Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận được giao tổ chức chương trình đề nghị cơ quan, doanh nghiệp cấp trước kinh phí để chuẩn bị và thực hiện hội nghị, hội thảo.

Các khoản chi có thể bao gồm thuê địa điểm, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tài liệu, in ấn, nước uống, ăn uống, nhân sự phục vụ, đi lại và các chi phí khác theo kế hoạch được phê duyệt. Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách ghi thông tin chương trình, dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo là gì?

Đây là văn bản được lập để đề nghị cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức cấp trước kinh phí phục vụ việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

Tùy quy mô chương trình, khoản tạm ứng có thể phục vụ:

• Thuê địa điểm;
• Thuê hội trường;
• Trang thiết bị trình chiếu;
• Âm thanh, ánh sáng;
• Trang trí;
• In ấn tài liệu;
• Nước uống;
• Tiệc giữa giờ;
• Chi phí nhân sự;
• Chi phí đi lại;
• Chi phí lưu trú;
• Chi phí vận chuyển;
• Các khoản chi khác được phê duyệt.

Đơn có thể được lập bởi người phụ trách chương trình hoặc bộ phận được giao quản lý ngân sách.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo

Không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo”. Đây thường là văn bản nội bộ được lập căn cứ vào quy chế tài chính, quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo và quy trình tạm ứng của từng đơn vị.

Khi lập mẫu đơn, cần nêu rõ tên chương trình, mục đích, thời gian, địa điểm, số lượng đại biểu, các khoản chi dự kiến, tổng kinh phí và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ NAM VIỆT
Số: 21/2026/ĐNTU-HNHT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Kính gửi: Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Nam Việt

Họ và tên: Nguyễn Hoàng Nam

Bộ phận: Phòng Đối ngoại

Chức vụ: Chuyên viên phụ trách chương trình

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng kinh phí phục vụ việc tổ chức hội nghị, hội thảo với các nội dung sau:

1. Tên chương trình:
Hội thảo kết nối doanh nghiệp và chuyển đổi số năm 2026.

2. Mục đích tổ chức:
Trao đổi về giải pháp chuyển đổi số, giới thiệu sản phẩm và kết nối với khách hàng, đối tác của Công ty.

3. Thời gian tổ chức:
Ngày …… tháng …… năm ……

4. Địa điểm tổ chức:
[Tên trung tâm hội nghị/khách sạn/địa điểm tổ chức].

5. Số lượng đại biểu dự kiến:
Khoảng …… người.

6. Nội dung chi phí dự kiến:

• Thuê phòng hội nghị;
• Trang thiết bị trình chiếu;
• Âm thanh, ánh sáng;
• Trang trí, thiết kế khu vực tổ chức;
• In ấn tài liệu;
• Nước uống và tiệc giữa giờ;
• Chi phí nhân sự phục vụ;
• Chi phí đi lại, vận chuyển nếu có;
• Chi phí khác phục vụ chương trình.

7. Tổng kinh phí dự kiến:
…………… đồng.

8. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

9. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo đã được phê duyệt và dự toán chi phí của chương trình.

10. Thời gian sử dụng khoản tạm ứng:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

11. Phương thức thanh toán:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

12. Hồ sơ, tài liệu kèm theo:

• Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo;
• Dự toán kinh phí;
• Báo giá của đơn vị cung cấp dịch vụ;
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ nếu có;
• Danh sách đại biểu dự kiến;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung chương trình và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoàng Nam

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo quy chế tài chính, kế hoạch tổ chức và quy trình tạm ứng của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn

Để đơn được phê duyệt nhanh chóng, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

Thông tin người đề nghị

• Họ và tên: Ghi rõ họ tên người đứng ra xin tạm ứng.
• Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại (trưởng phòng, nhân viên,...).
• Bộ phận: Phòng/ban công tác.

Lý do tạm ứng

• Tên hội nghị/hội thảo: Ghi rõ tên sự kiện.
• Thời gian, địa điểm: Dự kiến tổ chức.
• Nội dung chi: Liệt kê các khoản chi chính như: thuê hội trường, thiết bị, ăn uống, in ấn,...
• Tổng kinh phí dự trù: Số tiền cụ thể (bằng số và bằng chữ).

Số tiền và hình thức thanh toán

• Số tiền tạm ứng: Ghi rõ số tiền cần ứng.
• Hình thức nhận: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Thời hạn thanh toán/quyết toán: Cam kết hoàn ứng sau khi kết thúc sự kiện.

Chữ ký và xác nhận

• Người đề nghị ký, ghi rõ họ tên.
• Ý kiến của kế toán, thủ trưởng đơn vị (đồng ý hoặc không).

Quy định pháp lý về tạm ứng và quyết toán chi phí

Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tạm ứng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Chỉ được tạm ứng cho những khoản chi thực sự cần thiết và có dự toán được duyệt.
• Số tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung.
• Định kỳ (hàng tháng hoặc khi kết thúc sự kiện) phải quyết toán, thanh toán số chênh lệnh.
• Các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, biên bản...) phải hợp lệ.

Ngoài ra, đơn vị cần dựa trên quy chế tài chính nội bộ để quy định mức tạm ứng và quy trình phê duyệt phù hợp.

Tải xuống file Word mẫu đơn

Bạn có thể tải ngay mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo tại đây. Mẫu được trình bày khoa học, dễ dàng chỉnh sửa.

Nếu bạn cần mẫu cho các mục đích khác, có thể tham khảo thêm:

• Đơn đề nghị tạm ứng chi phí công tác – phù hợp cho các chuyến công tác.
• Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách – dành cho hoạt động đối ngoại.
• Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất – hỗ trợ quyết toán các chi phí liên quan.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy trình tài chính và tổ chức chương trình.

Ai có thể lập đơn?

Người phụ trách chương trình, trưởng bộ phận hoặc người được giao quản lý ngân sách có thể lập đơn.

Có cần ghi số lượng đại biểu không?

Nên ghi để làm cơ sở dự toán các khoản chi như hội trường, tài liệu, nước uống và các dịch vụ phục vụ.

Có cần lập dự toán không?

Nên lập, đặc biệt khi hội nghị, hội thảo có nhiều hạng mục và ngân sách lớn.

Có thể tạm ứng cho nhà cung cấp không?

Có nếu hợp đồng hoặc quy trình thanh toán của đơn vị cho phép.

Có thể tạm ứng nhiều lần không?

Có nếu được phê duyệt. Cần theo dõi từng lần tạm ứng và tổng số tiền đã ứng.

Có cần báo giá của nhà cung cấp không?

Nếu đã có báo giá, nên kèm theo để làm căn cứ xác định chi phí.

Có cần quyết toán sau hội nghị, hội thảo không?

Nếu đã nhận tiền tạm ứng, người nhận hoặc bộ phận phụ trách cần thực hiện quyết toán theo quy định của đơn vị.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo của đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng đại biểu, dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Tên hội nghị, hội thảo;
• Mục đích tổ chức;
• Thời gian;
• Địa điểm;
• Số lượng đại biểu;
• Các hạng mục chi phí;
• Tổng dự toán;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Báo giá hoặc hợp đồng;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Việc sử dụng mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí hội nghị, hội thảo chuẩn không chỉ giúp quy trình tài chính minh bạch mà còn tránh rủi ro sai sót. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Để tải thêm nhiều mẫu văn bản khác, bạn có thể truy cập Mẫu đơn – nguồn tài liệu phong phú, cập nhật liên tục.

Đừng quên theo dõi website để nhận thêm nhiều mẫu đơn hữu ích cho công việc của bạn!