Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối là văn bản do nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ, bên bán hàng hoặc bên thực hiện hợp đồng lập để đề nghị bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện thanh toán phần giá trị còn lại của hợp đồng sau khi công việc, hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành theo thỏa thuận.

Đợt thanh toán cuối thường được thực hiện sau khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm, hàng hóa hoặc công việc. Tùy nội dung hợp đồng, khoản thanh toán cuối có thể liên quan đến giá trị còn lại, khoản giữ lại, quyết toán hợp đồng hoặc các chi phí được xác nhận phát sinh.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày thông tin hợp đồng, tình trạng hoàn thành, giá trị đã thanh toán, các khoản khấu trừ và số tiền đề nghị thanh toán đợt cuối. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu đơn dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Điều kiện thanh toán đợt cuối cần căn cứ vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và thỏa thuận giữa các bên.

Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối là gì và vai trò trong quy trình thanh toán

Khái niệm đơn đề nghị thanh toán đợt cuối

Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối là văn bản do bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc nhà thầu lập để đề nghị chủ đầu tư, khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán số tiền còn lại sau khi hoàn thành toàn bộ công việc theo hợp đồng. Đây là bước quan trọng khép lại chuỗi thanh toán, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ, đối soát công năng và hoàn tất nghĩa vụ tài chính giữa các bên.

Sự khác biệt giữa đợt cuối và các đợt thanh toán trước đó

Các đợt thanh toán trước thường dựa trên tiến độ hoặc khối lượng thực hiện một phần. Trong khi đó, đơn đề nghị thanh toán đợt cuối thường đi kèm biên bản nghiệm thu hoàn thành, biên bản thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán 100% giá trị còn lại, bao gồm cả bảo hành nếu có. Do đó, đơn này có giá trị pháp lý cao hơn, đòi hỏi chứng từ đầy đủ và số liệu chính xác tuyệt đối.

Khi nào cần lập đơn đề nghị thanh toán đợt cuối?

Hoàn thành nghiệm thu, bàn giao công việc

Đơn được lập khi toàn bộ khối lượng công việc đã hoàn tất, đạt yêu cầu chất lượng và được các bên xác nhận bằng biên bản nghiệm thu. Nếu công việc có nhiều hạng mục, đợt cuối chỉ thực hiện sau khi tất cả hạng mục đã được bàn giao, không còn vướng mắc về kỹ thuật hay chất lượng.

Điều kiện theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Căn cứ thanh toán đợt cuối phải được quy định rõ trong hợp đồng. Thông thường, bên mua chỉ chấp nhận thanh toán sau khi nhận đủ hóa đơn, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và giấy đề nghị thanh toán. Vì vậy, trước khi lập đơn, cần rà soát kỹ các điều khoản về thời hạn, điều kiện thanh toán và hồ sơ đính kèm để tránh bị từ chối hoặc chậm trễ.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối tham khảo

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN ĐỢT CUỐI

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Bên thuê/bên giao thầu/chủ đầu tư: ……………………………………

Tên dự án/công trình: ……………………………………………………

Địa điểm thực hiện: ………………………………………………………

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Theo Hợp đồng số …………… ngày ……/……/………, chúng tôi đã hoàn thành các nghĩa vụ thuộc phạm vi hợp đồng, cụ thể:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………

Tỷ lệ hoàn thành: ……………%.

Ngày hoàn thành: ……/……/………

Ngày nghiệm thu: ……/……/………

Ngày bàn giao: ……/……/………

Các công việc, hàng hóa hoặc dịch vụ nêu trên đã được thực hiện và bàn giao theo thỏa thuận giữa các bên.

3. Tình hình thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Giá trị đã nghiệm thu/xác nhận: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán các đợt trước: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng đã khấu trừ: ……………………… đồng.

Khoản giữ lại: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Giá trị còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán đợt cuối: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

4. Căn cứ đề nghị thanh toán đợt cuối

Việc đề nghị thanh toán đợt cuối được căn cứ vào:

• Hợp đồng số ………………………;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Hồ sơ nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản xác nhận hoàn thành;
• Bảng xác định giá trị hợp đồng;
• Các chứng từ thanh toán của các đợt trước;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

5. Hồ sơ gửi kèm

1. Hợp đồng và các phụ lục;
2. Biên bản nghiệm thu hoàn thành;
3. Biên bản bàn giao;
4. Bảng xác định giá trị thanh toán;
5. Bảng đối chiếu các khoản đã thanh toán;
6. Hồ sơ quyết toán nếu có;
7. Hóa đơn theo quy định;
8. Các tài liệu chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng;
9. Các tài liệu khác theo yêu cầu của bên thanh toán.

6. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ Hợp đồng số …………… ngày ……/……/……… và các hồ sơ kèm theo, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị thực hiện thanh toán đợt cuối với số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

Đây là khoản tiền còn lại thuộc giá trị hợp đồng mà chúng tôi đề nghị được thanh toán sau khi đã hoàn thành các công việc và nghĩa vụ theo thỏa thuận.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết các thông tin về giá trị hợp đồng, khối lượng thực hiện, các khoản đã thanh toán và số tiền đề nghị thanh toán đợt cuối là chính xác, phù hợp với hồ sơ và thỏa thuận giữa các bên.

Kính đề nghị Quý Đơn vị kiểm tra hồ sơ và thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA BÊN CÓ NGHĨA VỤ THANH TOÁN

……………………………………………………………………………………

………………………………

Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị thanh toán đợt cuối đúng chuẩn

Thông tin bên lập đơn và bên nhận đơn

Phần mở đầu cần nêu rõ tên đơn vị lập đơn, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại người liên hệ. Bên nhận đơn là chủ đầu tư, khách hàng hoặc phòng kế toán tương ứng. Việc xác định đúng tư cách pháp lý giúp văn bản có giá trị và dễ dàng theo dõi.

Căn cứ hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý

Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối phải trích dẫn số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các văn bản liên quan như biên bản nghiệm thu hoàn thành, biên bản thanh lý, phụ lục hợp đồng. Những căn cứ này tạo cơ sở pháp lý để bên nhận đơn xác minh và xử lý thanh toán nhanh chóng.

Số tiền, số tài khoản và phương thức thanh toán

Cần ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, tổng số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và giá trị đề nghị thanh toán lần cuối. Bên cạnh đó, phải cung cấp chính xác tên tài khoản, số tài khoản, ngân hàng và phương thức thanh toán đã thỏa thuận. Mọi sai lệch nhỏ có thể khiến đơn bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Những lưu ý pháp lý để tránh tranh chấp

Văn bản cần thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi thanh toán, đặc biệt là nghĩa vụ bảo hành, thuế và hóa đơn. Nếu có phát sinh, nên lập phụ lục bổ sung trước khi đề nghị thanh toán. Việc lưu trữ bản gốc, biên bản đối chiếu công nợ và bằng chứng giao nhận đơn là cần thiết để làm căn cứ giải quyết tranh chấp sau này.

Mẫu đơn đề nghị thanh toán đợt cuối mới nhất

Mẫu đơn theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và đưa ra mẫu giấy đề nghị thanh toán. Mẫu này phù hợp cho các doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo thông tư, có cấu trúc rõ ràng gồm phần thông tin người nhận, nội dung đề nghị, số tiền bằng chữ và chữ ký của người phụ trách.

Mẫu đơn gửi khách hàng doanh nghiệp

Đối với khách hàng doanh nghiệp, đơn thường được trình bày trang trọng, có logo, mã số thuế, số hợp đồng và bảng tổng hợp công nợ. Mẫu đơn này được sử dụng phổ biến trong xây dựng, dịch vụ tư vấn và cung ứng hàng hóa, giúp bộ phận kế toán hai bên đối soát nhanh và đảm bảo đúng quy trình xuất hóa đơn.

Mẫu đơn cho cá nhân/đơn vị nội bộ

Với cá nhân hoặc bộ phận nội bộ, mẫu đơn có thể đơn giản hóa, chỉ cần ghi rõ nội dung đề nghị, số tiền, tài khoản thụ hưởng và chữ ký người đề nghị. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo đầy đủ căn cứ để kế toán có thể kiểm tra và giải ngân đúng hạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu văn bản chuyên ngành khác, có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị cấp phép thăm dò khoáng sản, mẫu đơn đề nghị cấp phép xây dựng trạm sạc xe điện hoặc mẫu đơn đề nghị xem xét lại biện pháp ngăn chặn để mở rộng nghiệp vụ của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối có mẫu cố định không?

Không có một mẫu chung áp dụng cho mọi hợp đồng. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng và quy trình thanh toán của các bên.

Có phải hoàn thành hợp đồng mới được thanh toán đợt cuối không?

Thông thường cần đáp ứng điều kiện thanh toán cuối được quy định trong hợp đồng, nhưng điều kiện cụ thể có thể khác nhau.

Có cần quyết toán trước khi thanh toán đợt cuối không?

Tùy hợp đồng. Không phải mọi hợp đồng đều quy định quyết toán là điều kiện trước khi thanh toán cuối.

Tiền tạm ứng có được trừ vào đợt cuối không?

Có thể nếu hợp đồng quy định khoản tạm ứng được khấu trừ qua các đợt thanh toán.

Khoản giữ lại bảo hành có được nhận ở đợt cuối không?

Không nhất thiết. Nếu có cơ chế giữ lại, khoản này có thể được thanh toán theo điều kiện giải tỏa được quy định trong hợp đồng.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, các đợt thanh toán và số tiền còn lại.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán đợt cuối file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, tình trạng hoàn thành, lịch sử thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Giá trị hợp đồng/quyết toán;
• Tình trạng hoàn thành;
• Biên bản nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Các đợt đã thanh toán;
• Tạm ứng còn phải khấu trừ;
• Khoản giữ lại;
• Các khoản khấu trừ khác;
• Hóa đơn;
• Giá trị còn phải thanh toán;
• Số tiền đề nghị thanh toán đợt cuối.

Kết luận

Việc lập đơn đề nghị thanh toán đợt cuối đúng chuẩn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tránh tồn đọng công nợ và xây dựng uy tín với đối tác. Hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và sử dụng mẫu phù hợp với loại hình hoạt động của bạn. Truy cập Mẫu Đơn để tải thêm nhiều biểu mẫu quản trị hữu ích và cập nhật các văn bản mới nhất.