Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công là văn bản do nhà thầu, đơn vị thi công hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ lập để đề nghị chủ đầu tư, bên giao thầu hoặc đơn vị có trách nhiệm thanh toán thực hiện thanh toán các khoản chi phí liên quan đến thiết bị, máy móc phục vụ thi công công trình, dự án.

Chi phí thiết bị thi công có thể bao gồm chi phí thuê máy móc, thiết bị, vận chuyển thiết bị, lắp đặt, tháo dỡ, nhiên liệu, vận hành, bảo dưỡng và các khoản chi phí trực tiếp khác tùy theo phạm vi hợp đồng và phương thức thanh toán.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày nhu cầu thanh toán, danh mục thiết bị, thời gian sử dụng, khối lượng thực hiện và giá trị chi phí. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Lưu ý: Mẫu đơn dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Chi phí thiết bị thi công thực tế cần căn cứ vào hợp đồng, dự toán, báo giá, nhật ký sử dụng thiết bị, biên bản xác nhận khối lượng và các chứng từ liên quan.

Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công là gì? Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công là văn bản do nhà thầu hoặc đơn vị cung cấp thiết bị lập, gửi chủ đầu tư để yêu cầu thanh toán các chi phí liên quan đến thiết bị sử dụng trong quá trình thi công xây dựng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp ghi nhận nghĩa vụ thanh toán, tránh tranh chấp và đảm bảo dòng tiền cho nhà thầu.

Khi nào cần lập đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công?

Đơn thường được lập sau khi thiết bị đã được bàn giao, lắp đặt hoàn thành và nghiệm thu theo hợp đồng. Cụ thể, khi hoàn thành từng đợt thanh toán theo tiến độ, khi kết thúc hợp đồng hoặc khi có khối lượng phát sinh cần quyết toán. Trong quá trình lập hồ sơ, bạn có thể tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị xác nhận tín chỉ carbon để nắm bắt cách trình bày tương tự.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan (Thông tư 133, 200, Nghị định xây dựng)

Việc lập đơn cần tuân thủ các quy định về kế toán và quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Theo Thông tư 133 và Thông tư 200 của Bộ Tài chính, các khoản thanh toán phải được hạch toán rõ ràng, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Ngoài ra, các nghị định về hợp đồng xây dựng hiện hành cũng quy định trình tự thanh toán, trong đó đơn đề nghị thanh toán là một phần không thể thiếu.

Cấu trúc và nội dung chuẩn của Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công

Một đơn chuẩn cần có bố cục rõ ràng, đầy đủ thông tin để thuận tiện cho việc xem xét và phê duyệt.

Thông tin bên đề nghị và bên nhận đề nghị

Phần này ghi rõ tên đơn vị đề nghị (nhà thầu), địa chỉ, mã số thuế, đại diện pháp luật; tương tự với bên nhận (chủ đầu tư). Cần ghi đúng tên theo hợp đồng đã ký kết để tránh hiểu nhầm.

Nội dung thanh toán – chi tiết từng hạng mục thiết bị thi công

Liệt kê cụ thể từng loại thiết bị, số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu có nhiều hạng mục, nên lập bảng phụ lục chi tiết kèm theo đơn. Ví dụ: máy trộn bê tông, cần cẩu, thép hộp, ván khuôn... Mỗi mục cần ghi rõ mã hiệu, đặc tính kỹ thuật để đối chiếu với hợp đồng.

Số tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ), thuế VAT và các khoản khấu trừ

Ghi tổng số tiền đề nghị thanh toán, bao gồm thuế GTGT (nếu có) và các khoản tạm ứng cần khấu trừ. Ví dụ: tổng giá trị 250.000.000 đồng, thuế VAT 10% là 25.000.000 đồng, đã tạm ứng 100.000.000 đồng, số còn lại là 175.000.000 đồng. Việc viết bằng chữ giúp tránh nhầm lẫn.

Phương thức và tài khoản thanh toán

Nêu rõ hình thức thanh toán (chuyển khoản/tiền mặt), số tài khoản, ngân hàng của bên thụ hưởng để chủ đầu tư chuyển tiền đúng địa chỉ.

Mẫu Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công

TÊN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
Số: ……/ĐN-TT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHI PHÍ THIẾT BỊ THI CÔNG

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên nhà thầu/đơn vị đề nghị thanh toán: ………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

1. Thông tin hợp đồng/dự án

Tên hợp đồng: ………………………………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………

Ngày ký: ……/……/………

Tên dự án/công trình: ……………………………………………………

Chủ đầu tư/bên giao thầu: ………………………………………………

Địa điểm thi công: …………………………………………………………

Thời gian thực hiện: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Nội dung chi phí thiết bị thi công

Trong quá trình thực hiện công việc tại dự án/công trình nêu trên, chúng tôi đã sử dụng các thiết bị phục vụ thi công gồm:

1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………

Mục đích sử dụng thiết bị:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Thời gian sử dụng: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

Địa điểm sử dụng: …………………………………………………………

3. Bảng kê chi phí thiết bị thi công

Tổng chi phí thiết bị thi công: ……………………… đồng.

Thuế GTGT: ……………………… đồng.

Tổng giá trị bao gồm thuế: ……………………… đồng.

4. Căn cứ xác định chi phí

Chi phí thiết bị thi công được xác định căn cứ vào:

• Hợp đồng số ………………………;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Dự toán/bảng giá được phê duyệt;
• Nhật ký sử dụng thiết bị;
• Bảng xác nhận ca máy/khối lượng sử dụng;
• Hợp đồng thuê thiết bị nếu có;
• Báo giá hoặc thỏa thuận đơn giá;
• Biên bản xác nhận khối lượng;
• Các chứng từ liên quan.

5. Tình hình thanh toán

Tổng chi phí thiết bị theo hợp đồng/dự toán: ……………………… đồng.

Giá trị đã được xác nhận: ……………………… đồng.

Giá trị đã thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị tạm ứng cần khấu trừ: ……………………… đồng.

Các khoản khấu trừ khác: ……………………… đồng.

Giá trị còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán đợt này: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

6. Hồ sơ, chứng từ gửi kèm

1. Hợp đồng và phụ lục hợp đồng;
2. Bảng kê thiết bị thi công;
3. Nhật ký sử dụng thiết bị;
4. Bảng xác nhận ca máy/thời gian sử dụng;
5. Hợp đồng thuê thiết bị nếu có;
6. Biên bản xác nhận khối lượng;
7. Báo giá/bảng đơn giá thiết bị;
8. Hóa đơn, chứng từ liên quan;
9. Hồ sơ nghiệm thu;
10. Các tài liệu khác theo yêu cầu của hợp đồng.

7. Nội dung đề nghị thanh toán

Căn cứ Hợp đồng số …………… ngày ……/……/……… và các hồ sơ, chứng từ liên quan, chúng tôi kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét thanh toán chi phí thiết bị thi công với số tiền:

……………………………… đồng
(Bằng chữ: ………………………………………………………………)

Chi phí nêu trên là khoản chi phục vụ trực tiếp cho quá trình thực hiện công việc tại dự án/công trình và đã được tổng hợp theo hồ sơ, chứng từ kèm theo.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………

Chi nhánh: …………………………………………………………………

Tôi/Chúng tôi cam kết các thông tin, thời gian sử dụng thiết bị, khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán là chính xác, phù hợp với hồ sơ thực tế và thỏa thuận giữa các bên.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét và thực hiện thanh toán theo đúng quy định.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU/ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

XÁC NHẬN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ/BÊN GIAO THẦU

……………………………………………………………………………………

………………………………

Hướng dẫn cách điền Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công đúng chuẩn

Để đơn được duyệt nhanh, cần chú ý cách điền chính xác.

Các bước lập đơn chi tiết từng phần

1. Ghi tiêu đề đơn rõ ràng, trích dẫn số hợp đồng.
2. Điền thông tin các bên, ngày tháng lập đơn.
3. Lập bảng chi tiết thiết bị, tính toán cẩn thận.
4. Kiểm tra số tiền bằng số và bằng chữ khớp nhau.
5. Ký, ghi rõ họ tên người đại diện và đóng dấu (nếu có).

Những sai lầm thường gặp cần tránh

• Thiếu chữ ký, đóng dấu của bên đề nghị.
• Không đối chiếu số liệu với hợp đồng, biên bản nghiệm thu.
• Ghi sai thuế suất, không tách riêng VAT.
• Đặt tên thiết bị không thống nhất giữa các bên.
• Quên kèm tài liệu chứng minh, dẫn đến yêu cầu bổ sung.

Hồ sơ kèm theo đơn (biên bản nghiệm thu, hợp đồng, hóa đơn)

Hồ sơ thường bao gồm: bản sao hợp đồng, biên bản nghiệm thu thiết bị, hóa đơn tài chính, bảng sao kê tạm ứng (nếu có). Các tài liệu này giúp kiểm chứng giá trị đề nghị và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.

Tải mẫu Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công (Word/PDF)

Để chủ động trong công việc, bạn có thể tải về các mẫu đơn có sẵn để sử dụng ngay.

Mẫu đơn theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Tùy theo chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp, bạn chọn mẫu phù hợp. Thông tư 200 áp dụng cho các công ty lớn, còn Thông tư 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cả hai đều đáp ứng yêu cầu hạch toán và quyết toán thuế.

Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng – so sánh và lựa chọn phù hợp

Ngoài đơn riêng cho thiết bị, trong nhiều trường hợp bạn cần sử dụng công văn đề nghị thanh toán tổng thể hợp đồng. Tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị thanh toán hợp đồng thiết kế để so sánh cách trình bày. Nếu công việc liên quan đến xin phép xây dựng trạm sạc xe điện, bạn cũng có thể dùng mẫu đơn đề nghị cấp phép xây dựng trạm sạc xe điện như tài liệu tham khảo.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công có mẫu cố định không?

Không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi công trình. Nội dung cần căn cứ vào hợp đồng, dự toán và quy trình thanh toán.

Chi phí thiết bị có thể tính theo ca máy không?

Có, nếu hợp đồng hoặc dự toán quy định đơn giá theo ca máy.

Có thể tính theo giờ sử dụng không?

Có nếu phương thức thanh toán áp dụng đơn giá theo giờ.

Có cần nhật ký sử dụng thiết bị không?

Nên có khi chi phí được tính theo thời gian hoặc ca máy để làm căn cứ xác nhận.

Nếu thuê thiết bị ngoài thì cần hồ sơ gì?

Nên có hợp đồng thuê, biên bản bàn giao/xác nhận sử dụng, bảng kê thời gian, hóa đơn và các chứng từ liên quan.

Có thể thanh toán nhiên liệu riêng không?

Chỉ nên thực hiện nếu hợp đồng hoặc cơ cấu đơn giá quy định nhiên liệu được thanh toán riêng.

Có cần trừ tiền tạm ứng không?

Nếu khoản tạm ứng có liên quan đến chi phí thiết bị và thuộc diện khấu trừ theo hợp đồng thì phải tính vào giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn Word không?

Có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin dự án, thiết bị, thời gian sử dụng và giá trị thanh toán.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ thanh toán.

Có thể tải Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để điền thông tin hợp đồng, danh mục thiết bị, thời gian sử dụng, đơn giá và số tiền đề nghị thanh toán.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng bộ hồ sơ thanh toán.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Số hợp đồng;
• Tên dự án/công trình;
• Danh mục thiết bị;
• Chủng loại và công suất;
• Số giờ/ca sử dụng;
• Đơn giá;
• Nhật ký sử dụng;
• Bảng xác nhận ca máy;
• Hợp đồng thuê thiết bị nếu có;
• Chi phí nhiên liệu;
• Chi phí nhân công vận hành;
• Giá trị đã thanh toán;
• Khoản tạm ứng;
• Các khoản khấu trừ;
• Hóa đơn, chứng từ;
• Số tiền đề nghị thanh toán.

Kết luận

Đơn đề nghị thanh toán chi phí thiết bị thi công không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi cho nhà thầu. Hãy lập đơn đầy đủ, chính xác và kèm đủ hồ sơ để quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ. Nếu cần thêm mẫu biểu hữu ích khác, bạn có thể truy cập Mẫu Đơn để tải hàng trăm mẫu đơn thông dụng, hỗ trợ tối đa cho công việc hàng ngày.