Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu được doanh nghiệp sử dụng để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp giấy phép hoặc chấp thuận cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc trường hợp phải có giấy phép theo quy định. Nội dung đơn thường thể hiện thông tin doanh nghiệp, loại hàng hóa, số lượng, mục đích xuất nhập khẩu, thị trường giao dịch và hồ sơ liên quan.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách ghi thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, phạm vi hoạt động và tài liệu kèm theo. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu là gì?

Theo Luật Quản lý ngoại thương, hoạt động XNK về cơ bản được tự do hóa, nhưng một số mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt vẫn cần xin giấy phép. "Đơn đề nghị cấp phép hoạt động XNK" là văn bản do doanh nghiệp lập để đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép XNK tự động hoặc giấy phép XNK có điều kiện cho từng lô hàng, chuyến hàng cụ thể.

Quy định pháp lý hiện hành chủ yếu dựa trên Luật Quản lý ngoại thương, Nghị định 69/2018/NĐ-CP, Thông tư 12/2018/TT-BCT (được sửa đổi bởi Thông tư 04/2023/TT-BCT) và các văn bản chuyên ngành khác. Đáng lưu ý, Việt Nam không cấp giấy phép XNK vĩnh viễn cho mọi mặt hàng; thay vào đó, doanh nghiệp phải xin phép theo từng lô hàng nếu hàng hóa thuộc danh mục cần kiểm soát.

Các trường hợp cần sử dụng đơn đề nghị cấp phép hoạt động XNK

Doanh nghiệp cần sử dụng đơn đề nghị trong nhiều trường hợp, bao gồm:

• Xin giấy phép XNK tự động đối với mặt hàng thép, phôi thép theo Thông tư 05/2019/TT-BCT.
• Nhập khẩu hàng hóa thuộc quản lý chuyên ngành như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thuốc bảo vệ thực vật – cần có giấy phép từ Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp.
• Xuất khẩu gạo theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP – thương nhân phải đăng ký hợp đồng và đáp ứng điều kiện kinh doanh.
• Nhập khẩu đường theo hạn ngạch thuế quan, hoặc các mặt hàng tạm nhập tái xuất không đủ điều kiện miễn phép.

Ngoài ra, trong một số trường hợp liên quan đến việc cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép, doanh nghiệp có thể cần sử dụng các mẫu đơn chuyên biệt như đơn đề nghị cấp lại giấy phép lập cơ sở bán lẻ hoặc đơn đề nghị xem xét lại biên bản vi phạm hành chính. Đối với nhà đầu tư, đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cũng là văn bản quan trọng cần nắm rõ.

Mẫu Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu

Dưới đây là mẫu đơn tham khảo dành cho doanh nghiệp có nhu cầu đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu:

TÊN DOANH NGHIỆP
Số: ……/ĐN-XNK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

[Địa danh], ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP PHÉP HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU

Kính gửi: ……………………………………………………………………

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ trụ sở: ……………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: ………………………………………

Chức vụ: ………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: …………………………

Ngày cấp: ……/……/……… Nơi cấp: ………………………………

Căn cứ nhu cầu hoạt động kinh doanh và các quy định có liên quan, Công ty kính đề nghị Quý Cơ quan xem xét cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu với các nội dung sau:

1. Phạm vi hoạt động đề nghị cấp phép

Hình thức hoạt động:
☐ Xuất khẩu
☐ Nhập khẩu
☐ Xuất khẩu và nhập khẩu

Nhóm hàng hóa: ……………………………………………………………

Mã HS nếu có: ……………………………………………………………

Số lượng dự kiến: …………………………………………………………

Giá trị dự kiến: ……………………………………………………………

Thời gian đề nghị cấp phép: Từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………

2. Thông tin hàng hóa

3. Mục đích hoạt động xuất nhập khẩu

Công ty dự kiến thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu nhằm:

• …………………………………………………………………………………
• …………………………………………………………………………………
• …………………………………………………………………………………

Thị trường xuất khẩu dự kiến: …………………………………………

Thị trường nhập khẩu dự kiến: …………………………………………

Đối tác dự kiến: ……………………………………………………………

4. Năng lực thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

Cơ sở vật chất, kho bãi:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Nhân sự thực hiện:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Năng lực tài chính:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Kinh nghiệm hoạt động xuất nhập khẩu:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

5. Nội dung đề nghị

Công ty kính đề nghị Quý Cơ quan:

1. Tiếp nhận và xem xét hồ sơ đề nghị cấp phép;
2. Thẩm định các điều kiện liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu;
3. Cấp giấy phép hoặc văn bản chấp thuận theo thẩm quyền nếu Công ty đáp ứng đầy đủ điều kiện;
4. Hướng dẫn Công ty bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nếu cần thiết.

6. Hồ sơ gửi kèm

1. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
2. Tài liệu chứng minh điều kiện hoạt động nếu pháp luật yêu cầu;
3. Danh mục hàng hóa đề nghị cấp phép;
4. Hợp đồng hoặc tài liệu liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu;
5. Hồ sơ về kho bãi, cơ sở vật chất nếu thuộc trường hợp phải cung cấp;
6. Tài liệu chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa nếu có;
7. Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Công ty cam kết các thông tin kê khai trong đơn và tài liệu gửi kèm là trung thực, chính xác; hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng các điều kiện theo quy định và Công ty chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ.

Kính đề nghị Quý Cơ quan xem xét, giải quyết.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Lưu ý: Không phải mọi hoạt động xuất nhập khẩu đều phải xin một “giấy phép hoạt động xuất nhập khẩu” chung. Đối với nhiều loại hàng hóa, doanh nghiệp được thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định mà không cần giấy phép riêng; giấy phép chỉ áp dụng đối với hàng hóa hoặc trường hợp thuộc diện quản lý chuyên ngành. Vì vậy, cần xác định chính xác mặt hàng và thủ tục trước khi sử dụng mẫu đơn.

Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu đơn

Tùy theo loại giấy phép, mẫu đơn có thể khác nhau. Với giấy phép XNK tự động, doanh nghiệp dùng Mẫu số 01 theo Thông tư 05/2019/TT-BCT với các trường thông tin:

• Tên thương nhân: Ghi chính xác như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không viết tắt, viết hoa đúng quy cách.
• Mã số thuế: Kiểm tra kỹ vì hệ thống một cửa quốc gia sẽ tự động đối chiếu.
• Tên hàng hóa, mã HS: Mã HS 8 số phải khớp với Danh mục hàng hóa XNK Việt Nam.
• Số lượng, trị giá, phương thức thanh toán, cảng đi/đến: Cần thống nhất với hợp đồng và vận đơn.

Đối với các giấy phép chuyên ngành, phần cam kết trong đơn không được sửa chữa, tẩy xóa. Doanh nghiệp cần lưu ý điền đầy đủ thông tin, tránh để trống các trường bắt buộc.

Hồ sơ, thủ tục và cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ xin cấp phép thường bao gồm: đơn đề nghị, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng mua bán, vận đơn, và các tài liệu liên quan khác. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hoặc cơ quan chuyên ngành.

Hiện nay, nhiều thủ tục đã được thực hiện qua Cơ chế một cửa quốc gia (NSW), giúp rút ngắn thời gian xử lý. Thời gian cấp phép có thể từ 7 ngày đối với giấy phép tự động, hoặc 15-30 ngày đối với giấy phép có điều kiện.

Những lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

• Sai tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế là lỗi phổ biến nhất, chiếm tỷ lệ lớn hồ sơ bị trả lại.
• Không xác định đúng loại giấy phép cần xin – nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa giấy phép XNK tự động và giấy phép chuyên ngành.
• Điền sai mã HS dẫn đến sai thuế, ảnh hưởng đến thông quan.
• Không nộp đúng cơ quan có thẩm quyền, gây kéo dài thời gian.

Theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa thuộc danh mục ngành, nghề có điều kiện khi chưa có giấy phép có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng. Vì vậy, việc chuẩn bị đơn đúng mẫu, đúng thủ tục là rất quan trọng.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xin giấy phép xuất nhập khẩu không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải xin giấy phép chung. Chỉ những hàng hóa hoặc trường hợp thuộc diện quản lý bằng giấy phép mới phải thực hiện thủ tục tương ứng.

Có cần ghi mã HS trong đơn không?

Nên ghi nếu đã xác định được, vì mã HS giúp xác định chính sách quản lý và thủ tục áp dụng.

Có cần hợp đồng ngoại thương không?

Tùy thủ tục. Nếu việc cấp phép gắn với một giao dịch cụ thể, hợp đồng có thể là tài liệu được yêu cầu.

Có cần giấy phép chuyên ngành không?

Có thể cần nếu hàng hóa thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành.

Có thể xin phép nhiều mặt hàng cùng lúc không?

Có thể nếu thủ tục cho phép. Tuy nhiên, các mặt hàng thuộc thủ tục hoặc cơ quan quản lý khác nhau có thể phải thực hiện hồ sơ riêng.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo, sau đó điều chỉnh theo biểu mẫu và yêu cầu của cơ quan cấp phép.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và hoàn thiện hồ sơ nếu cơ quan tiếp nhận chấp nhận hình thức này.

Có thể tải Đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, danh mục hàng hóa, mã HS, thị trường và nội dung đề nghị.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để in, ký và gửi cùng hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Trước khi nộp, nên kiểm tra:

• Tên và mã số doanh nghiệp;
• Người đại diện;
• Phạm vi xuất khẩu/nhập khẩu;
• Tên hàng hóa;
• Mã HS;
• Số lượng;
• Giá trị;
• Nước sản xuất;
• Nước xuất khẩu;
• Nước xuất xứ;
• Đối tác;
• Hợp đồng;
• Giấy tờ chuyên ngành;
• Các điều kiện cấp phép;
• Chữ ký và con dấu nếu có.

Kết luận

Việc nắm vững quy định và cách viết đơn đề nghị cấp phép hoạt động xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Hãy luôn cập nhật văn bản pháp luật mới nhất và sử dụng mẫu đơn chính xác. Truy cập Mẫu Đơn để tải về hàng trăm mẫu đơn thông dụng, cùng các hướng dẫn chi tiết giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.