Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận phụ trách đề nghị doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức cấp trước kinh phí để thanh toán tiền thuê kho, bãi phục vụ hoạt động lưu trữ, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu, máy móc hoặc tài sản.

Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa, đồng thời hướng dẫn cách ghi thông tin kho bãi, thời gian thuê, diện tích, đơn giá, tổng chi phí và số tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi là gì?

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi là văn bản do cá nhân hoặc bộ phận có nhu cầu lập ra để trình lên ban lãnh đạo hoặc phòng tài chính – kế toán, đề xuất được tạm ứng một số tiền nhất định để chi trả cho việc thuê kho, bãi. Văn bản này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics, lưu trữ và đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục.

Khác với đơn đề nghị tạm ứng chi phí công tác (dùng cho các chuyến đi công tác) hay đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách (phục vụ hoạt động đối ngoại, chiêu đãi), mẫu đơn này tập trung vào chi phí thuê kho, bãi – một phần thiết yếu trong chuỗi cung ứng. Mỗi loại đơn đều có đặc thù riêng, nhưng cấu trúc cơ bản tương tự nhau, đều nhằm mục đích xin duyệt tạm ứng kinh phí phục vụ nhu cầu cụ thể.

Các trường thông tin bắt buộc trong mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi

Một mẫu đơn hoàn chỉnh thường bao gồm các phần chính sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” (thường nằm phía trên cùng).
• Tiêu đề: “ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ THUÊ KHO BÃI” – ghi rõ ràng, in hoa.
• Kính gửi: Ban Giám đốc, Phòng Tài chính – Kế toán, hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
• Thông tin người đề nghị: Họ tên, chức vụ, bộ phận/phòng ban, mã số nhân viên (nếu có).
• Số tiền đề nghị tạm ứng: Bằng số và bằng chữ, ghi rõ đơn vị tiền tệ (VNĐ).
• Mục đích tạm ứng: Trình bày cụ thể lý do, kế hoạch sử dụng tiền (ví dụ: trả tiền thuê kho 3 tháng, phí bốc xếp, vệ sinh kho,...).
• Thời gian hoàn ứng: Cam kết thời gian hoàn trả hoặc làm thủ tục thanh toán sau khi hoàn thành.
• Các chứng từ kèm theo (nếu có): Hợp đồng thuê kho, bảng báo giá, dự toán chi phí,...
• Ngày tháng năm và chữ ký của người đề nghị và xác nhận của cấp trên (nếu có quy định).

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi

Không có một biểu mẫu thống nhất mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi” áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đây thường là văn bản nội bộ được lập theo quy trình thuê mặt bằng, quản lý tài chính và tạm ứng của từng đơn vị.

Khi lập mẫu đơn, cần ghi rõ mục đích thuê, địa điểm kho bãi, diện tích, thời gian thuê, đơn giá, tổng chi phí dự kiến và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI AN PHÚ
Số: 27/2026/ĐNTU-KB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ THUÊ KHO BÃI

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Phân phối An Phú

Họ và tên: Đỗ Thành Vinh

Bộ phận: Phòng Vận hành

Chức vụ: Trưởng bộ phận Kho vận

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí thuê kho bãi phục vụ hoạt động lưu trữ và phân phối hàng hóa của Công ty, cụ thể như sau:

1. Mục đích thuê kho bãi:
Bổ sung diện tích lưu trữ hàng hóa trong thời gian cao điểm kinh doanh và bảo đảm năng lực vận hành kho.

2. Địa điểm kho bãi dự kiến thuê:
[Tên kho/địa chỉ kho bãi].

3. Diện tích thuê:
…………… m².

4. Thời gian thuê:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

5. Đơn giá thuê:
…………… đồng/m²/tháng.

6. Chi phí thuê kho bãi dự kiến:
…………… đồng/tháng.

7. Tổng chi phí dự kiến trong thời gian thuê:
…………… đồng.

8. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

9. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo nhu cầu sử dụng kho của Công ty, kế hoạch vận hành và hợp đồng/thỏa thuận thuê kho bãi dự kiến ký kết với bên cho thuê.

10. Thời gian sử dụng khoản tạm ứng:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

11. Phương thức thanh toán:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

12. Hồ sơ, tài liệu kèm theo:

• Báo giá hoặc đề xuất thuê kho bãi;
• Hợp đồng thuê kho bãi nếu đã ký;
• Dự toán chi phí;
• Thông tin diện tích và địa điểm kho;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung thuê kho bãi và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Đỗ Thành Vinh

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo hợp đồng thuê kho, quy chế tài chính và quy trình tạm ứng của từng đơn vị.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi

Để đơn được phê duyệt nhanh chóng, bạn cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Xác định số tiền cần tạm ứng

Căn cứ vào hợp đồng thuê kho, bãi hoặc bảng báo giá của nhà cung cấp, bạn tính toán số tiền cụ thể cần tạm ứng. Nên dựa trên chi phí thực tế, tránh đề nghị quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu.

Bước 2: Ghi rõ mục đích sử dụng tiền

Phần này rất quan trọng vì nó giúp người phê duyệt hiểu rõ tại sao bạn cần ứng tiền. Ví dụ: “Thanh toán tiền thuê kho bãi tại địa chỉ số 12 đường ABC từ tháng 01 đến tháng 03, với tổng số tiền 15.000.000 VNĐ theo hợp đồng số 123/HĐKT”.

Bước 3: Dự kiến thời gian hoàn ứng

Cam kết thời gian hoàn ứng (ví dụ: sau 30 ngày kể từ ngày nhận tiền, hoặc ngay sau khi kết thúc hợp đồng thuê). Việc này giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quyết toán.

Bước 4: Đính kèm chứng từ liên quan

Nếu có hợp đồng thuê kho, bảng kê chi tiết, bạn nên đính kèm bản sao để minh bạch.

Bước 5: Trình ký và nộp đơn

Sau khi hoàn thành, bạn nộp đơn lên phòng kế toán hoặc ban giám đốc để xin duyệt. Thông thường, đơn sẽ được chuyển lần lượt qua các phòng ban có liên quan.

Nếu bạn đã quen thuộc với các mẫu đơn tạm ứng khác như đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách hay đơn đề nghị tạm ứng chi phí công tác, bạn sẽ thấy cách điền tương tự, chỉ khác ở phần mục đích và chứng từ kèm theo.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy trình thuê kho và tài chính nội bộ.

Ai có thể lập đơn?

Người phụ trách kho vận, logistics, vận hành hoặc người được giao quản lý việc thuê kho có thể lập đơn.

Có cần ghi địa chỉ kho không?

Có. Nên ghi rõ địa điểm hoặc thông tin nhận dạng kho bãi dự kiến thuê.

Có cần ghi diện tích không?

Nên ghi rõ, đặc biệt khi đơn giá thuê được tính theo mét vuông.

Có cần ghi thời hạn thuê không?

Có. Nên xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và kỳ thanh toán.

Có thể tạm ứng tiền đặt cọc không?

Có thể nếu khoản đặt cọc được phê duyệt và phù hợp với thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê.

Có cần kèm hợp đồng thuê kho không?

Nếu đã ký hợp đồng, nên kèm theo. Nếu chưa ký, có thể sử dụng báo giá hoặc dự thảo hợp đồng làm căn cứ.

Có thể tạm ứng theo tháng hoặc quý không?

Có, tùy thỏa thuận thanh toán và quy định tài chính của doanh nghiệp.

Có cần quyết toán khoản tạm ứng không?

Nếu đơn vị áp dụng quy trình tạm ứng, cần thực hiện thanh toán và quyết toán theo quy định.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình thuê kho bãi của doanh nghiệp.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về kho bãi, diện tích, thời gian thuê, đơn giá và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Mục đích thuê;
• Địa điểm kho bãi;
• Diện tích;
• Thời hạn thuê;
• Đơn giá;
• Kỳ thanh toán;
• Tiền đặt cọc nếu có;
• Tổng chi phí;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Hợp đồng hoặc báo giá;
• Dự toán;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê kho bãi là một văn bản không thể thiếu trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt với các đơn vị thường xuyên sử dụng kho bãi. Việc hoàn thiện hồ sơ rõ ràng, đúng mẫu giúp bạn dễ dàng được phê duyệt và hạn chế những rắc rối về thanh toán về sau. Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải các mẫu đơn chuẩn, được biên soạn chuyên nghiệp và phù hợp với thực tế. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.