Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Khi không còn nhu cầu sử dụng chữ ký số, thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hoặc cần dừng một chứng thư chữ ký số đang được cấp cho tổ chức, cá nhân, thuê bao có thể thực hiện thủ tục yêu cầu chấm dứt hiệu lực theo quy định và hợp đồng dịch vụ. Việc lập văn bản rõ ràng giúp nhà cung cấp xác định đúng chứng thư cần xử lý, hạn chế nhầm lẫn với trường hợp tạm dừng hoặc hết hạn tự nhiên.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số là gì?

Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số là văn bản hành chính do cá nhân hoặc tổ chức lập ra để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thu hồi hoặc hủy bỏ giá trị pháp lý của một chứng thư số đã được cấp. Chứng thư số thường dùng trong giao dịch điện tử, ký số văn bản, khai thuế trực tuyến. Khi không còn nhu cầu hoặc nghi ngờ lộ khóa bí mật, việc chấm dứt hiệu lực là rất cần thiết để bảo mật thông tin.

Căn cứ pháp luật về chấm dứt hiệu lực chứng thư số

Một số văn bản cần tham khảo khi chuẩn bị mẫu đơn văn bản gồm:

• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, là cơ sở pháp lý về chữ ký điện tử, chứng thư điện tử và giao dịch điện tử.
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025, quy định về chứng thư chữ ký số, tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy, cấp, tạm dừng, phục hồi và thu hồi chứng thư chữ ký số.
• Điều 41 Nghị định 23/2025/NĐ-CP về tạm dừng, phục hồi chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao.
• Điều 42 Nghị định 23/2025/NĐ-CP về thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, đặc biệt các điều khoản về tạm dừng, thu hồi và chấm dứt dịch vụ.

Mục đích của đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực

Mục đích chính là thông báo chính thức cho nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số và các bên liên quan về việc chấm dứt sử dụng. Điều này giúp ngăn chặn giả mạo chữ ký số, tránh trách nhiệm pháp lý từ các giao dịch không mong muốn. Đơn thể hiện sự tuân thủ quy định pháp luật về an toàn thông tin.

Đối tượng sử dụng và nơi nộp đơn

Cá nhân, tổ chức được cấp chứng thư số bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc chuyên dùng của cơ quan nhà nước đều có thể dùng mẫu đơn này. Đơn cần nộp đến đơn vị cấp chứng thư số hoặc cơ quan quản lý theo quy định. Bạn có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị thông báo để nắm rõ thể thức văn bản.

Mẫu đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số tham khảo

Theo quy định hiện hành, đối với chứng thư chữ ký số công cộng, thuật ngữ pháp lý được sử dụng là “thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng”. Chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao có thể bị thu hồi khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng xác minh là chính xác. Ngoài ra, còn có các trường hợp thu hồi theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, khi thuê bao cá nhân chết hoặc mất tích, tổ chức giải thể hoặc phá sản, hoặc theo điều kiện thu hồi trong hợp đồng.

Vì vậy, Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số dưới đây được xây dựng theo hướng đề nghị thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng do chính thuê bao yêu cầu.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 25/2026/ĐN-CTS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CHẤM DỨT HIỆU LỰC CHỨNG THƯ SỐ

Kính gửi: Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC

Tên thuê bao: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Công ty TNHH Thương mại Minh Việt hiện đang sử dụng chứng thư chữ ký số công cộng do Quý Công ty phát hành.

Nay, do Công ty không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng chứng thư chữ ký số nêu trên, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty thực hiện thủ tục thu hồi và chấm dứt hiệu lực chứng thư chữ ký số theo quy định.

1. Thông tin chứng thư chữ ký số đề nghị thu hồi:

• Tên thuê bao: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT;
• Số hiệu chứng thư chữ ký số: …………………………………;
• Loại chứng thư: Chứng thư chữ ký số công cộng;
• Nhà cung cấp dịch vụ: Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC;
• Ngày cấp: ……/……/………;
• Thời hạn hiệu lực: Từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………;
• Mục đích sử dụng: Ký số trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp.

2. Nội dung đề nghị:

Công ty TNHH Thương mại Minh Việt đề nghị Công ty Cổ phần Dịch vụ Chứng thực Số ABC:

1. Xác minh thông tin và tư cách của thuê bao;
2. Thực hiện thu hồi chứng thư chữ ký số nêu trên;
3. Chấm dứt hiệu lực của chứng thư theo quy định;
4. Cập nhật trạng thái chứng thư trên hệ thống và cơ sở dữ liệu có liên quan;
5. Thông báo cho Công ty về kết quả xử lý yêu cầu.

3. Lý do đề nghị:

Công ty không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng chứng thư chữ ký số hiện tại và đề nghị chấm dứt dịch vụ liên quan đến chứng thư này theo thỏa thuận với nhà cung cấp.

4. Xử lý thiết bị và dịch vụ liên quan:

Công ty cam kết phối hợp với nhà cung cấp để xử lý thiết bị, tài khoản, thông tin thuê bao và các dịch vụ liên quan đến chứng thư chữ ký số theo hợp đồng đã ký.

5. Cam kết của thuê bao:

Công ty cam kết:

• Thông tin cung cấp trong đơn là chính xác;
• Người ký đơn là người đại diện hợp pháp của thuê bao hoặc người được ủy quyền hợp lệ;
• Yêu cầu thu hồi chứng thư là ý chí thực tế của thuê bao;
• Chịu trách nhiệm về các giao dịch được thực hiện bằng chứng thư trước thời điểm chứng thư bị thu hồi;
• Phối hợp cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để nhà cung cấp xác minh yêu cầu;
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán và các nghĩa vụ khác theo hợp đồng dịch vụ nếu còn tồn tại.

Kính đề nghị Quý Công ty xem xét, xác minh và thực hiện việc thu hồi chứng thư chữ ký số theo quy định.

Tài liệu gửi kèm:

1. Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
2. Giấy tờ chứng minh tư cách của người ký;
3. Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ nếu cần;
4. Tài liệu liên quan đến chứng thư chữ ký số;
5. Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA THUÊ BAO

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Tên gọi và thành phần hồ sơ thực tế có thể khác nhau theo quy trình của từng tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Khi thực hiện, cần đối chiếu hợp đồng dịch vụ và biểu mẫu do nhà cung cấp yêu cầu.

Hướng dẫn điền đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số

Việc điền đơn cần chính xác, đầy đủ để tránh bị trả lại hoặc chậm xử lý. Dưới đây là các mục quan trọng.

Thông tin cá nhân/tổ chức đề nghị

Ghi rõ họ tên người đại diện, tên tổ chức, số CMND/CCCD, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email. Thông tin phải trùng khớp với hồ sơ đăng ký ban đầu. Sai sót ở mục này sẽ khiến đơn không hợp lệ.

Thông tin chứng thư số cần chấm dứt hiệu lực

Ghi chính xác số hiệu chứng thư số, ngày cấp, ngày hết hạn, tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực. Nếu có nhiều chứng thư, liệt kê từng cái. Nêu rõ lý do như hết nhu cầu, thay đổi thông tin, nghi ngờ lộ khóa bí mật hoặc chuyển nhà cung cấp. Tham khảo mẫu đơn đề nghị đăng ký chữ ký số để hiểu quy trình tương tự.

Lý do đề nghị và cam kết của người ký

Nêu rõ lý do cụ thể dẫn đến yêu cầu chấm dứt hiệu lực. Người ký cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và đồng ý với các điều khoản liên quan. Nhiều trường hợp cần xác nhận của người đại diện pháp luật hoặc con dấu công ty.

Tải mẫu đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số

Mẫu đơn chuẩn giúp quá trình xử lý suôn sẻ. Các tổ chức chứng thực số thường có mẫu riêng, nhưng bạn có thể dùng mẫu tham khảo.

File word mẫu đơn mới nhất

Mẫu thường được cung cấp dưới dạng Word hoặc PDF. Bạn tải về, chỉnh sửa thông tin, in và ký tên. Hãy dùng phiên bản mới nhất theo hướng dẫn. Các loại văn bản hành chính như mẫu đơn đề nghị phê duyệt phương án tài chính cũng có thể hỗ trợ bạn trong các thủ tục khác.

Lưu ý khi sử dụng mẫu đơn

Kiểm tra kỹ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Một số nơi yêu cầu đơn phải công chứng, chứng thực chữ ký hoặc kèm bản sao giấy tờ. Không tẩy xóa trên đơn sau khi in. Nếu thắc mắc, liên hệ bộ phận hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số

Có mẫu đơn chính thức mang tên Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực chứng thư số không?

Không có một mẫu chung bắt buộc mang đúng tên này áp dụng cho mọi nhà cung cấp. Đối với chứng thư chữ ký số công cộng, pháp luật quy định thuê bao có thể yêu cầu thu hồi bằng văn bản; hình thức cụ thể có thể theo quy trình của nhà cung cấp.

Chấm dứt hiệu lực chứng thư số có phải thu hồi không?

Đối với chứng thư chữ ký số công cộng, trường hợp thuê bao chủ động yêu cầu chấm dứt hiệu lực thì về thuật ngữ pháp lý nên thực hiện theo cơ chế thu hồi chứng thư.

Ai có quyền yêu cầu thu hồi chứng thư?

Thuê bao có thể yêu cầu bằng văn bản; ngoài ra, chứng thư có thể bị thu hồi theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc các trường hợp khác được Nghị định và hợp đồng quy định.

Có thể thu hồi chứng thư số khi chưa hết hạn không?

Có. Thuê bao có thể yêu cầu thu hồi trước khi chứng thư hết hạn nếu đáp ứng điều kiện xác minh của nhà cung cấp.

Thu hồi chứng thư số có khôi phục lại được không?

Không nên coi thu hồi là trạng thái tạm thời. Nếu cần sử dụng chữ ký số sau khi chứng thư đã bị thu hồi, cần liên hệ nhà cung cấp để thực hiện thủ tục cấp chứng thư phù hợp.

Tạm dừng chứng thư số có khôi phục được không?

Có thể. Khi không còn căn cứ tạm dừng hoặc hết thời hạn tạm dừng, chứng thư có thể được phục hồi theo quy định.

Doanh nghiệp đổi nhà cung cấp có cần thu hồi chứng thư cũ không?

Nên xử lý chứng thư cũ theo hợp đồng và quy trình của nhà cung cấp, đặc biệt nếu doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng.

Chứng thư số hết hạn có cần làm đơn thu hồi không?

Không nhất thiết. Hết hạn và thu hồi là hai cơ chế khác nhau. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn chấm dứt trước ngày hết hạn thì có thể thực hiện yêu cầu thu hồi theo quy định.

Có thể dùng đơn mẫu Word để gửi nhà cung cấp không?

Có thể dùng đơn mẫu Word để chuẩn bị nội dung, nhưng nên kiểm tra xem nhà cung cấp có yêu cầu sử dụng biểu mẫu riêng hay không.

Thu hồi chứng thư số có làm mất các chữ ký đã ký trước đó không?

Không nên hiểu như vậy. Việc đánh giá hiệu lực và khả năng xác minh chữ ký đã tạo trước thời điểm thu hồi cần căn cứ vào thời điểm ký, trạng thái chứng thư và cơ chế xác thực áp dụng.

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu văn bản hữu ích tại Mẫu đơn. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi. Hãy tải ngay mẫu đơn và tiến hành thủ tục khi cần thiết.