Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách được sử dụng khi cá nhân hoặc bộ phận phụ trách cần đề nghị cơ quan, doanh nghiệp cấp trước kinh phí để phục vụ hoạt động tiếp đón khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc các đoàn công tác theo kế hoạch.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa, đồng thời hướng dẫn cách ghi nội dung tiếp khách, thời gian, địa điểm, số lượng khách, dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Giấy đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách là gì và khi nào cần lập?

Giấy đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách là chứng từ kế toán quan trọng, dùng để xin ứng trước tiền từ quỹ công ty cho hoạt động tiếp khách, hội họp, ngoại giao. Văn bản này đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát dòng tiền trước khi phát sinh chi phí, khác với đơn thanh toán thông thường.

Vai trò của đơn đề nghị tạm ứng trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Đơn đề nghị tạm ứng giúp kế toán nắm rõ kế hoạch chi tiêu, cân đối ngân sách, theo dõi công nợ tạm ứng của từng nhân viên, tránh tình trạng ứng tiền tràn lan, khó đối soát.

Các trường hợp cần tạm ứng chi phí tiếp khách

Đơn thường dùng khi nhân viên tổ chức hội nghị, đón đối tác, chiêu đãi khách hàng hoặc trong các chuyến công tác. Nếu cần chi phí vận chuyển hoặc mua hàng phục vụ tiếp khách, bạn có thể tham khảo thêm mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí vận chuyển và đơn đề nghị tạm ứng chi phí mua hàng.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách

Không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách”. Đây thường là văn bản nội bộ được lập theo quy chế tài chính, quy định về tiếp khách và quy trình tạm ứng của từng đơn vị.

Khi lập mẫu đơn, cần nêu rõ mục đích tiếp khách, đối tượng khách mời, thời gian, địa điểm, nội dung làm việc, các khoản chi dự kiến và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HẢI NAM
Số: 18/2026/ĐNTU-TK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ TIẾP KHÁCH

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại Hải Nam

Họ và tên: Trần Quốc Huy

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Chức vụ: Trưởng nhóm Kinh doanh

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí phục vụ hoạt động tiếp khách theo kế hoạch công tác, cụ thể như sau:

1. Mục đích tiếp khách:
Gặp gỡ, trao đổi nhu cầu hợp tác và thảo luận kế hoạch triển khai hợp đồng với khách hàng.

2. Đối tượng tiếp khách:
Đại diện Công ty [Tên khách hàng/đối tác].

3. Số lượng khách:
Dự kiến …… người.

4. Thời gian tiếp khách:
Ngày …… tháng …… năm ……

5. Địa điểm tiếp khách:
[Tên nhà hàng/địa điểm].

6. Nội dung làm việc:
Trao đổi về kế hoạch hợp tác, tiến độ thực hiện và các nội dung liên quan đến hoạt động kinh doanh giữa hai bên.

7. Các khoản chi phí dự kiến:

8. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

9. Căn cứ đề nghị tạm ứng:
Theo kế hoạch làm việc với khách hàng/đối tác và quy định về chi phí tiếp khách của Công ty.

10. Phương thức nhận tiền:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

11. Thời gian đề nghị tạm ứng:
Trước ngày …… tháng …… năm ……

12. Hồ sơ, tài liệu kèm theo:

• Kế hoạch làm việc với khách hàng/đối tác;
• Dự toán chi phí tiếp khách;
• Lịch làm việc nếu có;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, trong phạm vi chi phí được phê duyệt và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Quốc Huy

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo quy chế tiếp khách, quy chế tài chính và quy trình tạm ứng của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách điền đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách đúng chuẩn

Các thông tin bắt buộc: họ tên, bộ phận, số tiền bằng số và chữ

Mẫu đơn hợp lệ cần có đầy đủ họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ. Số tiền tạm ứng ghi bằng số và chữ để tránh nhầm lẫn. Ghi rõ ngày lập đơn, ngày dự kiến hoàn ứng và nội dung chi tiết.

Cách ghi lý do tạm ứng và thời hạn hoàn ứng

Lý do phải cụ thể, ví dụ: "Tiếp khách đối tác Hàn Quốc ngày 15/07" thay vì "Phục vụ công việc". Thời hạn hoàn ứng thường là 15–30 ngày sau khi kết thúc sự việc. Ghi rõ thời hạn giúp kế toán thu hồi tiền tạm ứng đúng lúc.

Các chữ ký cần có để phê duyệt đơn hợp lệ

Cần chữ ký của người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, đơn không có giá trị pháp lý, không được xuất quỹ.

Tải mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách chuẩn mới nhất

Mẫu theo Thông tư 200/TT-BTC (Mẫu 03-TT)

Mẫu 03-TT dùng cho doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/TT-BTC, phù hợp với doanh nghiệp lớn, có đầy đủ cột đối ứng tài khoản.

Mẫu theo Thông tư 133/TT-BTC và Thông tư 99/TT-BTC (Mẫu 04-TT)

Mẫu 04-TT dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cách trình bày gọn gàng, dễ điền.

File Word/PDF tải về trực tiếp

Bạn có thể tải file Word/PDF của cả hai mẫu trên, đã cập nhật theo quy định hiện hành, sẵn sàng sử dụng. Ngoài ra, nếu cần mẫu cho hạng mục khác, tham khảo thêm đơn đề nghị thanh toán lát gạch và sơn tường.

Quy trình phê duyệt, tạm ứng và hoàn ứng chi phí tiếp khách

Trình tự luân chuyển chứng từ: người đề nghị – trưởng bộ phận – kế toán – giám đốc

Người đề nghị lập đơn, gửi trưởng bộ phận xác nhận, chuyển kế toán kiểm tra nguồn quỹ, rồi giám đốc duyệt.

Lập phiếu chi và xuất quỹ

Sau khi duyệt, kế toán lập phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền. Người nhận phải ký nhận vào phiếu chi và giữ một bản để theo dõi.

Quyết toán và hoàn ứng chi phí tiếp khách đúng hạn

Thu thập hóa đơn, lập bảng quyết toán. Nếu chi ít hơn tạm ứng, nộp lại phần chênh lệch; nếu vượt, doanh nghiệp thanh toán bổ sung. Hoàn ứng đúng hạn giúp giảm tồn đọng tạm ứng.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy chế tiếp khách và quy trình tài chính.

Ai có thể lập đơn?

Người trực tiếp phụ trách hoạt động tiếp khách hoặc người được giao nhiệm vụ có thể lập đơn.

Có cần ghi đối tượng tiếp khách không?

Nên ghi để xác định mục đích của khoản chi và thuận tiện cho việc kiểm tra hồ sơ.

Có cần ghi số lượng khách không?

Nên ghi số lượng dự kiến để lập dự toán chi phí phù hợp.

Có cần lập dự toán không?

Nên lập, đặc biệt khi khoản tiếp khách có nhiều hạng mục chi phí.

Có cần hóa đơn, chứng từ không?

Nếu quy trình nội bộ yêu cầu, cần thu thập và lưu giữ đầy đủ chứng từ phục vụ thanh toán, quyết toán.

Có thể tạm ứng nhiều lần không?

Có nếu được phép. Cần theo dõi riêng từng khoản tạm ứng và từng hoạt động tiếp khách.

Có cần quyết toán sau khi tiếp khách không?

Nếu đã nhận tiền tạm ứng, cần thực hiện quyết toán theo quy định của đơn vị.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy chế tiếp khách của từng đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu hồ sơ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin về mục đích tiếp khách, đối tượng khách, thời gian, địa điểm, dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Mục đích tiếp khách;
• Đối tượng khách;
• Số lượng khách;
• Thời gian;
• Địa điểm;
• Nội dung làm việc;
• Các khoản chi dự kiến;
• Tổng chi phí;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Tóm lại, nắm vững cách viết và quy trình sử dụng đơn đề nghị tạm ứng chi phí tiếp khách sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả. Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải thêm nhiều biểu mẫu hữu ích khác.