Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa: Mẫu tham khảo, cách viết và hồ sơ

Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa là văn bản được sử dụng trong hồ sơ xin phép đưa hàng hóa qua lãnh thổ Việt Nam để đến một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác. Nội dung đơn cần thể hiện rõ chủ hàng, hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá, cửa khẩu nhập, cửa khẩu xuất, tuyến đường, phương tiện vận chuyển và thời gian dự kiến quá cảnh.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Tổng quan về mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa

Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa là gì?

Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa là văn bản hành chính do thương nhân hoặc doanh nghiệp lập ra để gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhằm xin phép đưa hàng hóa nước ngoài đi qua lãnh thổ Việt Nam theo một tuyến đường nhất định, theo quy định của pháp luật về thương mại và quản lý ngoại thương. Giấy phép quá cảnh là điều kiện bắt buộc để cơ quan hải quan làm thủ tục thông quan cho hàng hóa quá cảnh.

Căn cứ pháp lý quy định mẫu đơn mới nhất

Việc ban hành mẫu đơn này dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành như Luật Thương mại, Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập, tái xuất, chuyển khẩu và quá cảnh hàng hóa. Theo đó, mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa được Bộ Công Thương quy định thống nhất trên toàn quốc để đảm bảo tính đồng bộ và dễ dàng trong quá trình kê khai, thẩm định. Ngoài ra, các thông tư hướng dẫn liên quan cũng được cập nhật định kỳ nhằm phù hợp với thực tiễn hội nhập kinh tế quốc tế.

Đối tượng và trường hợp phải sử dụng mẫu đơn này

Mẫu đơn này dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động quá cảnh hàng hóa qua lãnh thổ Việt Nam. Các trường hợp phải xin giấy phép bao gồm: hàng hóa quá cảnh bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường biển hoặc đường hàng không; hàng hóa thuộc danh mục cần kiểm soát đặc biệt hoặc có liên quan đến an ninh, quốc phòng; hoặc khi hàng hóa có xuất xứ từ nước đang có tranh chấp thương mại. Trong mọi tình huống, việc sử dụng đúng mẫu đơn và kê khai chính xác thông tin là yếu tố then chốt để hồ sơ được xử lý nhanh chóng.

Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa tham khảo

Theo quy định về quá cảnh hàng hóa, không phải mọi trường hợp đưa hàng qua lãnh thổ Việt Nam đều phải xin giấy phép. Điều 35 Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu hoặc cấm kinh doanh thuộc trường hợp phải được cấp Giấy phép quá cảnh; các hàng hóa khác về nguyên tắc thực hiện thủ tục quá cảnh tại cơ quan hải quan.

Đối với hàng hóa quá cảnh của Trung Hoa qua lãnh thổ Việt Nam thuộc diện phải cấp phép, mẫu hiện hành được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 43/VBHN-BCT năm 2026, thay thế Phụ lục I của Thông tư 11/2015/TT-BCT. Mẫu yêu cầu các thông tin về hàng hóa, mã HS, cửa khẩu, tuyến đường, phương tiện, người chuyên chở và địa chỉ nhận giấy phép.

CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MINH VIỆT
Số: 25/2026/ĐN-MV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP QUÁ CẢNH HÀNG HÓA

Kính gửi: Cơ quan cấp phép

I. CHỦ HÀNG

Tên chủ hàng: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt

Địa chỉ: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024 1234 5678

Fax: 024 1234 5679

E-mail: info@minhvietexport.vn

Căn cứ nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu qua lãnh thổ Việt Nam để đến nước nhập khẩu, Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt đề nghị Cơ quan cấp phép cấp Giấy phép quá cảnh hàng hóa theo các nội dung sau:

1. Hàng hóa quá cảnh

2. Cửa khẩu nhập hàng:

Cửa khẩu Hữu Nghị, tỉnh Lạng Sơn.

3. Cửa khẩu xuất hàng:

Cửa khẩu Lao Bảo, tỉnh Quảng Trị.

4. Tuyến đường vận chuyển:

Cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn - Hà Nội - Ninh Bình - Thanh Hóa - Vinh - Đông Hà - Cửa khẩu Lao Bảo.

5. Phương tiện vận chuyển:

Xe ô tô đầu kéo và sơ mi rơ moóc chuyên dụng vận chuyển hàng hóa.

6. Thời gian dự kiến quá cảnh:

Từ ngày …… tháng …… năm …… đến ngày …… tháng …… năm ……

II. NGƯỜI CHUYÊN CHỞ

Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Minh Việt.

Địa chỉ: Số 88 đường Trần Phú, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024 8765 4321.

Fax: 024 8765 4322.

E-mail: contact@minhviettransport.vn.

Là doanh nghiệp vận chuyển Việt Nam ký hợp đồng vận chuyển hàng quá cảnh với chủ hàng.

III. ĐỊA CHỈ NHẬN GIẤY PHÉP

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt.

Địa chỉ nhận: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người nhận: Nguyễn Văn An - Tổng Giám đốc.

Điện thoại: 024 1234 5678.

Kèm theo Đơn này là Hợp đồng vận chuyển hàng quá cảnh được ký giữa chủ hàng và doanh nghiệp vận chuyển Việt Nam.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA THƯƠNG NHÂN, CHỦ HÀNG

(Ký tên và đóng dấu)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá, tuyến đường và các dữ liệu trong mẫu trên chỉ nhằm minh họa. Khi sử dụng thực tế, phải thay bằng thông tin chính xác trong hợp đồng, chứng từ vận tải và hồ sơ của lô hàng.

Nội dung chi tiết mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa

Các mục thông tin bắt buộc khai trong đơn (tên chủ hàng, mặt hàng, mã HS, số lượng, trị giá)

Mẫu đơn yêu cầu người khai phải điền đầy đủ các thông tin sau: tên và địa chỉ của thương nhân đứng tên xin phép (chủ hàng), số giấy đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế; tên hàng hóa dự kiến quá cảnh, mã HS (mã số hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa), số lượng, trọng lượng, trị giá và nước xuất khẩu/nhập khẩu. Ngoài ra, cần ghi rõ tuyến đường dự kiến, cửa khẩu vào và cửa khẩu ra, mục đích quá cảnh và cam kết không tiêu thụ, không gia công, không chế biến hàng hóa tại Việt Nam. Thông tin về chủ hàng phải khớp với giấy tờ pháp lý để tránh bị từ chối hồ sơ.

Thông tin về phương tiện vận chuyển và tuyến đường quá cảnh

Phần này yêu cầu khai báo chi tiết về phương tiện vận chuyển hàng hóa (ô tô, tàu hỏa, tàu biển, máy bay), số hiệu phương tiện, quốc tịch, họ tên người điều khiển (nếu có) cùng thông tin liên hệ. Tuyến đường quá cảnh phải được xác định cụ thể, bắt đầu từ cửa khẩu nhập cảnh đến cửa khẩu xuất cảnh, bao gồm các tỉnh, thành phố đi qua. Nếu có nhiều phương thức vận tải kết hợp, cần mô tả rõ từng chặng và thời gian dự kiến. Việc khai đúng, đủ thông tin về phương tiện và tuyến đường giúp cơ quan chức năng theo dõi, giám sát hàng hóa quá cảnh một cách hiệu quả, hạn chế rủi ro thất thoát hoặc vi phạm pháp luật.

Hướng dẫn ghi chú và hoàn thiện đơn theo đúng quy định

Khi điền đơn, người khai cần sử dụng chữ in hoa hoặc đánh máy, không tẩy xóa, không viết tắt (trừ các từ viết tắt được quy định). Mọi thông số về số lượng, trị giá phải thống nhất giữa đơn và các chứng từ kèm theo như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói. Đối với hàng hóa nguy hiểm hoặc hàng hóa cần kiểm dịch, cần ghi chú thêm yêu cầu an toàn. Cuối đơn, người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có). Nếu hồ sơ nộp trực tuyến, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay.

Hồ sơ, điều kiện và quy trình nộp đơn xin cấp giấy phép quá cảnh

Thành phần hồ sơ kèm theo đơn đề nghị

Ngoài đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa, hồ sơ cần bổ sung: bản sao giấy đăng ký kinh doanh (có chứng thực); hợp đồng mua bán ngoại thương và các chứng từ liên quan đến lô hàng (hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn); bản kê chi tiết hàng hóa kèm mã HS; giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật; và các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của cơ quan cấp phép tùy theo tính chất hàng hóa. Trong quá trình làm thủ tục, nếu phát sinh nhu cầu hoàn thuế cho hàng xuất khẩu, bạn có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu để sử dụng khi cần.

Cơ quan tiếp nhận và thẩm quyền cấp phép (Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương)

Theo quy định, Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại trụ sở Cục hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công Thương. Trong một số trường hợp đặc thù, Bộ Công Thương có thể ủy quyền cho Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để xử lý hồ sơ đối với hàng hóa quá cảnh qua địa bàn đó. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh tình trạng hồ sơ bị chuyển vòng.

Trình tự, thời hạn giải quyết hồ sơ

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Xuất nhập khẩu sẽ thẩm định trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc (đối với hàng hóa thông thường) hoặc 15 ngày làm việc (đối với hàng hóa có yêu cầu đặc biệt). Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan cấp phép sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc. Sau khi cấp phép, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ghi trong giấy phép, đồng thời thông báo cho cơ quan hải quan cửa khẩu để làm thủ tục giám sát hàng hóa. Thời hạn của giấy phép quá cảnh thường là 30 ngày kể từ ngày ký, có thể gia hạn nếu có lý do chính đáng.

Tải mẫu đơn và những lưu ý quan trọng khi xin cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa

Tải file mẫu đơn mới nhất (Word/PDF)

Để tải mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa mới nhất, bạn có thể truy cập trang web Mẫu Đơn tại địa chỉ https://maudon.com.vn. Tại đây, mẫu đơn được soạn thảo sẵn theo đúng quy định của pháp luật, dễ dàng chỉnh sửa, in ấn. Bên cạnh đó, nếu bạn cần sử dụng các mẫu đơn hành chính liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu, hãy tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu để hoàn thiện bộ hồ sơ của mình. Mẫu Đơn còn cung cấp đa dạng các loại đơn khác, ví dụ như đơn đề nghị thanh toán chi phí thai sản – một giấy tờ hữu ích cho doanh nghiệp khi giải quyết chế độ cho người lao động.

Các lỗi thường gặp khi điền đơn dẫn đến hồ sơ bị trả lại

Một số lỗi phổ biến khi khai đơn: thiếu chữ ký hoặc đóng dấu; kê khai mã HS không chính xác; không ghi rõ tuyến đường quá cảnh hoặc cửa khẩu; sai sót về số lượng, trị giá so với chứng từ; dùng mẫu đơn cũ không còn hiệu lực; không nộp kèm đủ giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc khai hồ sơ không thống nhất giữa các bản sao cũng khiến cơ quan chức năng yêu cầu giải trình, làm chậm tiến độ cấp phép. Vì vậy, trước khi nộp, hãy rà soát kỹ toàn bộ thông tin và tham khảo các bài viết hướng dẫn trên trang Mẫu Đơn.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa

Hàng hóa quá cảnh qua Việt Nam có bắt buộc phải xin giấy phép không?

Không phải tất cả. Theo Điều 35 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, một số nhóm hàng hóa phải được cấp Giấy phép quá cảnh; hàng hóa không thuộc trường hợp phải cấp phép thực hiện thủ tục quá cảnh tại cơ quan hải quan.

Ai là người làm đơn đề nghị cấp Giấy phép quá cảnh?

Chủ hàng là chủ thể đứng tên đề nghị cấp phép. Trong mẫu hiện hành, người đại diện theo pháp luật của thương nhân, chủ hàng ký tên và đóng dấu.

Đơn đề nghị cấp Giấy phép quá cảnh cần những thông tin gì?

Các thông tin cốt lõi gồm chủ hàng, hàng hóa, mã HS, đơn vị tính, số lượng, trị giá, bao bì và ký mã hiệu, cửa khẩu nhập, cửa khẩu xuất, tuyến đường, phương tiện, thời gian quá cảnh, người chuyên chở và địa chỉ nhận giấy phép.

Có cần hợp đồng vận chuyển hàng quá cảnh không?

Đối với thủ tục áp dụng theo quy định về quá cảnh hàng hóa của Trung Hoa, có. Hồ sơ gồm Đơn đề nghị và bản sao Hợp đồng vận chuyển hàng quá cảnh theo quy định.

Thời gian giải quyết hồ sơ bao lâu?

Đối với thủ tục thuộc quy định hiện hành về quá cảnh hàng hóa của Trung Hoa, thời hạn giải quyết hồ sơ hợp lệ là 07 ngày làm việc; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì cơ quan cấp phép yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa trong vòng 03 ngày làm việc.

Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?

Tùy thủ tục và hệ thống tiếp nhận. Quy định hiện hành có cho phép các hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trong những trường hợp áp dụng.

Có thể dùng mẫu đơn của Trung Hoa cho hàng hóa quá cảnh từ Lào không?

Không nên. Hàng hóa quá cảnh của từng quốc gia có thể chịu sự điều chỉnh của điều ước quốc tế và văn bản hướng dẫn riêng. Cần sử dụng đúng biểu mẫu của thủ tục tương ứng.

Đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh có giống giấy phép quá cảnh không?

Không. Đơn đề nghị là văn bản do chủ hàng lập để yêu cầu cấp phép. Giấy phép quá cảnh hàng hóa là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp sau khi hồ sơ được xem xét và đáp ứng điều kiện.

Hàng hóa thông thường có cần làm Đơn đề nghị cấp giấy phép không?

Nếu hàng hóa không thuộc trường hợp phải xin giấy phép theo Điều 35 Nghị định 69/2018/NĐ-CP thì về nguyên tắc thủ tục quá cảnh được thực hiện tại cơ quan hải quan.

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF tải trên mạng để nộp không?

Có thể dùng để tham khảo, nhưng trước khi nộp cần kiểm tra mẫu có đúng loại hàng hóa, quốc gia, điều ước quốc tế và quy định đang áp dụng hay không. Đặc biệt, đối với các biểu mẫu đã được sửa đổi, cần ưu tiên bản mới nhất.

Việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp. Để cập nhật các mẫu đơn mới nhất và hướng dẫn chi tiết, truy cập ngay Mẫu Đơn.