Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển là văn bản do cá nhân, nhà thầu, đơn vị vận chuyển hoặc bên cung cấp dịch vụ lập để đề nghị thanh toán các khoản chi phí phát sinh từ công tác vận chuyển hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc tài sản theo hợp đồng, đơn hàng hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Nội dung đơn cần làm rõ nội dung vận chuyển, thời gian, tuyến đường, phương tiện, khối lượng hàng hóa, số chuyến, đơn giá, chi phí phát sinh và số tiền đề nghị thanh toán.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày công tác vận chuyển, khối lượng thực hiện và chi phí đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Mức phí vận chuyển, phương thức tính và hồ sơ thanh toán thực tế cần căn cứ vào hợp đồng, bảng giá, phiếu giao nhận, chứng từ vận chuyển và thỏa thuận giữa các bên.

Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển là gì và dùng khi nào?

Khái niệm đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển

Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển là một dạng chứng từ kế toán được quy định trong Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13), dùng để doanh nghiệp đề xuất chi trả cước vận chuyển cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc cá nhân được giao đi công tác. Theo Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất là Mẫu 05-TT, có tên gọi chính thức "Giấy đề nghị thanh toán" – đây là căn cứ chuẩn để viết đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển.

Các trường hợp cần lập đơn đề nghị thanh toán vận chuyển

Đơn này được sử dụng trong nhiều tình huống thực tế như: doanh nghiệp thuê đơn vị vận tải chở hàng hóa, nhân viên đi công tác tự ứng chi phí xăng dầu và cầu đường, hoặc nhà thầu vận chuyển cần thanh toán theo hợp đồng đã ký. Cụ thể, khi có nghiệp vụ phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán cần lập đơn đề nghị thanh toán để làm căn cứ ghi nhận chi phí, phục vụ tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kiểm toán. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có nhiều chuyến hàng hoặc nhiều bộ phận cùng sử dụng dịch vụ vận chuyển, việc lập đơn cho từng đợt sẽ giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Cấu trúc và nội dung chính của mẫu đơn

Các thông tin bắt buộc phải có trong đơn

Theo Khoản 1, Điều 16 Luật Kế toán 2015, một đơn đề nghị thanh toán hợp lệ phải có các nội dung tối thiểu: tên chứng từ, số hiệu, ngày lập, tên đơn vị lập, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký của người lập và kế toán trưởng. Đối với đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển, cần bổ sung thông tin về đơn vị vận chuyển, số hợp đồng (nếu có), khối lượng vận chuyển, đơn giá và thành tiền. Phần phương thức thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt) và tài khoản nhận tiền cũng cần ghi rõ để quá trình chi trả diễn ra minh bạch. Nếu chi phí vận chuyển có liên quan đến nhiều công trình hoặc nhiều hợp đồng, từng hạng mục phải được tách riêng.

Phần chứng từ đính kèm và xác nhận của các bên liên quan

Một bộ hồ sơ thanh toán vận chuyển thường kèm theo hóa đơn vận tải, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu khối lượng hoặc bảng kê chi tiết. Các bên liên quan gồm người đề nghị, kế toán trưởng và giám đốc (hoặc người có thẩm quyền) cần ký tên, đóng dấu theo quy định. Việc xác nhận đầy đủ giúp đơn có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro khi thanh toán. Ngoài ra, theo quy định hiện hành, chứng từ này nên được lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế sau này.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển

TÊN ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN
Số: ……/ĐNTT-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên đơn vị/cá nhân đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

Số điện thoại: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng/thỏa thuận vận chuyển

Tên hợp đồng/thỏa thuận: …………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên thuê vận chuyển: ………………………………………………………

Địa điểm nhận hàng: ………………………………………………………

Địa điểm giao hàng: ………………………………………………………

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Nội dung công tác vận chuyển

Trong thời gian thực hiện công việc, đơn vị/cá nhân đã thực hiện vận chuyển:

Loại hàng hóa/vật tư/thiết bị: ……………………………………………

Khối lượng: ……………………………

Số chuyến: ……………………………

Phương tiện vận chuyển: ……………………………………………

Tuyến đường: ………………………………………………………………

Cự ly vận chuyển: …………… km/chuyến.

Nội dung thực hiện:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Công tác vận chuyển đã được thực hiện theo yêu cầu và tiến độ đã thống nhất giữa các bên.

3. Bảng tổng hợp công tác vận chuyển

4. Giá trị đề nghị thanh toán

Chi phí vận chuyển: ……………………… đồng.

Chi phí bốc xếp: ……………………… đồng.

Chi phí cầu đường/phí liên quan: ……………………… đồng.

Chi phí phát sinh được chấp thuận: ……………………… đồng.

Tổng giá trị trước thuế: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị đề nghị thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Tạm ứng được khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Số tiền đề nghị thanh toán lần này: ……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

5. Hồ sơ gửi kèm

1. Hợp đồng/thỏa thuận vận chuyển;
2. Bảng kê chuyến vận chuyển;
3. Phiếu giao nhận hàng hóa;
4. Biên bản xác nhận khối lượng vận chuyển;
5. Lệnh điều xe hoặc chứng từ liên quan nếu có;
6. Bảng tính chi phí vận chuyển;
7. Hóa đơn theo quy định;
8. Chứng từ về các khoản chi phí phát sinh nếu có;
9. Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

6. Nội dung đề nghị

Căn cứ khối lượng công tác vận chuyển đã thực hiện và được xác nhận, chúng tôi kính đề nghị [Tên bên thanh toán] kiểm tra hồ sơ và thanh toán số tiền:

……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

Đề nghị thanh toán theo đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.

7. Cam kết

Tôi/chúng tôi cam kết:

1. Các chuyến vận chuyển kê khai là thực tế đã thực hiện;
2. Khối lượng hàng hóa và số chuyến vận chuyển được kê khai chính xác;
3. Chi phí đề nghị thanh toán phù hợp với hợp đồng/thỏa thuận;
4. Các chứng từ gửi kèm là trung thực và hợp lệ;
5. Không kê khai trùng các khoản chi phí đã được thanh toán;
6. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ đề nghị thanh toán.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét, xác nhận và thực hiện thanh toán.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hướng dẫn cách viết đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển chuẩn

Cách ghi thông tin khối lượng, đơn giá và thành tiền

Phần nội dung chi tiết cần thể hiện rõ đơn vị tính (tấn, khối, km, chuyến...), khối lượng thực tế hoặc theo hợp đồng, đơn giá thỏa thuận và thành tiền. Công thức tính: Thành tiền = Khối lượng × Đơn giá. Nếu có thuế GTGT, ghi tách riêng và tổng cộng số tiền thanh toán. Đảm bảo các con số khớp với hóa đơn và biên bản nghiệm thu để tránh sai sót. Khi lập đơn, bạn nên kê khai lần lượt từng khoản mục, không gộp chung các loại chi phí khác nhau; điều này giúp người duyệt dễ kiểm tra và hạn chế nhầm lẫn.

Lưu ý về số tiền bằng số và bằng chữ, tài khoản nhận tiền

Số tiền phải được ghi cả bằng số và bằng chữ, viết hoa đầu dòng; nếu chữ và số không khớp, chứng từ sẽ bị coi là không hợp lệ. Tài khoản nhận tiền (số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản) cần chính xác, đặc biệt khi thanh toán qua chuyển khoản. Nên có xác nhận của phía bên nhận tiền để đối chiếu. Ngoài ra, cần kiểm tra ngày lập đơn có khớp với thời điểm thực hiện vận chuyển hay không; nhiều doanh nghiệp yêu cầu nộp đơn trong vòng một số ngày nhất định sau khi hoàn thành công việc.

Tải mẫu đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển

Mẫu 05-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu 05-TT là mẫu giấy đề nghị thanh toán thông dụng nhất, được ban hành tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Bạn có thể tải mẫu này về và điều chỉnh cho phù hợp với nghiệp vụ vận chuyển của đơn vị mình. Mẫu thường bao gồm các cột: số hiệu chứng từ, ngày lập, nội dung, số tiền và chữ ký. Tuy nhiên, cần lưu ý mẫu này mang tính tham khảo; doanh nghiệp có thể sửa đổi bổ sung tùy theo đặc thù hoạt động, nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc theo luật.

Các biến thể mẫu đơn cho từng loại hình vận chuyển

Tùy vào bản chất chi phí, bạn có thể sử dụng các biến thể khác. Chẳng hạn, nếu thanh toán cho nhà thầu vận chuyển thi công công trình, tham khảo đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thi công. Đối với chi phí vận chuyển liên quan đến dịch vụ tư vấn giám sát, bạn có thể dùng đơn đề nghị thanh toán chi phí tư vấn giám sát. Ngoài ra, nếu cần đề nghị xác nhận hỗ trợ liên quan đến vận chuyển, xem thêm đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ mẫu số 4. Mỗi mẫu đều có hướng dẫn cụ thể, giúp bạn điền chính xác và nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển gửi cho ai?

Thông thường gửi chủ đầu tư, nhà thầu, doanh nghiệp hoặc bên thuê dịch vụ vận chuyển, tùy theo hợp đồng.

Có thể tính tiền vận chuyển theo chuyến không?

Có, nếu hợp đồng hoặc bảng giá quy định đơn giá theo chuyến.

Có thể tính theo tấn không?

Có, nếu các bên thỏa thuận thanh toán theo khối lượng hàng hóa.

Có cần bảng kê từng chuyến không?

Nên có khi thanh toán theo số chuyến hoặc khi bên thuê yêu cầu chứng minh khối lượng vận chuyển.

Có cần phiếu giao nhận hàng hóa không?

Nên có để chứng minh hàng hóa đã được vận chuyển và giao nhận thực tế.

Có thể đưa phí cầu đường vào đơn không?

Có thể nếu hợp đồng không bao gồm khoản này hoặc có thỏa thuận cho phép thanh toán riêng.

Có thể đưa chi phí bốc xếp vào đơn không?

Có nếu khoản này thuộc phạm vi công việc hoặc được các bên thỏa thuận thanh toán.

Có cần hóa đơn không?

Việc lập và sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin tuyến đường, số chuyến, khối lượng và chi phí.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, tuyến vận chuyển, hàng hóa, số chuyến, khối lượng và chi phí thực tế.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và đưa vào bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi hồ sơ, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng/thỏa thuận;
• Tuyến vận chuyển;
• Thời gian thực hiện;
• Loại hàng hóa;
• Khối lượng;
• Số chuyến;
• Phương tiện;
• Đơn giá;
• Chi phí vận chuyển;
• Chi phí bốc xếp;
• Phí cầu đường nếu có;
• Chi phí phát sinh;
• Tiền tạm ứng;
• Các khoản khấu trừ;
• Phiếu giao nhận;
• Bảng kê chuyến;
• Hóa đơn;
• Số tiền đề nghị thanh toán.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí minh bạch và hợp pháp. Việc lập đơn đúng chuẩn, đầy đủ thông tin sẽ đẩy nhanh quá trình thanh toán và tránh rủi ro thuế. Đừng quên lưu trữ chứng từ theo quy định và kiểm tra kỹ nội dung trước khi phê duyệt. Nếu bạn cần các mẫu đơn khác, hãy truy cập Mẫu Đơn để tải thêm nhiều biểu mẫu hữu ích.