Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công hoặc bên cung cấp vật liệu lập để đề nghị chủ đầu tư, bên giao thầu hoặc bên có trách nhiệm thanh toán thực hiện thanh toán các khoản chi phí liên quan đến vật liệu xây dựng đã cung cấp, vận chuyển, tập kết hoặc sử dụng cho công trình theo hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Chi phí vật liệu xây dựng có thể bao gồm xi măng, cát, đá, thép, gạch, bê tông, vật liệu chống thấm, vật liệu hoàn thiện và các loại vật tư khác tùy theo phạm vi công việc.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày thông tin hợp đồng, danh mục vật liệu, khối lượng, đơn giá và số tiền đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu đơn dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Hồ sơ thanh toán thực tế cần căn cứ vào hợp đồng, dự toán, bảng khối lượng, hồ sơ nghiệm thu vật liệu và các chứng từ liên quan.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng là gì?

Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng là văn bản hành chính do nhà thầu, nhà cung cấp hoặc cá nhân lập ra để gửi tới chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc đơn vị có thẩm quyền, với mục đích đề nghị thanh toán số tiền đã bỏ ra để mua sắm vật liệu xây dựng phục vụ thi công công trình. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp quá trình quyết toán trở nên rõ ràng, minh bạch, tránh tranh chấp về tài chính giữa các bên.

Nội dung chính của mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng

Một mẫu đơn chuẩn thường gồm các mục sau:

Thông tin bên đề nghị và bên nhận

• Họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người đại diện bên đề nghị.
• Tên công ty (nếu có), mã số thuế, tài khoản ngân hàng.
• Thông tin bên nhận: chủ đầu tư, ban quản lý dự án, hoặc cá nhân có thẩm quyền.

Nội dung đề nghị thanh toán

• Kê khai chi tiết từng loại vật liệu: xi măng, cát, sắt thép, gạch, đá, vật tư điện nước…
• Số lượng, đơn giá, thành tiền theo hóa đơn mua hàng.
• Tổng số tiền đề nghị thanh toán (bằng số và bằng chữ).
• Lý do thanh toán: ứng trước, thanh toán đợt, quyết toán cuối kỳ.

Xác nhận và cam kết

• Chữ ký, họ tên của người đề nghị.
• Ý kiến của phụ trách kế toán, kế toán trưởng (nếu có) để xác nhận số liệu.
• Cam kết về tính hợp pháp của chứng từ kèm theo.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHI PHÍ VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng/dự án

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Tên dự án/công trình: ……………………………………………………

Chủ đầu tư/bên giao thầu: ………………………………………………

Địa điểm thi công: …………………………………………………………

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Nội dung chi phí vật liệu xây dựng

Trong quá trình thực hiện công việc tại dự án/công trình nêu trên, chúng tôi đã cung cấp/sử dụng các loại vật liệu xây dựng gồm:

1. Xi măng: ……………………………………………………………………
2. Cát xây dựng: ……………………………………………………………
3. Đá xây dựng: ………………………………………………………………
4. Thép xây dựng: ……………………………………………………………
5. Gạch: …………………………………………………………………………
6. Bê tông/vữa: ………………………………………………………………
7. Vật liệu chống thấm: ……………………………………………………
8. Vật liệu hoàn thiện: ………………………………………………………
9. Các vật liệu khác: …………………………………………………………

Mục đích sử dụng: …………………………………………………………

Thời gian cung cấp/tập kết: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

3. Bảng kê chi phí vật liệu xây dựng

Tổng chi phí vật liệu xây dựng: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị bao gồm thuế: ……………………… đồng.

4. Căn cứ xác định chi phí

Chi phí vật liệu xây dựng được xác định căn cứ vào:

• Hợp đồng số ………………………;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Dự toán/bảng giá được phê duyệt;
• Bảng khối lượng vật liệu;
• Phiếu nhập kho/phiếu giao nhận vật liệu;
• Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào;
• Hóa đơn mua vật liệu;
• Báo giá hoặc thỏa thuận đơn giá;
• Các chứng từ liên quan.

5. Tình hình thanh toán

Tổng giá trị vật liệu theo hợp đồng/dự toán: ……………………… đồng.

Giá trị vật liệu đã được xác nhận: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng cần khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Giá trị còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán đợt này: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

6. Hồ sơ, chứng từ gửi kèm

1. Hợp đồng và phụ lục hợp đồng;
2. Bảng kê vật liệu xây dựng;
3. Phiếu giao nhận vật liệu;
4. Phiếu nhập kho nếu có;
5. Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào;
6. Hóa đơn mua vật liệu;
7. Chứng chỉ chất lượng/xuất xưởng nếu có;
8. Bảng xác nhận khối lượng;
9. Bảng xác định giá trị thanh toán;
10. Các tài liệu khác theo yêu cầu của hợp đồng.

7. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ Hợp đồng số …………… ngày ……/……/……… và các hồ sơ, chứng từ liên quan, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét thanh toán chi phí vật liệu xây dựng với số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

Khoản tiền trên là chi phí vật liệu xây dựng đã được cung cấp, tập kết và/hoặc sử dụng phục vụ công việc theo phạm vi hợp đồng.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết các thông tin, chủng loại, khối lượng và giá trị vật liệu đề nghị thanh toán là chính xác, phù hợp với hồ sơ thực tế và thỏa thuận giữa các bên.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét và thực hiện thanh toán theo đúng quy định.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ/BÊN GIAO THẦU

……………………………………………………………………………………

………………………………

Ai cần sử dụng mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng?

Đối tượng chính là các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực xây dựng:

• Nhà thầu xây dựng: khi cần chủ đầu tư thanh toán chi phí vật liệu cho các hạng mục đã hoàn thành.
• Nhà cung cấp vật liệu: khi giao hàng nhưng chưa thu được tiền, lập đơn để đôn đốc việc thanh toán.
• Cá nhân tự xây nhà: có thể dùng đơn để đề nghị chủ thầu xác nhận số tiền đã chi cho vật tư.

Ngoài ra, trong nhiều dự án đặc thù, việc lập đơn đề nghị thanh toán cần tuân thủ các quy định riêng. Ví dụ, đối với dự án liên quan đến tín chỉ carbon, bạn có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị xác nhận tín chỉ carbon để nắm rõ cách thức trình bày. Tương tự, nếu dự án có hạng mục thiết kế, việc thanh toán chi phí thiết kế cũng cần mẫu riêng, chẳng hạn đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế. Hoặc khi xây dựng các công trình như trạm sạc xe điện, bạn cần quan tâm đến đơn đề nghị cấp phép xây dựng trạm sạc xe điện để hoàn thiện thủ tục trước khi thi công.

Các lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng mẫu đơn đề nghị thanh toán

• Đảm bảo số liệu chính xác: Kiểm tra kỹ hóa đơn, chứng từ mua vật liệu, đối chiếu với bảng tiến độ và khối lượng thực tế. Sai sót dù nhỏ cũng có thể kéo dài thời gian thanh toán.
• Đính kèm đầy đủ tài liệu: Hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu (nếu có), hóa đơn VAT, phiếu xuất kho, bảng kê khối lượng... Các giấy tờ này cần được sắp xếp theo thứ tự logic.
• Thời điểm gửi đơn: Nên gửi ngay sau khi có đủ chứng từ, tránh dồn quá nhiều kỳ thanh toán. Một số chủ đầu tư yêu cầu đúng hạn theo hợp đồng.
• Lưu giữ bản sao: Luôn giữ một bản đơn và toàn bộ tài liệu liên quan để đối chiếu khi cần thiết.
• Ngôn ngữ và thể thức: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, đúng mẫu, tránh sửa chữa, tẩy xóa. Chữ ký và con dấu (nếu có) phải rõ ràng.

Việc sử dụng mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng chuẩn chỉnh không chỉ giúp bạn nhận được tiền đúng hạn mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Hãy chủ động chuẩn bị mẫu đơn chi tiết, rõ ràng, và điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu từng dự án.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng có mẫu cố định không?

Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi công trình. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng và quy trình thanh toán.

Có cần nghiệm thu vật liệu trước khi thanh toán không?

Nếu hợp đồng hoặc quy trình quản lý chất lượng yêu cầu thì cần nghiệm thu vật liệu trước khi xác nhận thanh toán.

Có thể thanh toán vật liệu trước khi sử dụng không?

Có thể nếu hợp đồng cho phép thanh toán theo vật liệu đã cung cấp hoặc tập kết.

Có cần hóa đơn mua vật liệu không?

Tùy phương thức thanh toán và yêu cầu hồ sơ. Nếu cần chứng minh chi phí thực tế thì hóa đơn và chứng từ liên quan thường là tài liệu quan trọng.

Có thể tính riêng chi phí vận chuyển vật liệu không?

Có nếu hợp đồng quy định. Cần kiểm tra xem chi phí vận chuyển đã nằm trong đơn giá vật liệu hay chưa.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin dự án, vật liệu, khối lượng và giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, danh mục vật liệu, khối lượng, đơn giá và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Danh mục vật liệu;
• Chủng loại và quy cách;
• Khối lượng;
• Đơn giá;
• Phiếu giao nhận;
• Phiếu nhập kho nếu có;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hóa đơn;
• Chứng chỉ chất lượng;
• Chi phí vận chuyển;
• Giá trị đã thanh toán;
• Khoản tạm ứng;
• Các khoản khấu trừ;
• Số tiền đề nghị thanh toán.

Tổng kết, mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng là công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính công trình. Để có thêm nhiều mẫu đơn hữu ích khác, bạn có thể tham khảo tại Mẫu Đơn – nơi cập nhật các biểu mẫu hành chính, đơn từ phổ biến, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo.