Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án được sử dụng khi cá nhân, bộ phận hoặc ban quản lý dự án đề nghị doanh nghiệp cấp trước một khoản kinh phí để thực hiện các khoản chi phục vụ quá trình đầu tư, triển khai dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt.

Khoản tạm ứng có thể liên quan đến chi phí xây dựng, mua sắm thiết bị, tư vấn, khảo sát, thi công, giải phóng mặt bằng hoặc các khoản chi khác thuộc phạm vi dự án. Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách ghi thông tin dự án, hạng mục đầu tư, số tiền tạm ứng và hồ sơ kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án là gì? Khi nào cần sử dụng?

Khái niệm và mục đích

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án là văn bản do chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ lập, đề xuất cơ quan cấp trên hoặc đơn vị cấp vốn tạm ứng một khoản kinh phí trước khi thực hiện các công việc phục vụ đầu tư. Mục đích nhằm bảo đảm nguồn tài chính kịp thời cho công tác giải phóng mặt bằng, xây lắp, mua sắm thiết bị, quản lý dự án và các chi phí liên quan khác.

Các trường hợp cần lập đơn

Thông thường, đơn đề nghị tạm ứng được sử dụng khi: - Chuẩn bị giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ tái định cư. - Thực hiện các hợp đồng xây lắp, cung cấp thiết bị, dịch vụ tư vấn. - Cần nguồn vốn để vận hành bộ máy quản lý dự án. - Đối ứng vốn cho các dự án đầu tư công, PPP hoặc dự án có nguồn vốn nước ngoài.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Việc lập và sử dụng đơn đề nghị tạm ứng cần tuân thủ các quy định như: Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông tư 107/2017/TT-BTC cho đơn vị hành chính – sự nghiệp; Nghị định 11/2020/NĐ-CP về đầu tư theo phương thức đối tác công – tư (PPP) cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung mới nhất.

Nội dung và các mục quan trọng trong đơn đề nghị tạm ứng

Để đơn hợp lệ và được phê duyệt nhanh, cần đảm bảo các mục sau:

Thông tin người đề nghị và đơn vị chủ quản

Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của người lập đơn; thông tin về chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc đơn vị thụ hưởng vốn tạm ứng.

Lý do – mục đích tạm ứng

Mô tả cụ thể công việc sắp triển khai, các hạng mục của dự án, hợp đồng kinh tế hoặc quyết định phê duyệt dự án làm cơ sở đề nghị tạm ứng.

Số tiền tạm ứng

Nêu rõ số tiền bằng số và bằng chữ, đảm bảo không vượt mức trần tạm ứng theo quy định (thường tối đa 30% giá trị hợp đồng hoặc tổng dự toán, tùy từng loại nguồn vốn và quy định nội bộ).

Thời hạn hoàn ứng và thanh toán quyết toán

Ghi rõ thời gian dự kiến hoàn ứng, thanh toán quyết toán sau khi hoàn thành công việc. Điều này giúp cơ quan cấp vốn kiểm soát dòng tiền và trách nhiệm hoàn trả.

Xác nhận của các bên

Đơn cần có chữ ký của kế toán (nếu có), phụ trách bộ phận và lãnh đạo phê duyệt. Thiếu các chữ ký này, đơn sẽ không có giá trị pháp lý.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án tham khảo

Hiện không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án”. Hình thức và nội dung văn bản thường phụ thuộc vào quy chế tài chính, quy trình quản lý dự án và phương thức thanh toán của chủ đầu tư.

Khi lập mẫu đơn, cần xác định rõ dự án, hạng mục công việc, đơn vị thực hiện, căn cứ phát sinh chi phí, tổng giá trị và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HƯNG THỊNH
Số: 31/2026/ĐNTU-HT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ ĐẦU TƯ DỰ ÁN

Kính gửi: Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hưng Thịnh

Họ và tên người đề nghị: Đỗ Minh Khang

Bộ phận: Ban Quản lý Dự án

Chức vụ: Trưởng Ban Quản lý Dự án

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí phục vụ việc triển khai dự án với các nội dung sau:

1. Tên dự án:
Dự án Khu thương mại và dịch vụ Hưng Thịnh.

2. Địa điểm thực hiện dự án:
[Địa chỉ dự án].

3. Chủ đầu tư:
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hưng Thịnh.

4. Hạng mục đề nghị tạm ứng:
Chi phí thi công và mua sắm vật tư phục vụ triển khai giai đoạn 1 của dự án.

5. Đơn vị thực hiện/nhà cung cấp:
[Tên nhà thầu/nhà cung cấp].

6. Căn cứ phát sinh khoản chi:
Hợp đồng số [Số hợp đồng] ký ngày ……/……/…… và kế hoạch triển khai dự án đã được phê duyệt.

7. Giá trị hợp đồng/hạng mục:
…………… đồng.

8. Số tiền đã tạm ứng:
…………… đồng.

9. Số tiền đề nghị tạm ứng lần này:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

10. Mục đích sử dụng khoản tạm ứng:
Thanh toán chi phí [thi công/mua vật tư/mua thiết bị/tư vấn/khảo sát] theo tiến độ triển khai dự án.

11. Thời hạn sử dụng dự kiến:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

12. Thời hạn thanh toán cho đơn vị thực hiện:
Ngày …… tháng …… năm ……

13. Hồ sơ, chứng từ kèm theo:

• Quyết định phê duyệt dự án;
• Kế hoạch triển khai dự án;
• Hợp đồng với nhà thầu/nhà cung cấp;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Đề nghị tạm ứng/thanh toán;
• Báo giá hoặc dự toán chi phí;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng hạng mục và phạm vi của dự án; đồng thời thực hiện đầy đủ việc lưu giữ chứng từ, báo cáo sử dụng và quyết toán khoản tạm ứng theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Đỗ Minh Khang

TRƯỞNG BỘ PHẬN/CHỦ ĐẦU TƯ
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÊ DUYỆT CỦA BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo loại dự án, nguồn vốn, hợp đồng, quy chế tài chính và quy trình phê duyệt của chủ đầu tư.

Các mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí dự án phổ biến

Dưới đây là các mẫu thông dụng bạn có thể tham khảo và tải về tại Mẫu Đơn:

Mẫu C42-HD theo Thông tư 107/2017/TT-BTC

Áp dụng cho đơn vị hành chính – sự nghiệp, sử dụng trong việc tạm ứng kinh phí ngân sách cho các nhiệm vụ chi.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng kèm phiếu chi theo Thông tư 200/133

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp, giúp luân chuyển chứng từ kế toán rõ ràng, đúng quy định.

Mẫu 05C giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư

Theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP, mẫu này dùng cho các dự án sử dụng vốn đầu tư công, quản lý qua Kho bạc Nhà nước.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư công cho Ban Quản lý dự án

Thường được các ban quản lý dự án sử dụng để xin cấp vốn từ ngân sách hoặc các nguồn vốn hợp pháp khác.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng khi ký kết với nhà thầu

Khi cần tạm ứng cho nhà thầu, nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký, mẫu này giúp kiểm soát và theo dõi nghĩa vụ hoàn ứng.

Ngoài ra, tùy theo nhu cầu cụ thể, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn đề nghị tạm ứng khác như: đơn đề nghị tạm ứng phụ cấp công tác, đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản hoặc đơn đề nghị tạm ứng lương nhân viên.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu đơn đúng cách

Các bước tải file Word và điền thông tin chuẩn

Bạn truy cập website Mẫu Đơn, tìm đúng mẫu phù hợp, tải file Word về máy. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo gợi ý, lưu ý không bỏ sót bất kỳ trường nào.

Những sai lầm thường gặp khi điền đơn

• Không nêu rõ mục đích dẫn đến khó thẩm định.
• Ghi số tiền vượt mức tạm ứng tối đa theo quy định.
• Thiếu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc các bên liên quan.
• Sử dụng sai mẫu cho loại hình đơn vị hoặc nguồn vốn.

Quy trình luân chuyển chứng từ sau khi lập đơn

Sau khi đơn được duyệt, kế toán lập phiếu chi, chuyển tiền cho người đề nghị. Người nhận tạm ứng phải mở sổ theo dõi, sử dụng đúng mục đích và hoàn ứng đúng hạn. Cuối cùng, quyết toán với bộ phận kế toán theo quy định.

Lưu ý về trách nhiệm của người nhận tạm ứng

Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của khoản chi, sử dụng đúng mục đích đã ghi trong đơn. Quá thời hạn hoàn ứng mà không có lý do chính đáng, người đó phải chịu lãi suất phạt hoặc bị xử lý theo quy chế tài chính của đơn vị.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án có mẫu số không?

Không có một mẫu số thống nhất cho mọi dự án. Biểu mẫu phụ thuộc vào chủ đầu tư, nguồn vốn và quy trình quản lý dự án.

Ai có thể lập đơn?

Ban quản lý dự án, người phụ trách dự án hoặc người được giao nhiệm vụ có thể lập đơn theo thẩm quyền.

Có thể tạm ứng cho nhà thầu không?

Có nếu hợp đồng và quy trình thanh toán cho phép.

Có cần ghi tên dự án không?

Có. Nên ghi cả mã dự án nếu có để tránh nhầm lẫn.

Có cần ghi hạng mục đầu tư không?

Nên ghi cụ thể hạng mục sử dụng khoản tạm ứng.

Có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi nếu khoản tạm ứng căn cứ vào hợp đồng với nhà thầu hoặc nhà cung cấp.

Có thể tạm ứng nhiều lần không?

Có nếu hợp đồng hoặc quy trình dự án cho phép. Cần theo dõi đầy đủ các khoản đã tạm ứng trước đó.

Có cần ghi nguồn vốn không?

Nên ghi nếu dự án có nhiều nguồn vốn hoặc việc quản lý nguồn vốn yêu cầu xác định riêng.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo quy trình quản lý dự án và tài chính của chủ đầu tư.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình của đơn vị.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về dự án, hạng mục đầu tư, nhà thầu, hợp đồng, nguồn vốn và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần bản điện tử để ký hoặc lưu trữ, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Tên và mã dự án;
• Chủ đầu tư;
• Hạng mục đầu tư;
• Nhà thầu/nhà cung cấp;
• Số và ngày hợp đồng;
• Giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã tạm ứng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Nguồn vốn;
• Căn cứ phê duyệt;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí đầu tư dự án là chứng từ quan trọng giúp bạn tiếp cận nguồn vốn kịp thời cho các hoạt động đầu tư. Hãy lựa chọn đúng mẫu, điền đầy đủ thông tin và tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ để công việc diễn ra thuận lợi. Truy cập Mẫu Đơn để tải các mẫu đơn chuẩn và cập nhật nhiều biểu mẫu hữu ích khác cho công việc của bạn.