Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận phụ trách đề nghị doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cấp trước một khoản tiền để thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng dịch vụ đã ký với đối tác.

Tùy thỏa thuận giữa các bên, khoản tiền này có thể được sử dụng để thanh toán trước một phần giá trị hợp đồng, chi phí theo từng giai đoạn hoặc khoản tạm ứng theo tiến độ thực hiện dịch vụ. Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách ghi thông tin hợp đồng, nội dung dịch vụ, giá trị tạm ứng và hồ sơ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ là gì?

Đây là văn bản được lập nhằm đề nghị cấp trước kinh phí để thực hiện khoản thanh toán theo hợp đồng dịch vụ.

Hợp đồng có thể liên quan đến nhiều loại dịch vụ như:

• Dịch vụ tư vấn;
• Dịch vụ quảng cáo;
• Dịch vụ marketing;
• Dịch vụ vận chuyển;
• Dịch vụ bảo trì;
• Dịch vụ công nghệ thông tin;
• Dịch vụ kế toán;
• Dịch vụ pháp lý;
• Dịch vụ vệ sinh;
• Dịch vụ bảo vệ;
• Dịch vụ tổ chức sự kiện;
• Các dịch vụ khác.

Khoản tạm ứng có thể được thanh toán một lần hoặc theo từng đợt tùy thỏa thuận trong hợp đồng.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ tham khảo

Hiện không có một biểu mẫu pháp luật thống nhất mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ” áp dụng cho mọi trường hợp. Đây thường là văn bản được lập theo quy trình quản lý tài chính và thanh toán nội bộ của từng đơn vị.

Khi lập mẫu đơn, cần làm rõ hợp đồng dịch vụ, đối tác cung cấp, nội dung dịch vụ, giá trị hợp đồng, tỷ lệ hoặc số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG MINH PHÚC
Số: 28/2026/ĐNTU-MP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Truyền thông Minh Phúc

Họ và tên người đề nghị: Nguyễn Hoài Nam

Bộ phận: Phòng Marketing

Chức vụ: Trưởng phòng

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí để thực hiện thanh toán theo Hợp đồng dịch vụ, cụ thể như sau:

1. Đơn vị cung cấp dịch vụ:
Công ty [Tên đối tác]

2. Hợp đồng dịch vụ:
Hợp đồng số [Số hợp đồng] ký ngày ……/……/……

3. Nội dung dịch vụ:
[Cung cấp dịch vụ truyền thông/quảng cáo/tư vấn/vận hành hoặc nội dung dịch vụ cụ thể]

4. Thời gian thực hiện hợp đồng:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

5. Giá trị hợp đồng:
…………… đồng.

6. Tỷ lệ tạm ứng theo hợp đồng:
……% giá trị hợp đồng.

7. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

8. Thời hạn thanh toán:
Ngày …… tháng …… năm ……

9. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo Điều …… Hợp đồng dịch vụ số ……/…… ký ngày ……/……/……

10. Hồ sơ, chứng từ kèm theo:

• Hợp đồng dịch vụ;
• Đề nghị tạm ứng/thanh toán của đối tác;
• Báo giá hoặc phụ lục hợp đồng nếu có;
• Hồ sơ nghiệm thu hoặc tài liệu liên quan theo tiến độ;
• Các chứng từ khác theo quy định của Công ty.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hợp đồng và thực hiện quyết toán, hoàn thiện hồ sơ chứng từ theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoài Nam

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần đối chiếu với điều khoản tạm ứng trong hợp đồng và quy trình tài chính của doanh nghiệp.

Mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ chuẩn quy định

Hiện nay, không có mẫu đơn riêng mang tên "Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ". Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng Mẫu 03-TT – "Giấy đề nghị tạm ứng" ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và chỉ thay đổi tiêu đề cho phù hợp với mục đích sử dụng. Đây là mẫu chuẩn áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tải mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ file Word

Để tải file Word của Mẫu 03-TT, bạn cần lưu ý chọn nguồn đáng tin cậy, có chú thích "ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC" để đảm bảo đúng định dạng. Ngoài ra, nếu bạn cần mẫu cho các mục đích khác, có thể tham khảo thêm đơn đề nghị tạm ứng tiền thưởng hoặc đơn đề nghị tạm ứng phụ cấp công tác để sử dụng khi cần thiết.

Các trường thông tin bắt buộc trong mẫu đơn

Mẫu 03-TT bao gồm các trường quan trọng: tên công ty, số chứng từ, ngày lập, họ tên người đề nghị, bộ phận, số tiền (bằng số và bằng chữ), lý do tạm ứng, thời hạn hoàn ứng, chữ ký của người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán và ban giám đốc. Việc điền đầy đủ và chính xác các thông tin này giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

Mẫu 03-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và những cập nhật mới nhất

Thông tư 133/2016/TT-BTC hiện vẫn đang có hiệu lực và là căn cứ pháp lý chính cho Mẫu 03-TT. Một số thông tin trên mạng đề cập đến Thông tư 99, nhưng tính đến thời điểm hiện tại, văn bản này chưa được công nhận chính thức trên Cổng Dữ liệu Quốc gia về Văn bản Pháp luật. Do đó, bạn nên thận trọng và chỉ sử dụng mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn). Đối với các khoản tạm ứng chi phí đầu tư dự án, bạn có thể tham khảo đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án để sử dụng cho đúng mục đích.

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ

Phần thông tin người đề nghị: họ tên, bộ phận, chức vụ

Bắt đầu bằng việc ghi rõ họ tên, bộ phận, chức vụ của người đề nghị. Đây là thông tin để xác định trách nhiệm và đối tượng sẽ nhận tạm ứng. Cần điền chính xác, tránh viết tắt gây khó hiểu.

Phần nội dung tạm ứng: số tiền (bằng số và bằng chữ), lý do tạm ứng, số hợp đồng liên quan

Phần này cần nêu rõ số tiền cần tạm ứng, viết cả bằng số và bằng chữ để tránh sai lệch. Lý do tạm ứng phải cụ thể, ví dụ "phục vụ việc triển khai hợp đồng số HĐ-123 ký ngày ...". Số hợp đồng đóng vai trò quan trọng để kế toán đối chiếu. Nếu có nhiều hợp đồng, cần liệt kê đầy đủ.

Phần thời hạn hoàn ứng và cam kết thanh toán

Ghi rõ thời hạn hoàn ứng (ví dụ "hoàn ứng trước ngày ...") và cam kết thanh toán số tiền còn lại sau khi quyết toán. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tuân thủ quy định nội bộ.

Phần chữ ký xác nhận của các bên

Đơn cần có chữ ký của người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán và ban giám đốc để đảm bảo tính pháp lý. Mỗi bên cần ghi rõ họ tên và chức danh. Nếu thiếu bất kỳ chữ ký nào, hồ sơ có thể bị trả lại.

Quy trình phê duyệt và giải ngân tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ

3 bước duyệt đơn chuẩn trong doanh nghiệp

Quy trình thường gồm 3 bước: (1) Người đề nghị lập đơn và gửi lên trưởng bộ phận; (2) Trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu và chuyển cho phòng kế toán; (3) Kế toán trưởng kiểm tra, trình giám đốc phê duyệt và giải ngân. Mỗi bước cần được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc.

Mức tạm ứng tối đa theo quy định: không vượt quá 50% giá trị hợp đồng

Theo thông lệ, mức tạm ứng tối đa thường không vượt quá 50% giá trị hợp đồng dịch vụ. Tuy nhiên, mức cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên chính sách nội bộ và tính chất công việc. Nên ghi rõ tỷ lệ này trong hợp đồng để tránh tranh chấp.

Điều kiện để được tạm ứng: thời điểm hợp đồng có hiệu lực

Thông thường, việc tạm ứng chỉ được thực hiện khi hợp đồng đã có hiệu lực pháp luật. Điều này đảm bảo rằng khoản tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích và có cơ sở pháp lý.

Những lưu ý pháp lý khi lập đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc tạm ứng

Việc tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự và các quy định về tài chính doanh nghiệp. Mẫu 03-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là cơ sở pháp lý quan trọng để lập đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tuân thủ điều lệ nội bộ và quy chế tài chính riêng.

Trách nhiệm của người nhận tạm ứng

Người nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền đúng mục đích, có trách nhiệm hoàn ứng đúng hạn. Nếu không sử dụng hết, phải trả lại số tiền chênh lệch. Vi phạm các quy định này có thể bị xử lý kỷ luật hoặc phải chịu trách nhiệm vật chất.

Hồ sơ kèm theo đơn

Hồ sơ cần có: hợp đồng dịch vụ, bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu có), bảo đảm tiền tạm ứng (nếu doanh nghiệp yêu cầu). Các giấy tờ này giúp chứng minh tính hợp pháp của khoản tạm ứng và là cơ sở để kế toán hạch toán.

Các sai lầm thường gặp khi viết đơn khiến hồ sơ bị trả lại

Nhiều người thường bỏ sót thông tin như số hợp đồng, thời hạn hoàn ứng hoặc điền số tiền không thống nhất giữa số và chữ. Ngoài ra, việc thiếu chữ ký hoặc dùng sai mẫu cũng là nguyên nhân phổ biến khiến đơn bị trả lại. Để tránh điều này, hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ có mẫu số không?

Không. Đây thường là biểu mẫu quản lý nội bộ và không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Ai có thể lập đơn?

Người được giao phụ trách hợp đồng hoặc người có thẩm quyền thực hiện khoản thanh toán có thể lập đơn theo quy trình nội bộ.

Có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi số và ngày ký hợp đồng để làm căn cứ xác định khoản tạm ứng.

Có cần ghi tỷ lệ tạm ứng không?

Nếu hợp đồng quy định tạm ứng theo tỷ lệ, nên ghi rõ tỷ lệ và số tiền tương ứng.

Có thể tạm ứng nhiều lần không?

Có, nếu hợp đồng quy định nhiều đợt tạm ứng hoặc thanh toán theo tiến độ.

Có thể tạm ứng 100% giá trị hợp đồng không?

Có nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên quy định và khoản chi được phê duyệt theo quy trình của doanh nghiệp.

Có cần kèm hợp đồng dịch vụ không?

Nếu hợp đồng đã ký, nên kèm theo nếu quy trình nội bộ yêu cầu.

Có cần ghi số tiền bằng chữ không?

Nên ghi cả số và chữ để hạn chế sai sót.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình của doanh nghiệp.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về đối tác, hợp đồng, dịch vụ, giá trị hợp đồng và khoản tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Tên đối tác;
• Số và ngày hợp đồng;
• Nội dung dịch vụ;
• Thời gian thực hiện;
• Tổng giá trị hợp đồng;
• Tỷ lệ tạm ứng;
• Số tiền đã tạm ứng;
• Số tiền đề nghị tạm ứng lần này;
• Điều khoản làm căn cứ;
• Thời hạn thanh toán;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Viết đơn đề nghị tạm ứng chi phí hợp đồng dịch vụ không khó nếu bạn nắm rõ các quy định về mẫu biểu và quy trình nội bộ. Hãy sử dụng Mẫu 03-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, điền đầy đủ thông tin, chú ý các lưu ý pháp lý và hồ sơ kèm theo. Nếu bạn cần thêm mẫu đơn cho các trường hợp khác, hãy ghé thăm Mẫu Đơn để tải các biểu mẫu hữu ích và cập nhật những hướng dẫn mới nhất. Đừng quên theo dõi chúng tôi để nhận thêm nhiều tài liệu bổ ích cho công việc của bạn!