Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng được lập khi cá nhân hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ mua hàng cần được cấp trước một khoản kinh phí để thanh toán cho nhà cung cấp. Văn bản giúp xác định rõ nhu cầu mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá dự kiến và số tiền cần tạm ứng.

Team biên soạn Mẫu Đơn chia sẻ dưới đây mẫu đơn tham khảo kèm hướng dẫn cách trình bày nội dung, dự toán và hồ sơ liên quan. Ngoài ra, bạn có thể tìm mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và các mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa cho phù hợp.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng là gì? Vai trò trong doanh nghiệp

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng là văn bản do nhân viên hoặc bộ phận thu mua lập, trình lãnh đạo phê duyệt trước khi nhận một khoản tiền từ quỹ công ty để thực hiện nhiệm vụ mua sắm hàng hóa, vật tư, nguyên liệu. Theo Khoản 1, Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp chi cho cá nhân, bộ phận để thực hiện nhiệm vụ và phải được hoàn ứng bằng chứng từ hợp lệ, đúng hạn.

Vai trò của mẫu đơn này không chỉ dừng lại ở thủ tục hành chính. Nó là cơ sở pháp lý để kế toán ghi nhận nghiệp vụ tạm ứng (Nợ TK 141 – Tạm ứng, Có TK 111/112), giúp kiểm soát dòng tiền nội bộ, ràng buộc trách nhiệm hoàn ứng của người nhận tiền, hạn chế tình trạng chi tiền không rõ mục đích hoặc nhân viên lợi dụng quỹ. Trong quản trị tài chính, việc tạm ứng hợp lý giúp doanh nghiệp mua hàng kịp thời, tránh áp lực thanh toán ngay trong khi chờ hóa đơn đầu vào.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng

Không có một mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng”. Đây thường là văn bản được doanh nghiệp sử dụng theo quy trình mua sắm, quy chế tài chính và quy trình tạm ứng nội bộ.

Khi lập mẫu đơn, cần nêu rõ mục đích mua hàng, danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá dự kiến, nhà cung cấp, tổng giá trị và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH ĐẠT
Số: 24/2026/ĐNTU-MH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ MUA HÀNG

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành Đạt

Họ và tên: Lê Gia Bảo

Bộ phận: Phòng Mua hàng

Chức vụ: Nhân viên phụ trách mua sắm

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng kinh phí phục vụ việc mua hàng theo nhu cầu hoạt động của Công ty, cụ thể như sau:

1. Mục đích mua hàng:
Mua bổ sung vật tư, hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh và bảo đảm nguồn hàng cho kế hoạch phân phối trong tháng.

2. Danh mục hàng hóa dự kiến mua:

3. Nhà cung cấp dự kiến:
[Tên nhà cung cấp].

4. Địa điểm mua/nhận hàng:
[Địa chỉ].

5. Thời gian dự kiến mua hàng:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

6. Tổng giá trị hàng hóa dự kiến:
…………… đồng.

7. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

8. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo nhu cầu mua hàng của Công ty, đề xuất mua sắm và báo giá của nhà cung cấp.

9. Phương thức thanh toán:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

10. Thời gian đề nghị tạm ứng:
Trước ngày …… tháng …… năm ……

11. Hồ sơ, tài liệu kèm theo:

• Đề xuất mua hàng;
• Báo giá của nhà cung cấp;
• Danh mục hàng hóa;
• Dự toán chi phí;
• Hợp đồng/đơn đặt hàng nếu có;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng danh mục mua hàng được phê duyệt và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Gia Bảo

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo quy trình mua sắm, quy chế tài chính và quy trình tạm ứng của từng đơn vị.

Hướng dẫn chi tiết cách điền từng mục trong đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng

Xác định người đề nghị và số tiền

Chỉ nhân viên chính thức có hợp đồng lao động hoặc văn bản phân công nhiệm vụ mua hàng mới được đứng tên đề nghị tạm ứng. Với cộng tác viên tự do, cần có hợp đồng dịch vụ và hạn mức tạm ứng cụ thể. Khi điền số tiền, bắt buộc ghi cả bằng số và bằng chữ; nếu sai lệch, theo nguyên tắc kế toán, giá trị bằng chữ được ưu tiên.

Lý do tạm ứng

Nêu rõ tên nhà cung cấp, kế hoạch mua, dự kiến ngày có hóa đơn. Thông tin này giúp kế toán đối chiếu sau này với phiếu chi và hóa đơn GTGT đầu vào. Nếu doanh nghiệp vận hành theo tiêu chuẩn ISO hoặc hệ thống ERP, nên bổ sung mã phiếu yêu cầu mua hàng (PR/PO) để tránh vượt dự toán.

Thời hạn hoàn ứng và chữ ký

Thời hạn hoàn ứng thường không quá 30 ngày kể từ ngày nhận tiền, do doanh nghiệp tự quy định và ghi rõ trong quy chế tài chính nội bộ. Đơn phải có đủ chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và thủ trưởng cấp có thẩm quyền. Thiếu chữ ký của kế toán trưởng, chứng từ bị coi là không hợp pháp theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần được tôn trọng: người phê duyệt không nên đồng thời là thủ quỹ.

Quy trình phê duyệt, xuất quỹ và hoàn ứng tạm ứng chi phí mua hàng

Quy trình chuẩn thường gồm 5 bước:

1. Nhân viên lập đơn đề nghị tạm ứng.
2. Trình trưởng bộ phận / giám đốc phê duyệt.
3. Kế toán trưởng kiểm tra hạn mức, dự toán.
4. Thủ quỹ lập phiếu chi và xuất tiền.
5. Nhân viên mua hàng thực hiện mua sắm, thu hóa đơn và nộp về bộ phận kế toán hoàn ứng.

Khi xuất quỹ, kế toán lập Phiếu chi (Mẫu 02-TT theo Thông tư 200) và ghi rõ nội dung tạm ứng, số chứng từ của đơn đề nghị để tiện đối soát. Kể cả chi bằng chuyển khoản, nội dung ủy nhiệm chi cũng phải ghi “tạm ứng mua hàng”. Sau khi hoàn ứng, nếu phát sinh khoản phải trả cho nhà cung cấp hoặc các khoản chi phí khác, doanh nghiệp cần lập các chứng từ thanh toán tương ứng. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ hoặc đơn đề nghị thanh toán tiền để sử dụng khi cần. Với các gói dịch vụ tư vấn, giám sát liên quan đến quá trình mua sắm, mẫu đơn đề nghị thanh toán chi phí tư vấn giám sát cũng là tài liệu hữu ích.

Một rủi ro cần đặc biệt lưu ý là tạm ứng kéo dài không hoàn ứng. Nếu số dư TK 141 tồn đọng trên 90 ngày, cơ quan thuế có thể xử lý như khoản phải thu khác, phát sinh thuế TNDN trên số tiền chưa thu hồi. Khi nhân viên nghỉ việc mà chưa hoàn ứng, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ lương theo đúng quy định của Bộ luật Lao động, vì vậy giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký đầy đủ chính là căn cứ pháp lý quan trọng để thu hồi công nợ. Để đảm bảo chặt chẽ và hạn chế sai sót, hãy luôn sử dụng đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng đúng chuẩn, đối chiếu thường xuyên và thanh quyết toán đúng hạn theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy trình mua sắm và quy chế tài chính.

Ai có thể lập đơn?

Người được giao nhiệm vụ mua hàng hoặc phụ trách bộ phận mua sắm có thể lập đơn theo quy định nội bộ.

Có cần ghi danh mục hàng hóa không?

Nên ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn vị tính và đơn giá dự kiến để xác định nhu cầu kinh phí.

Có cần báo giá không?

Nếu đã có báo giá, nên đính kèm để làm căn cứ xác định giá trị mua hàng.

Có thể tạm ứng tiền đặt cọc không?

Có thể nếu khoản đặt cọc được phê duyệt và phù hợp với điều kiện giao dịch với nhà cung cấp.

Có thể chuyển tiền tạm ứng trực tiếp cho nhà cung cấp không?

Có nếu phương thức này được doanh nghiệp phê duyệt và phù hợp với hợp đồng hoặc thỏa thuận mua hàng.

Có cần phiếu nhập kho không?

Nếu hàng hóa được nhập kho, nên hoàn thiện phiếu nhập kho hoặc chứng từ tương đương theo quy trình của đơn vị.

Có cần quyết toán khoản tạm ứng không?

Nếu đã nhận tiền tạm ứng, cần thực hiện thanh toán và quyết toán theo quy định của doanh nghiệp.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình mua hàng của từng đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Mục đích mua hàng;
• Danh mục hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Nhà cung cấp;
• Thời gian mua;
• Tổng giá trị;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Báo giá;
• Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Tìm hiểu thêm và tải các biểu mẫu hành chính, kế toán hữu ích tại Mẫu Đơn.