Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận phụ trách chương trình đề nghị cơ quan, doanh nghiệp cấp trước kinh phí để thực hiện các khoản chi phục vụ việc tổ chức sự kiện.

Khoản tạm ứng có thể được sử dụng cho các hạng mục như thuê địa điểm, thiết bị, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, in ấn, trang trí, vận chuyển hoặc các chi phí khác theo kế hoạch đã được phê duyệt. Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách ghi thông tin sự kiện, dự toán chi phí, số tiền đề nghị tạm ứng và hồ sơ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện là gì?

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện là văn bản hành chính do cá nhân (thường là người được giao trách nhiệm tổ chức) lập để xin doanh nghiệp cấp một khoản tiền trước nhằm chi trả cho các công việc chuẩn bị. Về bản chất, đây là một dạng đơn đề nghị tạm ứng chi phí chuyên biệt, đóng vai trò ghi nhận giao dịch tài chính nội bộ. Mẫu đơn này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đồng thời là chứng từ để kế toán hạch toán và theo dõi công nợ nội bộ.

Văn bản này thường được áp dụng cho các sự kiện như: hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, hội thảo, khai trương, teambuilding hay các hoạt động truyền thông. Vì danh mục chi phí lớn (địa điểm, thiết bị, ẩm thực, in ấn) nên việc tạm ứng là cần thiết để đảm bảo tiến độ tổ chức.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện

Không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện”. Đây thường là văn bản nội bộ được lập theo quy trình quản lý tài chính, mua sắm và tổ chức sự kiện của từng đơn vị.

Khi lập mẫu đơn, cần nêu rõ tên sự kiện, thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức, nội dung chương trình, tổng dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP THÀNH ĐẠT
Số: 24/2026/ĐNTU-SK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi: Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Truyền thông và Giải pháp Thành Đạt

Họ và tên: Võ Thanh Tùng

Bộ phận: Phòng Marketing

Chức vụ: Trưởng nhóm Sự kiện

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí phục vụ việc tổ chức sự kiện với các nội dung sau:

1. Tên sự kiện:
Hội nghị khách hàng năm 2026.

2. Mục đích tổ chức:
Tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới và tăng cường hoạt động kết nối với đối tác.

3. Thời gian tổ chức:
Ngày …… tháng …… năm ……

4. Địa điểm tổ chức:
[Tên địa điểm tổ chức].

5. Số lượng khách mời dự kiến:
Khoảng …… người.

6. Đơn vị cung cấp dịch vụ:
[Tên đơn vị tổ chức sự kiện/nhà cung cấp].

7. Nội dung chi phí dự kiến:

• Thuê địa điểm;
• Trang trí sân khấu và khu vực tổ chức;
• Âm thanh, ánh sáng;
• Thiết bị trình chiếu;
• In ấn tài liệu;
• Nhân sự phục vụ sự kiện;
• Chi phí vận chuyển;
• Quà tặng khách mời;
• Các khoản chi khác theo kế hoạch.

8. Tổng chi phí dự kiến:
…………… đồng.

9. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

10. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã được phê duyệt và báo giá/dự toán chi phí của các đơn vị cung cấp dịch vụ.

11. Thời gian sử dụng khoản tạm ứng:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

12. Phương thức thanh toán:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

13. Hồ sơ, tài liệu kèm theo:

• Kế hoạch tổ chức sự kiện;
• Dự toán chi phí;
• Báo giá của nhà cung cấp;
• Hợp đồng dịch vụ nếu đã ký;
• Danh sách các hạng mục cần thanh toán;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung chương trình và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán sau khi sự kiện hoàn thành theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Võ Thanh Tùng

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo quy trình tổ chức sự kiện, quy chế tài chính và thẩm quyền phê duyệt của từng đơn vị.

Hướng dẫn chi tiết cách điền các trường thông tin trong đơn

1. Thông tin người đề nghị

• Kính gửi: Ban Giám đốc / Trưởng phòng phụ trách.
• Họ tên người đề nghị: Ghi rõ họ và tên người chịu trách nhiệm chính.
• Bộ phận: Phòng ban nơi người đó đang công tác (thường là phòng Hành chính, Marketing, Truyền thông).

2. Nội dung đề nghị tạm ứng

Phần quan trọng nhất cần nêu bật các ý chính: - Lý do: Mô tả ngắn gọn sự kiện (tên sự kiện, thời gian, địa điểm dự kiến). - Số tiền: Con số cụ thể. Viết cả bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: 50.000.000 đồng - Năm mươi triệu đồng chẵn. - Thời hạn hoàn ứng: Ngày cụ thể hoặc sau khi kết thúc sự kiện bao nhiêu ngày.

3. Xác nhận của các bên

Đơn phải có đầy đủ chữ ký: người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán trưởng và cuối cùng là Giám đốc/Tổng giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, đơn sẽ không được xem là hợp lệ.

Căn cứ pháp lý và quy định cần tuân thủ khi lập đơn

Khi lập đơn, bạn cần nắm rõ các quy định tài chính để đảm bảo quyết toán sau này. Các văn bản liên quan thường được nhắc tới là Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp lớn).

Mặc dù không có mẫu cố định theo thông tư nào, nhưng để chứng minh tính hợp pháp, khi nộp đơn bạn nên đính kèm thêm: - Bảng báo giá hoặc bảng dự toán chi phí cho từng hạng mục. - Hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp (nhà thầu tổ chức, công ty cho thuê âm thanh, ánh sáng).

Việc đính kèm các chứng từ này tạo cơ sở vững chắc cho việc kiểm soát chi phí và là căn cứ để kế toán hạch toán.

Tải mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện file Word

Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, bạn có thể tải các mẫu có sẵn và chỉnh sửa cho phù hợp với đơn vị. Các mẫu liên quan hữu ích có thể tham khảo: - Mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị hội thảo - Mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí công tác.

Những lưu ý quan trọng khi tạm ứng và quyết toán chi phí sự kiện

Thời hạn hoàn ứng: Theo quy định nội bộ, thường là trong vòng 07 ngày làm việc sau khi sự kiện kết thúc. Cần tuân thủ nghiêm túc vì nếu quá hạn, bạn có thể bị trừ vào lương hoặc chịu lãi phạt.

Hóa đơn hợp lệ: Chỉ những hóa đơn đỏ (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp mới đủ điều kiện để quyết toán. Hãy yêu cầu nhà cung cấp xuất đúng tên công ty, đúng địa chỉ.

Quản lý chi phí phát sinh: Sự kiện thường phát sinh nhiều khoản ngoài dự kiến như chi phí địa điểm (ngoài giờ), âm thanh, ánh sáng, in ấn, hoa trang trí. Bạn nên chụp ảnh các hóa đơn, hợp đồng để đối chiếu với ban tổ chức. Nếu chi phí phát sinh vượt quá 10% so với dự toán, cần làm đơn đề nghị bổ sung tạm ứng và trình ký duyệt bổ sung trước khi chi tiền.

Một lưu ý về kỷ luật nội bộ

Trong quá trình quyết toán, kế toán viên có thể yêu cầu hoàn thiện các thủ tục hành chính khác. Ví dụ như việc xác nhận nhân sự tham dự hoặc xác nhận liên quan đến hoạt động đào tạo có thể cần dùng tới mẫu đơn đề nghị cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy trình tài chính và tổ chức sự kiện.

Ai có thể lập đơn?

Người phụ trách sự kiện, trưởng bộ phận hoặc người được giao quản lý ngân sách chương trình có thể lập đơn.

Có cần ghi tên sự kiện không?

Có. Nên ghi tên chương trình, thời gian và địa điểm để xác định chính xác khoản chi.

Có cần lập dự toán chi phí không?

Nên lập, đặc biệt khi sự kiện có nhiều hạng mục và ngân sách lớn.

Có thể tạm ứng cho nhà cung cấp không?

Có nếu hợp đồng hoặc quy trình thanh toán cho phép.

Có thể tạm ứng nhiều lần không?

Có nếu được quy định hoặc phê duyệt. Cần theo dõi riêng từng lần tạm ứng.

Có cần báo giá của nhà cung cấp không?

Nếu đã có báo giá, nên kèm theo để làm căn cứ xác định chi phí.

Có cần quyết toán sau sự kiện không?

Thông thường có nếu khoản kinh phí đã được tạm ứng. Hồ sơ quyết toán cần thực hiện theo quy định nội bộ.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình tổ chức sự kiện của đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về sự kiện, thời gian, địa điểm, các hạng mục chi phí và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Tên sự kiện;
• Mục đích tổ chức;
• Thời gian;
• Địa điểm;
• Số lượng khách mời;
• Các hạng mục chi phí;
• Tổng dự toán;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Nhà cung cấp;
• Hợp đồng hoặc báo giá;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Việc lập đơn đề nghị tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện đúng mẫu, đầy đủ chữ ký và chứng từ kèm theo sẽ giúp quá trình xin kinh phí và quyết toán diễn ra thuận lợi, tránh những rắc rối không đáng có. Việc nắm vững các quy định pháp lý về chứng từ kế toán là yếu tố quyết định để bảo vệ lợi ích cá nhân và doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết và hữu ích. Để tải các mẫu đơn khác phục vụ công việc, bạn có thể truy cập ngay Mẫu Đơn tại https://maudon.com.vn để tham khảo và tải về các biểu mẫu chuẩn xác nhất.