Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu: Mẫu tham khảo, cách viết và hồ sơ

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu là một trong những giấy tờ được sử dụng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thủ tục xuất khẩu đối với hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép theo quy định chuyên ngành. Nội dung đơn cần thể hiện chính xác thông tin thương nhân, hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá, thị trường xuất khẩu và các thông tin liên quan đến lô hàng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu là gì?

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu là văn bản hành chính do tổ chức, cá nhân lập để đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép cho một lô hàng xuất khẩu thuộc danh mục hàng hóa xuất khẩu có điều kiện. Khác với hàng hóa thông thường, các mặt hàng như hóa chất nguy hiểm, tiền chất, hàng lưỡng dụng, vàng nguyên liệu, trang phục quân đội… bắt buộc phải có giấy phép trước khi làm thủ tục hải quan.

Khi nào cần sử dụng?

• Khi doanh nghiệp xuất khẩu các mặt hàng nằm trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu có điều kiện.
• Khi cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình giấy phép trong quá trình thông quan.
• Khi hợp đồng thương mại quốc tế có điều khoản yêu cầu cung cấp giấy phép xuất khẩu.

Mẫu đơn theo từng loại hàng hóa

Tùy thuộc vào chủng loại hàng hóa và cơ quan cấp phép, mẫu đơn sẽ khác nhau.

Mẫu đơn theo quy định của Bộ Công Thương

Đối với đa số hàng hóa thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Công Thương, mẫu đơn thống nhất được ban hành kèm theo Thông tư của Bộ. Mẫu đơn này gồm các thông tin cơ bản như: tên tổ chức, địa chỉ, mã số thuế; tên hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá; nước nhập khẩu; cửa khẩu xuất; thời gian dự kiến giao hàng.

Mẫu đơn cho hàng hóa lưỡng dụng, hóa chất, vàng, quân phục

• Hàng hóa lưỡng dụng: sử dụng mẫu đơn riêng theo quy định của Chính phủ về quản lý hàng hóa lưỡng dụng. Mẫu yêu cầu kê khai chi tiết đặc tính kỹ thuật, mục đích sử dụng, cam kết không sử dụng cho mục đích quân sự.
• Hóa chất nguy hiểm: mẫu đơn có thêm các chỉ tiêu như tên hóa chất, công thức hóa học, số CAS, khối lượng, mã HS.
• Vàng nguyên liệu: mẫu văn bản đề nghị do Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn, kèm theo hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp.
• Quân phục, trang phục lực lượng vũ trang: mẫu đơn theo quy định của Bộ Quốc phòng, thường có yêu cầu nghiệm thu, kiểm tra đặc biệt.

Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu tham khảo

Pháp luật Việt Nam không quy định một mẫu đơn chuẩn duy nhất mang tên “Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu” áp dụng cho tất cả hàng hóa. Theo Điều 7 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện được quản lý theo danh mục và quy định của từng bộ, cơ quan ngang bộ; cơ quan quản lý chuyên ngành có trách nhiệm ban hành hoặc trình ban hành quy định chi tiết về hồ sơ và cấp phép.

Vì vậy, biểu mẫu thực tế phụ thuộc vào loại hàng hóa và cơ quan quản lý chuyên ngành. Chẳng hạn, hàng hóa lưỡng dụng hiện áp dụng mẫu riêng theo Phụ lục III Nghị định 259/2025/NĐ-CP; thủ tục này được Bộ Công Thương công bố với tên “Đơn đề nghị cấp phép xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, trung chuyển, quá cảnh hàng hóa lưỡng dụng”.

Mẫu dưới đây là mẫu đơn tham khảo có thông tin minh họa, được xây dựng theo cấu trúc thường cần có khi đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu. Khi nộp hồ sơ thực tế, cần thay bằng biểu mẫu chính thức của thủ tục tương ứng.

CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MINH VIỆT
Số: 25/2026/ĐN-XK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP XUẤT KHẨU

Kính gửi: Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép xuất khẩu

1. Thông tin thương nhân

Tên thương nhân: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt

Tên giao dịch quốc tế: MINH VIET IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024 1234 5678

Email: info@minhvietexport.vn

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Nội dung đề nghị cấp giấy phép

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt kính đề nghị Cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp Giấy phép xuất khẩu đối với lô hàng có thông tin cụ thể như sau:

3. Thông tin hợp đồng xuất khẩu

Số hợp đồng: 15/MV-JP/2026

Ngày ký hợp đồng: …… tháng …… năm ……

Bên nhập khẩu: ABC Manufacturing Co., Ltd.

Địa chỉ: Tokyo, Nhật Bản.

Mục đích xuất khẩu: Thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài.

4. Cửa khẩu xuất khẩu

Cảng Hải Phòng, thành phố Hải Phòng.

5. Phương thức vận chuyển

Vận chuyển bằng đường biển.

6. Thời gian dự kiến xuất khẩu

Từ ngày …… tháng …… năm …… đến ngày …… tháng …… năm ……

7. Đề nghị cấp phép

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt kính đề nghị Cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Giấy phép xuất khẩu cho lô hàng nêu trên theo đúng quy định pháp luật.

Công ty cam kết:

• Các thông tin kê khai trong đơn và hồ sơ gửi kèm là chính xác, trung thực;
• Hàng hóa xuất khẩu đúng chủng loại, số lượng, mục đích và đối tượng đã kê khai;
• Thực hiện xuất khẩu đúng nội dung Giấy phép được cấp;
• Chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý ngoại thương, hải quan và pháp luật chuyên ngành có liên quan;
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, tài liệu cung cấp trong hồ sơ.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA THƯƠNG NHÂN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Tên doanh nghiệp, hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá, đối tác và các thông tin trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa. Không sử dụng nguyên mẫu này để nộp hồ sơ nếu thủ tục chuyên ngành có biểu mẫu riêng.

Hướng dẫn cách điền đơn đầy đủ các mục

Các mục chính cần lưu ý

• Thông tin bên đề nghị: ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
• Thông tin hàng hóa: mô tả chính xác tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, trị giá bằng đồng USD hoặc VND.
• Điều kiện giao hàng: ghi rõ phương thức giao (Incoterms), cảng đi, cảng đến, thời gian giao hàng.
• Cam kết của doanh nghiệp: cam kết chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nguồn hàng và không vi phạm quy định pháp luật.

Những sai lầm cần tránh

• Điền sai mã HS dẫn đến chậm trễ xử lý.
• Thiếu chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật.
• Không kê khai đầy đủ số CAS đối với hóa chất.

Hồ sơ kèm theo và quy trình nộp đơn

Hồ sơ tối thiểu bao gồm

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép (theo mẫu).
• Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc hóa đơn thương mại.
• Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa (hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu riêng của từng loại hàng hóa.

Quy trình nộp đơn

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và mẫu đơn.
2. Nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan cấp phép.
3. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ; nếu thiếu sẽ thông báo trong thời gian ngắn để bổ sung.
4. Thời gian giải quyết thông thường không quá vài ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

Nếu doanh nghiệp cần mẫu đơn cho trường hợp hoàn thuế khi xuất khẩu, có thể tham khảo đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu. Ngoài ra, để chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ cho hoạt động xuất khẩu, bạn cần sử dụng đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu hàng hóa đúng mẫu quy định. Trong quá trình xử lý hồ sơ, nếu người lao động gặp sự cố tai nạn lao động, đừng quên tham khảo đơn đề nghị hỗ trợ y tế do tai nạn lao động để bảo vệ quyền lợi.

Câu hỏi thường gặp

Tất cả hàng hóa xuất khẩu có cần giấy phép không?

Không. Chỉ hàng hóa thuộc diện phải quản lý bằng giấy phép hoặc theo quy định chuyên ngành mới phải thực hiện thủ tục cấp phép.

Ai được cấp giấy phép xuất khẩu?

Thương nhân đáp ứng điều kiện của thủ tục tương ứng có thể được cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp giấy phép. Điều kiện cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa.

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu gửi cho cơ quan nào?

Phụ thuộc vào mặt hàng và lĩnh vực quản lý. Không phải mọi trường hợp đều gửi Bộ Công Thương; một số thủ tục hiện được phân quyền thực hiện ở cấp tỉnh.

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu có cần ghi mã HS không?

Đối với nhiều thủ tục, mã HS là thông tin quan trọng để xác định và quản lý hàng hóa. Với mẫu hàng hóa lưỡng dụng, thông tin hàng hóa bao gồm các trường dữ liệu kỹ thuật và nhận diện hàng hóa theo mẫu chính thức.

Có cần hợp đồng xuất khẩu không?

Tùy thủ tục. Một số loại giấy phép yêu cầu hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch; một số thủ tục đặc thù còn yêu cầu thêm tài liệu về người sử dụng cuối cùng.

Hàng hóa lưỡng dụng có mẫu đơn riêng không?

Có. Nghị định 259/2025/NĐ-CP quy định mẫu đơn tại Phụ lục III cho thủ tục cấp phép xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, trung chuyển, quá cảnh hàng hóa lưỡng dụng.

Giấy phép xuất khẩu hàng hóa lưỡng dụng có thời hạn bao lâu?

Giấy phép theo thời hạn có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày ký; giấy phép theo lô hàng có hiệu lực 03 tháng kể từ ngày ký.

Có thể nộp hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu trực tuyến không?

Một số thủ tục cho phép nộp trực tuyến, nhưng phương thức tiếp nhận phụ thuộc từng thủ tục. Chẳng hạn, thủ tục hàng hóa lưỡng dụng hiện cho phép nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.

Có thể dùng một mẫu đơn cho nhiều loại hàng hóa không?

Không nên. Mỗi nhóm hàng có thể chịu quy định chuyên ngành và yêu cầu hồ sơ khác nhau.

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu có phải là giấy phép xuất khẩu không?

Không. Đơn đề nghị là văn bản do thương nhân lập để đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Giấy phép xuất khẩu là kết quả của thủ tục sau khi cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ và quyết định cấp.

Kết luận

Đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu là một phần quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa có điều kiện. Việc sử dụng đúng mẫu, điền chính xác và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, tránh rủi ro pháp lý. Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải về các biểu mẫu cần thiết cho hoạt động của bạn.