Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản được sử dụng khi cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị phụ trách đề nghị cơ quan, doanh nghiệp cấp trước một khoản kinh phí để thực hiện việc sửa chữa, bảo trì tài sản phục vụ hoạt động chung.

Tài sản cần sửa chữa có thể là máy móc, thiết bị, phương tiện, nhà xưởng, văn phòng, hệ thống điện nước hoặc các tài sản khác thuộc phạm vi quản lý của đơn vị. Trong nội dung dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn mới nhất tham khảo, hướng dẫn cách ghi thông tin tài sản, tình trạng hư hỏng, nội dung sửa chữa, dự toán và số tiền đề nghị tạm ứng. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word và nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Giới thiệu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản là gì?

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản là văn bản hành chính nội bộ do cá nhân hoặc bộ phận có nhu cầu sửa chữa máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện... lập ra, gửi ban lãnh đạo và phòng kế toán để xin tạm ứng một khoản tiền từ quỹ doanh nghiệp trước khi thực hiện công việc. Đây là chứng từ gốc bắt buộc làm căn cứ hạch toán vào TK 141 – Tạm ứng, giúp kiểm soát dòng tiền và chi phí phát sinh một cách chặt chẽ.

Cơ sở pháp lý hiện hành bao gồm Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp lớn), cả hai đều quy định Mẫu 03-TT – Giấy đề nghị tạm ứng. Mẫu này vẫn giữ nguyên hiệu lực sau khi Thông tư 24/2024/TT-BTC có hiệu lực, vì văn bản đó chỉ sửa đổi quy định về hóa đơn điện tử. Nếu thiếu đơn hợp lệ, chi phí sửa chữa có thể không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, gây thiệt hại tài chính đáng kể.

Mẫu đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản mới nhất

Hiện nay, mẫu 03-TT vẫn là mẫu chuẩn duy nhất được sử dụng. Doanh nghiệp cần thận trọng với các mẫu tùy chỉnh tràn lan trên mạng vì có thể sai quy định. Mẫu chuẩn gồm 10 trường bắt buộc: tên công ty, quốc hiệu, tiêu đề, ngày tháng năm, họ tên người đề nghị, số tiền (bằng số và chữ), lý do tạm ứng, thời hạn hoàn ứng, ý kiến của phụ trách bộ phận và kế toán trưởng, chữ ký phê duyệt cuối cùng.

Để tăng tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp bổ sung thêm số điện thoại liên hệ và số tài khoản ngân hàng để thuận tiện chuyển khoản. Khi áp dụng chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, đơn điện tử được chấp nhận, nhưng cần in kèm chứng từ gốc khi quyết toán thuế.

Mẫu Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản

Không có một biểu mẫu thống nhất áp dụng cho mọi trường hợp mang tên “Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản”. Đây thường là văn bản được lập theo quy chế tài chính, quy trình quản lý tài sản và quy trình tạm ứng của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Khi lập mẫu đơn, cần xác định rõ tài sản cần sửa chữa, nguyên nhân hoặc tình trạng hư hỏng, đơn vị sửa chữa, nội dung công việc, chi phí dự kiến và số tiền đề nghị tạm ứng.

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo với thông tin minh họa:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚC AN
Số: 16/2026/ĐNTU-SCTS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG CHI PHÍ SỬA CHỮA TÀI SẢN

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại Phúc An

Họ và tên: Lê Gia Bảo

Bộ phận: Phòng Hành chính - Quản trị

Chức vụ: Chuyên viên quản trị tài sản

Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt khoản tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản với các nội dung sau:

1. Tài sản cần sửa chữa:
Máy điều hòa không khí tại phòng họp tầng 5.

2. Mã tài sản:
[ Mã tài sản nếu có ]

3. Vị trí sử dụng:
Phòng họp tầng 5, trụ sở Công ty.

4. Tình trạng tài sản:
Máy điều hòa hoạt động không ổn định, khả năng làm lạnh giảm và thường xuyên phát sinh tiếng ồn trong quá trình vận hành.

5. Nội dung sửa chữa dự kiến:
Kiểm tra tổng thể, vệ sinh thiết bị, thay thế linh kiện hư hỏng và bảo dưỡng hệ thống theo tình trạng thực tế.

6. Đơn vị sửa chữa:
[Tên đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa].

7. Căn cứ thực hiện:
Phiếu đề nghị sửa chữa tài sản ngày ……/……/…… và báo giá của đơn vị sửa chữa.

8. Chi phí sửa chữa dự kiến:
…………… đồng.

9. Số tiền đề nghị tạm ứng:
…………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………………

10. Thời gian dự kiến sửa chữa:
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

11. Phương thức thanh toán:
[Chuyển khoản/Tiền mặt].

12. Hồ sơ, chứng từ kèm theo:

• Phiếu đề nghị sửa chữa tài sản;
• Biên bản kiểm tra tình trạng tài sản nếu có;
• Báo giá sửa chữa;
• Hình ảnh hoặc tài liệu xác định tình trạng hư hỏng nếu có;
• Các tài liệu liên quan khác.

Tôi cam kết khoản tiền được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung sửa chữa và thực hiện đầy đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán theo quy định của Công ty.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Xin trân trọng cảm ơn.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Gia Bảo

TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

............................................................................

PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC

............................................................................

Số tiền được duyệt: …………… đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo quy trình sửa chữa, quản lý tài sản và quy định tạm ứng của từng đơn vị.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản

Bước 1 – Xác định thông tin tài sản: Ghi rõ mã tài sản, tên tài sản và bộ phận quản lý theo sổ tài sản cố định. Nếu tài sản không nằm trong danh mục, kế toán có quyền từ chối.

Bước 2 – Dự toán chi phí: Chi phí sửa chữa cần nằm trong dự toán năm đã phê duyệt. Trường hợp đột xuất, cần kèm phiếu đề xuất được duyệt. Nếu vượt dự toán, phải xin duyệt cấp cao hơn trước khi lập đơn.

Bước 3 – Ghi lý do cụ thể: Ví dụ: "Tạm ứng chi phí sửa chữa máy phát điện công suất 500kVA tại phân xưởng A do hỏng vòng bi, theo báo giá của Công ty XYZ". Ghi chung chung làm giảm tính thuyết phục và dễ bị trả lại.

Bước 4 – Số tiền chính xác: Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau tuyệt đối. Sai lệch dù chỉ một đồng có thể khiến đơn bị hủy.

Bước 5 – Thời hạn hoàn ứng: Thông thường tối đa 30 ngày, nhưng doanh nghiệp có thể quy định ngắn hơn. Quá hạn có thể bị tính lãi theo lãi suất vay ngân hàng thương mại.

Bước 6 – Ký xác nhận: Tối thiểu ba chữ ký: người đề nghị, kế toán trưởng và tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền. Người phụ trách kế toán có thể ký thay nếu doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng.

Quy trình phê duyệt và hoàn ứng chi phí sửa chữa tài sản theo quy định hiện hành

Quy trình chuẩn gồm bốn bước: người đề nghị lập đơn chuyển kế toán chi phí; kế toán kiểm tra nguồn quỹ và dự toán, trình kế toán trưởng; kế toán trưởng xác nhận tính hợp lệ, trình thủ trưởng; thủ trưởng phê duyệt và chuyển thủ quỹ lập phiếu chi tạm ứng (Mẫu 02-TT). Thời gian phê duyệt trung bình từ 3-5 ngày làm việc, rút xuống còn 1-2 ngày nếu hồ sơ đầy đủ kèm biên bản kiểm tra tài sản và báo giá chi tiết. Việc bổ sung các phụ lục này giúp đơn được duyệt nhanh gấp hai lần, theo đánh giá từ các chuyên gia tài chính.

Khi chi tiền, kế toán hạch toán Nợ TK 141, Có TK 111/112. Sau khi sửa chữa hoàn tất, người tạm ứng gửi bảng thanh toán tạm ứng (Mẫu 05-TT) kèm hóa đơn, biên bản nghiệm thu. Kế toán đối chiếu chi phí thực tế với số tạm ứng: nếu thừa thì nộp quỹ, nếu thiếu thì chi bổ sung. Hạch toán giảm TK 141, chuyển sang TK 6277 hoặc TK 642. Thời gian hoàn ứng thường được quy định trong 5 ngày làm việc sau khi nghiệm thu.

Ngoài ra, theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, các chi phí sửa chữa tạm ứng phải minh bạch để tránh bị xem là giao dịch liên kết. Hoàn ứng không đúng thủ tục có thể bị loại trừ khi xác định chi phí hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu cần xin tạm ứng cho các chi phí khác như tổ chức sự kiện hoặc thuê kho bãi, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu tương tự để áp dụng linh hoạt.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản có mẫu số không?

Không có mẫu số chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng theo quy trình quản lý tài sản và tài chính.

Ai có thể lập đơn?

Người quản lý tài sản, bộ phận sử dụng tài sản hoặc người được giao phụ trách sửa chữa có thể lập đơn.

Có cần ghi mã tài sản không?

Nếu tài sản có mã quản lý, nên ghi để thuận tiện đối chiếu hồ sơ.

Có cần ghi tình trạng hư hỏng không?

Nên ghi rõ tình trạng để làm căn cứ giải thích nhu cầu sửa chữa.

Có cần báo giá sửa chữa không?

Nếu đã có báo giá, nên đính kèm. Đối với khoản sửa chữa có giá trị lớn, doanh nghiệp có thể yêu cầu hồ sơ báo giá hoặc dự toán theo quy trình nội bộ.

Có thể tạm ứng để mua linh kiện không?

Có nếu linh kiện thuộc phạm vi sửa chữa đã được phê duyệt và phù hợp với quy trình mua sắm của đơn vị.

Có cần nghiệm thu sau sửa chữa không?

Tùy quy định nội bộ. Với tài sản quan trọng hoặc khoản sửa chữa có giá trị lớn, nên có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành.

Có cần quyết toán khoản tạm ứng không?

Có nếu đơn vị áp dụng quy trình quyết toán tạm ứng. Người nhận tiền cần hoàn thiện chứng từ theo thời hạn quy định.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và điều chỉnh theo quy trình quản lý tài sản của đơn vị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký hoặc lưu trữ nếu phù hợp với quy trình nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin tài sản, tình trạng hư hỏng, nội dung sửa chữa, đơn vị thực hiện và số tiền đề nghị tạm ứng.

Nếu cần lưu trữ hoặc gửi hồ sơ điện tử, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF sau khi hoàn thiện nội dung và ký theo quy định.

Trước khi trình phê duyệt, nên kiểm tra:

• Tên tài sản;
• Mã tài sản;
• Vị trí sử dụng;
• Tình trạng hư hỏng;
• Nội dung sửa chữa;
• Đơn vị sửa chữa;
• Báo giá hoặc dự toán;
• Chi phí sửa chữa dự kiến;
• Số tiền đề nghị tạm ứng;
• Thời gian sửa chữa;
• Hồ sơ kèm theo;
• Người có thẩm quyền phê duyệt.

Kết luận

Đơn đề nghị tạm ứng chi phí sửa chữa tài sản là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, minh bạch chi phí và tránh rủi ro thuế. Việc nắm vững cấu trúc mẫu, cách ghi chính xác và quy trình hoàn ứng sẽ tối ưu hiệu quả quản lý tài chính. Để biết thêm các mẫu đơn hữu ích khác, hãy truy cập Mẫu Đơn – nguồn tài liệu đáng tin cậy cho mọi nhu cầu hành chính của bạn.

Nếu bạn cần mẫu đơn đề nghị tạm ứng cho chi phí tổ chức sự kiện hoặc chi phí thuê kho bãi, hãy tham khảo ngay để có văn bản chuẩn chỉnh, phù hợp với quy định hiện hành. Đội ngũ biên tập của Mẫu Đơn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn – truy cập ngay hôm nay!