Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp và người lao động có thể phát sinh nhiều khoản chi phí cần được thanh toán như chi phí công tác, mua hàng hóa, dịch vụ, văn phòng phẩm hoặc các khoản chi phục vụ công việc. Khi đó, người có trách nhiệm thường lập giấy đề nghị hoặc đề xuất thanh toán để bộ phận có thẩm quyền kiểm tra và thực hiện thanh toán.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn sẽ cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu tham khảo đầy đủ. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

Đơn đề xuất thanh toán là gì?

Đơn đề xuất thanh toán thường được sử dụng để người lao động, cá nhân hoặc bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp đề nghị thanh toán một khoản tiền đã phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Trong thực tế, tên gọi phổ biến và phù hợp hơn về nghiệp vụ là Giấy đề nghị thanh toán. Đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quy định hiện hành, biểu mẫu Giấy đề nghị thanh toán được quy định trong hệ thống chứng từ kế toán. Thông tư 99/2025/TT-BTC đã thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và quy định mẫu Giấy đề nghị thanh toán tại Mẫu số 05-TT.

Khi nào cần làm đơn đề xuất thanh toán?

Đơn hoặc giấy đề xuất thanh toán thường được sử dụng khi:

Người lao động đã tự chi tiền để phục vụ công việc của doanh nghiệp.
Nhân viên đi công tác và phát sinh chi phí cần hoàn ứng.
Mua văn phòng phẩm, vật tư hoặc hàng hóa phục vụ hoạt động của đơn vị.
Thanh toán chi phí vận chuyển, lưu trú, đi lại.
Thanh toán chi phí tiếp khách, hội họp theo quy định nội bộ.
Thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp.
Thanh toán các khoản chi phí khác đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Giấy đề nghị thanh toán thường đi kèm hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu chứng minh khoản chi để kế toán có cơ sở kiểm tra và thực hiện thanh toán.

Nếu cần xin chi phí cho hoạt động cụ thể, bạn có thể xem mẫu đơn đề xuất hoặc áp dụng các mẫu chuyên môn như đơn đề xuất tuyển dụng nhân sự logistics và đơn đề xuất triển khai quảng cáo theo mùa vụ.

Mẫu đơn đề xuất thanh toán tham khảo

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH ANH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày 20 tháng 8 năm 2026

Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Minh Anh.

Tôi tên là: Nguyễn Văn Hoàng

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Chức vụ: Chuyên viên kinh doanh

Trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được Công ty giao, tôi đã sử dụng tiền cá nhân để thanh toán một số khoản chi phí phục vụ chuyến công tác tại thành phố Hải Phòng từ ngày 15/8/2026 đến ngày 17/8/2026.

Nay tôi làm Giấy đề nghị thanh toán này, kính đề nghị Công ty xem xét và thanh toán lại các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, cụ thể:

• Chi phí vé tàu Hà Nội - Hải Phòng và Hải Phòng - Hà Nội: 720.000 đồng.
• Chi phí lưu trú theo hóa đơn của cơ sở lưu trú: 1.200.000 đồng.
• Chi phí taxi phục vụ việc di chuyển trong thời gian công tác: 680.000 đồng.
• Chi phí tiếp khách theo nội dung công việc đã được phê duyệt: 1.000.000 đồng.

Tổng số tiền đề nghị thanh toán: 3.600.000 đồng.

Bằng chữ: Ba triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn.

Các khoản chi nêu trên được thực hiện để phục vụ công việc của Công ty và có hóa đơn, chứng từ kèm theo để đối chiếu.

Kèm theo: 06 chứng từ gốc.

Kính đề nghị Ban Giám đốc và bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét và thực hiện thanh toán cho tôi theo quy định của Công ty.

Tôi cam kết các khoản chi đề nghị thanh toán nêu trên là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện công việc được giao và các chứng từ gửi kèm là hợp lệ, trung thực.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Hoàng

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(Ký và ghi rõ họ tên)

Trần Thị Mai

NGƯỜI DUYỆT

(Ký và ghi rõ họ tên)

Lê Minh Anh

Hướng dẫn chi tiết nội dung và cách viết đơn đề xuất thanh toán

Các thông tin bắt buộc trên mẫu đơn đề xuất thanh toán

Một mẫu đơn đề xuất thanh toán chuẩn cần có tên công ty, phòng ban; số chứng từ, ngày lập; người đề xuất; nội dung chi; số tiền bằng số và chữ; tài khoản thụ hưởng; chữ ký của người lập và người phê duyệt.

Quy trình lập, phê duyệt và thanh toán

Người lập điền thông tin, trình trưởng bộ phận xác nhận, kế toán kiểm tra chứng từ, giám đốc duyệt chi, sau đó thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ.

Những lưu ý khi viết đơn để được duyệt nhanh

Cần dùng đúng mẫu phiếu đề xuất thanh toán, ghi nội dung cụ thể, đính kèm hóa đơn, hợp đồng, kiểm tra số tiền và tài khoản trước khi trình ký.

Tải mẫu đơn đề xuất thanh toán chuẩn theo từng thông tư (Word/PDF/Excel)

Mẫu đơn đề xuất thanh toán theo Thông tư 133

Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mẫu thường dạng bảng gồm số hiệu chứng từ, ngày lập, diễn giải, tài khoản, số tiền. Bạn có thể tải file Word, PDF hoặc Excel để chỉnh sửa.

Mẫu đơn đề xuất thanh toán theo Thông tư 107

Thông tư 107 dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp. Mẫu cần ghi mã dự toán, mã nhiệm vụ, mã khoản chi; việc lập đúng rất quan trọng để quyết toán.

Mẫu đơn đề xuất thanh toán theo các thông tư khác (Thông tư 200, 99, 79)

Doanh nghiệp lớn dùng Thông tư 200, hợp tác xã dùng 99, đơn vị vũ trang dùng 79. Tùy đối tượng, bạn chọn mẫu tương ứng để bảo đảm pháp lý.

Lợi ích khi sử dụng mẫu đơn đề xuất thanh toán có sẵn và phần mềm hỗ trợ

Tiết kiệm thời gian, đúng chuẩn pháp lý

Dùng mẫu có sẵn giúp không bỏ sót nội dung, đúng quy định và giảm sai sót trong phê duyệt, góp phần kiểm soát tài chính hiệu quả.

Gợi ý công cụ/ phần mềm lập đề xuất thanh toán hiệu quả

Excel, Google Sheets giúp tạo mẫu nhanh. Các phần mềm kế toán như MISA, Fast, SAP hỗ trợ duyệt online, phù hợp doanh nghiệp nhiều chi nhánh.

Kết luận: Đơn đề xuất thanh toán là một công cụ quản lý dòng tiền quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro. Hãy sử dụng mẫu chuẩn để hoạt động tài chính minh bạch, hiệu quả. Truy cập Mẫu Đơn để tải mẫu và xem thêm nhiều mẫu đơn đề xuất khác.