Đơn đề nghị thanh toán công nợ: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán công nợ được sử dụng khi cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức có khoản tiền đến hạn cần được thanh toán và muốn đề nghị bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện việc đối chiếu, hoàn tất công nợ theo thỏa thuận.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn giới thiệu mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa, đồng thời hướng dẫn cách trình bày số tiền công nợ, căn cứ phát sinh, thời hạn thanh toán và hồ sơ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị thanh toán công nợ là gì?

Đây là văn bản được sử dụng để đề nghị bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện việc trả khoản tiền còn thiếu theo hợp đồng, đơn hàng hoặc giao dịch đã phát sinh.

Công nợ có thể phát sinh từ:

• Mua bán hàng hóa;
• Cung cấp dịch vụ;
• Thi công công trình;
• Cho thuê tài sản;
• Hợp đồng đại lý;
• Hợp đồng phân phối;
• Hợp đồng gia công;
• Các giao dịch thương mại khác.

Văn bản thường được lập khi khoản tiền đã đến hạn hoặc cần được đối chiếu trước khi thanh toán.

Khi nào cần làm Đơn đề nghị thanh toán công nợ?

Một số trường hợp thường gặp:

• Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng;
• Đối tác còn nợ phí dịch vụ;
• Hợp đồng đã hoàn thành nhưng chưa được thanh toán;
• Đã nghiệm thu nhưng còn khoản tiền chưa trả;
• Công nợ đã đến hạn theo hợp đồng;
• Hai bên cần đối chiếu trước khi thanh toán;
• Có khoản công nợ tồn đọng cần đề nghị xử lý.

Nếu công nợ đã quá hạn, nên ghi rõ thời hạn thanh toán theo hợp đồng và số ngày chậm thanh toán nếu cần thiết.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán công nợ

Không có một mẫu thống nhất bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị thanh toán công nợ”. Tùy vào quan hệ giao dịch, doanh nghiệp có thể sử dụng đơn đề nghị, công văn đề nghị thanh toán hoặc văn bản đối chiếu và yêu cầu thanh toán công nợ.

Khi lập mẫu đơn, cần nêu rõ căn cứ phát sinh công nợ, số hợp đồng hoặc đơn hàng, giá trị đã thực hiện, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và thời hạn đề nghị hoàn tất.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH PHÚC
Số: 18/2026/ĐNTT-CN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ

Kính gửi: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng An Thành

Tên đơn vị đề nghị: Công ty TNHH Thương mại Minh Phúc

Địa chỉ: [Địa chỉ doanh nghiệp]

Mã số doanh nghiệp: [Mã số doanh nghiệp]

Người đại diện: Nguyễn Thành Đạt

Chức vụ: Giám đốc

Căn cứ Hợp đồng số ……/HĐKT ký ngày ……/……/…… giữa Công ty TNHH Thương mại Minh Phúc và Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng An Thành về việc [nội dung hợp đồng], chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty thực hiện thanh toán khoản công nợ còn tồn đọng, cụ thể như sau:

1. Căn cứ phát sinh công nợ

• Hợp đồng số: ……/HĐKT;
• Ngày ký: ……/……/……;
• Nội dung giao dịch: [Mua bán hàng hóa/Cung cấp dịch vụ/Thi công/...];
• Hóa đơn số: ………… ngày ……/……/……;
• Biên bản nghiệm thu/giao nhận: ………… ngày ……/……/…….

2. Tình hình công nợ

Số tiền đề nghị thanh toán: …………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

3. Thời hạn đề nghị thanh toán

Kính đề nghị Quý Công ty hoàn tất việc thanh toán số tiền công nợ nêu trên trước ngày …… tháng …… năm …….

Trường hợp có khó khăn hoặc vướng mắc trong quá trình thanh toán, kính đề nghị Quý Công ty thông báo bằng văn bản để hai bên cùng trao đổi và thống nhất phương án xử lý.

4. Thông tin nhận thanh toán

Tên tài khoản: Công ty TNHH Thương mại Minh Phúc

Số tài khoản: ………………………………

Ngân hàng: ………………………………

Chi nhánh: ………………………………

5. Hồ sơ gửi kèm

• Bản sao hợp đồng;
• Hóa đơn;
• Biên bản giao nhận/nghiệm thu;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Biên bản xác nhận công nợ nếu có;
• Các tài liệu liên quan khác.

Kính đề nghị Quý Công ty kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thanh toán khoản công nợ nêu trên theo đúng thỏa thuận giữa hai bên.

Chúng tôi trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý Công ty.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Thành Đạt

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần đối chiếu số tiền, thời hạn thanh toán và điều khoản công nợ với hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan.

Hướng dẫn cách viết đơn chuẩn

Thông tin bắt buộc

Đơn cần có: tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên; số hợp đồng; số tiền bằng số và chữ; thời hạn; phương thức thanh toán; chữ ký và dấu.

Ghi rõ số tiền, thời hạn

Số tiền ghi bằng cả số và chữ, thống nhất đơn vị VNĐ hoặc USD. Thời hạn cụ thể như "trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đơn". Phương thức thanh toán nêu rõ chuyển khoản hay tiền mặt.

Lưu ý về ngôn ngữ, hồ sơ

Ngôn ngữ phải lịch sự, trang trọng. Căn cứ pháp lý dẫn chiếu hợp đồng. Hồ sơ đính kèm gồm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn GTGT, bảng kê chi tiết.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thanh toán công nợ

Đơn đề nghị thanh toán công nợ có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu nội bộ hoặc văn bản phù hợp với giao dịch.

Ai có thể lập đơn?

Chủ doanh nghiệp, người đại diện, kế toán, bộ phận công nợ hoặc người được ủy quyền có thể lập.

Có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi để xác định chính xác giao dịch làm phát sinh công nợ.

Có cần bảng đối chiếu công nợ không?

Nên có, đặc biệt khi công nợ phát sinh từ nhiều hóa đơn hoặc nhiều lần giao dịch.

Có cần ghi thời hạn thanh toán?

Nên ghi rõ thời hạn theo hợp đồng hoặc thời hạn mà bên đề nghị mong muốn bên có nghĩa vụ hoàn tất thanh toán.

Có cần gửi hóa đơn kèm theo không?

Nếu bên thanh toán chưa có hồ sơ hoặc cần bổ sung chứng từ, nên gửi kèm hóa đơn và các tài liệu liên quan.

Có thể đề nghị thanh toán công nợ quá hạn không?

Có. Nên nêu rõ ngày đến hạn, số tiền quá hạn và thời hạn đề nghị thanh toán.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo, chỉnh sửa thông tin công nợ và trình ký.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ điện tử nếu phù hợp.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán công nợ file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, hóa đơn, bảng công nợ, thời hạn thanh toán và thông tin tài khoản.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuyển sang mẫu đơn PDF để gửi cho đối tác hoặc lưu trữ hồ sơ.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Tên và thông tin hai bên;
• Số hợp đồng;
• Số hóa đơn;
• Tổng giá trị giao dịch;
• Số tiền đã thanh toán;
• Số tiền còn nợ;
• Thời hạn thanh toán;
• Thông tin tài khoản;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền ký.

Để mở rộng thư viện biểu mẫu, bạn có thể tham khảo đơn đề nghị hỗ trợ chi phí mai táng, đơn đề nghị hưởng chế độ thai sản, đơn đề nghị hưởng chế độ thai sản cho chồng – các mẫu đơn phổ biến trong quản trị nhân sự.

Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải thêm nhiều mẫu đơn mới nhất, hỗ trợ công việc hiệu quả.