Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế là văn bản do cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế lập để đề nghị bên thuê dịch vụ, chủ đầu tư hoặc khách hàng thực hiện thanh toán chi phí theo hợp đồng thiết kế đã ký kết.

Nội dung thanh toán có thể liên quan đến thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu, thiết kế nội thất, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế quy hoạch hoặc các sản phẩm thiết kế khác tùy theo phạm vi công việc và thỏa thuận trong hợp đồng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày thông tin hợp đồng, phạm vi công việc thiết kế, sản phẩm đã bàn giao, giá trị hợp đồng và số tiền đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu đơn dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Hồ sơ thanh toán thực tế cần căn cứ vào hợp đồng thiết kế, phụ lục hợp đồng, tiến độ thực hiện, biên bản nghiệm thu/bàn giao sản phẩm và quy trình thanh toán của các bên.

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế là gì?

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế là văn bản do bên cung cấp dịch vụ thiết kế (hoặc bên nhận thầu) lập ra gửi tới chủ đầu tư hoặc bên mua dịch vụ nhằm đề nghị thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng sau khi hoàn thành khối lượng công việc tương ứng. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận xác nhận của hai bên về tiến độ, chất lượng sản phẩm thiết kế cũng như cơ sở pháp lý để bên bán nhận được tiền đúng hạn theo điều khoản hợp đồng.

Thông thường, hợp đồng thiết kế (kiến trúc, nội thất, cảnh quan, đồ họa, cơ điện…) được chia thành nhiều đợt thanh toán gắn với mốc hoàn thành. Đơn đề nghị thanh toán giúp quá trình này minh bạch, tránh tranh chấp, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị thực hiện.

Nội dung cần có trong đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế

Một đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin các bên

• Bên đề nghị (bên thực hiện thiết kế): tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, số điện thoại.
• Bên nhận đề nghị (chủ đầu tư / khách hàng): tên đơn vị hoặc cá nhân, địa chỉ, thông tin liên hệ.

Thông tin hợp đồng

• Số và ngày ký hợp đồng gốc.
• Tên gói thầu / dự án thiết kế cụ thể.
• Giá trị hợp đồng, hình thức thanh toán.
• Số đợt thanh toán, giai đoạn thực hiện.

Nội dung đề nghị

• Giai đoạn / hạng mục đã hoàn thành.
• Giá trị đề nghị thanh toán lần này (bằng số và chữ).
• Ngày hoàn thành bàn giao sản phẩm (kèm biên bản nghiệm thu nếu có).
• Số tiền còn lại sau đợt thanh toán này.

Xác nhận của bên đề nghị

• Chữ ký, họ tên, chức danh người đại diện.
• Dấu công ty (nếu có).
• Ngày, tháng lập đơn.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế

TÊN ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN THIẾT KẾ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG THIẾT KẾ

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên đơn vị/cá nhân cung cấp dịch vụ thiết kế: …………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên thuê dịch vụ/chủ đầu tư: ……………………………………………

Tên dự án/công trình: ……………………………………………………

Địa điểm thực hiện: ………………………………………………………

Thời gian thực hiện hợp đồng: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

2. Nội dung công việc thiết kế đã thực hiện

Theo Hợp đồng số …………… ngày ……/……/………, chúng tôi đã thực hiện các nội dung thiết kế gồm:

1. Khảo sát và tiếp nhận yêu cầu thiết kế;
2. Lập phương án thiết kế;
3. Thiết kế kiến trúc;
4. Thiết kế kết cấu;
5. Thiết kế hệ thống kỹ thuật;
6. Thiết kế nội thất;
7. Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật/bản vẽ thi công;
8. Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu;
9. Bàn giao hồ sơ thiết kế;
10. Các công việc khác theo hợp đồng: …………………………………

Tiến độ thực hiện: ……………%.

Sản phẩm đã hoàn thành/bàn giao: ……………………………………

3. Giá trị hợp đồng và khối lượng đã thực hiện

Tổng giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Giá trị công việc đã hoàn thành/nghiệm thu: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng cần khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Giá trị còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán đợt này: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

4. Hồ sơ/sản phẩm đã bàn giao

Các sản phẩm thiết kế đã được thực hiện và bàn giao theo phạm vi hợp đồng, gồm:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………

Ngày bàn giao: ……/……/………

Biên bản nghiệm thu/bàn giao số: ………………………………………

5. Căn cứ đề nghị thanh toán

Việc đề nghị thanh toán được căn cứ vào:

• Hợp đồng thiết kế số ………………………;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Phạm vi công việc thiết kế;
• Tiến độ thực hiện;
• Hồ sơ/sản phẩm thiết kế đã hoàn thành;
• Biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao;
• Bảng xác định giá trị công việc;
• Các thỏa thuận khác giữa các bên.

6. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ Hợp đồng số …………… ngày ……/……/……… và khối lượng công việc đã thực hiện, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị thanh toán giá trị hợp đồng thiết kế với số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

Đây là giá trị thanh toán cho phần công việc thiết kế đã thực hiện và đủ điều kiện thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết các thông tin về khối lượng công việc, sản phẩm thiết kế và giá trị đề nghị thanh toán là chính xác, phù hợp với hợp đồng và hồ sơ kèm theo.

Kính đề nghị Quý Đơn vị kiểm tra hồ sơ và thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ/CÁ NHÂN THIẾT KẾ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA BÊN THUÊ DỊCH VỤ/CHỦ ĐẦU TƯ

……………………………………………………………………………………

………………………………

Hướng dẫn cách viết đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế

Để văn bản đạt hiệu quả cao, bạn nên tuân thủ các bước sau:

1. Sử dụng mẫu chuẩn – Tham khảo mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế được biên soạn sẵn, điều chỉnh thông tin phù hợp.
2. Ghi rõ căn cứ pháp lý – Viện dẫn số hợp đồng, ngày ký và các điều khoản liên quan đến tiến độ thanh toán để tăng tính thuyết phục.
3. Mô tả khối lượng hoàn thành – Liệt kê các sản phẩm bàn giao (bản vẽ, thuyết minh, hình ảnh 3D…) kèm ngày hoàn thành. Nếu có biên bản nghiệm thu thì dẫn chiếu trực tiếp.
4. Số liệu chính xác – Tính toán giá trị đề nghị dựa trên phần trăm hoặc giá trị cố định trong hợp đồng. Viết rõ cả số và chữ để tránh sai sót.
5. Ngôn ngữ trang trọng, khách quan – Không dùng từ ngữ cảm tính, trình bày ngắn gọn, súc tích.
6. Kiểm tra pháp lý – Đảm bảo thông tin các bên khớp với hợp đồng gốc, đặc biệt là tên công ty, mã số thuế và số tài khoản thụ hưởng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình xin cấp phép thi công sau khi hoàn thành thiết kế, có thể cần đến các loại văn bản hành chính khác như đơn đề nghị cấp phép thăm dò khoáng sản hay đơn đề nghị cấp phép xây dựng trạm sạc xe điện. Việc nắm rõ quy trình giấy tờ sẽ giúp dự án không bị gián đoạn.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế có mẫu cố định không?

Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi hợp đồng. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng thiết kế và quy trình thanh toán của các bên.

Có thể thanh toán hợp đồng thiết kế theo từng giai đoạn không?

Có, nếu hợp đồng quy định các mốc thanh toán theo tiến độ hoặc sản phẩm thiết kế.

Có cần biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu là điều kiện thanh toán thì cần có biên bản hoặc tài liệu xác nhận tương ứng.

Có cần bàn giao hồ sơ thiết kế không?

Nếu bàn giao là nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc là điều kiện thanh toán thì cần thực hiện trước khi đề nghị thanh toán.

Có thể thanh toán theo tỷ lệ hoàn thành không?

Có nếu hợp đồng quy định thanh toán theo tỷ lệ hoặc giai đoạn hoàn thành.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, sản phẩm thiết kế và giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, phạm vi thiết kế, sản phẩm đã bàn giao và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Giá trị hợp đồng;
• Phạm vi công việc;
• Mốc thanh toán;
• Sản phẩm thiết kế đã hoàn thành;
• Hồ sơ đã bàn giao;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Giá trị đã thanh toán;
• Khoản tạm ứng;
• Các khoản khấu trừ;
• Hóa đơn;
• Số tiền đề nghị thanh toán.

Trong trường hợp quyết định thanh toán bị chậm trễ hoặc có sai sót, bạn có thể cần đến đơn đề nghị xem xét lại biện pháp ngăn chặn để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, tuy nhiên cần cân nhắc và tham khảo ý kiến luật sư.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ quản lý dòng tiền hiệu quả. Hãy luôn sử dụng mẫu đúng chuẩn, điền thông tin chính xác và gửi đúng hạn để đảm bảo quyền lợi của bên thiết kế.

Truy cập ngay https://maudon.com.vn để tải các mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế và nhiều biểu mẫu hữu ích khác, giúp công việc của bạn trôi chảy, chuyên nghiệp hơn.