Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Chữ ký số được sử dụng ngày càng phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân khi thực hiện giao dịch điện tử. Khi có nhu cầu đăng ký chữ ký số, người sử dụng thường phải cung cấp thông tin thuê bao, giấy tờ pháp lý và thực hiện quy trình xác minh với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Một văn bản đề nghị rõ ràng giúp xác định chủ thể đăng ký, loại chứng thư và mục đích sử dụng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số là gì? Đối tượng nào cần sử dụng?

Chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong giao dịch điện tử, đặc biệt khi doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các thủ tục hành chính công trực tuyến. Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số là văn bản chính thức được gửi tới tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để yêu cầu cấp một chữ ký số hợp lệ. Đây là bước khởi đầu bắt buộc trong quy trình cấp mới, gia hạn hoặc thay đổi thông tin chữ ký số.

Đối tượng cần sử dụng đơn này gồm: 

- Cá nhân: người lao động, kế toán viên, giám đốc cần ký số để nộp tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử. 

- Tổ chức, doanh nghiệp: công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, văn phòng đại diện khi cần chữ ký số cho pháp nhân để thực hiện các giao dịch tài chính, hợp đồng điện tử.

Tùy vào đối tượng, mẫu đơn sẽ có những trường thông tin khác nhau. Việc nắm rõ cách điền là rất quan trọng để hồ sơ được xử lý nhanh chóng.

Mẫu đơn đề nghị đăng ký chữ ký số tham khảo

Về mặt pháp lý, cần phân biệt chữ ký số với chứng thư chữ ký số. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng phương pháp mã hóa nhằm xác nhận chủ thể ký; chứng thư chữ ký số là phương tiện để xác nhận thông tin của chủ thể và dữ liệu kiểm tra chữ ký.

Đối với dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, việc đăng ký thực tế thường gắn với thủ tục đề nghị cấp chứng thư chữ ký số công cộng. Nghị định 23/2025/NĐ-CP hiện quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, bao gồm hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Mẫu dưới đây được xây dựng theo trường hợp doanh nghiệp đề nghị tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp chứng thư để sử dụng trong các giao dịch điện tử.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 25/2026/ĐN-CKS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ

Kính gửi: Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC

Tên tổ chức đăng ký: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024 1234 5678

Email: contact@minhviet.vn

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Căn cứ nhu cầu sử dụng chữ ký số trong hoạt động quản lý, kinh doanh và thực hiện giao dịch điện tử, Công ty TNHH Thương mại Minh Việt kính đề nghị Quý Công ty xem xét đăng ký và cấp chứng thư chữ ký số cho Công ty với các nội dung sau:

1. Loại chứng thư đề nghị đăng ký

• Chứng thư chữ ký số công cộng;
• Chủ thể sử dụng: Tổ chức;
• Tên thuê bao: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT;
• Mục đích sử dụng: Thực hiện giao dịch điện tử, ký hồ sơ, chứng từ và các tài liệu điện tử theo nhu cầu hợp pháp của doanh nghiệp.

2. Thông tin người quản lý, sử dụng chữ ký số

Họ và tên: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Số giấy tờ pháp lý: …………………………………

Ngày cấp: ……/……/………

Nơi cấp: ……………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: …………………………………………

3. Phương thức đăng ký và sử dụng

Công ty đề nghị Quý Công ty thực hiện thủ tục đăng ký, xác minh thông tin và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định.

Thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ khóa bí mật được sử dụng theo phương thức do Quý Công ty cung cấp và hướng dẫn.

4. Phạm vi sử dụng

Chữ ký số dự kiến được sử dụng trong các giao dịch điện tử hợp pháp của Công ty, bao gồm:

• Giao dịch với cơ quan nhà nước;
• Kê khai, nộp hồ sơ điện tử;
• Giao dịch thuế;
• Giao dịch bảo hiểm;
• Giao dịch hải quan khi đáp ứng yêu cầu;
• Ký hợp đồng, hồ sơ và chứng từ điện tử;
• Các giao dịch điện tử khác theo quy định.

5. Hồ sơ gửi kèm

1. Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
2. Giấy tờ pháp lý của người đại diện hoặc người được ủy quyền;
3. Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật;
4. Các tài liệu khác theo yêu cầu của tổ chức cung cấp dịch vụ.

6. Cam kết của tổ chức đăng ký

Công ty cam kết:

• Các thông tin cung cấp trong hồ sơ là chính xác;
• Người đăng ký có đầy đủ thẩm quyền;
• Sử dụng chữ ký số đúng mục đích và phạm vi được cấp;
• Bảo đảm an toàn đối với thiết bị, phương tiện và dữ liệu tạo chữ ký;
• Không cung cấp hoặc để người không có thẩm quyền sử dụng dữ liệu tạo chữ ký;
• Thông báo kịp thời cho nhà cung cấp khi phát hiện nguy cơ mất an toàn hoặc sử dụng trái phép;
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Kính đề nghị Quý Công ty xem xét, xác minh thông tin và thực hiện thủ tục đăng ký, cấp chứng thư chữ ký số cho Công ty theo quy định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có thể sử dụng biểu mẫu riêng và yêu cầu phương thức xác minh, giấy tờ hoặc thông tin bổ sung.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị đăng ký chữ ký số (tổ chức và cá nhân)

Dù là tổ chức hay cá nhân, đơn đề nghị đăng ký chữ ký số đều cần những thông tin cơ bản sau:

Đối với tổ chức: - Tên doanh nghiệp (viết đầy đủ, đúng giấy phép đăng ký kinh doanh). - Mã số thuế – trường quan trọng nhất, dùng để xác định danh tính pháp nhân. - Địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, email liên hệ. - Người đại diện theo pháp luật: họ tên, chức danh, số CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật. - Loại chữ ký số cần đăng ký: dành cho tổ chức (thường bao gồm chữ ký số của tổ chức và chữ ký số của người đại diện).

Đối với cá nhân: - Họ và tên đầy đủ, ngày sinh, giới tính. - Số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. - Địa chỉ liên hệ, email, số điện thoại. - Nghề nghiệp, đơn vị công tác (nếu có). - Mục đích sử dụng: ký hợp đồng lao động, khai thuế, giao dịch dân sự.

Lưu ý: Đơn phải được ký tay hoặc ký điện tử tùy theo yêu cầu của từng nhà cung cấp dịch vụ. Thông tin khai phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân và giấy phép kinh doanh để tránh bị từ chối.

Tải mẫu đơn đề nghị đăng ký chữ ký số mới nhất theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và 68/2024/NĐ-CP

Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thực chữ ký số, tạo hành lang pháp lý quan trọng. Tuy nhiên, gần đây Nghị định 68/2024/NĐ-CP đã được ban hành để sửa đổi, bổ sung một số điều, giúp thủ tục đăng ký chữ ký số trở nên thuận tiện hơn, phù hợp với thực tiễn chuyển đổi số. Việc cập nhật mẫu đơn theo các văn bản này là bắt buộc để hồ sơ hợp lệ.

Hiện nay, bạn có thể tải các mẫu đơn đề nghị đăng ký chữ ký số mới nhất tại các website chính thức của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hoặc tại các cổng thông tin điện tử. Tại Mẫu Đơn, chúng tôi tổng hợp và cung cấp các mẫu đơn chuẩn, giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo. Trước khi tải, hãy kiểm tra kỹ phiên bản mẫu đơn để đảm bảo áp dụng đúng theo quy định mới nhất.

Nếu bạn đang cần mẫu đơn cho các thủ tục khác, có thể tham khảo thêm: Đơn đề nghị phê duyệt phương án tài chính, Đơn đề nghị phê duyệt phương án kinh doanh hoặc Đơn đề nghị thông báo.

Quy trình đăng ký chữ ký số sau khi hoàn thành đơn – các bước, thời gian và hồ sơ kèm theo

Sau khi đã điền đơn đầy đủ và chính xác, bạn cần thực hiện theo các bước sau để hoàn tất việc đăng ký chữ ký số:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ Tùy thuộc vào đối tượng, hồ sơ bao gồm: - Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số (đã ký tên và đóng dấu nếu là tổ chức). - Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh (cho tổ chức) hoặc CMND/CCCD (cho cá nhân). - Giấy ủy quyền nếu người đi đăng ký không phải là người đại diện pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại văn phòng nhà cung cấp hoặc qua cổng thông tin điện tử của họ. Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp đều hỗ trợ đăng ký trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Bước 3: Thanh toán phí Phí đăng ký thường bao gồm phí cấp mới, phí sử dụng thiết bị (USB token) và phí thuê bao định kỳ. Mức phí sẽ khác nhau tùy từng nhà cung cấp và loại chữ ký số (cá nhân hay tổ chức).

Bước 4: Nhận chữ ký số Sau khi hồ sơ hợp lệ và hoàn tất thanh toán, nhà cung cấp sẽ cấp chứng thư số và thiết bị lưu trữ (thường là USB token) trong thời gian từ 1 đến 3 ngày làm việc. Bạn nên đổi mật khẩu ngay khi nhận để đảm bảo an toàn.

Thời gian xử lý thông thường là không quá 3 ngày làm việc, nhưng có thể nhanh hơn nếu bạn nộp hồ sơ trực tuyến và chọn dịch vụ ưu tiên. Để tránh gián đoạn công việc, bạn nên đăng ký trước khi chữ ký số cũ hết hạn ít nhất 1 tuần.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số

Có mẫu chính thức mang tên Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số không?

Không có một mẫu chung bắt buộc mang đúng tên này cho mọi trường hợp. Quy trình và biểu mẫu thực tế có thể do tổ chức cung cấp dịch vụ quy định phù hợp với pháp luật.

Đăng ký chữ ký số có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Đối với chữ ký số công cộng, người sử dụng đăng ký dịch vụ với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; không phải tự mình xin một giấy phép riêng để sử dụng chữ ký số.

Doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký chữ ký số ngay không?

Có thể thực hiện đăng ký theo điều kiện và hồ sơ của tổ chức cung cấp dịch vụ sau khi doanh nghiệp có đầy đủ thông tin pháp lý cần thiết.

Chữ ký số có giống chứng thư chữ ký số không?

Không. Chữ ký số là dữ liệu được tạo để ký; chứng thư chữ ký số là chứng thư dùng để xác nhận thông tin và hỗ trợ kiểm tra chữ ký.

Cá nhân có thể đăng ký chữ ký số không?

Có thể, tùy loại chữ ký và dịch vụ mà cá nhân đăng ký.

Có thể đăng ký nhiều chữ ký số cho một công ty không?

Có thể tùy nhu cầu, loại chứng thư và chính sách của nhà cung cấp.

Chữ ký số có thời hạn không?

Có. Thời hạn phụ thuộc loại chứng thư; đối với chứng thư chữ ký số công cộng, thời hạn hiệu lực tối đa là 03 năm theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP. (Văn Bản Chính Phủ)

Khi chữ ký số hết hạn có phải đăng ký lại không?

Có thể gia hạn hoặc cấp chứng thư mới tùy quy trình của nhà cung cấp và tình trạng chứng thư.

Có thể dùng đơn mẫu Word để đăng ký trực tiếp không?

Có thể dùng đơn mẫu Word để chuẩn bị nội dung, nhưng nên kiểm tra biểu mẫu chính thức và phương thức xác minh của nhà cung cấp.

Khi mất USB Token phải làm gì?

Cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để yêu cầu biện pháp bảo vệ phù hợp, có thể bao gồm tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư tùy tình huống.

Kết luận

Đơn đề nghị đăng ký chữ ký số là bước đầu tiên và quan trọng để bạn sở hữu công cụ ký số hợp pháp cho các giao dịch điện tử. Hiểu rõ cách điền đơn, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị trễ hạn khi nộp thuế hay thực hiện các thủ tục hành chính.

Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải các mẫu đơn mới nhất và nhận được hướng dẫn chi tiết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đội ngũ biên tập của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình hoàn thành hồ sơ. Đừng chần chừ, hãy bắt đầu ngay hôm nay để các giao dịch của bạn diễn ra suôn sẻ!