Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nội dung quan trọng trong quá trình quản trị doanh nghiệp, có thể phát sinh khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự quản lý, bổ nhiệm người mới hoặc điều chỉnh cơ cấu điều hành. Hồ sơ nên thể hiện rõ người đang giữ chức danh, người dự kiến thay thế, chức danh đại diện, thời điểm thay đổi và trách nhiệm bàn giao công việc.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật là gì?

Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để đề xuất cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp xem xét, phê duyệt việc thay thế người đang là người đại diện theo pháp luật bằng một cá nhân khác.

Nội dung thường tập trung vào:

• Thông tin doanh nghiệp;
• Người đại diện hiện tại;
• Người dự kiến thay thế;
• Chức danh của người đại diện;
• Lý do thay đổi;
• Thời điểm thay đổi;
• Phương án bàn giao;
• Nội dung đề nghị phê duyệt.

Cần phân biệt văn bản này với Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đơn đề nghị có thể phục vụ quy trình nội bộ, còn thủ tục đăng ký chính thức phải thực hiện bằng hồ sơ theo quy định.

Phân biệt đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ và giấy đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Đơn đề nghị là biểu mẫu do doanh nghiệp soạn thảo và ký, trong khi giấy đăng ký thay đổi là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp sau khi chấp thuận. Đơn là một phần trong hồ sơ đề nghị thay đổi, giấy đăng ký là kết quả của quá trình xử lý. Nếu doanh nghiệp muốn đổi tên công ty, bạn có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị thay đổi tên doanh nghiệp để hoàn tất hồ sơ đúng quy định.

Các trường hợp bắt buộc làm đơn: tăng vốn, giảm vốn, thay đổi tỷ lệ phần vốn góp

Tăng vốn điều lệ, giảm vốn điều lệ, thay đổi tỷ lệ phần vốn góp giữa các thành viên hoặc cổ đông đều phải làm đơn. Ví dụ: công ty TNHH hai thành viên muốn thêm vốn góp, hoặc công ty cổ phần phát hành thêm cổ phiếu để tăng vốn, đều cần đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ.

Mẫu đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật tham khảo

Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật dưới đây được xây dựng theo tình huống công ty TNHH hai thành viên trở lên thay đổi người đại diện theo pháp luật từ ông Nguyễn Văn An sang bà Trần Thị Bình.

Cần lưu ý, đơn đề nghị dưới đây là văn bản tham khảo phục vụ việc trình và phê duyệt trong nội bộ doanh nghiệp. Khi đăng ký thay đổi chính thức, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành. Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP. (Văn Bản Chính Phủ)

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 30/ĐN-TĐNĐDPL

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

Kính gửi: Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Minh Việt

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đề nghị: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Giám đốc - Người đại diện theo pháp luật

Nay tôi kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty với các nội dung sau:

1. Người đại diện theo pháp luật hiện tại

• Họ và tên: Nguyễn Văn An;
• Ngày sinh: 15/05/1980;
• Quốc tịch: Việt Nam;
• Chức danh: Giám đốc;
• Là người đại diện theo pháp luật của Công ty.

2. Người dự kiến thay thế

• Họ và tên: Trần Thị Bình;
• Ngày sinh: 20/08/1985;
• Quốc tịch: Việt Nam;
• Chức danh dự kiến: Tổng Giám đốc;
• Là người đại diện theo pháp luật của Công ty kể từ thời điểm được cơ quan có thẩm quyền của Công ty thông qua và đăng ký thay đổi theo quy định.

3. Lý do thay đổi

Công ty thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật nhằm phù hợp với phương án kiện toàn bộ máy quản lý, phân công lại trách nhiệm điều hành và đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.

4. Thời điểm đề nghị thay đổi

Dự kiến kể từ ngày …… tháng …… năm ……, bà Trần Thị Bình thực hiện chức trách của người đại diện theo pháp luật sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết.

5. Bàn giao công việc và hồ sơ

Ông Nguyễn Văn An có trách nhiệm bàn giao cho bà Trần Thị Bình:

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp;
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Hồ sơ và tài liệu giao dịch;
• Hồ sơ hợp đồng;
• Hồ sơ tài chính, kế toán liên quan;
• Hồ sơ quản lý con dấu và chữ ký số theo quy định nội bộ;
• Tài khoản và thông tin phục vụ hoạt động điều hành;
• Các công việc đang xử lý và nghĩa vụ chưa hoàn thành;
• Các tài liệu khác thuộc phạm vi quản lý.

Việc bàn giao được lập thành biên bản và lưu tại Công ty.

6. Quyền và trách nhiệm của người đại diện mới

Bà Trần Thị Bình có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật kể từ thời điểm có hiệu lực theo quyết định của Công ty và hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.

Người đại diện mới chịu trách nhiệm tổ chức điều hành doanh nghiệp, đại diện cho Công ty trong các giao dịch và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

7. Hồ sơ gửi kèm

1. Dự thảo quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Dự thảo biên bản họp Hội đồng thành viên;
3. Hồ sơ thông tin của người dự kiến thay thế;
4. Dự thảo Điều lệ sửa đổi, bổ sung nếu có;
5. Biên bản bàn giao công việc;
6. Các tài liệu khác có liên quan.

8. Nội dung đề nghị

Kính đề nghị Hội đồng thành viên:

1. Thông qua việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Thông qua người đại diện theo pháp luật mới;
3. Thông qua chức danh của người đại diện theo pháp luật;
4. Thông qua thời điểm thay đổi;
5. Thông qua phương án bàn giao công việc;
6. Giao người có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
7. Cập nhật Điều lệ và các hồ sơ quản trị nội bộ của Công ty.

Tôi cam kết các thông tin nêu trên là trung thực, chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét và quyết định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An

NGƯỜI DỰ KIẾN THAY THẾ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Thị Bình

PHÊ DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Mẫu đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ mới nhất hiện nay

Theo Thông tư 68/TT-BTC, mẫu 12/PL1 là biểu mẫu chính thức dùng để đăng ký thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp. Bạn có thể tải file DOCX mẫu 12/PL1 tại đây để sử dụng ngay.

Các trường thông tin bắt buộc trong đơn

Đơn cần ghi đầy đủ: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ cũ, vốn điều lệ mới, lý do thay đổi. Đặc biệt, phần vốn điều lệ cũ và mới phải ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh sai sót.

Lưu ý khi điền đơn cho từng loại hình

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, cần ghi rõ tỷ lệ phần vốn góp của từng thành viên sau khi thay đổi. Với công ty cổ phần, phải ghi số lượng cổ phần và mệnh giá. Doanh nghiệp tư nhân không có vốn điều lệ mà dùng vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp, nên thủ tục này thường không áp dụng. Trường hợp hộ kinh doanh cá thể muốn giải thể, bạn cần dùng mẫu đơn đề nghị giải thể hộ kinh doanh cá thể.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ đúng chuẩn

Hướng dẫn điền mục vốn điều lệ cũ và vốn điều lệ mới

Bước 1: Xác định vốn điều lệ cũ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bước 2: Xác định vốn điều lệ mới sau tăng/giảm, ghi bằng số và bằng chữ thật chính xác.

Cách ghi lý do thay đổi và cam kết

Nêu rõ lý do như: tăng vốn để mở rộng sản xuất, hoặc giảm vốn do thu hẹp hoạt động. Người đại diện theo pháp luật phải ký tên và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung khai.

Các sai lầm thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Sai lầm phổ biến: ghi sai mã số doanh nghiệp, thiếu chữ ký, không kèm giấy tờ chứng minh góp vốn, nộp muộn thời hạn. Cách khắc phục: rà soát kỹ thông tin, sử dụng mẫu chuẩn, và tham khảo hướng dẫn.

Thủ tục nộp đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ – Hồ sơ, thời gian và chi phí

Thành phần hồ sơ kèm theo đơn

Hồ sơ gồm: đơn đề nghị thay đổi vốn điều lệ (mẫu 12/PL1), nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp, giấy tờ chứng minh quyền góp vốn (nếu có). Khi doanh nghiệp mở rộng ngành nghề kinh doanh, cần chuẩn bị thêm đơn đề nghị bổ sung ngành nghề kinh doanh.

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến

Bạn có thể nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn xử lý, lệ phí và thời hạn đăng ký

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thay đổi, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ. Cơ quan xem xét và thông báo kết quả trong 3 ngày làm việc. Lệ phí đăng ký thay đổi hiện nay là 100.000 đồng/lần.

Sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với vốn điều lệ cập nhật.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật

Có mẫu Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật bắt buộc không?

Không có một mẫu “đơn đề nghị” nội bộ duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký chính thức phải sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định.

Ai có quyền quyết định thay đổi người đại diện?

Tùy loại hình doanh nghiệp và Điều lệ, thẩm quyền có thể thuộc chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Công ty có được có nhiều người đại diện theo pháp luật không?

Có, nếu phù hợp với loại hình doanh nghiệp và Điều lệ.

Thay đổi người đại diện có phải đổi Giám đốc không?

Không nhất thiết. Một người có thể đồng thời là Giám đốc và người đại diện, nhưng hai chức danh không phải lúc nào cũng bắt buộc thuộc về cùng một người.

Thay đổi người đại diện có phải đổi con dấu không?

Không nhất thiết. Phụ thuộc vào nội dung con dấu và quy chế quản lý dấu của doanh nghiệp.

Thay đổi người đại diện có phải đổi chữ ký số không?

Cần kiểm tra thông tin đăng ký với nhà cung cấp chữ ký số và các hệ thống điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

Có cần cập nhật ngân hàng không?

Nên cập nhật nếu thông tin người đại diện hoặc người có thẩm quyền giao dịch tại ngân hàng thay đổi.

Người đại diện cũ có còn chịu trách nhiệm không?

Việc thay đổi chức danh không tự động loại bỏ trách nhiệm đối với các nghĩa vụ và hành vi phát sinh trong thời gian trước đó.

Có thể ủy quyền thực hiện thủ tục không?

Có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục theo quy định.

Có cần sửa Điều lệ không?

Tùy nội dung Điều lệ và cơ cấu quản trị. Nếu Điều lệ có thông tin cần cập nhật, doanh nghiệp phải sửa đổi tương ứng.

Có thể dùng đơn mẫu Word để nộp hồ sơ thay đổi không?

Có thể dùng đơn mẫu Word cho mục đích nội bộ, nhưng không nên sử dụng nó để thay thế biểu mẫu đăng ký chính thức nếu pháp luật yêu cầu mẫu riêng.

Kết luận

Thay đổi vốn điều lệ là quy trình pháp lý bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách soạn đơn và thực hiện thủ tục. Nếu cần tải thêm các mẫu đơn khác, hãy truy cập Mẫu Đơn để tham khảo và sử dụng.