Đơn đề nghị tạm dừng học

Đơn đề nghị tạm dừng học là gì?

Đơn đề nghị tạm dừng học là văn bản hành chính do học sinh, sinh viên lập ra để xin phép nhà trường cho ngừng việc học tập tạm thời trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời bảo lưu kết quả học tập và tư cách người học. Thực chất, loại đơn này thường được gọi là đơn xin bảo lưu kết quả học tập hoặc đơn xin tạm hoãn học tập. Trong các văn bản chính thức của Bộ Giáo dục và Đào tạo, thuật ngữ được dùng là “tạm ngừng học tập”. Mỗi trường có thể quy định mẫu đơn riêng, nhưng bản chất đều giống nhau.

Khác với đơn xin thôi học, đơn đề nghị tạm dừng học không làm chấm dứt tư cách người học. Sinh viên vẫn được nhà trường quản lý hồ sơ, giữ nguyên kết quả các học phần đã tích lũy và có thể quay lại tiếp tục chương trình khi hết thời gian tạm dừng.

Khi nào cần viết đơn đề nghị tạm dừng học?

Sinh viên cần viết đơn khi thuộc một trong các nhóm lý do được quy chế đào tạo công nhận: sức khỏe, hoàn cảnh gia đình khó khăn, đi nghĩa vụ quân sự, đi du học hoặc nhu cầu cá nhân chính đáng. Thông thường, đơn phải được nộp trước khi học kỳ mới bắt đầu ít nhất 15 ngày làm việc. Nếu tự ý nghỉ học quá thời gian quy định mà không làm đơn, sinh viên có thể bị xử lý buộc thôi học chứ không được bảo lưu.

Lý do sức khỏe

Lý do sức khỏe được chấp nhận phổ biến nhất là ốm đau, tai nạn, phẫu thuật hoặc điều trị bệnh dài ngày. Hồ sơ cần có giấy xác nhận của bệnh viện cấp huyện trở lên, ghi rõ thời gian điều trị và dự kiến thời gian nghỉ. Hầu hết các trường chỉ cho nghỉ tối đa 1 năm cho mỗi lần vì lý do này.

Lý do hoàn cảnh khó khăn

Hoàn cảnh gia đình khó khăn bao gồm: mất người nuôi dưỡng, thiên tai, hỏa hoạn, hoặc mất nguồn thu nhập chính đột xuất. Sinh viên cần cung cấp giấy xác nhận hộ nghèo, hộ cận nghèo do UBND cấp xã/phường cấp. Một số trường cũng chấp nhận lý do phải chăm sóc người thân bị bệnh hiểm nghèo.

Lý do cá nhân khác

Nhóm lý do cá nhân bao gồm: kết hôn, mang thai, sinh con, tham gia chương trình trao đổi quốc tế, hoặc nhu cầu cá nhân có đăng ký. Với nhóm này, nhiều trường giới hạn mỗi lần nghỉ tối đa 1 năm và không quá 2 lần trong toàn khóa. Đơn cần nêu rõ kế hoạch quay lại học tập và cam kết hoàn thành chương trình trong thời gian tối đa cho phép.

Căn cứ pháp lý về việc tạm dừng học tập

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất là Thông tư số 08/2021/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học, trong đó có điều khoản về tạm ngừng học và bảo lưu kết quả. Ngoài ra, Luật Giáo dục đại học năm 2012 (sửa đổi, bổ sung 2018) cũng ghi nhận quyền bảo lưu của sinh viên. Mỗi trường sẽ có quy chế riêng, vì vậy cần đối chiếu để chuẩn bị hồ sơ cho phù hợp.

Hướng dẫn cách viết đơn đề nghị tạm dừng học

Không có mẫu chung bắt buộc trên toàn quốc, nhưng đơn phải tuân theo thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nội dung đơn cần trình bày rõ ràng, trung thực, không tẩy xóa.

Cấu trúc chuẩn của đơn

• Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên trường, tên khoa/viện đào tạo.
• Phần nội dung: Tiêu đề đơn, kính gửi phòng đào tạo, thông tin sinh viên, lý do xin tạm dừng, thời gian đề nghị, cam kết.
• Phần kết thúc: Ngày tháng năm, chữ ký, họ tên sinh viên; có thể cần xác nhận của cố vấn học tập hoặc trưởng khoa.

Các thông tin bắt buộc cần có

• Thông tin nhân thân: họ tên, ngày sinh, số CCCD, mã số sinh viên, lớp, khóa, khoa.
• Lý do tạm dừng (ngắn gọn, trung thực), thời gian dự kiến nghỉ từ học kỳ nào đến học kỳ nào.
• Cam kết chấp hành quy định, hoàn thành học phí và chịu trách nhiệm nếu chương trình đào tạo thay đổi.

Lưu ý khi viết đơn

• Không viết chung chung “xin nghỉ vì việc gia đình” nếu không có giấy xác nhận kèm theo.
• Ghi rõ số điện thoại, email để nhà trường liên hệ.
• Làm hai bản, một nộp phòng đào tạo, một lưu lại và xin dấu nhận đơn.
• Một số trường yêu cầu trưởng bộ môn hoặc cố vấn học tập ký xác nhận trước.

Mẫu đơn đề nghị tạm dừng học (mẫu chuẩn)

Hiện nay chưa có mẫu chuẩn quốc gia; mỗi trường tự ban hành mẫu riêng. Mẫu chuẩn thường gồm: thông tin sinh viên, lý do xin tạm dừng, thời gian đề nghị, cam kết và phần xác nhận của phòng đào tạo. Sinh viên nên tải mẫu từ cổng thông tin đào tạo của trường mình để tránh bị trả về.

Nếu bạn đang cần viết các loại đơn đề nghị hành chính khác, có thể tham khảo mẫu đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép xây dựng, đơn đề nghị di chuyển hài cốt liệt sĩ hoặc đơn đề nghị chấm dứt liên kết giáo dục với nước ngoài trên Mẫu Đơn.

Mẫu đơn xin tạm dừng học và bảo lưu kết quả học tập

Đây là mẫu phổ biến nhất. Trong đơn, cần tách riêng hai phần: “Lý do tạm dừng học” và “Đề nghị bảo lưu kết quả học tập”. Sinh viên phải ghi rõ số học phần đã đăng ký, số tín chỉ đã hoàn thành và số tín chỉ đề nghị bảo lưu. Bảng điểm cập nhật đến thời điểm xin nghỉ thường được yêu cầu kèm theo.

Mẫu đơn xin tạm dừng học một số học phần

Tạm dừng học một số học phần thực chất là xin rút bớt học phần trong học kỳ, không phải tạm dừng toàn bộ chương trình. Quy định của mỗi trường khác nhau, thường mỗi học kỳ chỉ được rút tối đa 1-2 học phần. Đơn cần ghi rõ mã học phần, tên học phần, số tín chỉ và lý do rút. Nếu nộp sau thời hạn, trường có thể giữ điểm “R” (rút) hoặc tính vào kết quả rèn luyện.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin tạm dừng học

Hồ sơ tiêu chuẩn gồm: đơn đề nghị tạm dừng học, CCCD, thẻ sinh viên và bảng điểm. Tùy theo lý do, cần bổ sung giấy khám bệnh, giấy xác nhận hộ nghèo, giấy gọi nhập ngũ hoặc giấy tờ cử đi du học. Ngoài ra, sinh viên cần hoàn tất nghĩa vụ học phí và trả sách thư viện trước khi nộp hồ sơ.

Thủ tục nộp đơn và quy trình xử lý

• Bước 1: Liên hệ phòng đào tạo hoặc tải mẫu đơn từ cổng thông tin điện tử.
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin, chuẩn bị minh chứng và nộp hồ sơ.
• Bước 3: Phòng đào tạo kiểm tra tính hợp lệ, yêu cầu bổ sung nếu cần.
• Bước 4: Hồ sơ được chuyển lên hiệu trưởng phê duyệt, thời gian xử lý từ 5 đến 7 ngày làm việc.
• Bước 5: Sinh viên nhận quyết định tạm dừng học bằng văn bản hoặc qua tài khoản sinh viên.

Thời gian tạm dừng học tối đa là bao lâu?

Theo quy chế đào tạo đại học, tổng thời gian tạm dừng học để bảo lưu kết quả trong một chương trình thường không vượt quá 3 năm. Trường hợp đi nghĩa vụ quân sự, thời gian tại ngũ không tính vào thời gian bảo lưu. Mỗi lần nghỉ thường tối đa 1 năm, và số lần nghỉ vì lý do cá nhân thường không quá 2 lần. Nếu hết thời gian tạm dừng mà vẫn chưa thể quay lại, sinh viên có thể được xem xét gia hạn thêm một học kỳ trong trường hợp bất khả kháng.

Quay trở lại học tập sau khi tạm dừng

Sinh viên phải nộp đơn xin học tiếp lại trước ngày khai giảng học kỳ dự kiến trở lại, thường là 15 ngày trước khi kết thúc đợt đăng ký học phần. Cần liên hệ cố vấn học tập để kiểm tra tiến độ và cập nhật chương trình đào tạo nếu có sự thay đổi. Sinh viên phải đóng học phí theo mức của năm quay lại, không phải theo mức cũ. Nếu không quay lại sau thời gian tạm dừng, trường có thể xóa tư cách sinh viên.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tạm dừng học có mất học phí không?

Trong thời gian tạm dừng học, sinh viên không phải đóng học phí cho các học phần không đăng ký. Nếu đã đóng trước đó, trường sẽ hoàn trả một phần hoặc toàn bộ tùy theo thời điểm nộp đơn. Cần liên hệ phòng kế hoạch tài chính để biết quy định cụ thể của trường.

Tạm dừng học có ảnh hưởng đến kết quả học tập không?

Kết quả học tập đã tích lũy trước khi tạm dừng được bảo lưu nguyên vẹn, điểm trung bình và số tín chỉ không bị mất. Tuy nhiên, các học phần đã đăng ký nhưng chưa thi sẽ không được tính điểm và phải đăng ký học lại sau khi quay lại. Việc tạm dừng học không được coi là vi phạm kỷ luật.

Có thể tạm dừng học nhiều lần không?

Có, nhưng tổng thời gian tạm dừng của tất cả các lần trong một chương trình thường tối đa 3 năm. Mỗi lần phải nộp đơn mới kèm giấy tờ chứng minh. Một số trường không chấp nhận nghỉ quá 1 năm vì lý do cá nhân dù vẫn còn trong tổng thời gian 3 năm, do đó cần kiểm tra quy chế của trường mình.