Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu: Mẫu tham khảo, cách viết và hồ sơ

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu là giấy tờ được sử dụng khi người nộp thuế đề nghị cơ quan hải quan hoàn lại số thuế xuất khẩu đã nộp nhưng thuộc trường hợp được hoàn theo quy định. Nội dung hồ sơ cần xác định rõ khoản thuế đề nghị hoàn, lý do hoàn, số tiền đã nộp, số tiền đề nghị hoàn và các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu là gì và dùng khi nào?

Mục đích của đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu (mẫu C1-01/TS) là văn bản người nộp thuế gửi cơ quan hải quan để yêu cầu hoàn trả số tiền thuế đã nộp cho hàng hóa xuất khẩu nhưng đáp ứng điều kiện hoàn theo quy định. Mục đích chính là giúp doanh nghiệp thu hồi dòng tiền, tránh nộp trùng hoặc nộp thừa.

Các trường hợp phải sử dụng mẫu đơn này

Bạn phải dùng đơn này khi: hàng hóa đã nộp thuế nhưng không thực tế xuất khẩu; xuất khẩu ít hơn so với khai báo; hàng phải tái nhập theo quyết định cơ quan thẩm quyền; nộp thừa do kê khai sai; hoặc hoàn thuế theo điều ước quốc tế. Nếu bạn đang làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, cần lưu ý thêm về đơn đề nghị cấp giấy phép xuất khẩu hàng hóa và đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu hàng hóa trong trường hợp mặt hàng thuộc diện quản lý.

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu khác gì với công văn đề nghị hoàn thuế

Đơn phải dùng mẫu cố định ban hành kèm Thông tư 06/2021/TT-BTC, có mã QR để tra cứu. Công văn là văn bản tự soạn, không thay thế được đơn chính thức. Tuy nhiên, một số cục hải quan địa phương chấp nhận công văn kèm giải trình, nhưng hồ sơ hợp lệ vẫn cần mẫu C1-01/TS.

Điều kiện được hoàn thuế xuất khẩu theo quy định hiện hành

Căn cứ pháp lý mới nhất (Nghị định 134/2016/NĐ-CP, Nghị định 18/2021/NĐ-CP)

Hiện nay, quy định hoàn thuế xuất khẩu được nêu tại Điều 34 Nghị định 134/2016/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP và hướng dẫn bởi Thông tư 06/2021/TT-BTC. Ngoài ra, còn có Thông tư 79/2022/TT-BTC sửa đổi bổ sung. Nếu bạn vướng mắc về thuế suất áp dụng, có thể tham khảo đơn đề nghị xem xét lại thuế suất xuất nhập khẩu.

Các trường hợp được hoàn thuế xuất khẩu

Được hoàn khi đáp ứng: có hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tờ khai hải quan hợp lệ. Thời hiệu nộp hồ sơ là 2 năm từ ngày đăng ký tờ khai. Đối với tờ khai một lần có số tiền dưới 100 triệu, không cần xác nhận thanh toán ngân hàng.

Các trường hợp không được hoàn thuế

Không được hoàn nếu: hàng hóa không thuộc diện chịu thuế; không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (trừ trường hợp bù trừ có xác nhận); đang bị cưỡng chế thuế; hàng hóa khai sai dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hải quan.

Mẫu đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu tham khảo

Đối với thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan hải quan, tên biểu mẫu hiện hành không đơn thuần là “Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu” mà là Công văn đề nghị hoàn thuế. Theo Thông tư 86/2026/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện khai hồ sơ đề nghị hoàn thuế qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan theo Mẫu số 6 tại Phụ lục II; trường hợp hệ thống gặp sự cố thì sử dụng bản giấy theo Mẫu số 14 tại Phụ lục I.

Mẫu dưới đây được trình bày theo hướng dễ tham khảo và có thông tin minh họa. Khi thực hiện thủ tục thực tế, cần sử dụng đúng mẫu điện tử hoặc mẫu giấy theo phương thức nộp hồ sơ.

CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MINH VIỆT
Số: 25/2026/CV-MV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HOÀN THUẾ

Kính gửi: Cơ quan Hải quan có thẩm quyền

Tên người nộp thuế: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt

Mã số thuế: 0977 523 155

Địa chỉ: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024 1234 5678

Email: info@minhvietexport.vn

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt đề nghị cơ quan hải quan xem xét hoàn số tiền thuế xuất khẩu đã nộp đối với hàng hóa xuất khẩu theo hồ sơ sau:

1. Thông tin tờ khai hải quan

Số tờ khai: 306812345678

Ngày đăng ký tờ khai: …… tháng …… năm ……

Loại hình xuất khẩu: Xuất khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán.

Cửa khẩu xuất: Cảng Hải Phòng.

2. Thông tin hàng hóa

3. Nội dung đề nghị hoàn thuế

Số tiền thuế xuất khẩu đã nộp: 125.000.000 đồng.

Số tiền thuế xuất khẩu đề nghị hoàn: 125.000.000 đồng.

Lý do đề nghị hoàn thuế: Hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập trở lại Việt Nam theo trường hợp được hoàn thuế xuất khẩu theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.

Số tờ khai tái nhập liên quan: ………………………………………

Ngày đăng ký tờ khai tái nhập: …… tháng …… năm ……

4. Hình thức xử lý số tiền được hoàn

Đề nghị cơ quan hải quan hoàn trả số tiền thuế đủ điều kiện hoàn theo quy định.

Trường hợp có khoản tiền thuế, khoản thu khác, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt còn phải nộp thuộc trường hợp được bù trừ, đề nghị cơ quan có thẩm quyền thực hiện xử lý theo quy định.

5. Hồ sơ, tài liệu gửi kèm

• Bản sao tờ khai hải quan xuất khẩu;
• Chứng từ nộp thuế;
• Hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc tái nhập hàng hóa;
• Hợp đồng xuất khẩu và chứng từ thương mại liên quan;
• Các tài liệu khác chứng minh thuộc trường hợp được hoàn thuế.

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Việt cam kết các thông tin kê khai trong hồ sơ là chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đề nghị hoàn thuế.

Kính đề nghị Cơ quan Hải quan xem xét, giải quyết theo quy định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Số tờ khai, mã HS, số tiền thuế, lý do hoàn và chứng từ trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa. Trường hợp hoàn thuế thực tế phải xác định đúng căn cứ hoàn thuế và thành phần hồ sơ tương ứng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu

Thông tin bắt buộc phải khai tại phần người nộp thuế

Bạn phải ghi chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại liên hệ. Lỗi sai mã số thuế hoặc sai tài khoản là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.

Cách ghi thông tin số tiền đề nghị hoàn thuế

Ghi rõ tổng số tiền hoàn, số đề nghị bù trừ, số đề nghị hoàn trả trực tiếp. Nếu có nhiều tờ khai, lập phụ lục riêng, mỗi dòng một tờ khai. Không gộp nhiều tờ khai vào một dòng để tránh sai lệch.

Lưu ý khi khai hình thức hoàn trả (bù trừ / hoàn trả trực tiếp)

Lựa chọn hình thức phù hợp: bù trừ với thuế phải nộp phát sinh sau hoặc hoàn trả vào tài khoản. Trước khi hoàn, hệ thống sẽ tự động kiểm tra nợ thuế. Nếu có nợ, cơ quan hải quan sẽ thực hiện bù trừ thứ tự theo quy định.

Những lỗi thường gặp khi lập đơn và cách tránh

Sai sót thường gặp: nhầm lẫn thuế GTGT với thuế xuất khẩu; ghi sai cơ quan tiếp nhận; thiếu chữ ký người đại diện; không đính kèm chứng từ thanh toán. Hãy soát kỹ trước khi nộp và dùng chữ ký số hợp lệ khi nộp điện tử.

Hồ sơ và thủ tục nộp đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu

Danh mục hồ sơ, chứng từ kèm theo đơn

Bao gồm: đơn C1-01/TS, tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu, hóa đơn thương mại, chứng từ thanh toán (SWIFT, L/C, xác nhận ngân hàng). Đối với hàng gia công, cần quyết toán nguyên liệu vật tư.

Nơi tiếp nhận hồ sơ và quy trình xử lý

Nộp tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hoặc Cục Hải quan tỉnh/thành phố trong trường hợp phân cấp. Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp điện tử qua Cổng thông tin hải quan với chữ ký số, tiếp nhận 24/7. Quy trình xử lý gồm: tiếp nhận; kiểm tra tính hợp lệ; tra cứu nợ thuế; ra quyết định hoàn hoặc từ chối.

Thời gian giải quyết và cách tra cứu tình trạng hồ sơ

Thời hạn giải quyết tối đa 15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu có dấu hiệu vi phạm, có thể kéo dài đến 60 ngày, nhưng không quá 90 ngày. Bạn có thể tra cứu tình trạng qua mã hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử hải quan hoặc liên hệ trực tiếp.

Tải mẫu đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu chuẩn tại đây

Mẫu C1-01/TS được ban hành kèm theo Thông tư 06/2021/TT-BTC và Thông tư 79/2022/TT-BTC. Bạn nên tải trực tiếp từ trang của Tổng cục Hải quan hoặc sử dụng bộ mẫu chuẩn tại website https://maudon.com.vn để đảm bảo phiên bản mới nhất.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu hiện nay là mẫu số mấy?

Đối với hồ sơ hoàn thuế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc thẩm quyền hải quan, người nộp thuế khai điện tử theo Mẫu số 6 tại Phụ lục II Thông tư 86/2026/TT-BTC. Nếu hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan gặp sự cố thì sử dụng bản giấy Mẫu số 14 tại Phụ lục I.

Có phải dùng Mẫu 01/HT để hoàn thuế xuất khẩu không?

Không. Mẫu 01/HT thuộc hệ thống biểu mẫu hoàn thuế của cơ quan thuế, thường được sử dụng trong các trường hợp hoàn thuế thuộc thẩm quyền cơ quan thuế như hoàn thuế GTGT. Hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu thuộc thẩm quyền hải quan hiện thực hiện theo hệ thống biểu mẫu tại Thông tư 86/2026/TT-BTC.

Hàng xuất khẩu phải tái nhập có được hoàn thuế xuất khẩu không?

Có thể được hoàn nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Điều 19 Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu quy định trường hợp đã nộp thuế xuất khẩu nhưng hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập thì được hoàn thuế xuất khẩu theo quy định.

Đã nộp thuế nhưng không xuất khẩu hàng hóa có được hoàn không?

Pháp luật quy định trường hợp người nộp thuế đã nộp thuế xuất khẩu nhưng không có hàng hóa xuất khẩu hoặc lượng hàng xuất khẩu thực tế thấp hơn lượng hàng đã nộp thuế thuộc nhóm trường hợp được xem xét hoàn theo điều kiện pháp luật.

Hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu nộp cho cơ quan nào?

Hồ sơ được tiếp nhận tại cơ quan hải quan nơi phát sinh số tiền thuế được hoàn hoặc cơ quan hải quan được giao chức năng xử lý hoàn thuế.

Có thể nộp hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu trực tuyến không?

Có. Phương thức thông thường là khai thông tin hồ sơ hoàn thuế trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Hồ sơ giấy theo Mẫu số 14 được sử dụng khi hệ thống gặp sự cố.

Bao lâu cơ quan hải quan phản hồi việc tiếp nhận hồ sơ?

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan hải quan phản hồi về việc tiếp nhận, phân loại hoặc không tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không thuộc diện hoàn thuế theo quy định.

Hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu có phải kiểm tra trước không?

Không phải mọi hồ sơ đều kiểm tra trước. Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế, trong đó có hồ sơ hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp, hồ sơ có rủi ro cao và một số trường hợp có lịch sử vi phạm hoặc đặc điểm giao dịch nhất định.

Hoàn thuế xuất khẩu có giống hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu không?

Không. Hoàn thuế xuất khẩu liên quan đến thuế xuất khẩu thuộc thẩm quyền cơ quan hải quan; hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu liên quan đến thuế GTGT đầu vào và thực hiện theo quy định về thuế GTGT, quản lý thuế của cơ quan thuế.

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word tải trên mạng để nộp không?

Có thể dùng để tham khảo nội dung, nhưng không nên mặc định có thể nộp trực tiếp. Đặc biệt, hệ thống biểu mẫu về quản lý thuế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đã được cập nhật tại Thông tư 86/2026/TT-BTC.

Kết luận

Đơn đề nghị hoàn thuế xuất khẩu là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp thu hồi tiền thuế hợp pháp. Việc hiểu rõ điều kiện, cách điền đơn và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình hoàn thuế nhanh chóng, tránh sai sót. Hãy luôn sử dụng mẫu mới nhất và kiểm tra kỹ trước khi nộp. Nếu cần, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn khác tại https://maudon.com.vn để hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu.