Đơn đề nghị báo giảm đóng BHTNLĐ là gì và khi nào cần sử dụng?

Đơn đề nghị báo giảm đóng BHTNLĐ (bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp) là mẫu văn bản doanh nghiệp dùng để thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội về việc giảm số lao động tham gia khi lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, tạm hoãn hợp đồng hoặc chuyển công tác. Việc báo giảm kịp thời giúp doanh nghiệp không phải đóng thừa và đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi chuyển nơi làm việc.

Đối tượng áp dụng và căn cứ pháp lý khi báo giảm đóng BHTNLĐ - BNN

Tất cả người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc theo Luật An toàn vệ sinh lao động, bao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động. Căn cứ pháp lý chính: Luật An toàn vệ sinh lao động 2015; Nghị định 58/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 88/2022/NĐ-CP); Thông tư 28/2021/TT-BLĐTBXH quy định chi tiết về hồ sơ, quy trình báo giảm; và Quyết định 595/QĐ-BHXH (thay thế một phần bởi Quyết định 222/QĐ-BHXH). Hiện nay, mức đóng BHTNLĐ-BNN có thể được giảm từ 0,5% xuống 0,3% quỹ tiền lương cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện an toàn vệ sinh lao động tốt.

Mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHTNLĐ tham khảo có thông tin

Dưới đây là mẫu tham khảo có thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

ĐƠN ĐỀ NGHỊ BÁO GIẢM ĐÓNG BẢO HIỂM TAI NẠN LAO ĐỘNG, BỆNH NGHỀ NGHIỆP

Kính gửi: Cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH ABC

Mã đơn vị BHXH: ............................................................

Địa chỉ: ................................................................................................

Người đại diện: NGUYỄN VĂN MINH

Chức vụ: Giám đốc

Công ty TNHH ABC đề nghị thực hiện báo giảm đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với người lao động sau:

Họ và tên: TRẦN VĂN NAM

Mã số BHXH: ............................................................

Chức danh: Nhân viên kinh doanh

Thời điểm đề nghị báo giảm: từ tháng 09/2026.

Lý do: Người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động với Công ty kể từ ngày 31/8/2026.

Nay Công ty kính đề nghị cơ quan Bảo hiểm xã hội kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và thực hiện báo giảm đóng BHTNLĐ-BNN đối với người lao động nêu trên theo quy định.

Công ty cam kết các thông tin kê khai là chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, giải quyết.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Minh

Lưu ý: Thông tin trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Đơn đề nghị báo giảm đóng BHTNLĐ

Mẫu đơn chính thức hiện nay là mẫu D02-LT ban hành kèm theo Thông tư 28/2021/TT-BLĐTBXH. Khi điền, cần ghi chính xác: mã số đơn vị (mã BHXH), tên đơn vị, số lao động giảm, họ tên, số sổ BHXH của từng lao động, lý do giảm (nghỉ việc, chấm dứt HĐLĐ, tạm hoãn, chuyển công tác, nghỉ hưu), ngày bắt đầu giảm và tháng báo giảm. Nếu lao động chấm dứt hợp đồng lao động, cần ghi rõ ngày chấm dứt; nếu tạm hoãn, ghi thời gian tạm hoãn cụ thể. Sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

Hồ sơ báo giảm đóng BHTNLĐ gồm những giấy tờ nào?

Hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị báo giảm (mẫu D02-LT), danh sách lao động giảm kê khai chi tiết, và các giấy tờ chứng minh lý do giảm như quyết định nghỉ việc, thông báo chấm dứt HĐLĐ, quyết định tạm hoãn HĐLĐ hoặc biên bản thanh lý HĐLĐ. Theo quy định tại Thông tư 28/2021/TT-BLĐTBXH, hồ sơ phải được nộp trong vòng 15 ngày kể từ ngày có sự thay đổi nhân sự. Nếu nộp trực tiếp, cần bản chính; nếu nộp qua mạng, cần bản scan có chữ ký số. Một số trường hợp đặc biệt như chuyển công tác nội bộ, nghỉ hưu cần có thêm quyết định điều động hoặc quyết định nghỉ hưu – các giấy tờ này phải được lưu trữ tại doanh nghiệp để xuất trình khi cơ quan BHXH kiểm tra.

Các bước nộp đơn đề nghị báo giảm đóng BHTNLĐ trực tuyến và trực tiếp

Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp đăng nhập Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc sử dụng phần mềm kê khai (iBHXH, HTKK), chọn mẫu D02-LT, điền thông tin, ký số, nộp hồ sơ và nhận mã hồ sơ. Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp đến bộ phận một cửa của cơ quan BHXH nơi đóng trụ sở chính, mang theo bản chính và bản sao các giấy tờ theo quy định; thời gian tiếp nhận từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày lễ, tết). Theo thống kê gần đây, hơn 90% doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch điện tử vì tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lưu ý về thời hạn báo giảm và xử lý khi báo giảm chậm

Thời hạn báo giảm là 15 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Nếu báo giảm chậm, doanh nghiệp vẫn phải đóng đầy đủ số tiền BHTNLĐ cho đến khi cơ quan BHXH nhận được hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ bị tính lãi suất chậm đóng 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 500.000 đến 1.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Số doanh nghiệp bị xử phạt do chậm báo giảm BHTNLĐ đã tăng khoảng 15% trong thời gian gần đây, chủ yếu do không nắm rõ quy định về thời hạn.

BHXH là gì?

BHXH là chính sách bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi gặp các sự kiện làm giảm hoặc mất thu nhập theo quy định.

Khi nào cần điều chỉnh đóng BHXH?

Khi thông tin, thời gian hoặc mức đóng BHXH đang được ghi nhận không phù hợp với hồ sơ thực tế.

Điều chỉnh đóng BHXH có phải truy đóng không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Nếu điều chỉnh làm phát sinh số tiền đóng thiếu cho thời gian trước đó thì có thể phải truy đóng phần chênh lệch.

Ai thực hiện thủ tục điều chỉnh?

Thông thường, người sử dụng lao động thực hiện hồ sơ với cơ quan BHXH quản lý đơn vị.

Người lao động có thể yêu cầu điều chỉnh không?

Có. Người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra nếu phát hiện dữ liệu đóng BHXH không chính xác.

Điều chỉnh mức đóng có phải đóng thêm tiền không?

Có thể. Nếu mức đóng trước đó thấp hơn mức phải đóng, doanh nghiệp có thể phải đóng bổ sung và thực hiện nghĩa vụ liên quan.

Điều chỉnh đóng BHXH có ảnh hưởng đến lương hưu không?

Có thể. Thời gian và mức đóng BHXH là những yếu tố quan trọng khi xác định quyền lợi hưu trí. Vì vậy, người lao động nên kiểm tra quá trình đóng trước khi làm hồ sơ hưởng lương hưu.

Có thể điều chỉnh sau khi người lao động nghỉ việc không?

Có thể nếu có căn cứ chứng minh nội dung cần điều chỉnh thuộc thời gian người lao động còn làm việc.

Có thể điều chỉnh cho nhiều người cùng lúc không?

Có thể. Doanh nghiệp nên lập danh sách chi tiết từng người, nội dung và thời điểm điều chỉnh.

Ngoài ra, doanh nghiệp thường sử dụng thêm các mẫu đơn liên quan như đơn đề nghị báo giảm đóng BHTN, đơn đề nghị báo giảm đóng BHYT và đơn đề nghị báo tăng đóng BNN để quản lý nhân sự hiệu quả.

Kết luận

Việc nắm vững quy trình báo giảm đóng BHTNLĐ giúp doanh nghiệp tránh nợ đọng, giảm chi phí phát sinh và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hãy sử dụng mẫu đơn mới nhất và nộp đúng hạn để quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động được bảo vệ. Truy cập https://maudon.com.vn để tải về các mẫu văn bản hành chính khác và cập nhật quy định mới nhất.