Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Trong quá trình thực hiện hợp đồng quảng cáo, bên cung cấp dịch vụ có thể đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần công việc nhưng chưa nhận được khoản tiền theo thỏa thuận. Khi đến thời hạn thanh toán, bên có quyền có thể lập Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo để yêu cầu đối tác kiểm tra hồ sơ, xác nhận giá trị công việc đã thực hiện và thanh toán khoản tiền còn thiếu.

Nội dung yêu cầu nên bám sát hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo cáo kết quả quảng cáo, hóa đơn và các chứng từ liên quan. Việc ghi rõ giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả và thời hạn thanh toán giúp quá trình đối soát giữa các bên thuận lợi hơn.

Trong bài viết này, Team biên soạn Mẫu Đơn tổng hợp mẫu đơn tham khảo cùng hướng dẫn trình bày, nội dung cần chuẩn bị và các lưu ý khi đề nghị đối tác thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể tìm mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa theo nhu cầu.

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo là gì và vai trò pháp lý

Đơn đề nghị thanh toán (hay giấy đề nghị thanh toán) là một chứng từ kế toán quan trọng, thuộc hồ sơ thanh toán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thiếu văn bản này, khoản chi phí quảng cáo có thể bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Trên thực tế, tỷ lệ tranh chấp hợp đồng quảng cáo ngày càng tăng, chủ yếu do chậm thanh toán và thiếu chứng từ hợp lệ. Đơn đề nghị thanh toán, khi có đầy đủ chữ ký và con dấu, chính là nguồn chứng cứ quan trọng để tòa án xác lập nghĩa vụ trả nợ khi xảy ra kiện tụng (Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015). Ngoài ra, theo Bộ luật Dân sự 2015, đơn này là căn cứ để tính lãi suất chậm trả tối đa 20%/năm nếu bên mua không thanh toán đúng hạn.

Một thực trạng đáng chú ý là khoảng 70% các khoản công nợ quảng cáo bị kéo dài thời gian thanh toán do hồ sơ không bao gồm biên bản nghiệm thu và giấy đề nghị thanh toán được lập đúng biểu mẫu. Vì vậy, hiểu rõ vai trò pháp lý của đơn này là yếu tố sống còn để bảo vệ dòng tiền và tránh tranh chấp.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo chuẩn theo quy định mới nhất

Hiện nay, Bộ Tài chính không ban hành mẫu riêng cho hợp đồng quảng cáo, nhưng mẫu phổ thông nhất cần tham chiếu là Mẫu số 05-TT (Thông tư 200/2014/TT-BTC). Tuy nhiên, mẫu này cần được biến đổi linh hoạt để phù hợp với bản chất đề nghị đối tác chuyển khoản.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng quảng cáo hợp lệ bắt buộc gồm 4 loại: Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu dịch vụ, Hóa đơn GTGT và Đơn đề nghị thanh toán. Mẫu đơn phải đầy đủ thông tin về số hợp đồng, ngày hóa đơn và số tiền bằng cả số lẫn chữ để khớp với hóa đơn điện tử, tránh bị cơ quan thuế bác bỏ.

Một lưu ý quan trọng: hơn 50% mẫu trên internet đang dùng sai thuật ngữ thuế, chưa cập nhật quy định giảm thuế GTGT 2% (từ 10% xuống 8%) cho một số nhóm dịch vụ quảng cáo theo Nghị định 72/2024/NĐ-CP. Điều này dễ dẫn đến sai lệch số tiền trên đơn. Vì vậy, bạn nên sử dụng mẫu đã được chuẩn hóa, tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quốc hiệu, tên công ty và số văn bản.

Đối với hợp đồng quảng cáo xuyên biên giới (Google, Facebook Ads), mẫu cần có thêm ô Mã số thuế, Số tài khoản ngân hàng hưởng thụ và IBAN để đẩy nhanh tiến độ thanh toán quốc tế. Việc thiếu thông tin này khiến ngân hàng giữ chứng từ thêm 3-5 ngày.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo

Không có một biểu mẫu duy nhất áp dụng cho mọi hợp đồng quảng cáo. Người cung cấp dịch vụ có thể lập văn bản đề nghị thanh toán dựa trên nội dung hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu, đối soát thực tế.

Dưới đây là mẫu tham khảo với thông tin minh họa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG QUẢNG CÁO

Kính gửi: Công ty Cổ phần Thương mại Minh Thành

Tên đơn vị đề nghị thanh toán: Công ty TNHH Truyền thông Ánh Dương

Địa chỉ: Số 42 phố Trần Quốc Toản, phường Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Mã số doanh nghiệp: [Mã số doanh nghiệp]

Người đại diện: [Họ và tên] – [Chức vụ]

Số điện thoại: [Số điện thoại]

Email: [Địa chỉ email]

Căn cứ Hợp đồng dịch vụ quảng cáo số: 18/2026/HĐQC-MT ký ngày 05/07/2026 giữa Công ty TNHH Truyền thông Ánh Dương và Công ty Cổ phần Thương mại Minh Thành.

Theo nội dung hợp đồng, Công ty TNHH Truyền thông Ánh Dương đã thực hiện các hạng mục quảng cáo gồm:

• Xây dựng và triển khai nội dung quảng cáo;
• Thiết lập và quản lý chiến dịch quảng cáo;
• Phân bổ ngân sách quảng cáo theo kế hoạch;
• Theo dõi, tối ưu chiến dịch;
• Báo cáo kết quả thực hiện;
• Các công việc khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Các hạng mục công việc đã được thực hiện trong thời gian từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/…… và đã được hai bên [nghiệm thu/xác nhận/đối soát] theo [biên bản hoặc tài liệu liên quan].

Giá trị hợp đồng: [Số tiền] đồng.

Số tiền đã thanh toán: [Số tiền] đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: [Số tiền] đồng.

Theo thỏa thuận tại hợp đồng, khoản thanh toán nêu trên đã đến hạn vào ngày ……/……/…….

Nay Công ty TNHH Truyền thông Ánh Dương kính đề nghị Công ty Cổ phần Thương mại Minh Thành kiểm tra hồ sơ, đối soát giá trị dịch vụ đã thực hiện và thanh toán số tiền còn lại là [Số tiền] đồng.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

• Tên tài khoản: Công ty TNHH Truyền thông Ánh Dương
• Số tài khoản: [Số tài khoản]
• Ngân hàng: [Tên ngân hàng]
• Chi nhánh: [Chi nhánh]

Hồ sơ gửi kèm:

1. Bản sao Hợp đồng dịch vụ quảng cáo;
2. Phụ lục hợp đồng nếu có;
3. Biên bản nghiệm thu/xác nhận hoàn thành;
4. Bảng đối soát giá trị dịch vụ;
5. Hóa đơn;
6. Báo cáo kết quả quảng cáo;
7. Các tài liệu liên quan khác.

Kính đề nghị Quý Công ty thực hiện thanh toán trong thời hạn [05/07] ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn và đầy đủ hồ sơ thanh toán.

Trong trường hợp cần bổ sung hoặc đối chiếu thêm hồ sơ, đề nghị Quý Công ty thông báo để hai bên phối hợp thực hiện.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

[Họ và tên]

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo

Bước 1: Ghi tiêu đề, số văn bản và ngày tháng – Đây là mốc xác định thời hiệu khởi kiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ghi sai ngày sẽ làm thay đổi toàn bộ hiệu lực đòi nợ.

Bước 2: Viết số tiền chính xác – Số tiền bằng số và bằng chữ phải trùng khớp 100%. Nếu có sai lệch, cơ quan thuế và tòa án sẽ ưu tiên số tiền bằng chữ. Đây là lỗi tốn thời gian nhất, chiếm khoảng 25% số đơn bị trả lại.

Bước 3: Trích dẫn căn cứ – Ghi rõ số hợp đồng quảng cáo và số biên bản nghiệm thu. Theo Luật Quảng cáo 2012 (sửa đổi, bổ sung 2018), nghiệm thu phải lập trong vòng 48 giờ sau khi chiến dịch kết thúc. Đơn đề nghị chỉ có giá trị khi khớp với ngày hoàn thành trên biên bản.

Bước 4: Bổ sung thông tin ngân hàng – Ghi rõ số tài khoản, tên ngân hàng (kèm chi nhánh) và mã số thuế ngay dưới tên công ty. Thiếu thông tin này khiến khoảng 30% lệnh chuyển khoản B2B phải xử lý thủ công thêm 1-2 ngày làm việc.

Bước 5: Đảm bảo thẩm quyền ký – Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ (Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015). Nếu không có giấy ủy quyền, đơn vô hiệu và không tạo ra nghĩa vụ pháp lý.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo

1. Sự gắn kết bắt buộc – Đơn đề nghị và biên bản nghiệm thu phải được lập song hành. Ghi rõ dòng “Kèm theo: Biên bản nghiệm thu số… ngày…” để tránh bên mua khước từ nghĩa vụ thanh toán theo Điều 412 Bộ luật Dân sự 2015.

2. Tính hợp lệ về thời gian – Theo Án lệ số 09/2016/AL, nếu bên mua đã ký biên bản đối chiếu công nợ nhưng chưa ký biên bản nghiệm thu, bên bán vẫn có quyền khởi kiện. Tuy nhiên, viết đơn trước khi có nghiệm thu sẽ làm quy trình bị tạm dừng, kéo dài thêm khoảng 30 ngày.

3. Thời hạn thanh toán – Thông thường là 30-45 ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT. Sau thời hạn này, bên bán có thể tính lãi chậm trả tối đa 20%/năm theo Điều 468 Bộ luật Dân sự, và đơn đề nghị chính là mốc khởi đầu chu kỳ tính lãi.

4. Quản lý rủi ro – Lập đơn chuyên nghiệp với đầy đủ phụ lục giúp giảm tới 40% thời gian chờ thanh toán, cải thiện vòng quay vốn lưu động – yếu tố sống còn khi chi phí vốn vay hiện ở mức cao.

5. Lựa chọn mẫu phù hợp – Không nên lạm dụng Mẫu 05-TT cho “công văn đề nghị thanh toán” liên ngân hàng vì thiếu trường dữ liệu quan trọng. Thay vào đó, hãy dùng mẫu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về kiểm soát tài liệu để đảm bảo tính nhất quán.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo dùng để làm gì?

Dùng để yêu cầu bên có nghĩa vụ thực hiện khoản thanh toán theo hợp đồng quảng cáo đã ký.

Có mẫu đơn chính thức không?

Không có một mẫu thống nhất cho mọi hợp đồng. Các bên có thể sử dụng mẫu đơn tham khảo và điều chỉnh theo thỏa thuận.

Ai có quyền làm đơn?

Bên có quyền nhận tiền theo hợp đồng hoặc người đại diện/người được ủy quyền hợp pháp của bên đó.

Có cần biên bản nghiệm thu không?

Tùy hợp đồng. Nếu nghiệm thu là điều kiện thanh toán thì cần hoàn thành nghiệm thu trước khi yêu cầu thanh toán.

Có thể yêu cầu thanh toán từng đợt không?

Có nếu hợp đồng quy định thanh toán theo giai đoạn hoặc theo khối lượng công việc.

Có thể yêu cầu lãi chậm thanh toán không?

Có thể nếu đáp ứng điều kiện theo hợp đồng và pháp luật.

Có thể gửi đơn qua email không?

Có, nếu email được sử dụng làm phương thức giao dịch hoặc kênh tiếp nhận giữa các bên.

Có cần công chứng đơn không?

Thông thường không.

Đơn đề nghị thanh toán có thay thế hóa đơn không?

Không. Hai loại giấy tờ có chức năng khác nhau.

Có thể dùng đơn mẫu Word tự soạn không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để chuẩn bị nội dung nếu hợp đồng không quy định biểu mẫu riêng.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có. Mẫu đơn PDF phù hợp để gửi qua email hoặc hệ thống điện tử.

Có thể đề nghị thanh toán nhiều hợp đồng trong một đơn không?

Có, nhưng nên kèm bảng đối soát riêng để xác định rõ công nợ của từng hợp đồng.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word dựa trên nội dung tham khảo ở trên và điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.

Nếu cần gửi hồ sơ điện tử, văn bản có thể được chuyển thành mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện thông tin, ký và đóng dấu nếu cần.

Trước khi gửi, nên kiểm tra lại:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Nội dung công việc đã hoàn thành;
• Biên bản nghiệm thu;
• Tổng giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Số tiền còn phải trả;
• Thời hạn thanh toán;
• Thông tin tài khoản;
• Hóa đơn và chứng từ liên quan.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng quảng cáo không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là văn bản pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và đảm bảo dòng tiền. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích để bạn soạn thảo đơn đúng chuẩn, tránh rủi ro tranh chấp. Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn khác như đơn đề nghị cấp phép hoạt động báo chí, đơn đề nghị phân bổ mã số viễn thông và đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động in để quản lý hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả hơn. Để tải các mẫu đơn chuẩn, hãy truy cập Mẫu Đơn và lựa chọn biểu mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.