Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4

Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4 là gì?

Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4 là biểu mẫu hành chính được ban hành kèm theo Thông tư số 02/2022/TT-BLĐTBXH ngày 28/01/2022 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Thông tư này chính thức có hiệu lực từ ngày 15/3/2022, thay thế toàn bộ hệ thống biểu mẫu trợ giúp xã hội cũ quy định tại Thông tư số 28/2012/TT-BLĐTBXH. Mẫu số 4 được dùng trong các thủ tục đề nghị xác nhận của chính quyền địa phương và đề nghị cấp hỗ trợ khẩn cấp/trợ giúp xã hội đột xuất – đây là một trong những loại đơn quan trọng nhất trong nhóm thủ tục bảo trợ xã hội tại Việt Nam.

Mục đích và vai trò của Mẫu số 4

Mục đích chính của đơn là xác lập yêu cầu hợp pháp từ cá nhân/hộ gia đình gửi tới Chủ tịch UBND cấp xã để được xác nhận tình trạng khó khăn và xem xét cấp một khoản hỗ trợ kịp thời từ ngân sách nhà nước. Vai trò quan trọng nhất của Mẫu số 4 là “điều kiện cần” về mặt thủ tục giúp cơ quan có thẩm quyền có căn cứ ghi nhận thiệt hại, tránh tình trạng trục lợi chính sách hoặc trùng lặp chi trả. Đơn còn đóng vai trò là chứng từ pháp lý để UBND cấp xã lập danh sách đề nghị Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội thẩm định, từ đó UBND cấp huyện ra quyết định hỗ trợ. Nhờ thiết kế theo đúng quy trình xác nhận của ba cấp (xã – huyện – phòng chuyên môn), Mẫu số 4 giúp rút ngắn thời gian xử lý trong các tình huống khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn. Khác với đơn đề nghị trợ cấp hàng tháng, Mẫu số 4 hướng đến các khoản hỗ trợ một lần, giải quyết nhanh trong vòng tối đa 06 ngày làm việc theo Điều 25 Nghị định 20/2021/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý ban hành Mẫu số 4

Căn cứ trực tiếp ban hành Mẫu số 4 là Thông tư số 02/2022/TT-BLĐTBXH ngày 28/01/2022. Văn bản gốc quy định chính sách trợ giúp xã hội là Nghị định số 20/2021/NĐ-CP ngày 15/3/2021 của Chính phủ. Ngoài ra, cần cập nhật Nghị định số 76/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 (hiệu lực từ 01/7/2024) để giải thích đúng mức chuẩn trợ giúp xã hội mới. Mẫu số 4 không phải là biểu mẫu do Chính phủ ban hành trực tiếp mà do Bộ LĐ-TB&XH quy định chi tiết, có giá trị áp dụng như một phụ lục bắt buộc trong hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

Đối tượng áp dụng và điều kiện được cấp hỗ trợ

Những đối tượng được sử dụng Mẫu số 4

Theo quy định tại Điều 23 và Điều 24 Nghị định 20/2021/NĐ-CP, Mẫu số 4 được sử dụng bởi các cá nhân, hộ gia đình đang gặp rủi ro do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, tai nạn bất khả kháng. Nhóm đối tượng bảo trợ xã hội đang hưởng trợ cấp hàng tháng (trẻ em mồ côi, người cao tuổi cô đơn, người khuyết tật nặng, người nhiễm HIV…) cũng dùng Mẫu số 4 khi phát sinh thêm khó khăn đột xuất. Hộ nghèo, hộ cận nghèo theo chuẩn nghèo đa chiều giai đoạn 2022-2025 là nhóm được ưu tiên xác nhận và cấp hỗ trợ nhanh nhất. Người dân không thuộc diện bảo trợ xã hội nhưng bị thiệt hại nặng về người, tài sản do thiên tai, hỏa hoạn vẫn có quyền sử dụng Mẫu số 4. Cá nhân đại diện hộ gia đình (từ đủ 18 tuổi) hoặc người giám hộ hợp pháp có thể đứng tên trong đơn.

Điều kiện để được xác nhận và cấp hỗ trợ

Điều kiện tiên quyết là người đề nghị phải có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn tại địa phương nơi nộp đơn. Sự việc gây thiệt hại phải được xác nhận bởi UBND cấp xã hoặc Công an cấp xã, thôn trưởng/ấp trưởng nơi xảy ra. Mức hỗ trợ phụ thuộc mức độ thiệt hại: người bị thương nặng do thiên tai/hỏa hoạn/dịch bệnh được hỗ trợ 2.000.000 đồng/người/lần; nếu tử vong thì hỗ trợ mai táng phí tối thiểu 10 lần mức chuẩn trợ giúp xã hội. Kể từ 01/7/2024, mức chuẩn trợ giúp xã hội tăng từ 360.000 đồng lên 500.000 đồng/tháng (tăng 38,9%), kéo theo mức mai táng phí tối thiểu = 500.000 x 10 = 5.000.000 đồng. Một hồ sơ không hợp lệ sẽ không được xử lý nếu đơn không đúng Mẫu số 4, thiếu chữ ký xác nhận của trưởng thôn/tổ dân phố, hoặc thiếu giấy tờ chứng minh thiệt hại. Đơn phải được gửi trong thời hạn mà địa phương quy định (thường từ 10 đến 30 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc), nếu quá hạn có thể bị từ chối.

Tải ngay mẫu Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4 mới nhất

Tải file Word (doc/docx) – dễ dàng chỉnh sửa

File Word của Mẫu số 4 được cung cấp dưới định dạng .doc/.docx, tương thích với Microsoft Word 2007 trở lên, Google Docs, WPS Office và LibreOffice. Người dùng có thể gõ trực tiếp thông tin, chỉnh sửa nội dung lỗi sai và lưu trữ hồ sơ điện tử trước khi in. Khi tải file Word, cần kiểm tra phiên bản mẫu có cập nhật đúng theo Thông tư 02/2022/TT-BLĐTBXH (không dùng mẫu từ Thông tư 28/2012 đã hết hiệu lực). Hãy sử dụng từ khóa tìm kiếm như "tải mẫu số 4 file word", "download đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ 2025" để có kết quả chính xác.

Tải file PDF – đảm bảo định dạng chuẩn

File PDF của Mẫu số 4 giữ nguyên font chữ, kích thước, lề trang in, căn chỉnh giống 100% văn bản gốc ban hành – phù hợp với yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa. Người dùng có thể in trực tiếp file PDF mà không lo bị lệch bảng, lỗi font tiếng Việt hoặc thay đổi cấu trúc đơn. Tuy nhiên, file PDF thường không cho phép chỉnh sửa trực tiếp, vì vậy nên tải thêm file Word nếu muốn điền trên máy tính. Khi tải PDF từ các website không chính thống, cần đối chiếu số hiệu Thông tư 02/2022/TT-BLĐTBXH ở cuối trang để tránh dùng phải mẫu giả.

Một số lưu ý trước khi tải mẫu

Kiểm tra kỹ tên mẫu: "Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ" – không nhầm với "Đơn đề nghị hỗ trợ chi phí mai táng" (Mẫu số 3) hay "Tờ khai đề nghị trợ giúp xã hội hàng tháng" (Mẫu số 1). Để tránh nhầm lẫn, bạn có thể tham khảo thêm Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 3 tại đây. Ưu tiên tải mẫu từ trang web của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công cấp tỉnh, trang UBND huyện/xã. Nên tải cùng lúc cả file Word và PDF để sử dụng linh hoạt: Word để soạn thảo, PDF để in nộp hồ sơ. Nếu máy tính không có font chữ hành chính (Times New Roman, Tahoma, VNI-Times) thì văn bản có thể bị lỗi font – nên dùng file PDF để in.

Hướng dẫn cách điền Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4 chi tiết

Hướng dẫn ghi phần thông tin người đề nghị

Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc" được canh giữa, viết in hoa, gạch chân; đây là phần không được phép sửa đổi. Mục "Kính gửi" chỉ ghi một cơ quan duy nhất: "Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn .........". Họ và tên người đề nghị viết chữ in hoa có dấu, đúng với giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD), không viết tắt. Ngày tháng năm sinh ghi đủ, định dạng ngày/tháng/năm; người từ đủ 18 tuổi có thể tự đứng đơn, dưới 18 tuổi phải do người giám hộ đứng tên. Số CMND/CCCD hoặc mã định danh cá nhân bắt buộc ghi đầy đủ 12 số, lưu ý ghi số căn cước công dân mới nếu đã được cấp từ 2016. Địa chỉ thường trú ghi đúng theo sổ hộ khẩu; nếu nơi ở hiện tại khác nơi đăng ký thường trú thì bổ sung mục địa chỉ tạm trú ở phía dưới.

Hướng dẫn khai nội dung, lý do đề nghị hỗ trợ

Nội dung cốt lõi của đơn là đoạn kê khai hoàn cảnh gia đình và lý do đề nghị. Cần kê khai sự thật, có số liệu cụ thể (thiệt hại bao nhiêu triệu, diện tích nhà bị cháy, số nhân khẩu...). Tránh viết chung chung kiểu "gia đình tôi rất khó khăn" mà nên ghi cụ thể: "bị ảnh hưởng do bão số X gây sạt lở nhà ở", "hỏa hoạn xảy ra lúc HH:MM ngày DD/MM/YYYY". Nếu là đối tượng bảo trợ xã hội, phải ghi rõ thêm loại đối tượng đang hưởng trợ cấp tại Điều 5 Nghị định 20/2021, ví dụ: người khuyết tật nặng, trẻ em mồ côi cha lẫn mẹ... Mục đề nghị cấp hỗ trợ có thể ghi cụ thể hiện vật hoặc tiền mặt; nhưng thông thường UBND cấp xã sẽ quyết định trên khung chính sách – không nên ghi số tiền tự đặt ra. Có trường hợp cán bộ xã hội yêu cầu viết "cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật, nếu sai chịu trách nhiệm trước pháp luật" – đây là phần quan trọng giúp hồ sơ được duyệt nhanh.

Cách ghi phần xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

Phần này không do người dân tự điền mà để trống, dành cho xác nhận của UBND cấp xã và cơ quan chủ trì xét duyệt. Trong mẫu mới theo Thông tư 02/2022, phần xác nhận có ba mục: xác nhận của trưởng thôn/tổ dân phố, xác nhận của UBND cấp xã và ý kiến của Phòng LĐ-TB&XH. UBND cấp xã ghi rõ "Xác nhận ông/bà ... cư trú tại..., hiện gặp hoàn cảnh..., đề nghị xem xét hỗ trợ"; phía dưới có quốc hiệu, ngày tháng, chữ ký, họ tên và đóng dấu treo. Trưởng thôn/tổ dân phố ký xác nhận với vai trò người chứng kiến; nếu đơn không có xác nhận này, hồ sơ gần như chắc chắn bị trả lại. Người dân không tự ý ký thay, đóng dấu hay ghi chép gì vào phần xác nhận để tránh bị xử lý hành chính.

Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý

Nơi tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp hỗ trợ

Hồ sơ được nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã/phường/thị trấn nơi người dân cư trú – không nộp thẳng lên cấp huyện hoặc sở LĐ-TB&XH. Người dân có thể nộp hồ sơ qua 3 hình thức: nộp trực tiếp tại trụ sở UBND xã, gửi qua đường bưu điện (dịch vụ công ích) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia nếu địa phương đã triển khai liên thông. Với các xã miền núi, vùng sâu vùng xa, người dân có thể gửi hồ sơ cho trưởng thôn để chuyển lên UBND xã; trưởng thôn chịu trách nhiệm chuyển trong thời hạn 01 ngày làm việc. Một số tỉnh thành đã thí điểm tiếp nhận hồ sơ trợ giúp xã hội qua ứng dụng VNeID, tuy nhiên hiện nay hầu hết vẫn yêu cầu bản giấy có chữ ký, dấu tay.

Trình tự giải quyết và thời hạn xử lý hồ sơ

Theo Điều 25 Nghị định 20/2021/NĐ-CP, trong thời hạn 02 ngày làm việc, Chủ tịch UBND cấp xã kiểm tra, xác nhận đơn và gửi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện. Trong thời hạn 02 ngày làm việc tiếp theo, Phòng LĐ-TB&XH thẩm định hồ sơ, trình Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét quyết định. Trong thời hạn 02 ngày làm việc cuối cùng, Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành quyết định hỗ trợ; tổng toàn bộ quy trình tối đa 06 ngày làm việc. Quy trình rút gọn 6 ngày chỉ áp dụng với các trường hợp hỗ trợ khẩn cấp (thiên tai, hỏa hoạn, thảm họa) – đúng phạm vi sử dụng Mẫu số 4. Với trường hợp hồ sơ cần xác minh bổ sung, thời hạn xử lý có thể kéo dài thêm tối đa 10 ngày làm việc, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho người dân biết. Sau khi có quyết định hỗ trợ, tiền mặt/hiện vật phải được trao tận tay đối tượng trong thời gian chậm nhất 05 ngày làm việc (tùy khả năng ngân sách địa phương).

Những câu hỏi thường gặp về Mẫu số 4

Mẫu số 4 có bắt buộc sử dụng theo đúng biểu mẫu không?

Có. Mẫu số 4 là biểu mẫu bắt buộc theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 02/2022/TT-BLĐTBXH; cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối hồ sơ nếu người dân tự soạn đơn theo mẫu khác. Người dân có thể kê khai linh hoạt thông tin ngoài các trường có sẵn nhưng không được thay đổi kết cấu mẫu, tên mẫu hoặc bỏ bớt các đề mục chính. Các xã/phường có thể ban hành mẫu kèm hướng dẫn địa phương, nhưng vẫn phải đảm bảo nội dung khớp với Mẫu số 4 chung. Trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Mẫu số 4 được nhúng thành tệp đính kèm bắt buộc tải lên – không có tùy chọn khai thay thế.

Nếu điền sai thông tin thì có được nộp lại không?

Được. Người dân có thể điền lại bằng file Word hoặc in mới hoàn toàn; văn bản hành chính không giới hạn số lần tải và nộp. Nếu hồ sơ chưa được cơ quan tiếp nhận xử lý, người dân nên chủ động yêu cầu rút hồ sơ cũ và nộp hồ sơ mới để tránh sai lệch dữ liệu. Nếu cán bộ tiếp nhận đã vào sổ, người dân cần viết thêm đơn xin rút/điều chỉnh hồ sơ hoặc viết tắt bản chính ngay tại phần sai, ký nhận ghi rõ "đính chính nội dung..." – việc tẩy xóa có thể khiến hồ sơ bị trả về. Trên thực tế, lỗi sai phổ biến nhất là sai tên người, sai số CCCD, sai địa chỉ thường trú – các lỗi này cần xử lý trước khi in, không nên sửa trực tiếp bằng bút xóa.

Mất giấy xác nhận hỗ trợ thì giải quyết thế nào?

Nếu mất giấy xác nhận đã có quyết định hỗ trợ, người dân liên hệ trực tiếp UBND cấp xã – nơi cấp giấy – để xin cấp bản sao từ sổ lưu, không phải làm lại đơn. Thông tư 02/2022 quy định các trường dữ liệu hồ sơ đã được lưu trữ tối thiểu 5 năm tại cấp xã, tạo điều kiện đối chiếu cấp lại ngay trong ngày. Nếu mất giấy xác nhận khi hồ sơ đang chuyển lên cấp huyện, người dân cần làm văn bản trình bày với cơ quan tiếp nhận để xác minh lại; thời gian chờ bổ sung không tính vào thời hạn 6 ngày. Chi phí cấp lại bản sao giấy xác nhận hỗ trợ là miễn phí theo quy định tại Thông tư 02/2022 – người dân không phải trả bất kỳ khoản phí nào. Để tránh mất giấy, người dân nên chụp ảnh lưu trữ điện tử hoặc photo công chứng ngay sau khi nhận được giấy xác nhận.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, nếu bạn cần biết thêm về các thủ tục xác nhận khác, có thể tham khảo Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ để có cái nhìn tổng quan. Ngoài ra, đối với các trường hợp đặc thù, bạn có thể xem thêm Đơn đề nghị xác nhận liệt sĩ để nắm rõ các yêu cầu riêng.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Đơn đề nghị xác nhận và cấp hỗ trợ Mẫu số 4. Hãy tải ngay mẫu mới nhất và điền một cách chính xác, đầy đủ để hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan xã/phường nơi cư trú để được hướng dẫn cụ thể.