Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ cần doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức cấp trước một khoản tiền để thanh toán chi phí thuê tài sản phục vụ công việc. Tài sản thuê có thể là máy móc, thiết bị, phương tiện, kho bãi, văn phòng, công cụ hoặc các tài sản khác theo nhu cầu thực tế.

Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn giới thiệu mẫu đơn tham khảo, cách ghi thông tin về tài sản, thời gian thuê, chi phí và khoản tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản là gì và khi nào cần sử dụng?

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản là văn bản được cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp lập ra để đề xuất ban lãnh đạo duyệt chi một khoản tiền tạm ứng trước cho việc thuê mướn tài sản như nhà xưởng, văn phòng, máy móc, thiết bị. 

Mục đích là đảm bảo nguồn kinh phí kịp thời cho hợp đồng thuê, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông thường, mẫu đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp chưa thể thanh toán ngay toàn bộ chi phí thuê mà chỉ tạm ứng một phần hoặc toàn bộ theo thỏa thuận với bên cho thuê. 

Ngoài ra, đơn cũng dùng trong trường hợp cần đặt cọc, thanh toán trước cho bên cung cấp dịch vụ cho thuê. Việc lập đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, minh bạch tài chính và có căn cứ để hạch toán sau này. Đối với các khoản tạm ứng khác như tạm ứng tiền thưởng hay tạm ứng phụ cấp công tác, mẫu đơn cũng có cấu trúc tương tự nhưng nội dung khác biệt.

Nội dung và hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản

Một mẫu đơn chuẩn thường bao gồm các phần sau:

• Phần tiêu đề: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty, số văn bản.
• Người đề nghị: Họ tên, chức vụ, bộ phận.
• Nội dung đề nghị: Trình bày lý do tạm ứng, số tiền, mục đích cụ thể (thuê tài sản nào, thời gian thuê, đối tác cho thuê).
• Kế hoạch sử dụng: Dự kiến chi tiết các khoản chi từ tiền tạm ứng.
• Cam kết: Người nhận tạm ứng chịu trách nhiệm hoàn trả đầy đủ đúng hạn.
• Ý kiến của cấp có thẩm quyền: Phần để kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt.

Khi điền, cần chú ý: ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ, đơn vị tiền tệ; thời hạn thanh toán; tài khoản thụ hưởng nếu cần. Nếu doanh nghiệp đã có quy định riêng về mẫu giấy tờ, cần sử dụng đúng mẫu. Đối với các dự án đầu tư, việc tạm ứng chi phí thuê tài sản có thể liên quan đến đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án – đây là mẫu dùng cho các khoản chi lớn, cần thuyết minh chi tiết.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản

Hiện không có một biểu mẫu pháp luật thống nhất mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản” áp dụng cho mọi trường hợp. Đây thường là văn bản được lập theo quy chế tài chính và quy trình tạm ứng của từng doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức.

Khi lập mẫu đơn, cần thể hiện rõ tài sản dự kiến thuê, bên cho thuê, mục đích sử dụng, thời gian thuê, chi phí và số tiền cần tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KỸ THUẬT NAM VIỆT
Số: 21/2026/ĐNTU-NV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ THUÊ TÀI SẢN

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Giải pháp Kỹ thuật Nam Việt

Họ và tên người đề nghị: Lê Quang Vinh

Bộ phận: Phòng Dự án

Chức vụ: Quản lý dự án

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí thuê tài sản phục vụ hoạt động của Công ty, cụ thể như sau:

1. Tài sản dự kiến thuê:
Máy phát điện công suất 250 KVA.

2. Bên cho thuê:
Công ty [Tên đơn vị cho thuê].

3. Địa điểm sử dụng tài sản:
[Địa chỉ công trình/dự án].

4. Mục đích thuê:
Phục vụ hoạt động thi công và vận hành thiết bị tại công trình [Tên công trình].

5. Thời gian thuê:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

6. Chi phí thuê:
…………… đồng/tháng.

7. Tổng chi phí dự kiến:
…………… đồng.

8. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

9. Căn cứ thuê tài sản:
Báo giá/Hợp đồng thuê tài sản số [Số hợp đồng] ngày ……/……/……

10. Thời hạn thanh toán dự kiến:
Ngày …… tháng …… năm ……

11. Hồ sơ, chứng từ kèm theo:

• Báo giá thuê tài sản;
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận thuê tài sản;
• Đề nghị thanh toán của bên cho thuê nếu có;
• Tài liệu liên quan đến tài sản;
• Các chứng từ khác theo quy định của Công ty.

Tôi cam kết sử dụng khoản tiền được tạm ứng đúng mục đích, thực hiện thanh toán chi phí thuê tài sản theo nội dung đã được phê duyệt và hoàn thiện đầy đủ chứng từ, hồ sơ quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Quang Vinh

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Nội dung trên là mẫu tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo loại tài sản thuê, hợp đồng, quy chế tài chính và quy trình phê duyệt của đơn vị.

Quy trình phê duyệt và thanh toán chi phí tạm ứng thuê tài sản trong doanh nghiệp

Thông thường, quy trình gồm các bước:

1. Người phụ trách (trưởng bộ phận sử dụng tài sản) lập đơn đề nghị tạm ứng.
2. Trình kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, số dư ngân sách.
3. Trình giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
4. Sau khi được duyệt, kế toán thực hiện chi tiền (tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho người đề nghị.
5. Người nhận tiền có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, lưu giữ hóa đơn chứng từ và hoàn ứng theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh thay đổi về chi phí, người đề nghị cần báo cáo kịp thời để điều chỉnh. Việc thanh toán dứt điểm thường được thực hiện khi hợp đồng thuê kết thúc hoặc theo chu kỳ quyết toán. Doanh nghiệp nên quy định rõ thời hạn hoàn ứng để tránh tồn đọng vốn.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản có mẫu số không?

Không. Đây thường là văn bản nội bộ và không có mẫu số thống nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Ai có thể làm đơn đề nghị tạm ứng?

Người được giao nhiệm vụ thuê tài sản hoặc thực hiện thanh toán có thể lập đơn theo quy trình của đơn vị.

Có thể tạm ứng tiền đặt cọc thuê tài sản không?

Có, nếu việc đặt cọc được quy định trong hợp đồng hoặc thỏa thuận thuê và được doanh nghiệp phê duyệt.

Có cần ghi tên tài sản không?

Có. Nên ghi cụ thể loại tài sản và thông số cần thiết để xác định khoản chi.

Có cần ghi thời gian thuê không?

Nên ghi rõ thời gian thuê để làm căn cứ xác định chi phí.

Có cần ghi tên bên cho thuê không?

Nên ghi nếu đã xác định được bên cho thuê.

Có cần kèm hợp đồng thuê không?

Nếu hợp đồng đã ký và quy trình nội bộ yêu cầu, nên kèm theo cùng hồ sơ tạm ứng.

Có cần ghi số tiền bằng chữ không?

Nên ghi cả số và chữ để hạn chế sai sót trong quá trình phê duyệt.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình của doanh nghiệp.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu trữ nếu phù hợp với quy định của đơn vị.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về tài sản, bên cho thuê, thời gian thuê, đơn giá và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần bản điện tử để ký hoặc lưu trữ, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Người đề nghị;
• Bộ phận và chức vụ;
• Tên tài sản;
• Thông số tài sản nếu cần;
• Bên cho thuê;
• Địa điểm sử dụng;
• Mục đích thuê;
• Thời gian thuê;
• Đơn giá;
• Tổng chi phí;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Hợp đồng hoặc báo giá;
• Chứng từ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Trên đây là những thông tin quan trọng về mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí thuê tài sản. Việc sử dụng biểu mẫu đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ. Nếu bạn cần tải các mẫu đơn, bạn có thể ghé thăm Mẫu Đơn để tham khảo và tải về những văn bản hữu ích nhất. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết.