Đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH: Mẫu tham khảo và hướng dẫn

Đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH được sử dụng để đề nghị cơ quan có thẩm quyền ghi nhận việc giảm người tham gia hoặc giảm nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động không còn thuộc diện tham gia, chấm dứt quan hệ lao động hoặc phát sinh thay đổi về tình trạng đóng. Nội dung dưới đây cung cấp mẫu đơn tham khảo, các trường hợp báo giảm, hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện và những lưu ý quan trọng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp lý và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Giới thiệu về đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH

Đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH là gì?

Đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH là văn bản do người sử dụng lao động lập để thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội về việc giảm số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ – BNN). Mẫu đơn này giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ kê khai khi có biến động giảm lao động, từ đó cơ quan BHXH điều chỉnh cơ sở dữ liệu và quyết định quyền lợi cho người lao động.

Trong hệ thống kê khai, bên cạnh biểu mẫu báo giảm, doanh nghiệp còn cần sử dụng đơn đề nghị báo tăng đóng BHXH khi có lao động mới tuyển dụng. Việc nắm vững cả hai loại mẫu này sẽ giúp kế toán doanh nghiệp vận hành thủ tục nhanh chóng, tránh sai sót.

Các trường hợp cần lập đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH

Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải lập đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động (kể cả nghỉ thai sản khi hết thời hạn hưởng chế độ).
• Người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu, trợ cấp một lần.
• Người lao động bị tai nạn, chết, mất tích.
• Người lao động tạm dừng tham gia BHXH theo quy định.
• Người lao động chuyển công tác sang đơn vị khác trong cùng tổng công ty hoặc chuyển đến nơi mới.

Ngoài ra, nếu người lao động tham gia BHTN, doanh nghiệp cũng cần cập nhật kịp thời để đảm bảo quyền lợi. Tham khảo thêm đơn đề nghị báo tăng đóng BHTN để biết cách xử lý khi có sự gia tăng lao động trong giai đoạn sau.

Mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH tham khảo có thông tin

Dưới đây là mẫu tham khảo có thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

ĐƠN ĐỀ NGHỊ BÁO GIẢM ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Kính gửi: Cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH ABC

Mã đơn vị BHXH: ............................................................

Địa chỉ: ................................................................................................

Người đại diện: NGUYỄN VĂN MINH

Chức vụ: Giám đốc

Công ty TNHH ABC đề nghị thực hiện báo giảm đóng bảo hiểm xã hội đối với người lao động sau:

Họ và tên: TRẦN VĂN NAM

Mã số BHXH: ............................................................

Chức danh: Nhân viên kinh doanh

Thời điểm đề nghị báo giảm: từ tháng 09/2026.

Lý do: Người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động với Công ty kể từ ngày 31/8/2026.

Nay Công ty kính đề nghị cơ quan Bảo hiểm xã hội kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và thực hiện báo giảm đóng BHXH đối với người lao động nêu trên theo quy định.

Công ty cam kết các thông tin kê khai là chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, giải quyết.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Minh

Lưu ý: Thông tin trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa.

Mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH mới nhất hiện nay

Hiện nay, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành các mẫu biểu thống nhất để doanh nghiệp sử dụng khi kê khai giảm lao động. Dưới đây là hai mẫu quan trọng nhất:

Mẫu D02-TS – Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Mẫu D02-TS là mẫu thông dụng nhất để kê khai giảm lao động. Mẫu này áp dụng cho cả trường hợp tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng. Khi lập báo giảm, kế toán cần liệt kê chính xác họ tên, mã số BHXH, ngày nghỉ việc, lý do nghỉ của từng người lao động. Đây là căn cứ để cơ quan BHXH xác nhận trách nhiệm đóng và giải quyết chế độ.

Mẫu D02-LT – Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH

Mẫu D02-LT được dùng khi doanh nghiệp thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH. Trong một số địa phương, mẫu này được tích hợp chung với tờ khai mẫu D02-TS. Nếu đơn vị bạn đang áp dụng hình thức này, cần ghi đầy đủ các cột thông tin về hợp đồng lao động, ngày bắt đầu, ngày kết thúc để đối chiếu chính xác.

Tải mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH nhanh chóng (file Word/PDF)

Để tiết kiệm thời gian, kế toán có thể tải mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH tại các trang web uy tín, trong đó có website Mẫu Đơn (maudon.com.vn). Tại đây, bạn có thể tìm thấy nhiều biểu mẫu hành chính, ví dụ như mẫu đơn đề nghị báo tăng đóng BHXH, hay đơn đề nghị mẫu số 14-HSB. Các file đều được định dạng chuẩn, dễ dàng chỉnh sửa và in ấn.

Hướng dẫn cách điền mẫu đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH

Hướng dẫn điền các chỉ tiêu trên mẫu D02-TS

Khi kê khai mẫu D02-TS, bạn cần điền chính xác các thông tin sau:

• Tên đơn vị, mã số đơn vị: Ghi đầy đủ tên công ty, mã số BHXH (nếu có).
• Kỳ kê khai: Ghi rõ tháng, quý phát sinh biến động.
• Cột 1-2: Số thứ tự, họ và tên người lao động.
• Cột 3: Mã số BHXH của từng người.
• Cột 4: Ngày, tháng, năm nghỉ việc hoặc tạm dừng đóng.
• Cột 5: Lý do giảm (nghỉ việc, hết tuổi lao động, chuyển công tác, hưởng lương hưu…).

Lưu ý: Phần cuối mẫu phải có chữ ký, họ tên người lập biểu, người đại diện pháp luật và đóng dấu đơn vị.

Ví dụ minh hoạ cách ghi mẫu báo giảm BHXH chi tiết

Giả sử công ty ABC có công nhân Nguyễn Văn A nghỉ việc từ ngày 15/6. Khi lập báo giảm, bạn ghi: STT 05, Họ và tên: Nguyễn Văn A, Mã số BHXH: 123456789, Ngày nghỉ việc: 15/06, Lý do: Nghỉ việc theo đơn xin thôi việc. Tổng số lao động giảm: 1 người. Sau khi điền xong, gửi lên phần mềm kê khai hoặc nộp tại cơ quan BHXH.

Hồ sơ và thủ tục nộp đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH

Thành phần hồ sơ báo giảm BHXH bắt buộc

Tùy theo từng trường hợp giảm, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Mẫu D02-TS (hoặc D02-LT theo yêu cầu).
• Quyết định nghỉ việc hoặc thôi việc của người lao động.
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (nếu có).
• Giấy báo tử, giấy chứng nhận hưởng chế độ (đối với một số trường hợp đặc biệt).

Ngoài ra, kế toán có thể phải nộp thêm các văn bản kèm theo theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan BHXH. Để đầy đủ, bạn có thể tham khảo đơn đề nghị mẫu số 14-HSB – một mẫu dùng để điều chỉnh thông tin liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm.

Thời hạn nộp hồ sơ báo giảm BHXH theo quy định

Theo quy định, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo giảm cho cơ quan BHXH. Nếu muộn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Vì vậy, kế toán cần theo dõi sát sao ngày nghỉ của từng người để lập mẫu kịp thời.

Quy trình nộp hồ sơ báo giảm BHXH online qua phần mềm kê khai điện tử

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Quy trình gồm các bước:

1. Đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống.
2. Lập hồ sơ trên phần mềm kê khai (như iBHXH, BKAV, MISA...).
3. Chọn mục “Kê khai tăng, giảm lao động”, nhập dữ liệu theo mẫu D02-TS.
4. Kiểm tra và gửi hồ sơ điện tử, sau đó nhận mã hồ sơ.
5. Lưu trữ biên nhận và chờ cơ quan BHXH xử lý.

Việc nộp online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót so với nộp giấy truyền thống.

Câu hỏi thường gặp

BHXH là gì?

BHXH là chính sách an sinh nhằm bảo đảm hoặc bù đắp một phần thu nhập của người tham gia khi xảy ra các sự kiện theo quy định pháp luật.

Khi nào cần báo giảm đóng BHXH?

Khi người lao động không còn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hoặc có thay đổi làm giảm nghĩa vụ đóng theo quy định.

Người lao động nghỉ việc có phải báo giảm BHXH không?

Có, nếu việc nghỉ việc làm chấm dứt nghĩa vụ tham gia BHXH.

Nghỉ không hưởng lương có được báo giảm BHXH không?

Tùy trường hợp, thời gian nghỉ và quy định áp dụng. Không phải mọi trường hợp nghỉ không lương đều được báo giảm.

Có phải báo giảm BHXH cùng BHYT, BHTN không?

Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp thường phải xử lý đồng thời các khoản bảo hiểm liên quan, nhưng thời điểm và cách xử lý cần căn cứ tình trạng cụ thể.

Có cần làm đơn riêng để báo giảm BHXH không?

Không phải lúc nào cũng cần. Thực tế thường sử dụng hồ sơ báo giảm theo quy định của cơ quan BHXH. Mẫu đơn trên mang tính tham khảo.

Báo giảm BHXH chậm có sao không?

Có thể phát sinh việc điều chỉnh dữ liệu và các nghĩa vụ liên quan nếu doanh nghiệp vẫn được ghi nhận đóng sau thời điểm phải giảm.

Có thể báo giảm hồi tố không?

Có thể có trường hợp cần điều chỉnh hồi tố, nhưng phải có căn cứ và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Người lao động nghỉ việc có mất thời gian đóng BHXH không?

Không. Thời gian đã đóng BHXH hợp pháp được ghi nhận theo quy định. Khi nghỉ việc, người lao động có thể bảo lưu thời gian đóng để tiếp tục tham gia hoặc giải quyết chế độ khi đủ điều kiện.

Có thể báo giảm nhiều người cùng lúc không?

Có thể. Doanh nghiệp có thể lập danh sách nhiều người nếu cùng phát sinh nhu cầu báo giảm.

Kết luận

Đơn đề nghị báo giảm đóng BHXH là thủ tục quan trọng trong công tác quản trị nhân sự và kế toán. Việc lập đúng mẫu, đúng hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm được các thông tin cần thiết về mẫu D02-TS, mẫu D02-LT, cách điền và quy trình nộp hồ sơ. Đừng quên theo dõi website Mẫu Đơn – maudon.com.vn – để tải về các biểu mẫu mới nhất và cập nhật những thay đổi về chính sách bảo hiểm xã hội. Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ với cơ quan BHXH nơi bạn quản lý để được hỗ trợ cụ thể.