Đơn xin xác nhận nhân sự

Đơn xin xác nhận nhân sự là gì?

Đơn xin xác nhận nhân sự là văn bản do người lao động lập để đề nghị doanh nghiệp xác nhận các thông tin liên quan đến quá trình làm việc như thời gian công tác, chức danh, mức lương, hình thức hợp đồng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng khi làm hồ sơ vay vốn, du học, dự tuyển hoặc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.

Khi nào cần sử dụng?

Bạn cần sử dụng đơn này trong nhiều trường hợp: khi xin visa du học, chứng minh thu nhập, xác minh thâm niên cho nhà tuyển dụng mới, hoặc hoàn thiện hồ sơ vay tín dụng ngân hàng. Đặc biệt, sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội. Trước khi xin xác nhận, nếu bạn đang có nhu cầu tạm hoãn hoặc gia hạn hợp đồng, bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin tạm hoãn hợp đồng lao động và mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng để nắm rõ thủ tục.

Tải mẫu đơn xin xác nhận nhân sự mới nhất (Word/PDF)

Hiện nay, pháp luật không quy định mẫu đơn thống nhất, nhưng một mẫu chuẩn cần có đầy đủ: quốc hiệu, tiêu ngữ, kính gửi, thông tin người lao động, thời gian công tác, chức danh, mức lương, mục đích sử dụng và cam kết. Bạn có thể tải mẫu đơn xin xác nhận nhân sự dạng Word hoặc PDF từ các trang cung cấp văn bản uy tín. Với file Word, bạn dễ dàng chỉnh sửa tên công ty, vị trí, số hiệu trước khi in.

Cấu trúc mẫu đơn chuẩn

Mẫu đơn thường được trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: khổ giấy A4, font Times New Roman 13–14, căn lề trái 3cm, phải 2cm, trên 2cm, dưới 2cm. Phía trên cùng ghi quốc hiệu và tiêu ngữ.

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn xin xác nhận nhân sự đúng chuẩn

• Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” đặt giữa trang, không gạch chân.
• Kính gửi: Ghi rõ Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự kèm tên công ty.
• Nội dung chính: Trình bày rõ họ tên, mã số thuế, số CCCD, thời gian làm việc từ ngày... đến ngày..., chức danh, mức lương, phụ cấp.
• Mục đích sử dụng: Ghi rõ vay vốn, du học, dự tuyển... để phòng nhân sự cấp đúng giấy tờ.
• Ký tên: Cuối đơn ký và ghi rõ họ tên, kèm số điện thoại liên hệ.

Lưu ý khi viết

Nếu bạn cần xác nhận thu nhập cho hồ sơ vay vốn, hãy yêu cầu công ty ghi rõ cả thu nhập phụ cấp, thưởng. Tránh chỉ ghi lương cơ bản vì ngân hàng thường đối chiếu với sao kê tài khoản.

Những lưu ý quan trọng khi xin xác nhận nhân sự để được duyệt nhanh

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi: sai tên, sai mã số thuế sẽ bị trả lại.
• Đóng dấu đỏ và chữ ký của người đại diện pháp luật (nếu cần) theo đúng quy định.
• Nếu bạn từng có yêu cầu tăng lương, khi xin xác nhận hãy nộp kèm quyết định tăng lương để mức lương được cập nhật chính xác. Tham khảo mẫu đơn xin tăng lương cho công nhân nếu bạn đang chuẩn bị đề xuất tăng lương trước khi xin xác nhận.
• Nộp đơn trước ngày cần dùng ít nhất 7 ngày làm việc để công ty kịp xử lý.

Việc chuẩn bị một mẫu đơn xin xác nhận nhân sự đúng chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối. Hãy tải mẫu phù hợp, điền thông tin chính xác và nộp đúng bộ phận nhân sự. Nếu cần thêm mẫu đơn hành chính khác, bạn có thể ghé thăm website Mẫu Đơn tại maudon.com.vn.