Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty: Mẫu tham khảo, cách viết và thủ tục thực hiện

Việc giảm vốn điều lệ có thể phát sinh khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh quy mô vốn cho phù hợp với nhu cầu hoạt động, hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên hoặc cổ đông, thực hiện mua lại phần vốn góp/cổ phần hoặc xử lý trường hợp vốn đăng ký chưa được góp đầy đủ. Hồ sơ giảm vốn cần được thực hiện đúng thẩm quyền và bảo đảm điều kiện thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản theo quy định.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty là gì?

Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty là văn bản được sử dụng để đề xuất chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông xem xét việc điều chỉnh giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp.

Văn bản có thể trình bày:

• Vốn điều lệ hiện tại;
• Vốn điều lệ dự kiến sau giảm;
• Số vốn giảm;
• Hình thức giảm;
• Lý do giảm;
• Cơ cấu vốn sau giảm;
• Khả năng thanh toán;
• Cam kết của doanh nghiệp;
• Nội dung đề nghị cấp có thẩm quyền thông qua.

Tuy nhiên, cần phân biệt văn bản đề nghị nội bộ với hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ. Đơn đề nghị không thay thế Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu phải nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo quy định hiện hành, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Mẫu đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty tham khảo

Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty dưới đây được xây dựng theo tình huống công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đề nghị giảm vốn bằng hình thức hoàn trả một phần vốn góp cho các thành viên theo tỷ lệ phần vốn góp.

Cần lưu ý rằng đây là mẫu đơn nội bộ tham khảo. Khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp phải lập đúng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ thay đổi vốn điều lệ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh; trường hợp giảm vốn phải có cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
Số: 25/ĐN-GVĐL

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ GIẢM VỐN ĐIỀU LỆ CÔNG TY

Kính gửi: Hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Minh Việt

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH VIỆT

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Người đề nghị: Nguyễn Văn An

Chức vụ: Giám đốc

Căn cứ nhu cầu điều chỉnh cơ cấu vốn của Công ty và tình hình hoạt động thực tế, tôi kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét, thông qua việc giảm vốn điều lệ với các nội dung sau:

1. Vốn điều lệ hiện tại

Vốn điều lệ đã đăng ký: 20.000.000.000 đồng.

Cơ cấu phần vốn góp:

• Ông Nguyễn Văn An: 12.000.000.000 đồng, chiếm 60%;
• Bà Trần Thị Bình: 8.000.000.000 đồng, chiếm 40%.

2. Vốn điều lệ đề nghị sau khi giảm

Vốn điều lệ dự kiến sau khi giảm: 15.000.000.000 đồng.

Mức vốn điều lệ đề nghị giảm: 5.000.000.000 đồng.

3. Hình thức giảm vốn

Công ty hoàn trả một phần vốn góp cho các thành viên theo tỷ lệ phần vốn góp trong vốn điều lệ của Công ty.

Cụ thể:

• Ông Nguyễn Văn An được hoàn trả: 3.000.000.000 đồng;
• Bà Trần Thị Bình được hoàn trả: 2.000.000.000 đồng.

Sau khi hoàn trả, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên dự kiến không thay đổi:

• Ông Nguyễn Văn An: 9.000.000.000 đồng, chiếm 60%;
• Bà Trần Thị Bình: 6.000.000.000 đồng, chiếm 40%.

4. Lý do giảm vốn

Việc giảm vốn nhằm điều chỉnh quy mô vốn điều lệ phù hợp với nhu cầu sử dụng vốn thực tế của Công ty, đồng thời bảo đảm cơ cấu nguồn vốn phù hợp với kế hoạch hoạt động trong thời gian tới.

5. Tình hình tài chính và khả năng thanh toán

Công ty đã rà soát tình hình tài chính, các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản hiện có.

Sau khi thực hiện hoàn trả phần vốn góp nêu trên, Công ty vẫn bảo đảm khả năng thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.

6. Phương án sử dụng nguồn vốn sau khi giảm

Sau khi hoàn trả phần vốn góp, Công ty tiếp tục duy trì nguồn vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh, thanh toán các khoản nợ và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

7. Cam kết của Công ty

Công ty cam kết:

• Việc giảm vốn được thực hiện đúng thẩm quyền;
• Thông tin và số liệu trong hồ sơ là chính xác;
• Bảo đảm thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn;
• Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo quy định;
• Cập nhật Điều lệ và hồ sơ nội bộ tương ứng với vốn điều lệ mới;
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

8. Nội dung đề nghị

Kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét và:

1. Thông qua việc giảm vốn điều lệ từ 20.000.000.000 đồng xuống 15.000.000.000 đồng;
2. Thông qua việc hoàn trả một phần vốn góp cho các thành viên;
3. Thông qua cơ cấu vốn điều lệ sau khi giảm;
4. Giao người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ;
5. Cho phép sửa đổi, cập nhật Điều lệ Công ty và các hồ sơ liên quan.

9. Hồ sơ gửi kèm

1. Dự thảo nghị quyết/quyết định về việc giảm vốn điều lệ;
2. Biên bản họp Hội đồng thành viên;
3. Báo cáo tài chính gần nhất;
4. Tài liệu chứng minh khả năng thanh toán nếu cần;
5. Điều lệ Công ty;
6. Các tài liệu liên quan khác.

Kính đề nghị Hội đồng thành viên xem xét, quyết định.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Nguyễn Văn An

Ý KIẾN CỦA BỘ PHẬN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

(Ký, ghi rõ họ tên)

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ)

Giá trị pháp lý của mẫu đơn theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Mẫu đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty được áp dụng theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020. Sử dụng đúng mẫu giúp hồ sơ hợp lệ, tránh bị trả lại.

Đơn phải phù hợp với biên bản họp và nghị quyết; nếu không, hồ sơ sẽ không được chấp nhận.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị giảm vốn điều lệ

Thông tin doanh nghiệp cần khai báo chính xác

Ghi đầy đủ tên, mã số, trụ sở, người đại diện theo pháp luật... Nếu người đại diện thay đổi, làm thêm đơn đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Nội dung đề nghị: lý do giảm vốn, số vốn giảm, tỷ lệ vốn sau khi giảm

Cần nêu rõ lý do, số vốn giảm, số vốn còn lại và tỷ lệ giảm. Nội dung phải khớp với nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Các tài liệu kèm theo: biên bản họp, nghị quyết

Bao gồm: đơn, biên bản họp, nghị quyết, danh sách thành viên/cổ đông, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu thay đổi thông tin thuế, chuẩn bị thêm đơn đề nghị thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Thủ tục nộp đơn đề nghị giảm vốn điều lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ giảm vốn điều lệ đối với công ty TNHH 1 thành viên và 2 thành viên

Đối với công ty TNHH 1 thành viên, cần quyết định chủ sở hữu; đối với TNHH 2 thành viên, cần biên bản và nghị quyết của Hội đồng thành viên.

Hồ sơ giảm vốn điều lệ đối với công ty cổ phần

Công ty cổ phần cần nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp, biên bản kiểm phiếu và danh sách cổ đông. Nếu giảm vốn kéo theo thay đổi con dấu, bổ sung đơn đề nghị thay đổi nội dung con dấu doanh nghiệp.

Thời gian xử lý, lệ phí và công bố thông tin sau khi giảm vốn

Thời hạn giải quyết từ 3 đến 5 ngày làm việc. Lệ phí theo quy định địa phương. Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ soạn đơn đề nghị giảm vốn điều lệ của chúng tôi?

Bộ phận pháp lý chuyên môn về biến động vốn doanh nghiệp

Đội ngũ pháp lý của Mẫu Đơn chuyên sâu về biến động vốn, giúp bạn soạn đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty đúng quy định.

Cam kết hồ sơ hợp lệ ngay lần nộp đầu tiên

Chúng tôi rà soát kỹ từng mục, cam kết hồ sơ hợp lệ ngay lần nộp đầu tiên.

Trọn gói từ soạn đơn, nộp hồ sơ đến nhận kết quả

Dịch vụ trọn gói từ soạn đơn, nộp hồ sơ đến nhận kết quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty

Có mẫu Đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty bắt buộc không?

Không có một mẫu chung bắt buộc mang tên này cho mọi doanh nghiệp. Đây có thể là văn bản nội bộ để trình cấp có thẩm quyền.

Công ty TNHH có được giảm vốn điều lệ không?

Có, nếu thuộc trường hợp luật định và đáp ứng điều kiện tương ứng.

Công ty cổ phần có được giảm vốn điều lệ không?

Có. Luật Doanh nghiệp quy định các trường hợp giảm vốn, trong đó có hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông khi đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động và khả năng thanh toán.

Công ty mới thành lập có được giảm vốn không?

Cần xác định hình thức giảm. Nếu hoàn trả một phần vốn góp thì phải đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động; nếu vốn chưa được góp đầy đủ và đúng hạn thì xử lý theo quy định về nghĩa vụ góp vốn.

Có cần nghị quyết của Hội đồng thành viên không?

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc giảm vốn thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên theo quy định và Điều lệ.

Công ty TNHH một thành viên ai quyết định giảm vốn?

Chủ sở hữu công ty quyết định theo thẩm quyền.

Công ty cổ phần ai quyết định giảm vốn?

Tùy trường hợp và căn cứ pháp luật, việc giảm vốn thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Giảm vốn có cần báo cáo tài chính không?

Đối với một số trường hợp, đặc biệt công ty TNHH hai thành viên trở lên giảm vốn bằng hoàn trả vốn góp hoặc mua lại phần vốn góp, hồ sơ phải kèm báo cáo tài chính gần nhất.

Giảm vốn có cần thông báo cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Có. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo quy định.

Có thể dùng đơn mẫu Word để làm thủ tục giảm vốn không?

Có thể dùng đơn mẫu Word cho mục đích trình nội bộ, nhưng không thay thế bộ hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo quy định.

Kết luận

Giảm vốn điều lệ cần hồ sơ chặt chẽ. Hãy liên hệ Mẫu Đơn để được hỗ trợ soạn thảo đơn đề nghị giảm vốn điều lệ công ty nhanh chóng, chính xác.