Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công hoặc bên có quyền nhận thanh toán lập để đề nghị chủ đầu tư thanh toán giá trị các hạng mục hoàn thiện nội thất đã hoàn thành và được nghiệm thu theo hợp đồng.

Các công việc hoàn thiện nội thất có thể bao gồm lắp đặt đồ gỗ, cửa, tủ, vách ngăn, trần, sàn, thiết bị vệ sinh, thiết bị điện, đèn chiếu sáng và các hạng mục trang trí nội thất khác tùy theo phạm vi hợp đồng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày các hạng mục hoàn thiện nội thất, khối lượng đã thực hiện, giá trị nghiệm thu và số tiền đề nghị thanh toán. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Phạm vi công việc, khối lượng, đơn giá, điều kiện nghiệm thu và thanh toán phải căn cứ vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ thiết kế và tình hình thi công thực tế.

Tổng quan về đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất

Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất là gì?

Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công lập sau khi hoàn thành một phần hoặc toàn bộ công việc hoàn thiện nội thất, gửi chủ đầu tư để đề nghị thanh toán giá trị khối lượng đã thực hiện. Văn bản này giúp bên bán ghi nhận doanh thu, bên mua kiểm soát dòng tiền và làm cơ sở đối chiếu công nợ, quyết toán công trình.

Khi nào cần sử dụng đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất?

Không phải mọi giao dịch nội thất đều cần đơn. Tuy nhiên, đơn bắt buộc trong các trường hợp: thanh toán theo tiến độ thi công từng giai đoạn; nghiệm thu hoàn thiện các hạng mục như trần thạch cao, sơn bả, ốp lát, tủ bếp, điện nước; quyết toán hợp đồng trọn gói; hoặc thanh lý hợp đồng. Khi chủ đầu tư yêu cầu chứng từ thanh toán, đơn là giấy tờ đầu tiên cần chuẩn bị.

Vai trò của đơn trong quy trình nghiệm thu và quyết toán công trình

Đơn đóng vai trò là chứng từ khởi động quy trình thanh toán. Sau khi biên bản nghiệm thu được ký, nhà thầu lập đơn để kế toán hai bên hạch toán, xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế. Nếu thiếu đơn, bộ hồ sơ quyết toán không hợp lệ, dễ phát sinh tranh chấp công nợ kéo dài.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ THI CÔNG
Số: ……/ĐNTT-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HOÀN THIỆN NỘI THẤT

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị thi công: ……………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ………………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Chủ đầu tư: …………………………………………………………………

Công trình: …………………………………………………………………

Địa điểm xây dựng: ………………………………………………………

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

2. Nội dung công việc hoàn thiện nội thất đã thực hiện

Căn cứ hợp đồng và tiến độ thi công, nhà thầu đã hoàn thành các hạng mục hoàn thiện nội thất gồm:

• Lắp đặt cửa và khuôn cửa;
• Lắp đặt sàn và vật liệu hoàn thiện sàn;
• Thi công trần;
• Lắp đặt tủ, kệ và đồ gỗ nội thất;
• Lắp đặt vách ngăn;
• Lắp đặt thiết bị vệ sinh;
• Lắp đặt thiết bị điện và đèn chiếu sáng;
• Lắp đặt thiết bị nội thất;
• Thi công các hạng mục trang trí;
• Các hạng mục hoàn thiện khác theo hợp đồng.

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Tỷ lệ hoàn thành: ……………%.

3. Khối lượng hoàn thiện nội thất đã hoàn thành

Khối lượng nêu trên đã được thực hiện theo hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Giá trị đề nghị thanh toán

Giá trị hoàn thiện nội thất đã nghiệm thu: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị nghiệm thu: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng được khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Số tiền đề nghị thanh toán lần này: ……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

5. Hồ sơ gửi kèm

Hồ sơ đề nghị thanh toán gồm:

1. Biên bản nghiệm thu các hạng mục hoàn thiện nội thất;
2. Bảng xác nhận khối lượng hoàn thành;
3. Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán;
4. Hóa đơn theo quy định;
5. Hồ sơ chất lượng vật liệu, thiết bị nếu hợp đồng yêu cầu;
6. Biên bản bàn giao hạng mục nếu có;
7. Hình ảnh hiện trạng hoàn thành nếu có;
8. Các tài liệu khác theo hợp đồng.

6. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ khối lượng hoàn thiện nội thất đã hoàn thành, được nghiệm thu và đáp ứng điều kiện thanh toán theo hợp đồng, nhà thầu kính đề nghị [Tên chủ đầu tư] kiểm tra hồ sơ và thanh toán số tiền:

……………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

Đề nghị Quý Chủ đầu tư thực hiện thanh toán theo đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.

7. Cam kết

Nhà thầu cam kết:

1. Khối lượng đề nghị thanh toán là khối lượng thực tế đã hoàn thành;
2. Các hạng mục được thi công, lắp đặt theo hồ sơ thiết kế và yêu cầu kỹ thuật;
3. Vật liệu, thiết bị và sản phẩm nội thất được sử dụng phù hợp với thỏa thuận;
4. Số liệu trong hồ sơ đề nghị thanh toán là chính xác;
5. Các tài liệu gửi kèm là trung thực và phù hợp với hồ sơ công trình;
6. Khắc phục các tồn tại, khiếm khuyết được ghi nhận trong quá trình nghiệm thu nếu có;
7. Chịu trách nhiệm về chất lượng, khối lượng và giá trị công việc đã thực hiện.

Kính đề nghị Quý Chủ đầu tư xem xét, xác nhận và thực hiện thanh toán theo hợp đồng.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ THI CÔNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị thanh toán chuẩn pháp lý

Các căn cứ pháp lý và mẫu số chuẩn hiện hành (Mẫu 05-TT, Thông tư 107, 133, 200)

Khi lập đơn, doanh nghiệp thường dựa theo Mẫu 05-TT ban hành kèm các Thông tư 107, 133, 200 của Bộ Tài chính. Tùy theo chế độ kế toán đang áp dụng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mẫu cho phù hợp. Ngoài ra, đơn cần căn cứ vào hợp đồng thi công nội thất, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu và bảng khối lượng hoàn thành. Việc trích dẫn đúng số hợp đồng, điều khoản thanh toán giúp đơn có giá trị pháp lý cao hơn.

Cấu trúc và nội dung bắt buộc của đơn đề nghị thanh toán

Một đơn chuẩn gồm: - Phần đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn, kính gửi chủ đầu tư. - Phần nội dung: thông tin bên đề nghị, số hợp đồng, hạng mục hoàn thiện, giá trị đã thực hiện, giá trị đề nghị thanh toán, số tiền tạm ứng đã nhận, số còn lại, tài khoản thụ hưởng. - Phần cuối: cam kết chịu trách nhiệm, người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu.

Cách ghi số tiền, nội dung thanh toán, thông tin tài khoản thụ hưởng

Số tiền phải ghi bằng số và bằng chữ khớp tuyệt đối. Nội dung thanh toán cần rõ: đợt thanh toán, hạng mục hoàn thiện, giá trị đã gồm VAT hay chưa gồm VAT. Thông tin tài khoản thụ hưởng ghi đúng tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng và chi nhánh. Một ký tự sai cũng khiến đơn bị trả lại, làm chậm tiến độ nhận tiền.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất kèm bộ hồ sơ thanh toán

Mẫu đơn theo hợp đồng trọn gói hoàn thiện nội thất

Với hợp đồng trọn gói, nhà thầu lập đơn một lần sau khi hoàn thành toàn bộ công việc và được nghiệm thu. Đơn cần nêu rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền tạm ứng, số tiền đề nghị thanh toán lần cuối. Trường hợp thanh toán toàn bộ hợp đồng thi công, đơn vị có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thi công để sử dụng cho phù hợp.

Mẫu đơn theo tiến độ thi công / từng giai đoạn hoàn thành

Hợp đồng trả theo nhiều đợt đòi hỏi đơn tương ứng từng giai đoạn: nghiệm thu phần thô, hoàn thiện bề mặt, lắp đặt nội thất. Mỗi đơn phải ghi rõ đợt thanh toán và giá trị lũy kế. Nếu khối lượng thực tế chậm hơn tiến độ, cần có xác nhận của chủ đầu tư trước khi lập đơn. Các hạng mục vận chuyển nội thất cũng thường được tách riêng; khi đó, bạn có thể dùng mẫu đơn đề nghị thanh toán công tác vận chuyển.

Bộ hồ sơ cần đính kèm: biên bản nghiệm thu, bảng khối lượng, hóa đơn VAT

Đơn đề nghị thanh toán hiếm khi đứng độc lập. Hồ sơ cần có: biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục, bảng khối lượng nghiệm thu, hóa đơn GTGT, hợp đồng, phụ lục và bảng đối chiếu công nợ. Chủ đầu tư sẽ từ chối đơn nếu thiếu một trong các chứng từ trên, đặc biệt là biên bản nghiệm thu và hóa đơn VAT.

Những lưu ý quan trọng để đơn được duyệt thanh toán nhanh

Các sai lầm thường gặp khiến đơn bị trả lại hoặc chậm duyệt

Nhiều đơn bị trả lại vì: ghi sai tên công ty, số hợp đồng; thiếu chữ ký hoặc con dấu; số tiền trên đơn không khớp hóa đơn; nghiệm thu trước khi hoàn thành thực tế; không đối chiếu số tạm ứng. Ngoài ra, nếu đơn thiếu biên bản nghiệm thu, kế toán không đủ căn cứ ghi nhận doanh thu. Tránh các lỗi này giúp đơn được xử lý trong vòng một lần kiểm tra.

Thời hạn thanh toán theo quy định và cách theo dõi, đôn đốc chủ đầu tư

Nếu hợp đồng không quy định, bên mua phải thanh toán trong thời gian hợp lý sau khi nhận được đơn hợp lệ và bàn giao. Thông thường, doanh nghiệp xử lý từ 7 đến 15 ngày làm việc. Nhà thầu nên gửi đơn qua cả email lẫn văn bản giấy, đồng thời theo dõi sổ công nợ. Sau 5 ngày chưa có phản hồi, nên gọi điện nhắc nhở khéo léo. Nếu cần xin hỗ trợ về nhà ở hoặc các chính sách liên quan, bạn có thể tải mẫu đơn đề nghị hỗ trợ về nhà ở tại Mẫu Đơn.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất gửi cho ai?

Thông thường gửi chủ đầu tư hoặc bộ phận tiếp nhận hồ sơ thanh toán được quy định trong hợp đồng.

Có thể gộp nhiều hạng mục nội thất vào một đơn không?

Có. Tuy nhiên nên tách riêng từng nhóm như đồ gỗ, cửa, sàn, trần, thiết bị, trang trí để thuận tiện đối chiếu.

Có cần ghi chi tiết từng sản phẩm nội thất không?

Nếu hợp đồng thanh toán theo từng sản phẩm hoặc chủng loại thì nên ghi chi tiết. Nếu thanh toán theo nhóm hạng mục thì có thể tổng hợp theo nhóm.

Có cần ghi khối lượng không?

Có nếu giá trị thanh toán được xác định theo khối lượng. Đơn vị tính phải thống nhất với hợp đồng.

Có cần biên bản nghiệm thu không?

Nếu hợp đồng yêu cầu nghiệm thu trước thanh toán thì cần có biên bản nghiệm thu tương ứng.

Có cần hóa đơn không?

Thực hiện theo quy định về hóa đơn, thuế và điều khoản thanh toán của hợp đồng.

Đơn đề nghị thanh toán có thay thế hồ sơ nghiệm thu không?

Không. Đây là văn bản đề nghị thanh toán và phải đi kèm các tài liệu chứng minh điều kiện thanh toán theo hợp đồng.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa theo thông tin công trình và hợp đồng.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và hoàn thiện hồ sơ nếu phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin nhà thầu, hợp đồng, công trình, các hạng mục nội thất và giá trị đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và đưa vào bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi hồ sơ, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Tên công trình;
• Phạm vi hoàn thiện nội thất;
• Chủng loại vật liệu;
• Khối lượng nghiệm thu;
• Đơn giá;
• Giá trị từng hạng mục;
• Thuế;
• Tiền tạm ứng;
• Các khoản khấu trừ;
• Số tiền đề nghị thanh toán;
• Biên bản nghiệm thu;
• Bảng xác nhận khối lượng;
• Hồ sơ chất lượng;
• Hóa đơn;
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán hoàn thiện nội thất không chỉ là thủ tục giấy tờ mà còn là công cụ bảo vệ dòng tiền và quyền lợi của nhà thầu. Hãy chuẩn bị đơn đúng cấu trúc, đính kèm đầy đủ hồ sơ nghiệm thu và theo dõi sát thời hạn thanh toán. Nếu cần thêm mẫu đơn cho các hạng mục khác, truy cập ngay https://maudon.com.vn để tải các biểu mẫu mới nhất và tham khảo hướng dẫn chuyên sâu.