Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nội dung quan trọng trong quá trình quản trị doanh nghiệp, có thể phát sinh khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự quản lý, bổ nhiệm người mới hoặc điều chỉnh cơ cấu điều hành. Hồ sơ nên thể hiện rõ người đang giữ chức danh, người dự kiến thay thế, chức danh đại diện, thời điểm thay đổi và trách nhiệm bàn giao công việc.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Tổng quan về Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi người giữ vai trò này, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Văn bản quan trọng nhất là giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật – Mẫu số 13. Mẫu giúp cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin chính xác, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Mẫu số 13 được ban hành theo Thông tư số 68/TT-BTC hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp, dựa trên Luật Doanh nghiệp hiện hành. Các doanh nghiệp cần nắm vững căn cứ pháp lý để sử dụng đúng mẫu, tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

Trường hợp nào bắt buộc phải sử dụng mẫu đơn này?

Bạn cần dùng mẫu đơn thay đổi người đại diện theo pháp luật khi:

• Thay thế người đại diện do từ chức, bãi nhiệm hoặc bổ nhiệm người mới.
• Thay đổi thông tin nhân thân của người đại diện (họ tên, số CCCD, quốc tịch...).
• Thay đổi số lượng người đại diện hoặc phân chia quyền hạn.

Ngoài ra, nếu người đại diện bị mất năng lực hành vi dân sự, bị tạm giam hoặc không thể thực hiện quyền đại diện, doanh nghiệp cũng phải nhanh chóng thực hiện. Thời gian nộp hồ sơ không quá 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Mẫu đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật tham khảo

Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật dưới đây được xây dựng theo tình huống công ty TNHH hai thành viên trở lên thay đổi người đại diện theo pháp luật từ ông Nguyễn Văn An sang bà Trần Thị Bình.

Cần lưu ý, đơn đề nghị dưới đây là văn bản tham khảo phục vụ việc trình và phê duyệt trong nội bộ doanh nghiệp. Khi đăng ký thay đổi chính thức, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành. Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP. (Văn Bản Chính Phủ)

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 30/ĐN-TĐNĐDPL

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

Kính gửi: Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Minh Việt

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đề nghị: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Giám đốc - Người đại diện theo pháp luật

Nay tôi kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty với các nội dung sau:

1. Người đại diện theo pháp luật hiện tại

• Họ và tên: Nguyễn Văn An;
• Ngày sinh: 15/05/1980;
• Quốc tịch: Việt Nam;
• Chức danh: Giám đốc;
• Là người đại diện theo pháp luật của Công ty.

2. Người dự kiến thay thế

• Họ và tên: Trần Thị Bình;
• Ngày sinh: 20/08/1985;
• Quốc tịch: Việt Nam;
• Chức danh dự kiến: Tổng Giám đốc;
• Là người đại diện theo pháp luật của Công ty kể từ thời điểm được cơ quan có thẩm quyền của Công ty thông qua và đăng ký thay đổi theo quy định.

3. Lý do thay đổi

Công ty thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật nhằm phù hợp với phương án kiện toàn bộ máy quản lý, phân công lại trách nhiệm điều hành và đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.

4. Thời điểm đề nghị thay đổi

Dự kiến kể từ ngày …… tháng …… năm ……, bà Trần Thị Bình thực hiện chức trách của người đại diện theo pháp luật sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết.

5. Bàn giao công việc và hồ sơ

Ông Nguyễn Văn An có trách nhiệm bàn giao cho bà Trần Thị Bình:

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp;
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Hồ sơ và tài liệu giao dịch;
• Hồ sơ hợp đồng;
• Hồ sơ tài chính, kế toán liên quan;
• Hồ sơ quản lý con dấu và chữ ký số theo quy định nội bộ;
• Tài khoản và thông tin phục vụ hoạt động điều hành;
• Các công việc đang xử lý và nghĩa vụ chưa hoàn thành;
• Các tài liệu khác thuộc phạm vi quản lý.

Việc bàn giao được lập thành biên bản và lưu tại Công ty.

6. Quyền và trách nhiệm của người đại diện mới

Bà Trần Thị Bình có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật kể từ thời điểm có hiệu lực theo quyết định của Công ty và hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.

Người đại diện mới chịu trách nhiệm tổ chức điều hành doanh nghiệp, đại diện cho Công ty trong các giao dịch và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

7. Hồ sơ gửi kèm

1. Dự thảo quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Dự thảo biên bản họp Hội đồng thành viên;
3. Hồ sơ thông tin của người dự kiến thay thế;
4. Dự thảo Điều lệ sửa đổi, bổ sung nếu có;
5. Biên bản bàn giao công việc;
6. Các tài liệu khác có liên quan.

8. Nội dung đề nghị

Kính đề nghị Hội đồng thành viên:

1. Thông qua việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Thông qua người đại diện theo pháp luật mới;
3. Thông qua chức danh của người đại diện theo pháp luật;
4. Thông qua thời điểm thay đổi;
5. Thông qua phương án bàn giao công việc;
6. Giao người có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
7. Cập nhật Điều lệ và các hồ sơ quản trị nội bộ của Công ty.

Tôi cam kết các thông tin nêu trên là trung thực, chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét và quyết định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An

NGƯỜI DỰ KIẾN THAY THẾ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Thị Bình

PHÊ DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Hướng dẫn chi tiết cách điền từng mục trong mẫu đơn

Mục 1 – Thông tin doanh nghiệp

Điền chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu trụ sở thay đổi, bạn nên tham khảo đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính để cập nhật trước.

Mục 2 – Thông tin người đại diện theo pháp luật mới

Ghi rõ họ tên, ngày sinh, số CCCD/Hộ chiếu, chức danh, phần vốn góp của người mới, đảm bảo thống nhất với biên bản họp. Với người nước ngoài, cần bổ sung thông tin giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện phải có giấy phép lao động.

Mục 3 – Nội dung cam kết và chữ ký

Người đại diện mới (hoặc người được ủy quyền) cam kết chịu trách nhiệm về tính trung thực. Chữ ký phải là chữ ký tươi, không dùng chữ ký đóng dấu hoặc ký số.

Hồ sơ cần chuẩn bị kèm theo mẫu đơn để hoàn tất thủ tục

Cần chuẩn bị:

• Biên bản họp hoặc quyết định thay đổi người đại diện: có chữ ký của đại diện có thẩm quyền và cổ đông sáng lập/thành viên.
• Giấy ủy quyền và bản sao CCCD/Hộ chiếu của người mới: nếu người mới không trực tiếp nộp hồ sơ. Bản sao phải công chứng hoặc chứng thực.

Tùy tình hình hoạt động, bạn có thể cần thêm giấy tờ khác. Ví dụ, nếu đổi ngành nghề kinh doanh, hãy dùng đơn đề nghị thay đổi ngành nghề kinh doanh. Với doanh nghiệp hải quan, đơn đề nghị xác nhận ưu đãi thuế quan đặc biệt cũng cần thiết để hưởng quyền lợi về thuế.

Tải mẫu số 13 Word/PDF và hỗ trợ nộp hồ sơ trọn gói

Bạn có thể tải mẫu đơn thay đổi người đại diện theo pháp luật dạng Word hoặc PDF tại Mẫu Đơn. Các file được cập nhật theo mẫu mới nhất, dễ chỉnh sửa và in ấn. Nếu cần hỗ trợ, dịch vụ trọn gói sẽ rà soát, soạn thảo và nộp hồ sơ giúp bạn đúng hạn, hạn chế rủi ro.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật

Có mẫu Đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật bắt buộc không?

Không có một mẫu “đơn đề nghị” nội bộ duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký chính thức phải sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định.

Ai có quyền quyết định thay đổi người đại diện?

Tùy loại hình doanh nghiệp và Điều lệ, thẩm quyền có thể thuộc chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Công ty có được có nhiều người đại diện theo pháp luật không?

Có, nếu phù hợp với loại hình doanh nghiệp và Điều lệ.

Thay đổi người đại diện có phải đổi Giám đốc không?

Không nhất thiết. Một người có thể đồng thời là Giám đốc và người đại diện, nhưng hai chức danh không phải lúc nào cũng bắt buộc thuộc về cùng một người.

Thay đổi người đại diện có phải đổi con dấu không?

Không nhất thiết. Phụ thuộc vào nội dung con dấu và quy chế quản lý dấu của doanh nghiệp.

Thay đổi người đại diện có phải đổi chữ ký số không?

Cần kiểm tra thông tin đăng ký với nhà cung cấp chữ ký số và các hệ thống điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

Có cần cập nhật ngân hàng không?

Nên cập nhật nếu thông tin người đại diện hoặc người có thẩm quyền giao dịch tại ngân hàng thay đổi.

Người đại diện cũ có còn chịu trách nhiệm không?

Việc thay đổi chức danh không tự động loại bỏ trách nhiệm đối với các nghĩa vụ và hành vi phát sinh trong thời gian trước đó.

Có thể ủy quyền thực hiện thủ tục không?

Có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục theo quy định.

Có cần sửa Điều lệ không?

Tùy nội dung Điều lệ và cơ cấu quản trị. Nếu Điều lệ có thông tin cần cập nhật, doanh nghiệp phải sửa đổi tương ứng.

Có thể dùng đơn mẫu Word để nộp hồ sơ thay đổi không?

Có thể dùng đơn mẫu Word cho mục đích nội bộ, nhưng không nên sử dụng nó để thay thế biểu mẫu đăng ký chính thức nếu pháp luật yêu cầu mẫu riêng.

Kết luận

Chuẩn bị đúng và đầy đủ mẫu số 13 – giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật giúp quá trình đăng ký suôn sẻ. Kiểm tra kỹ thông tin và các văn bản kèm theo. Truy cập Mẫu Đơn để tải mẫu mới nhất và nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên môn.