Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh là văn bản do cá nhân, doanh nghiệp hoặc đơn vị lập để đề nghị cơ quan, tổ chức hoặc bên có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí phát sinh ngoài chi phí dự kiến hoặc ngoài giá trị ban đầu trong quá trình thực hiện công việc, hợp đồng, dự án hoặc nhiệm vụ.

Chi phí phát sinh có thể liên quan đến mua thêm vật tư, nhân công, vận chuyển, sửa chữa, thay đổi phạm vi công việc, phát sinh khối lượng, lưu kho, đi lại hoặc các khoản chi hợp lý khác.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày nguyên nhân phát sinh, nội dung chi phí, giá trị đề nghị thanh toán và hồ sơ chứng từ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc áp dụng chung cho mọi trường hợp. Nếu chi phí phát sinh liên quan đến hợp đồng, cần đối chiếu điều khoản về phát sinh, thay đổi phạm vi công việc, nghiệm thu và thanh toán trước khi lập đơn.

Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh là gì?

Khái niệm và mục đích sử dụng

Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh là văn bản do nhân viên hoặc bộ phận liên quan lập để trình lên cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt việc chi trả các khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch. Đây là công cụ quan trọng giúp kiểm soát tài chính nội bộ, đảm bảo minh bạch và hợp lý trong sử dụng ngân sách. Thông qua đơn, kế toán có căn cứ hạch toán chi phí, còn ban giám đốc nắm rõ dòng tiền và đưa ra quyết định chính xác.

Trường hợp áp dụng

Đơn được dùng cho nhiều tình huống như mua văn phòng phẩm đột xuất, chi phí công tác ngoài dự toán, mua sắm trang thiết bị nhỏ lẻ, hoặc các khoản chi khác phục vụ hoạt động. Tùy từng loại chi phí, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu chuyên biệt. Ví dụ, nếu chi phí phát sinh liên quan đến chống thấm công trình, bạn nên tham khảo đơn đề nghị thanh toán hạng mục chống thấm. Tương tự, với chi phí vật liệu xây dựng hoặc nền móng, có mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí vật liệu xây dựng và đơn đề nghị thanh toán hạng mục nền móng để sử dụng cho phù hợp.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh

TÊN DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TTCP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHI PHÍ PHÁT SINH

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên đơn vị/cá nhân đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin công việc/hợp đồng

Tên công việc/dự án: ………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên thực hiện: ………………………………………………………………

Bên thanh toán: ……………………………………………………………

Giá trị ban đầu: ……………………… đồng.

2. Nội dung phát sinh

Trong quá trình thực hiện công việc/hợp đồng nêu trên, phát sinh các nội dung ngoài phạm vi hoặc chi phí dự kiến ban đầu như sau:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………

Thời điểm phát sinh: ……/……/………

Nguyên nhân phát sinh:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Lý do cần thiết phải thực hiện:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

3. Bảng kê chi phí phát sinh

Tổng chi phí phát sinh: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

4. Giá trị đề nghị thanh toán

Giá trị hợp đồng/công việc ban đầu: ……………………… đồng.

Giá trị phát sinh: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ nếu có: ……………………… đồng.

Tổng số tiền đề nghị thanh toán: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

5. Hồ sơ, chứng từ gửi kèm

1. Hợp đồng/thỏa thuận liên quan;
2. Văn bản hoặc biên bản xác nhận nội dung phát sinh;
3. Báo giá/đề xuất chi phí;
4. Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng;
5. Hóa đơn, chứng từ thanh toán;
6. Bảng kê chi phí phát sinh;
7. Các tài liệu chứng minh khác nếu có.

6. Thông tin tài khoản nhận thanh toán

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Căn cứ các nội dung nêu trên, tôi/chúng tôi kính đề nghị Quý Cơ quan/Đơn vị xem xét và thanh toán khoản chi phí phát sinh nêu trong đơn theo đúng thỏa thuận và quy định hiện hành.

Tôi/Chúng tôi cam kết các khoản chi phí kê khai là chi phí thực tế phát sinh, phục vụ trực tiếp cho công việc và các chứng từ gửi kèm là chính xác, hợp pháp.

Kính đề nghị Quý Cơ quan/Đơn vị xem xét và thực hiện thanh toán.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ/ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA BỘ PHẬN/CƠ QUAN LIÊN QUAN

……………………………………………………………………………………

NGƯỜI PHÊ DUYỆT
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

………………………………

Hướng dẫn cách viết đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh chuẩn

Các nội dung bắt buộc trên đơn

Một đơn hợp lệ cần tối thiểu các thông tin sau: - Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên đơn vị. - Tên đơn, người đề nghị, bộ phận. - Nội dung khoản chi: diễn giải rõ ràng, cụ thể. - Số tiền dự kiến (bằng số và bằng chữ) và loại tiền tệ. - Ngày lập đơn, chữ ký của người đề nghị và xác nhận của trưởng bộ phận. - Đính kèm chứng từ liên quan nếu có.

Phương thức thanh toán và chứng từ đính kèm

Cần ghi rõ hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hay bù trừ công nợ. Chứng từ đính kèm gồm hóa đơn GTGT, phiếu chi, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, hoặc các giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của chi phí. Việc nộp đơn kèm đầy đủ chứng từ giúp kế toán kiểm tra nhanh chóng và tránh kéo dài thời gian giải quyết.

Tải mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh file Word/PDF

Hiện nay, các mẫu đơn được ban hành theo thông tư cụ thể để đảm bảo thống nhất trong quản lý tài chính. Bạn có thể chọn mẫu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Mẫu 05-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đây là mẫu thông dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy định chi tiết biểu mẫu kế toán, trong đó mẫu 05-TT dùng cho việc đề nghị thanh toán chi phí. Mẫu này có bố cục rõ ràng, phù hợp cho các khoản chi phát sinh hàng ngày.

Mẫu theo Thông tư 107/2017/TT-BTC

Thông tư 107 áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, cũng có mẫu tương tự với các chỉ tiêu bắt buộc. Tùy vào loại hình tổ chức mà sử dụng mẫu cho đúng quy định.

Quy trình lập và duyệt đơn đề nghị thanh toán

Các bước xử lý giữa nhân viên, kế toán và ban giám đốc

Quy trình gồm 4 bước: 1. Nhân viên lập đơn và thu thập chứng từ gốc. 2. Trưởng bộ phận xác nhận tính hợp lệ và chuyển lên kế toán. 3. Kế toán kiểm tra số liệu, hóa đơn chứng từ, ghi nhận chi phí. 4. Ban giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt và chỉ định thanh toán.

Mỗi bước đều lưu lại dấu vết để đối chiếu về sau.

Lưu ý khi hạch toán và kiểm soát chi phí

Kế toán cần hạch toán đúng tài khoản chi phí tương ứng, lưu trữ đơn và chứng từ tối thiểu theo quy định. Việc kiểm soát nội bộ nên định kỳ rà soát các khoản chi phát sinh để tránh lạm dụng, đảm bảo mọi chi phí đều có căn cứ hợp lý.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh có mẫu cố định không?

Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi trường hợp. Nội dung phụ thuộc vào hợp đồng, quy trình thanh toán và tính chất khoản chi.

Chi phí phát sinh có cần được phê duyệt trước không?

Tùy thỏa thuận. Nếu hợp đồng yêu cầu phê duyệt trước, nên có văn bản chấp thuận trước khi thực hiện.

Có cần phụ lục hợp đồng không?

Nếu khoản phát sinh làm thay đổi giá trị hoặc phạm vi hợp đồng, nên có phụ lục hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung phù hợp.

Có cần hóa đơn không?

Tùy loại chi phí và quy định áp dụng, nhưng doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để làm căn cứ thanh toán.

Có cần biên bản nghiệm thu không?

Nếu khoản phát sinh gắn với khối lượng công việc đã thực hiện, nên có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận tương ứng.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, nội dung phát sinh và chi phí.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin công việc, nguyên nhân phát sinh, bảng kê chi phí và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng hồ sơ.

Trước khi nộp, nên kiểm tra:

• Hợp đồng/thỏa thuận liên quan;
• Nội dung phát sinh;
• Nguyên nhân phát sinh;
• Văn bản chấp thuận;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Khối lượng thực tế;
• Đơn giá;
• Hóa đơn, chứng từ;
• Biên bản nghiệm thu;
• Giá trị đã thanh toán;
• Các khoản khấu trừ;
• Tổng số tiền đề nghị thanh toán;
• Thời hạn thanh toán.

Việc sử dụng đơn đề nghị thanh toán chi phí phát sinh một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tăng tính minh bạch tài chính. Hãy lựa chọn mẫu đơn chuẩn phù hợp và áp dụng ngay để quản lý chi tiêu hiệu quả hơn. Nếu bạn đang cần các biểu mẫu khác, đừng quên ghé thăm Mẫu Đơn để tải về miễn phí và cập nhật thêm nhiều tài liệu hữu ích.