Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng là văn bản do một bên trong hợp đồng lập để đề nghị bên còn lại thực hiện thanh toán khoản tiền phát sinh theo phụ lục hợp đồng đã được các bên ký kết.

Phụ lục hợp đồng thường được sử dụng để điều chỉnh, bổ sung hoặc làm rõ một số nội dung của hợp đồng như khối lượng công việc, giá trị hợp đồng, đơn giá, thời gian thực hiện, phạm vi cung cấp hoặc các điều khoản liên quan. Khi phụ lục làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán, bên có quyền nhận tiền có thể lập văn bản đề nghị thanh toán kèm theo hồ sơ chứng minh.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày thông tin hợp đồng, phụ lục, giá trị phát sinh, số tiền đề nghị thanh toán và hồ sơ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng thường là văn bản phục vụ giao dịch và hồ sơ thanh toán giữa các bên, không phải biểu mẫu hành chính bắt buộc áp dụng chung cho mọi hợp đồng. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng và thỏa thuận thanh toán thực tế.

Giới thiệu mẫu đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng

Khi hợp đồng phát sinh các thỏa thuận bổ sung hoặc điều chỉnh, các bên thường ký kết phụ lục hợp đồng. Việc thanh toán theo phụ lục đòi hỏi một văn bản đề nghị rõ ràng, đúng pháp lý. Bài viết này giới thiệu mẫu đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng, hướng dẫn cách viết và sử dụng hiệu quả.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán là gì?

Đơn đề nghị thanh toán là văn bản do bên cung cấp dịch vụ hoặc nhà thầu lập, gửi cho bên mua hoặc chủ đầu tư để yêu cầu thanh toán cho khối lượng công việc đã hoàn thành theo phụ lục hợp đồng. Đây là cơ sở để kế toán xác nhận công nợ và thực hiện chuyển khoản.

Vai trò của phụ lục hợp đồng trong quy trình thanh toán

Phụ lục hợp đồng ghi nhận các điều khoản bổ sung về phạm vi công việc, đơn giá, tiến độ và giá trị thanh toán. Nhờ có phụ lục, quy trình thanh toán trở nên minh bạch, tránh tranh chấp. Mẫu đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng giúp đối chiếu số liệu, hợp thức hóa yêu cầu tài chính.

Nội dung và cấu trúc của mẫu đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng

Một mẫu đơn chuẩn cần đầy đủ thông tin và bố cục rõ ràng để dễ dàng xử lý.

Các thông tin bắt buộc cần điền trong mẫu đơn

• Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế của bên đề nghị và bên tiếp nhận.
• Số hợp đồng, ngày ký, tên phụ lục hợp đồng.
• Nội dung thanh toán: khối lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT.
• Số tài khoản ngân hàng, thời hạn thanh toán.
• Chữ ký của người đại diện và con dấu (nếu có).

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng

TÊN DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên đơn vị đề nghị thanh toán: …………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên A: ………………………………………………………………………

Bên B: ………………………………………………………………………

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Thời hạn thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Thông tin phụ lục hợp đồng

Tên phụ lục: …………………………………………………………………

Số phụ lục: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Nội dung điều chỉnh/bổ sung:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Giá trị phát sinh theo phụ lục: ……………………… đồng.

Giá trị hợp đồng sau điều chỉnh: ……………………… đồng.

3. Nội dung đã thực hiện

Theo nội dung tại Phụ lục hợp đồng số ………………, bên chúng tôi đã hoàn thành các công việc/hạng mục:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………

Khối lượng đã hoàn thành: ………………………………………………

Thời gian hoàn thành: ……/……/………

Kết quả nghiệm thu: ………………………………………………………

4. Giá trị đề nghị thanh toán

Căn cứ hợp đồng và Phụ lục hợp đồng số ………………, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị thanh toán:

Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………

5. Thông tin tài khoản nhận thanh toán

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

6. Hồ sơ gửi kèm

1. Hợp đồng số …………… ngày ……/……/………;
2. Phụ lục hợp đồng số …………… ngày ……/……/………;
3. Biên bản nghiệm thu;
4. Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành;
5. Hóa đơn giá trị gia tăng;
6. Bảng xác nhận giá trị thanh toán;
7. Các chứng từ, tài liệu khác theo hợp đồng.

Căn cứ các nội dung nêu trên, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị kiểm tra hồ sơ và thực hiện thanh toán số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

theo đúng thời hạn và phương thức thanh toán được quy định tại Hợp đồng/Phụ lục hợp đồng.

Chúng tôi cam kết các thông tin, khối lượng, giá trị và chứng từ gửi kèm là chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị thanh toán.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét và thực hiện thanh toán theo thỏa thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hướng dẫn cách viết và sử dụng mẫu đơn đúng quy định

Quy trình lập hồ sơ thanh toán theo phụ lục hợp đồng

1. Kiểm tra phụ lục hợp đồng và khối lượng nghiệm thu.
2. Lập đơn đề nghị thanh toán, kèm bảng tổng hợp chi tiết.
3. Trình người có thẩm quyền ký duyệt.
4. Gửi cho bên mua kèm hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn.

Tùy thuộc vào hạng mục công việc, bạn có thể sử dụng các mẫu đơn chuyên biệt. Ví dụ, khi thanh toán hạng mục chống thấm, hãy tham khảo mẫu đơn đề nghị thanh toán hạng mục chống thấm. Đối với chi phí nguyên vật liệu, mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng sẽ giúp bạn trình bày rõ ràng. Nếu là hạng mục nền móng, mẫu đơn đề nghị thanh toán hạng mục nền móng là lựa chọn phù hợp.

Những lưu ý pháp lý và rủi ro cần tránh khi thanh toán

• Không thanh toán khi chưa có hồ sơ nghiệm thu đầy đủ.
• Đối chiếu chặt chẽ số liệu giữa phụ lục hợp đồng và đơn đề nghị.
• Tránh điều chỉnh giá trị mà không có văn bản bổ sung.
• Lưu trữ toàn bộ chứng từ để đối phó với thanh tra, kiểm toán.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng có bắt buộc không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Việc lập đơn phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng và quy trình hồ sơ thanh toán của các bên.

Phụ lục hợp đồng có thể làm tăng giá trị hợp đồng không?

Có thể, nếu các bên thỏa thuận bổ sung khối lượng, công việc hoặc chi phí và phụ lục được lập, ký kết hợp lệ.

Có cần ghi cả hợp đồng chính và phụ lục trong đơn không?

Nên ghi cả hai để xác định rõ căn cứ phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Có cần nghiệm thu trước khi thanh toán không?

Nếu hợp đồng quy định thanh toán theo khối lượng hoặc kết quả hoàn thành thì cần thực hiện nghiệm thu/xác nhận tương ứng.

Có thể đề nghị thanh toán một phần giá trị phụ lục không?

Có thể nếu hợp đồng hoặc phụ lục quy định thanh toán theo từng đợt hoặc các bên có thỏa thuận phù hợp.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, phụ lục và giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán phụ lục hợp đồng file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, phụ lục, khối lượng hoàn thành và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số và ngày hợp đồng;
• Số và ngày phụ lục;
• Nội dung điều chỉnh/bổ sung;
• Giá trị phụ lục;
• Giá trị đã thanh toán;
• Giá trị còn phải thanh toán;
• Thuế GTGT;
• Các khoản tạm ứng/khấu trừ;
• Biên bản nghiệm thu;
• Bảng xác nhận giá trị;
• Hóa đơn;
• Thời hạn thanh toán;
• Thông tin tài khoản nhận tiền.

Hy vọng mẫu đơn trên sẽ hỗ trợ bạn trong quy trình thanh toán. Để tải trọn bộ biểu mẫu và mẫu đơn chất lượng, hãy truy cập trang chủ Mẫu Đơn ngay hôm nay.