Đơn đề nghị thanh toán nhân công: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán nhân công là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công hoặc bên cung ứng nhân công lập để đề nghị chủ đầu tư hoặc bên thuê thanh toán chi phí nhân công đã thực hiện theo hợp đồng, thỏa thuận hoặc bảng khối lượng được xác nhận.

Đơn thường được sử dụng trong các công trình xây dựng, sửa chữa, lắp đặt hoặc các công việc cần thuê nhân công theo khối lượng, ngày công hoặc giai đoạn thực hiện. Nội dung cần làm rõ hợp đồng, công trình, thời gian làm việc, số lượng nhân công, số ngày công, đơn giá, giá trị nhân công đã nghiệm thu và số tiền đề nghị thanh toán.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày khối lượng nhân công, ngày công, đơn giá và giá trị đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Cách tính chi phí nhân công và hồ sơ thanh toán thực tế phải căn cứ vào hợp đồng, bảng khối lượng, bảng chấm công, biên bản nghiệm thu và thỏa thuận giữa các bên.

Đơn đề nghị thanh toán nhân công là gì?

Đây là văn bản dùng để yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện thanh toán chi phí nhân công đã phát sinh và đáp ứng điều kiện thanh toán.

Trong lĩnh vực xây dựng, có thể sử dụng đơn cho:

• Nhân công xây thô;
• Nhân công hoàn thiện;
• Nhân công lát gạch;
• Nhân công sơn;
• Nhân công lắp đặt;
• Nhân công điện, nước;
• Nhân công tháo dỡ;
• Nhân công sửa chữa;
• Các công việc khác theo hợp đồng.

Thông thường, hồ sơ được thực hiện theo trình tự:

Bố trí nhân công → thực hiện công việc → chấm công/xác nhận khối lượng → nghiệm thu → lập hồ sơ thanh toán → đề nghị thanh toán.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán nhân công tham khảo

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ CUNG ỨNG NHÂN CÔNG
Số: ……/ĐNTT-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NHÂN CÔNG

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị cung ứng nhân công: ………………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng/thỏa thuận

Tên hợp đồng/thỏa thuận: …………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên thuê/chủ đầu tư: ………………………………………………………

Công trình/hạng mục: ……………………………………………………

Địa điểm thực hiện: ………………………………………………………

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Giá trị hợp đồng/thỏa thuận: ……………………… đồng.

2. Nội dung nhân công đã thực hiện

Theo hợp đồng/thỏa thuận, nhà thầu/đơn vị cung ứng nhân công đã bố trí nhân lực thực hiện các công việc:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………

Công việc đã được thực hiện theo tiến độ, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi đã thống nhất.

3. Bảng tổng hợp nhân công

Tổng số ngày công: …………… công.

Tổng giá trị nhân công: ……………………… đồng.

4. Giá trị đề nghị thanh toán

Giá trị nhân công đã hoàn thành: ……………………… đồng.

Các khoản chi phí khác nếu có: ……………………… đồng.

Tổng giá trị trước thuế: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị nghiệm thu: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng được khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Số tiền đề nghị thanh toán lần này: ……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

5. Hồ sơ gửi kèm

1. Bảng chấm công/bảng xác nhận ngày công;
2. Bảng tổng hợp nhân công;
3. Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc nếu có;
4. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán;
5. Hợp đồng hoặc thỏa thuận cung ứng nhân công;
6. Hóa đơn/chứng từ theo quy định nếu thuộc trường hợp áp dụng;
7. Các tài liệu khác theo hợp đồng.

6. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ khối lượng công việc và số ngày công đã thực hiện, được xác nhận theo thỏa thuận, nhà thầu/đơn vị cung ứng nhân công kính đề nghị [Tên bên thanh toán] kiểm tra hồ sơ và thanh toán số tiền:

……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

Đề nghị thanh toán theo đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận.

7. Cam kết

Nhà thầu/đơn vị cung ứng nhân công cam kết:

1. Số ngày công và khối lượng công việc kê khai là chính xác;
2. Nhân công đã thực hiện đúng phạm vi công việc được giao;
3. Các số liệu trong hồ sơ thanh toán phù hợp với bảng chấm công và tài liệu xác nhận;
4. Không kê khai trùng các khoản đã được thanh toán;
5. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ đề nghị thanh toán;
6. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan theo hợp đồng và quy định pháp luật.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét, xác nhận và thực hiện thanh toán theo thỏa thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ CUNG ỨNG NHÂN CÔNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn đề nghị thanh toán nhân công

Để viết đơn đúng chuẩn, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin đơn vị

Ghi chính xác tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sai sót ở phần này có thể khiến chứng từ không đủ căn cứ khấu trừ thuế TNDN.

Bước 2: Điền số hiệu và ngày tháng lập

Số hiệu chứng từ được ghi theo dạng "05-TT/..." và ngày lập phải trùng hoặc trước ngày chi tiền. Nguyên tắc này tuân theo Luật Kế toán 2015, không được ghi ngày sau khi thanh toán.

Bước 3: Thông tin người đề nghị

Ghi rõ họ tên, chức danh, phòng ban của người lập – thường là trưởng bộ phận nhân sự hoặc kế toán tiền lương. Tránh ghi đại diện người lao động trừ khi thực hiện tiền lương khoán trực tiếp.

Bước 4: Nội dung đề nghị

Mô tả chi tiết như "Thanh toán tiền lương tháng ... cho ... nhân viên", kèm số danh sách lao động. Không nên ghi chung chung "thanh toán nhân công" vì dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Bước 5: Kê khai số tiền

Ghi rõ tổng lương trước thuế, các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN) và số thực nhận. Việc tách bạch này giúp việc đối chiếu với bảng lương trở nên dễ dàng.

Bước 6: Chữ ký và xác nhận

Đơn phải có đủ chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người phê duyệt (thường là tổng giám đốc). Thiếu bất kỳ chữ ký nào, chứng từ sẽ không hợp lệ theo Điều 17 Luật Kế toán 2015.

Ngoài ra, cần đính kèm bảng chấm công (mẫu 01a-LĐTL), bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02-LĐTL) và hợp đồng lao động. Nếu sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP – chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy khi đáp ứng điều kiện về chữ ký.

Các trường hợp cần sử dụng đơn đề nghị thanh toán nhân công

Đơn đề nghị thanh toán nhân công không chỉ dùng cho trả lương hàng tháng mà còn xuất hiện trong nhiều tình huống:

• Trả lương định kỳ: Đây là trường hợp cơ bản nhất. Theo Bộ luật Lao động 2019, kỳ hạn trả lương tối đa là 1 tháng, và thanh toán qua tài khoản nếu đủ điều kiện.
• Tạm ứng lương: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ tối đa 30% tiền lương hàng tháng theo Điều 101 BLLĐ 2019. Đơn giúp ghi nhận khoản tạm ứng, tránh tranh chấp.
• Lương làm thêm giờ: Tiền lương làm thêm tối thiểu 150% ngày bình thường, 200% ngày nghỉ hàng tuần, 300% ngày lễ/Tết. Cần phụ lục bảng kê giờ tăng ca.
• Trả thưởng: Thưởng năng suất hoặc cuối năm phải có quy chế được phê duyệt, nếu không có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý.
• Lao động thời vụ, khoán việc: Sử dụng kèm bảng kê chứng từ để khấu trừ thuế TNCN theo quy định.
• Chi trả cho nhà thầu phụ: Nhà thầu cần lập đơn để xuất hóa đơn GTGT, nếu không chi phí không được khấu trừ thuế.
• Hồ sơ vay vốn ngân hàng: Ngân hàng thường yêu cầu bảng kê chi phí nhân công kèm đơn có chữ ký của kế toán trưởng.
• Quyết toán thuế TNDN: Đơn không đầy đủ khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị loại chi phí nhân công.

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán cho các loại hình khác, bạn có thể tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển hoặc mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thi công để có cách trình bày phù hợp. Đối với các khoản hỗ trợ nhà ở cho nhân viên, mẫu đơn đề nghị hỗ trợ về nhà ở là tài liệu hữu ích.

Lưu ý pháp lý khi thanh toán nhân công trong doanh nghiệp

Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần ghi nhớ:

• Chi phí nhân công phải thực tế và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ mới được khấu trừ thuế TNDN.
• Khoản thưởng phải có quy chế do Hội đồng quản trị phê duyệt, nếu không sẽ bị loại khi thanh tra.
• Kiểm toán độc lập thường từ chối đưa ra ý kiến chấp nhận nếu thiếu giấy đề nghị thanh toán cho các khoản lương lớn.
• Việc thanh toán qua tài khoản được khuyến khích để minh bạch dòng tiền, hỗ trợ công tác quản lý thuế.
• Đối với hợp đồng dịch vụ trên 500.000 đồng/lần, cần khấu trừ thuế TNCN 10% theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán nhân công gửi cho ai?

Thông thường gửi chủ đầu tư, nhà thầu chính hoặc bên thuê nhân công, tùy theo chủ thể ký hợp đồng và nghĩa vụ thanh toán.

Có thể thanh toán nhân công theo ngày công không?

Có, nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận xác định đơn giá và phương thức thanh toán theo ngày công.

Có thể thanh toán nhân công theo m² không?

Có thể nếu các bên thỏa thuận thanh toán theo khối lượng công việc, chẳng hạn nhân công lát gạch, sơn tường hoặc xây tường tính theo m².

Có cần bảng chấm công không?

Nếu thanh toán theo ngày công thì nên có bảng chấm công hoặc tài liệu xác nhận ngày công.

Có cần biên bản nghiệm thu không?

Nếu điều kiện thanh toán yêu cầu nghiệm thu khối lượng thì cần có hồ sơ nghiệm thu tương ứng.

Có cần ghi tên từng công nhân không?

Không nhất thiết trong đơn đề nghị thanh toán. Tuy nhiên, bảng chấm công chi tiết có thể cần thể hiện từng người tùy yêu cầu hồ sơ.

Có cần ghi tiền lương từng công nhân không?

Thông thường không, nếu đơn chỉ nhằm thanh toán chi phí nhân công theo hợp đồng giữa các bên.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa theo hợp đồng và phương thức tính nhân công thực tế.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của bên thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán nhân công file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin công trình, hợp đồng, số ngày công, đơn giá và giá trị đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và đưa vào bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi hồ sơ, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Tên công trình;
• Thời gian thực hiện;
• Phạm vi công việc;
• Phương thức tính nhân công;
• Số ngày công hoặc khối lượng;
• Đơn giá;
• Tổng giá trị;
• Giá trị đã thanh toán;
• Tạm ứng và khấu trừ;
• Số tiền đề nghị thanh toán;
• Bảng chấm công;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Hóa đơn, chứng từ;
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán nhân công đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Nắm vững cách viết và thường xuyên cập nhật quy định mới sẽ giúp bạn tránh được những sai sót và rủi ro không đáng có. Hãy ghé thăm Mẫu Đơn để khám phá thêm nhiều biểu mẫu hữu ích cho công việc của bạn.