồi để thuận tiện cho quá trình xác minh.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số là gì?

Khái niệm và vai trò của đơn đề nghị thu hồi chứng thư số

Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số là văn bản do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ban hành, được chủ thể (cá nhân hoặc tổ chức) sử dụng để yêu cầu chấm dứt hiệu lực của chứng thư số trước thời hạn. Vai trò chính của đơn này là giúp chủ thể chủ động ngừng sử dụng chứng thư số, tránh rủi ro pháp lý trong giao dịch điện tử khi mất quyền kiểm soát khóa bí mật, thay đổi nhà cung cấp hoặc tổ chức không còn hoạt động.

Phân biệt đơn đề nghị thu hồi chứng thư số và các loại đơn liên quan (cấp mới, gia hạn, khôi phục)

• Đơn cấp mới yêu cầu tạo chứng thư số đầu tiên, cần hồ sơ nhân thân và giấy tờ đăng ký kinh doanh. Bạn có thể tham khảo đơn đề nghị đăng ký chữ ký số để nắm rõ cấu trúc.
• Đơn gia hạn kéo dài thời hạn hiệu lực, còn đơn thu hồi chấm dứt hiệu lực vĩnh viễn.
• Đơn khôi phục chỉ áp dụng cho chứng thư bị tạm dừng do sự cố kỹ thuật; thu hồi là không thể tái sử dụng.

Căn cứ pháp luật về thu hồi chứng thư số

Một số căn cứ cần tham khảo khi chuẩn bị mẫu đơn gồm:

• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, quy định về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, chứng thư điện tử và các vấn đề liên quan.
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, quy định về chứng thư chữ ký số, việc cấp, tạm dừng, phục hồi và thu hồi chứng thư chữ ký số.
• Quy định về tạm dừng và phục hồi chứng thư chữ ký số công cộng.
• Quy định về thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng.
• Hợp đồng giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Khi thực hiện thủ tục thực tế, cần đối chiếu quy định hiện hành cùng hợp đồng và quy trình xác minh của nhà cung cấp.

Các trường hợp cần làm đơn đề nghị thu hồi chứng thư số

Các trường hợp bắt buộc thu hồi theo quy định pháp luật

Theo Điều 17 Nghị định 68/2024/NĐ-CP, chứng thư số bị thu hồi khi: chủ thể không còn tồn tại (giải thể, phá sản, sáp nhập, hợp nhất), chứng thư hết hạn mà không gia hạn, chứng thư bị giả mạo, hoặc có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu không thu hồi đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Các trường hợp doanh nghiệp/người dùng chủ động đề nghị thu hồi

Các trường hợp phổ biến gồm: không còn nhu cầu sử dụng, chuyển sang nhà cung cấp khác, phát hiện lộ thông tin khóa bí mật, thay đổi thiết bị lưu trữ (token, USB), hoặc nhân sự phụ trách chữ ký số nghỉ việc. Việc chủ động thu hồi giúp ngăn chặn giao dịch trái phép và giảm rủi ro tranh chấp.

Mẫu đơn đề nghị thu hồi chứng thư số tham khảo

Đối với chứng thư chữ ký số công cộng, pháp luật hiện hành sử dụng thuật ngữ thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng. Thuê bao có thể yêu cầu thu hồi bằng văn bản và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải xác minh yêu cầu là chính xác trước khi thực hiện.

Mẫu dưới đây được xây dựng cho trường hợp doanh nghiệp chủ động đề nghị nhà cung cấp thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 25/2026/ĐN-THCTS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THU HỒI CHỨNG THƯ SỐ

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

Kính gửi: Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC

Tên thuê bao: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Công ty TNHH Thương mại Minh Việt hiện đang sử dụng chứng thư chữ ký số công cộng do Quý Công ty cung cấp.

Nay, Công ty làm đơn này đề nghị Quý Công ty thực hiện thủ tục thu hồi chứng thư chữ ký số với các thông tin cụ thể như sau:

1. Thông tin chứng thư đề nghị thu hồi

• Tên thuê bao: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT;
• Số hiệu chứng thư: …………………………………;
• Loại chứng thư: Chứng thư chữ ký số công cộng;
• Nhà cung cấp dịch vụ: Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC;
• Ngày cấp: ……/……/………;
• Thời hạn hiệu lực: Từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………;
• Mục đích sử dụng: Thực hiện các giao dịch điện tử và ký số của doanh nghiệp.

2. Nội dung đề nghị

Công ty kính đề nghị Quý Công ty:

1. Tiếp nhận và xác minh yêu cầu thu hồi chứng thư;
2. Thực hiện thu hồi chứng thư có số hiệu nêu trên;
3. Cập nhật trạng thái chứng thư trên hệ thống;
4. Thông báo cho Công ty về kết quả xử lý;
5. Thực hiện các thủ tục liên quan đến dịch vụ theo hợp đồng đã ký.

3. Lý do đề nghị thu hồi

Công ty không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng chứng thư chữ ký số nêu trên và đề nghị thu hồi theo quy định.

4. Xử lý thiết bị, tài khoản và dịch vụ liên quan

Công ty cam kết phối hợp với Quý Công ty trong việc xử lý thiết bị, tài khoản, dữ liệu và các dịch vụ liên quan đến chứng thư theo hợp đồng và quy trình của nhà cung cấp.

5. Cam kết của thuê bao

Công ty cam kết:

• Thông tin cung cấp trong đơn là chính xác;
• Người ký đơn là người đại diện hợp pháp của thuê bao hoặc người được ủy quyền hợp lệ;
• Yêu cầu thu hồi chứng thư là hoàn toàn tự nguyện và chính xác;
• Chịu trách nhiệm về việc sử dụng chứng thư trước thời điểm chứng thư được thu hồi;
• Phối hợp cung cấp tài liệu cần thiết để nhà cung cấp xác minh yêu cầu;
• Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính và nghĩa vụ khác theo hợp đồng dịch vụ.

Kính đề nghị Quý Công ty xem xét, xác minh và thực hiện việc thu hồi chứng thư theo quy định.

Tài liệu gửi kèm:

1. Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
2. Giấy tờ chứng minh tư cách của người ký;
3. Bản sao hợp đồng dịch vụ nếu cần;
4. Tài liệu liên quan đến chứng thư;
5. Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA THUÊ BAO

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo. Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có thể yêu cầu biểu mẫu riêng, phương thức xác minh hoặc tài liệu bổ sung theo hợp đồng và quy trình cung cấp dịch vụ.

Hướng dẫn chi tiết cách điền và nộp đơn đề nghị thu hồi chứng thư số

Hướng dẫn điền các thông tin bắt buộc trong mẫu đơn

Đơn thu hồi chuẩn thường có các trường: tên chủ thể, mã số thuế, số hiệu chứng thư số (dạng 20 ký tự, in trên token hoặc email xác nhận), lý do thu hồi, chữ ký người đại diện hợp pháp. Thông tin phải khớp chính xác với giấy đăng ký kinh doanh hoặc căn cước công dân; sai lệch dù một ký tự có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Quy trình 5 bước nộp hồ sơ thu hồi chứng thư số

1. Tải và điền mẫu đơn của chính nhà cung cấp đang quản lý.
2. Ký số hoặc ký tay trên đơn, scan nếu cần.
3. Nộp qua cổng thông tin trực tuyến hoặc trực tiếp tại văn phòng.
4. Đối soát thông tin với bộ phận hỗ trợ.
5. Nhận xác nhận thu hồi và kiểm tra chứng thư trong danh sách CRL.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị kèm theo đơn đề nghị thu hồi

Cần chuẩn bị: bản gốc hoặc bản sao chứng thư số, chứng minh thư/căn cước của người đại diện, giấy ủy quyền nếu nộp thay, văn bản xác nhận của cơ quan quản lý (nếu thuộc diện bắt buộc), biên bản mất khóa bí mật (nếu có). Một số nhà cung cấp yêu cầu thêm bản mềm giấy đăng ký kinh doanh để đối chiếu.

Các lưu ý về thời gian xử lý và chi phí thu hồi chứng thư số

Theo quy định, thời gian xử lý tối đa 24 giờ, nhưng thực tế các đơn vị như Viettel, VNPT thường xử lý trong 4-8 giờ nếu hồ sơ hợp lệ. Chi phí thu hồi dao động từ 50.000 đến 200.000 đồng tùy gói dịch vụ; một số nhà cung cấp không thu phí khi khách hủy hợp đồng trước thời hạn, nhưng cần kiểm tra điều khoản phạt nếu không báo trước 30 ngày. Văn bản xác nhận thu hồi nên được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ quyết toán thuế hoặc tranh chấp.

Tải mẫu đơn đề nghị thu hồi chứng thư số mới nhất theo Nghị định 68/2024/NĐ-CP

Link tải mẫu đơn đề nghị thu hồi chứng thư số chuẩn (dạng PDF/Word)

Mẫu đơn chuẩn thường nằm ở mục “Hỗ trợ khách hàng” hoặc “Biểu mẫu” trên website của từng nhà cung cấp. Bạn nên tải đúng mẫu của đơn vị đang quản lý chứng thư số, vì các trường dữ liệu có thể khác nhau. Nếu cần gửi thông báo đến đối tác về việc thu hồi, bạn có thể dùng đơn đề nghị thông báo để soạn thảo phù hợp.

Mẫu đơn đề nghị thu hồi chứng thư số theo từng nhà cung cấp (FastCA, HILO-CA, MISA, Viettel...)

• FastCA: mẫu đơn điền trực tuyến hoặc tải PDF, hỗ trợ ký số xác thực nhanh. Trường hợp mất token, có thể khai báo lý do cụ thể để được xử lý ưu tiên.
• HILO-CA: yêu cầu nộp qua email kèm chữ ký số của người đại diện, xử lý trong 8 giờ làm việc.
• MISA: tích hợp chức năng thu hồi ngay trong phần mềm quản trị, không cần tải mẫu riêng.
• Viettel: quy trình tạo đơn tự động qua ứng dụng MyViettel, giảm sai sót khi nhập liệu.

Mỗi nhà cung cấp đều có quy định riêng về cách nộp và thời gian xử lý. Hãy đối chiếu kỹ trước khi nộp để tránh chậm trễ. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị các thủ tục tài chính liên quan, có thể tham khảo thêm đơn đề nghị phê duyệt phương án tài chính để đảm bảo hồ sơ đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số

Có mẫu đơn chính thức mang tên Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số không?

Không có một mẫu chung mang đúng tên này áp dụng cho mọi nhà cung cấp. Pháp luật quy định thuê bao có thể yêu cầu thu hồi bằng văn bản; hình thức cụ thể có thể theo quy trình của từng tổ chức cung cấp dịch vụ.

Ai có quyền yêu cầu thu hồi chứng thư?

Thuê bao có quyền yêu cầu thu hồi bằng văn bản. Ngoài ra, chứng thư có thể bị thu hồi trong các trường hợp khác theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Có thể thu hồi chứng thư trước ngày hết hạn không?

Có, nếu đáp ứng điều kiện và yêu cầu được nhà cung cấp xác minh.

Thu hồi chứng thư có giống hết hạn không?

Không. Hết hạn là kết thúc thời hạn hiệu lực; thu hồi là cơ chế chấm dứt hiệu lực theo quy định.

Thu hồi chứng thư có giống tạm dừng không?

Không. Tạm dừng có thể được phục hồi trong điều kiện phù hợp; thu hồi là xử lý chấm dứt trạng thái hiệu lực của chứng thư.

Doanh nghiệp đổi nhà cung cấp chữ ký số có cần thu hồi chứng thư cũ không?

Nếu không còn nhu cầu sử dụng, nên thực hiện theo hợp đồng và quy trình của nhà cung cấp cũ.

Có thể dùng đơn mẫu Word trên mạng không?

Có thể dùng đơn mẫu Word để tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo thông tin chứng thư và yêu cầu xác minh của nhà cung cấp.

Có thể gửi đơn thu hồi bằng email không?

Phụ thuộc phương thức xác minh của nhà cung cấp. Không nên mặc định email thông thường luôn được chấp nhận thay cho văn bản hợp lệ.

Chứng thư bị thu hồi có dùng lại được không?

Không nên tiếp tục sử dụng chứng thư đã bị thu hồi. Nếu cần chữ ký số, nên thực hiện thủ tục cấp chứng thư mới.

Thu hồi chứng thư có làm mất hiệu lực các văn bản đã ký trước đó không?

Không thể kết luận như vậy chỉ dựa vào việc chứng thư bị thu hồi. Cần đánh giá giao dịch và khả năng xác minh chữ ký tại thời điểm ký.

Kết luận

Đơn đề nghị thu hồi chứng thư số là thủ tục quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý trong giao dịch điện tử. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và lựa chọn mẫu đơn phù hợp sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nếu bạn đang cần tìm các mẫu đơn khác phục vụ công việc, hãy ghé thăm Mẫu Đơn để tải các biểu mẫu mới nhất, được cập nhật theo quy định hiện hành. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ đểtránh bị từ chối.