Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên được sử dụng khi người lao động có nhu cầu nhận trước một phần tiền lương trước kỳ trả lương thông thường. Tùy chính sách của doanh nghiệp, việc tạm ứng có thể được thực hiện trong trường hợp người lao động có nhu cầu cá nhân, phát sinh khoản chi đột xuất hoặc theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa, đồng thời hướng dẫn cách ghi số tiền đề nghị tạm ứng, thời điểm nhận tiền và phương thức hoàn trả hoặc khấu trừ vào kỳ lương. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên là gì?

Đây là văn bản do người lao động lập để đề nghị người sử dụng lao động thanh toán trước một phần tiền lương mà người lao động dự kiến được nhận theo kỳ trả lương.

Tùy chính sách của doanh nghiệp, người lao động có thể đề nghị tạm ứng:

• Một phần tiền lương tháng;
• Tiền lương tương ứng với số ngày đã làm việc;
• Một khoản tiền cố định theo chính sách của doanh nghiệp;
• Khoản tiền lương được hai bên thỏa thuận tạm ứng.

Đơn thường được gửi đến cấp quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền trước khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên

Không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên”. Doanh nghiệp có thể xây dựng biểu mẫu riêng căn cứ vào quy chế tiền lương, quy trình nhân sự và quy trình thanh toán nội bộ.

Khi lập mẫu đơn, người lao động nên ghi rõ thông tin cá nhân, bộ phận làm việc, mức lương, số tiền đề nghị tạm ứng, lý do và thời điểm đề nghị nhận tiền.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOÀNG GIA
Số: 09/2026/ĐNTU-L

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG LƯƠNG NHÂN VIÊN

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hoàng Gia

Họ và tên: Bùi Nhật Minh

Mã nhân viên: [Mã nhân viên]

Bộ phận: Phòng Kỹ thuật

Chức vụ: Kỹ thuật viên

Mức lương: …………… đồng/tháng.

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được tạm ứng một phần tiền lương của kỳ lương tháng ……/2026, cụ thể như sau:

1. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

2. Lý do đề nghị tạm ứng:
Do phát sinh nhu cầu chi tiêu cá nhân trước kỳ trả lương.

3. Thời điểm đề nghị nhận tiền:
Ngày …… tháng …… năm ……

4. Phương thức nhận tiền:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

5. Thời điểm khấu trừ hoặc quyết toán khoản tạm ứng:
Khoản tiền tạm ứng được khấu trừ vào tiền lương kỳ ……/2026 hoặc xử lý theo quy định của Công ty.

Tôi cam kết các thông tin nêu trên là đúng sự thật và đồng ý thực hiện việc khấu trừ, quyết toán khoản tiền đã tạm ứng theo thỏa thuận và quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Bùi Nhật Minh

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG NHÂN SỰ/KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên chỉ mang tính tham khảo. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung về mức tạm ứng, thời điểm trả tiền và phương thức khấu trừ theo quy định nội bộ.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên đúng quy định

Khi điền đơn, cần chú ý các điểm quan trọng: - Thông tin cá nhân: ghi chính xác theo hợp đồng lao động, tránh sai sót dẫn đến nhầm lẫn. - Số tiền tạm ứng: ghi cả bằng số và bằng chữ; nếu có sai lệch, kế toán căn cứ phần chữ. Nên làm tròn số để dễ đối chiếu. - Lý do: phải thuộc trường hợp hợp pháp như ốm đau, hỗ trợ khẩn cấp, nghỉ phép năm... Không nên ghi lý do mơ hồ. - Thời hạn hoàn ứng: không quá 3 tháng, trừ khi có thỏa thuận khác trong hợp đồng. - Chữ ký: cần quản lý trực tiếp, kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt, không được tẩy xóa.

Theo quy định hiện hành, người lao động làm đủ 6 tháng trở lên được tạm ứng tối đa 1 tháng lương; dưới 6 tháng phải có thỏa thuận riêng. Nếu công ty có quy chế riêng, cần tuân thủ mức tối đa do công ty đặt ra.

Quy trình xét duyệt tạm ứng lương nhân viên tại doanh nghiệp

Quy trình chuẩn gồm 3 bước: 1. Nhân viên điền đơn gửi quản lý trực tiếp. 2. Quản lý duyệt, chuyển phòng Nhân sự kiểm tra điều kiện theo quy định. 3. Nhân sự xác nhận, kế toán lập phiếu chi (Mẫu 02-TT) và chuyển khoản.

Thời gian xử lý trung bình 3–5 ngày làm việc nếu dùng giấy, 1–2 ngày nếu dùng hệ thống điện tử. Doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm toán. Khoản tạm ứng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN khi chưa quyết toán. Nếu nhân viên không hoàn ứng đúng hạn, doanh nghiệp có thể khấu trừ vào lương hoặc xử lý theo nội quy lao động.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên

Đơn đề nghị tạm ứng lương có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Mỗi đơn vị có thể sử dụng biểu mẫu riêng.

Nhân viên có thể tự đề nghị tạm ứng lương không?

Có thể đề nghị nếu doanh nghiệp có chính sách hoặc quy trình cho phép tạm ứng lương. Việc chấp thuận phụ thuộc vào quy định và thỏa thuận áp dụng tại doanh nghiệp.

Có cần ghi lý do tạm ứng lương không?

Tùy quy định nội bộ. Nếu doanh nghiệp yêu cầu, nên ghi lý do ngắn gọn, rõ ràng.

Có cần ghi mức lương không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Chỉ nên ghi nếu biểu mẫu hoặc quy trình của doanh nghiệp yêu cầu.

Có thể tạm ứng toàn bộ tiền lương không?

Phụ thuộc vào chính sách và thỏa thuận với doanh nghiệp. Người lao động nên ghi đúng số tiền thực tế đề nghị.

Có cần ghi kỳ lương không?

Nên ghi để xác định khoản tạm ứng được tính vào kỳ lương nào.

Khoản tạm ứng có thể khấu trừ vào lương kỳ sau không?

Có thể nếu phù hợp với thỏa thuận và quy định áp dụng. Nội dung xử lý nên được thể hiện rõ trong hồ sơ.

Có cần ghi số tiền bằng chữ không?

Nên ghi cả số và chữ để hạn chế sai sót.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình tạm ứng lương của doanh nghiệp.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy định nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin nhân viên, kỳ lương, số tiền đề nghị tạm ứng và phương thức xử lý khoản tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi gửi đơn, nên kiểm tra:

• Họ tên nhân viên;
• Mã nhân viên;
• Bộ phận;
• Chức vụ;
• Kỳ lương;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Lý do nếu cần;
• Thời điểm nhận tiền;
• Phương thức nhận tiền;
• Cách xử lý khoản tạm ứng;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Nếu bạn cần tạm ứng cho các mục đích công việc, hãy tham khảo thêm: đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện, đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi và đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị hội thảo.

Kết luận: Việc sử dụng đơn đề nghị tạm ứng lương đúng chuẩn giúp quá trình xét duyệt nhanh chóng và tránh tranh chấp. Để tải thêm nhiều biểu mẫu hữu ích, hãy truy cập Mẫu đơn.