Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công hoặc bên cung cấp dịch vụ lập để đề nghị chủ đầu tư hoặc bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện thanh toán phần giá trị công việc đã hoàn thành trong giai đoạn hoàn thiện theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Giai đoạn hoàn thiện có thể bao gồm các công việc như hoàn thiện xây dựng, lắp đặt, hoàn thiện nội thất, hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, sửa chữa các tồn tại sau nghiệm thu hoặc các hạng mục khác theo phạm vi công việc.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày thông tin hợp đồng, khối lượng hoàn thiện, giá trị nghiệm thu và số tiền đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc áp dụng cho mọi dự án. Hồ sơ thanh toán thực tế cần căn cứ vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng, điều kiện thanh toán và quy trình nghiệm thu của từng công trình, dự án.

Giới thiệu về Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện

Trong hợp đồng xây dựng, thanh toán theo giai đoạn là quy trình phổ biến. Giai đoạn hoàn thiện – bước cuối cùng trước khi bàn giao công trình – yêu cầu sự chính xác trong thủ tục thanh toán. Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện là văn bản nhà thầu lập để yêu cầu chủ đầu tư thanh toán phần kinh phí tương ứng với khối lượng công việc đã hoàn thành.

Vai trò và ý nghĩa của đơn đề nghị thanh toán

Đơn đề nghị thanh toán không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để xác nhận nghĩa vụ tài chính giữa các bên. Với giai đoạn hoàn thiện, văn bản này ghi nhận rõ khối lượng đã thực hiện, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả nhà thầu và chủ đầu tư. Đồng thời, nó giúp quá trình nghiệm thu, quyết toán trở nên minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Các trường hợp cần sử dụng đơn đề nghị thanh toán

Đơn được sử dụng khi: - Hoàn thành các hạng mục xây dựng cơ bản, chuyển sang giai đoạn trang trí, lắp đặt thiết bị. - Kết thúc các phần việc đã được nghiệm thu theo từng đợt. - Chuẩn bị bàn giao công trình, lập hồ sơ hoàn công.

Nếu bạn đang cần lập hồ sơ cho từng hạng mục riêng, có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị thanh toán hạng mục chống thấm để áp dụng tương tự.

Cấu trúc và nội dung chính của mẫu đơn đề nghị thanh toán

Một mẫu đơn chuẩn cần đầy đủ các phần sau để đảm bảo tính pháp lý và sự thuận tiện khi xử lý hồ sơ.

Thông tin các bên liên quan

Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện của chủ đầu tư (bên giao thầu) và nhà thầu (bên nhận thầu). Thông tin phải khớp với hợp đồng đã ký kết.

Căn cứ pháp lý và hợp đồng thi công

Nêu số hiệu hợp đồng, ngày ký, các phụ lục kèm theo. Ngoài ra, cần đề cập đến các văn bản pháp lý liên quan như quyết định phê duyệt dự án, giấy phép xây dựng để làm rõ cơ sở thanh toán.

Nội dung đề nghị thanh toán và các chỉ tiêu tài chính

Trình bày số tiền đề nghị thanh toán, thuế VAT, số tiền còn lại sau khi đã tạm ứng. Liệt kê chi tiết các hạng mục công việc đã hoàn thành trong giai đoạn hoàn thiện. Nếu có khoản điều chỉnh hoặc phát sinh, cần nêu rõ lý do và kèm phụ lục thỏa thuận.

Danh mục chứng từ, hồ sơ kèm theo

Thông thường, bạn cần đính kèm biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, hóa đơn tài chính. Nếu giai đoạn hoàn thiện có sử dụng vật liệu xây dựng, bạn có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng để bổ sung hồ sơ. Danh mục này nên được lập thành bảng, ghi chú số lượng, tình trạng từng tài liệu.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN GIAI ĐOẠN HOÀN THIỆN

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Tên dự án/công trình: ……………………………………………………

Chủ đầu tư: …………………………………………………………………

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Nội dung giai đoạn hoàn thiện

Theo Hợp đồng số …………… và các phụ lục hợp đồng liên quan, nhà thầu đã thực hiện các công việc thuộc giai đoạn hoàn thiện gồm:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………

Thời gian thực hiện giai đoạn hoàn thiện:
Từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Tỷ lệ hoàn thành: ……………%.

3. Giá trị khối lượng hoàn thiện đã thực hiện

Tổng giá trị khối lượng hoàn thiện: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị bao gồm thuế: ……………………… đồng.

4. Tình hình thanh toán

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Giá trị đã nghiệm thu: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán đợt này: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

5. Hồ sơ, chứng từ gửi kèm

1. Hợp đồng số ……………;
2. Phụ lục hợp đồng nếu có;
3. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành;
4. Bảng xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành;
5. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán;
6. Hóa đơn theo quy định;
7. Biên bản xác nhận hoàn thành giai đoạn hoàn thiện;
8. Các tài liệu khác theo yêu cầu của hợp đồng.

6. Nội dung đề nghị

Căn cứ Hợp đồng số …………… ngày ……/……/……… và khối lượng công việc đã hoàn thành, nghiệm thu trong giai đoạn hoàn thiện, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét thanh toán số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

Khoản tiền trên là giá trị thanh toán tương ứng với khối lượng công việc hoàn thiện đã được thực hiện và nghiệm thu theo thỏa thuận.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết các thông tin, khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán là chính xác, phù hợp với hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu.

Kính đề nghị Quý Đơn vị kiểm tra hồ sơ và thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ/BÊN CÓ THẨM QUYỀN

……………………………………………………………………………………

………………………………

Căn cứ pháp lý và quy định về thanh toán giai đoạn hoàn thiện

Việc lập đơn cần tuân thủ các quy định về hợp đồng xây dựng và thanh toán trong đầu tư xây dựng công trình.

Quy định về thanh toán theo loại hợp đồng

Tùy từng loại hợp đồng, cách tính giá trị thanh toán sẽ khác nhau. Hợp đồng trọn gói có giá trị cố định, chỉ điều chỉnh khi có phát sinh được phê duyệt. Hợp đồng đơn giá cố định hoặc điều chỉnh yêu cầu xác định lại khối lượng thực tế và đơn giá. Vì vậy, hãy rà soát kỹ các điều khoản trước khi soạn đơn.

Thủ tục và thời hạn thanh toán

Theo quy định, thời hạn thanh toán được ghi rõ trong hợp đồng. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, chủ đầu tư có trách nhiệm thanh toán trong khoảng thời gian nhất định. Hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt.

Lưu ý về nghiệm thu và xác nhận khối lượng

Nhà thầu cần tổ chức nghiệm thu nội bộ trước khi mời chủ đầu tư kiểm tra. Khối lượng nghiệm thu phải lập biên bản có chữ ký của các bên. Đặc biệt, trong giai đoạn hoàn thiện, các công việc như sơn, lát nền, lắp đặt thiết bị cần được kiểm tra kỹ để tránh khiếu nại.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu đơn hiệu quả

Các bước điền thông tin chuẩn xác

• Đọc kỹ hợp đồng và phụ lục để xác định đúng giai đoạn thanh toán.
• Điền đầy đủ thông tin các bên, số hợp đồng, các hạng mục đã hoàn thành.
• Đối chiếu số liệu với biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng.
• Kiểm tra các phép tính về giá trị, thuế suất, số tiền còn lại.
• Ký tên, đóng dấu và ghi rõ ngày lập đơn.

Những sai lầm thường gặp

• Thiếu chữ ký, dấu của người đại diện.
• Số liệu không khớp với hồ sơ đính kèm.
• Không ghi rõ căn cứ pháp lý hoặc nhầm lẫn giữa các giai đoạn thanh toán.

Nếu cần tài liệu cho các giai đoạn khác, tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị thanh toán hạng mục nền móng để có cái nhìn toàn diện. Hãy lựa chọn định dạng Word hoặc PDF phù hợp, kiểm tra kỹ các trường thông tin trước khi áp dụng.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện có mẫu bắt buộc không?

Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi công trình. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng và quy trình thanh toán của dự án.

Có cần nghiệm thu trước khi thanh toán không?

Nếu hợp đồng quy định thanh toán theo khối lượng hoặc giai đoạn nghiệm thu thì cần có căn cứ nghiệm thu tương ứng.

Có thể thanh toán khi chưa hoàn thành 100% giai đoạn không?

Có thể nếu hợp đồng cho phép thanh toán theo khối lượng hoặc tỷ lệ hoàn thành thực tế.

Có cần phụ lục hợp đồng không?

Chỉ cần khi có nội dung thay đổi hoặc phát sinh cần được các bên ghi nhận bằng phụ lục theo thỏa thuận.

Có cần hóa đơn không?

Hồ sơ thanh toán cần thực hiện theo quy định về hóa đơn, chứng từ và điều khoản hợp đồng.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin dự án, khối lượng và giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ nghiệm thu, thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, dự án, hạng mục hoàn thiện, giá trị nghiệm thu và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng và ngày ký;
• Tên dự án/công trình;
• Hạng mục hoàn thiện;
• Khối lượng đã thực hiện;
• Tỷ lệ hoàn thành;
• Biên bản nghiệm thu;
• Giá trị hợp đồng;
• Giá trị đã thanh toán;
• Khoản tạm ứng cần khấu trừ;
• Khoản giữ lại bảo hành;
• Thuế GTGT;
• Số tiền đề nghị thanh toán;
• Hóa đơn và chứng từ;
• Thời hạn thanh toán theo hợp đồng.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán giai đoạn hoàn thiện là văn bản quan trọng giúp nhà thầu nhận được thanh toán đúng hạn và xây dựng lòng tin với chủ đầu tư. Việc lập đơn chính xác, đầy đủ sẽ giảm thiểu rủi ro, tranh chấp. Truy cập Mẫu Đơn ngay để tải các mẫu đơn chuẩn và nhiều tài liệu hữu ích khác cho công việc của bạn!