Đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục

Việc chuyển địa điểm hoạt động của doanh nghiệp cần được cập nhật thống nhất trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ, hệ thống có liên quan. Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định địa chỉ mới, kiểm tra việc chuyển địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không và chuẩn bị quyết định của chủ thể có thẩm quyền.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Mẫu Đơn Đề Nghị Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính Là Gì? Căn Cứ Pháp Lý

Giới thiệu về đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính thực chất là Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12, Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT. Đây là mẫu duy nhất được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận. Việc hiểu đúng về mẫu đơn này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác, tránh bị trả lại.

Căn cứ pháp lý mới nhất

Bộ ba văn bản pháp lý tạo thành khung hoàn chỉnh cho thủ tục này:

• Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT: Quy định mẫu đơn số 12.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 89/2024/NĐ-CP): Điều 31 quy định trình tự, thủ tục và thời hạn 10 ngày phải thông báo.
• Thông tư 68/2025/TT-BTC: Có hiệu lực từ 01/7/2025, điều chỉnh mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính tham khảo

Mẫu dưới đây được xây dựng theo tình huống doanh nghiệp chuyển trụ sở từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới trong cùng phạm vi quản lý thuế. Văn bản phù hợp để sử dụng trong quy trình đề xuất, xin phê duyệt nội bộ trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi.

Theo quy định hiện hành, trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Hồ sơ đăng ký thay đổi gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nghị quyết hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền tùy loại hình doanh nghiệp.

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT
Số: 33/ĐN-TĐTSC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

Kính gửi: Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Minh Việt

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính hiện tại: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đề nghị: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Giám đốc

Nay tôi kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét và thông qua việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty với các nội dung sau:

1. Địa chỉ trụ sở chính hiện tại

Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

2. Địa chỉ trụ sở chính đề nghị thay đổi

Tầng 5, Tòa nhà Minh Việt, số 86 đường Lê Văn Lương, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội.

3. Lý do thay đổi

Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng không gian làm việc, nâng cao điều kiện phục vụ hoạt động kinh doanh và phù hợp với kế hoạch tổ chức, phát triển hoạt động của Công ty.

4. Thời điểm dự kiến chuyển trụ sở

Công ty dự kiến chuyển hoạt động sang địa chỉ mới kể từ ngày …… tháng …… năm …….

5. Tình trạng thực hiện nghĩa vụ tại địa chỉ cũ

Công ty có trách nhiệm rà soát và hoàn thành các nghĩa vụ liên quan đến địa chỉ trụ sở cũ, bao gồm nghĩa vụ với cơ quan thuế, đối tác, khách hàng, người lao động và các bên có liên quan theo quy định.

6. Phương án chuyển trụ sở

Sau khi được phê duyệt, Công ty thực hiện:

• Hoàn thiện hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
• Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế nếu việc chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý;
• Cập nhật địa chỉ trên các giấy tờ và hệ thống liên quan;
• Thông báo địa chỉ mới cho khách hàng, đối tác;
• Cập nhật thông tin trên hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ giao dịch;
• Thực hiện các công việc cần thiết để bảo đảm hoạt động kinh doanh liên tục.

7. Hồ sơ gửi kèm

1. Dự thảo nghị quyết của Hội đồng thành viên;
2. Dự thảo quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
3. Hồ sơ về địa chỉ trụ sở mới nếu cần;
4. Phương án chuyển trụ sở;
5. Các tài liệu liên quan khác.

8. Nội dung đề nghị

Kính đề nghị Hội đồng thành viên:

1. Thông qua việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
2. Thông qua địa chỉ trụ sở mới;
3. Thông qua thời điểm chuyển trụ sở;
4. Giao người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi;
5. Giao bộ phận kế toán, hành chính và pháp chế thực hiện các thủ tục liên quan;
6. Cập nhật Điều lệ và hồ sơ quản trị nội bộ nếu cần;
7. Thông báo địa chỉ mới đến các bên có liên quan.

Tôi cam kết các thông tin nêu trên là chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét và quyết định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An

PHÊ DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

[Họ và tên người có thẩm quyền]

Hướng Dẫn Điền Đơn Đề Nghị Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính Chi Tiết

Thông tin doanh nghiệp cần khai báo

Phần đầu của Mẫu số 12 yêu cầu khai chính xác các thông tin sau, phải trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại:

• Tên doanh nghiệp (tiếng Việt và viết tắt, nếu có).
• Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
• Vốn điều lệ.
• Người đại diện theo pháp luật (họ tên, chức danh, giấy tờ pháp lý).

Sai một ký tự có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Theo thống kê, lỗi phổ biến nhất là ghi sai mã số thuế.

Khai địa chỉ trụ sở cũ, địa chỉ trụ sở mới và lý do thay đổi

Địa chỉ phải được ghi theo thứ tự chuẩn: số nhà, ngõ/hẻm, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Nếu địa chỉ mới chưa có số nhà, cần ghi dấu hiệu nhận diện cụ thể theo giấy tờ pháp lý của chủ nhà. Lỗi thiếu thành phần hành chính chiếm tới 15% hồ sơ bị trả lại.

Lý do thay đổi không bắt buộc nêu cụ thể, nhưng nên ghi ngắn gọn như “nhu cầu mở rộng kinh doanh” để tăng tính thuyết phục.

Cam kết và chữ ký của người đại diện theo pháp luật

Chữ ký trong đơn phải là của người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch HĐTV/HĐQT). Nếu ký bằng chữ ký số hoặc ủy quyền, phải kèm Giấy ủy quyền hợp lệ theo Điều 13 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Phần cam kết yêu cầu người ký chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giấy tờ – khai sai có thể bị phạt tối đa 5 triệu đồng.

Hồ Sơ, Thủ Tục Và Chi Phí Khi Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính

Hồ sơ bắt buộc kèm theo đơn

Theo Khoản 1, Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

1. Giấy đề nghị (Mẫu số 12).
2. Nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với TNHH 1 thành viên) hoặc Nghị quyết/quyết định và Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với TNHH 2 thành viên, cổ phần).
3. Bản sao hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở mới – thiếu giấy này là nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị từ chối.

Trình tự nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Nếu chuyển sang tỉnh khác, phải đồng thời thực hiện thủ tục xóa đăng ký tại tỉnh cũ.

Lệ phí đăng ký và thời gian giải quyết

Từ 01/7/2025, theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, lệ phí giảm từ 50.000 đồng xuống còn 25.000 đồng/lần. Trường hợp chuyển tỉnh, phải nộp 2 lần (xóa đăng ký + đăng ký mới), tổng là 50.000 đồng. Thời gian giải quyết tối đa 3 ngày làm việc; nếu chuyển tỉnh, có thể lên đến 7-10 ngày.

Tải Mẫu Đơn Đề Nghị Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Chính (Word/PDF)

Tải file mẫu chuẩn theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT

Mẫu số 12 không có phiên bản riêng cho năm nay – hãy cẩn thận với các file ghi “mẫu 2025” từ nguồn không tin cậy. Bạn có thể tải mẫu chuẩn tại các nguồn chính thống hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ các công ty kế toán uy tín.

Những lưu ý quan trọng khi điền đơn để hồ sơ không bị từ chối

• Kiểm tra 3 yếu tố trước khi nộp: (1) Khớp thông tin đăng ký, (2) Đủ giấy tờ theo loại hình công ty, (3) Chữ ký hợp lệ. Việc này giúp giảm tỷ lệ bị trả hồ sơ từ 20-30% xuống dưới 5%.
• Cập nhật thông tin sau khi thay đổi: Cơ quan thuế, Bảo hiểm xã hội, ngân hàng để tránh rắc rối pháp lý.
• Chi phí phát sinh khác: Công chứng bản sao (20.000-50.000 đồng/trang), dịch thuật (nếu cần). Tổng chi phí trung bình khoảng 100.000-300.000 đồng.

Nếu bạn cũng cần thay đổi các nội dung khác, hãy tham khảo thêm: Đơn đề nghị thay đổi ngành nghề kinh doanh, Đơn đề nghị bổ sung ngành nghề kinh doanh, và Đơn đề nghị thay đổi tên doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Đơn đề nghị thay đổi địa chỉ trụ sở chính có phải biểu mẫu bắt buộc không?

Không nhất thiết. Đây có thể là văn bản sử dụng trong quy trình nội bộ. Hồ sơ đăng ký chính thức phải sử dụng biểu mẫu theo quy định.

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính có phải đăng ký không?

Có, nếu doanh nghiệp thực sự chuyển địa điểm trụ sở chính.

Nộp hồ sơ ở đâu?

Nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Nếu chuyển địa chỉ sang tỉnh khác thì sao?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế nếu việc chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, sau đó đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.

Đổi địa chỉ có làm thay đổi mã số doanh nghiệp không?

Thông thường không. Việc thay đổi địa chỉ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được cấp mã số doanh nghiệp mới.

Đổi địa chỉ có làm mất quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không?

Không. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi chỉ vì thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Đổi địa chỉ có phải sửa Điều lệ không?

Tùy nội dung Điều lệ. Nếu Điều lệ ghi nhận địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần cập nhật để bảo đảm thống nhất.

Có cần thông báo khách hàng không?

Nên thông báo, đặc biệt với các đối tác đang giao dịch hoặc ký hợp đồng với doanh nghiệp.

Có phải đổi con dấu không?

Thông thường không chỉ vì doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, trừ trường hợp nội dung con dấu hoặc quy chế quản lý dấu của doanh nghiệp có thông tin cần thay đổi.

Có phải đổi chữ ký số không?

Không nhất thiết. Tuy nhiên cần kiểm tra và cập nhật thông tin với nhà cung cấp chữ ký số nếu cần.

Có cần cập nhật ngân hàng không?

Nên cập nhật thông tin địa chỉ với ngân hàng để bảo đảm hồ sơ khách hàng thống nhất.

Thay đổi địa chỉ có cần công chứng không?

Thông thường không.

Nếu chỉ đổi tên phường/xã do thay đổi địa giới hành chính thì có phải làm hồ sơ thay đổi không?

Không bắt buộc nếu doanh nghiệp không chuyển địa điểm thực tế. Doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật thông tin địa chỉ khi có nhu cầu.

Có thể dùng đơn mẫu Word để nộp trực tiếp không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word cho mục đích nội bộ, nhưng không nên dùng đơn tự soạn để thay thế biểu mẫu đăng ký chính thức.

Kết luận

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp di dời văn phòng. Việc chuẩn bị đơn đề nghị theo đúng Mẫu số 12 và hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ, tránh phạt vi phạm hành chính. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác, bạn có thể tải mẫu và tham khảo dịch vụ hỗ trợ. Truy cập ngay Mẫu Đơn để tải các mẫu đơn mới nhất và nhận tư vấn chi tiết.