Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng là văn bản được cá nhân, người lao động hoặc bộ phận phụ trách lập để đề nghị doanh nghiệp, cơ quan hoặc đơn vị tạm ứng một khoản tiền nhằm thanh toán chi phí thuê mặt bằng phục vụ hoạt động kinh doanh, tổ chức sự kiện, làm văn phòng, kho hàng hoặc các mục đích hợp pháp khác.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn giới thiệu mẫu đơn tham khảo, cách trình bày nội dung và những thông tin cần chuẩn bị khi đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Tổng quan về đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng là gì?

Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng là văn bản do nhân viên hoặc phòng ban lập để xin công ty tạm ứng một khoản tiền nhằm thanh toán chi phí thuê địa điểm kinh doanh, văn phòng, kho bãi. Đây là thủ tục hành chính quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và hợp thức hóa giao dịch tài chính nội bộ.

Khi nào cần lập đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng?

Bạn cần lập đơn này khi: - Ký hợp đồng thuê mặt bằng mới và phải đặt cọc hoặc thanh toán trước tiền thuê. - Gia hạn hợp đồng thuê, cần đóng phí trước theo điều khoản thỏa thuận. - Đơn vị phụ trách được giao nhiệm vụ thanh toán thay công ty nhưng chưa được cấp kinh phí.

Việc lập đơn giúp người đề nghị có cơ sở pháp lý để nhận tiền và chịu trách nhiệm hoàn ứng đúng hạn.

Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành

Các mẫu đơn hiện nay được xây dựng dựa trên: - Thông tư 99/TT-BTC (thay thế Thông tư 108, áp dụng từ đầu năm tới) – quy định mẫu chứng từ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Thông tư 133/2016/TT-BTC – hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, có mẫu 04-TT. - Thông tư 200/2014/TT-BTC – dành cho doanh nghiệp lớn, vừa, có mẫu tương ứng.

Tùy loại hình doanh nghiệp, bạn áp dụng mẫu phù hợp.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Hiện không có một mẫu đơn thống nhất do pháp luật quy định riêng cho trường hợp đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng. Nội dung văn bản thường được xây dựng theo quy chế tài chính, quy trình tạm ứng hoặc yêu cầu quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HẢI ĐĂNG
Số: 12/2026/ĐNTU-HĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG PHÍ THUÊ MẶT BẰNG

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng

Họ và tên người đề nghị: Phạm Ngọc Khánh

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Chức vụ: Trưởng phòng

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt khoản tạm ứng chi phí thuê mặt bằng phục vụ hoạt động của Công ty, cụ thể như sau:

1. Địa điểm thuê:
Số 86 phố Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, thành phố Hà Nội.

2. Mục đích thuê:
Làm địa điểm tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm và hoạt động kinh doanh của Công ty.

3. Thời gian thuê:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

4. Chi phí thuê mặt bằng:
…………… đồng/tháng.

5. Khoản tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

6. Thời hạn thanh toán dự kiến:
Ngày …… tháng …… năm ……

7. Nội dung sử dụng khoản tạm ứng:
Khoản tiền được sử dụng để thanh toán tiền thuê mặt bằng theo thỏa thuận với bên cho thuê và các khoản chi phí liên quan đã được Công ty phê duyệt.

Tôi cam kết sử dụng khoản tạm ứng đúng mục đích, thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận và hoàn thiện chứng từ, hồ sơ quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Ngọc Khánh

Ý KIẾN PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

............................................................................

NGƯỜI PHÊ DUYỆT
(Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng mới nhất (Tải miễn phí)

Mẫu theo Thông tư 99/TT-BTC (Mẫu 03-TT)

Mẫu này dùng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ. Nội dung đơn giản, cô đọng, phù hợp với đơn vị ít nhân sự.

Mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Mẫu 04-TT)

Mẫu chuẩn dành cho doanh nghiệp nhỏ. Có thêm cột ghi chú, số chứng từ, phòng ban phụ trách.

Mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu chi tiết hơn, thêm phần trích yếu nội dung, kế toán trưởng ký duyệt, phù hợp công ty quy mô lớn.

Download file Word/PDF mẫu đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Bạn có thể tải các mẫu tại đây để sử dụng trực tiếp. Các file định dạng Word dễ chỉnh sửa, PDF giữ nguyên bố cục khi in ấn.

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Các trường thông tin bắt buộc cần điền

• Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
• Họ tên người đề nghị, chức vụ, phòng ban.
• Số tiền tạm ứng (bằng số và bằng chữ).
• Mục đích tạm ứng: ghi rõ “phí thuê mặt bằng tại địa chỉ…” kèm số hợp đồng.
• Thời hạn hoàn ứng.
• Chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng, giám đốc.

Cách ghi lý do tạm ứng phí thuê mặt bằng chính xác

Lý do cần ngắn gọn, cụ thể, tránh chung chung. Ví dụ: “Tạm ứng để thanh toán tiền thuê mặt bằng tháng đầu năm theo hợp đồng số 123/HĐ-TMB ngày 15/1”. Nêu rõ bên nhận thanh toán là ai để kế toán dễ theo dõi.

Lưu ý khi ghi số tiền bằng số và bằng chữ

• Số viết đủ, không viết tắt, dùng dấu chấm phân tách hàng nghìn (ví dụ: 50.000.000).
• Bằng chữ phải viết hoa đầu câu, đúng ngữ pháp tiếng Việt: “Năm mươi triệu đồng chẵn”.
• Khi có phần lẻ, ghi đủ số lẻ, bằng chữ theo cách đọc chuẩn.

Thời hạn hoàn ứng và cam kết thanh toán

Ghi rõ thời hạn hoàn ứng, ví dụ “trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận tiền”, hoặc thời điểm quyết toán sau khi chủ nhà xuất hóa đơn. Người đề nghị cần cam kết chịu trách nhiệm về số tiền nhận, bồi hoàn nếu không sử dụng đúng mục đích.

Quy trình xét duyệt và hạch toán đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Các bước phê duyệt trong doanh nghiệp

1. Người đề nghị lập đơn, gửi trưởng phòng xác nhận.
2. Chuyển phòng kế toán kiểm tra hạn mức, đối chiếu hợp đồng.
3. Trình giám đốc phê duyệt.
4. Kế toán lập phiếu chi, người đề nghị nhận tiền.
5. Sau khi hoàn ứng, kế toán lập phiếu thu hoặc bù trừ công nợ.

Hạch toán kế toán khoản tạm ứng phí thuê mặt bằng

Theo Thông tư 200 và 133, ghi: - Khi tạm ứng: Nợ TK 141 – Tạm ứng / Có TK 111, 112. - Khi hoàn ứng: Nợ TK 642, 627, 641 tùy mục đích / Có TK 141. - Nếu dư thừa: thu hồi Nợ TK 111 / Có TK 141.

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro tài chính khi tạm ứng

• Chỉ tạm ứng khi có hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn hoặc văn bản thỏa thuận rõ ràng.
• Khoản tạm ứng phải được theo dõi riêng trên sổ kế toán, tránh nhầm lẫn với chi phí thực tế.
• Quy định trách nhiệm hoàn ứng rõ ràng, nếu quá hạn phải có biện pháp xử lý.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm mẫu đơn tạm ứng cho các khoản chi khác như chi phí bảo hiểm, chi phí hợp đồng dịch vụ hoặc chi phí thuê tài sản để áp dụng linh hoạt.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng

Có mẫu số cố định cho Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng không?

Không. Đây thường là biểu mẫu nội bộ của doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức.

Ai có thể làm đơn đề nghị tạm ứng?

Người được giao nhiệm vụ thuê hoặc thanh toán chi phí mặt bằng có thể lập đơn theo quy trình nội bộ.

Có thể xin tạm ứng tiền đặt cọc không?

Có, nếu khoản đặt cọc được phê duyệt và phù hợp với hợp đồng thuê.

Có cần hợp đồng thuê mặt bằng không?

Nên có nếu hợp đồng đã được ký hoặc doanh nghiệp yêu cầu chứng minh căn cứ của khoản chi.

Có cần ghi thông tin bên cho thuê không?

Nên ghi nếu đã xác định bên cho thuê, đặc biệt khi khoản tiền được chuyển trực tiếp cho bên này.

Có cần ghi thời hạn hoàn ứng không?

Nên ghi để xác định trách nhiệm hoàn thiện chứng từ và quyết toán.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể dùng đơn mẫu Word để tham khảo, sau đó điều chỉnh theo quy chế tài chính và biểu mẫu của đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in hoặc gửi điện tử nếu phù hợp với quy trình tiếp nhận hồ sơ của đơn vị.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa các thông tin về người đề nghị, địa điểm thuê, bên cho thuê, thời gian thuê và số tiền tạm ứng.

Nếu cần bản điện tử để ký hoặc lưu trữ, có thể sử dụng mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung.

Trước khi gửi, nên kiểm tra:

• Người đề nghị;
• Bộ phận;
• Người có thẩm quyền phê duyệt;
• Địa chỉ mặt bằng;
• Bên cho thuê;
• Thời gian thuê;
• Số tiền thuê;
• Số tiền tạm ứng;
• Tiền thuê hay tiền đặt cọc;
• Hợp đồng hoặc căn cứ thuê;
• Thời hạn hoàn ứng;
• Chứng từ kèm theo.

Kết luận

Đơn đề nghị tạm ứng phí thuê mặt bằng là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, hợp thức hóa chi phí. Việc nắm vững cách viết, quy trình phê duyệt và hạch toán đúng sẽ giảm thiểu rủi ro tài chính. Hãy tải mẫu mới nhất về sử dụng, điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp. Nếu cần thêm biểu mẫu khác, truy cập ngay website Mẫu Đơn để tải miễn phí và cập nhật các mẫu chuẩn mới nhất. Chúc bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác!