Đơn xin xác nhận địa điểm văn phòng đại diện

Mẫu đơn xin xác nhận địa điểm văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân, hoạt động theo ủy quyền. Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo khi thay đổi địa điểm VPĐD. Đơn xin xác nhận địa điểm văn phòng đại diện là văn bản doanh nghiệp lập gửi cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc chính quyền địa phương để xác nhận tính hợp pháp của địa chỉ, phục vụ các thủ tục thuế, ngân hàng, cấp phép. Khác với giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, mẫu đơn này thường dùng khi địa điểm đã ổn định nhưng cần xác nhận cho từng mục đích cụ thể.

Thông tin cần có trong đơn

Đơn cần đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin doanh nghiệp

• Tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, email.

Thông tin văn phòng đại diện

• Mã số đơn vị phụ thuộc, tên VPĐD, địa chỉ cũ (đã đăng ký), địa chỉ mới cần xác nhận.
• Mục đích xin xác nhận (thuê địa điểm, mở tài khoản, cấp phép...), cam kết chịu trách nhiệm pháp lý.
• Thông tin người đứng đầu VPĐD: họ tên, số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp, chức danh.
• Với doanh nghiệp nước ngoài: số quyết định, ngày cấp giấy phép thành lập VPĐD của Sở Công Thương.
• Nội dung đề nghị: địa chỉ, phạm vi hoạt động, thời gian dự kiến.
• Danh sách giấy tờ kèm theo: bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận hoạt động VPĐD, hợp đồng thuê, sơ đồ mặt bằng.

Hướng dẫn cách điền đơn

• Bước 1: Tải mẫu chính thức từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc mẫu của địa phương.
• Bước 2: Điền chính xác tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (10-14 chữ số) – sai dù một ký tự có thể bị từ chối.
• Bước 3: Ghi rõ lý do thay đổi (nếu là thông báo thay đổi), ví dụ "nhu cầu mở rộng hoạt động" để tránh thẩm định.
• Bước 4: Nếu địa điểm mới khác quận/huyện, chuẩn bị thêm giấy giới thiệu từ phòng đăng ký kinh doanh cũ.
• Bước 5: Kê khai quan hệ với chủ nhà (thuê, làm việc...), kèm hợp đồng thuê từ 1 năm trở lên để tăng tỷ lệ chấp thuận.
• Bước 6: Đánh số trang, kẹp dấu giáp lai, ký trực tiếp – không dùng chữ ký scan.
• Bước 7: Nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp. Thời gian xử lý thường 1-3 ngày làm việc.

Các lưu ý pháp lý khi làm đơn

• Thời hạn thông báo thay đổi địa điểm là 10 ngày kể từ khi có thay đổi (Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ thông báo bằng văn bản, cần sửa đổi kịp thời.
• Đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài, giấy xác nhận địa điểm là bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép (Nghị định 07/2016/NĐ-CP).
• Nên lưu trữ bản sao tất cả giấy tờ để đối chiếu khi cần.

Ngoài ra, để quản lý hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả, bạn có thể tham khảo các mẫu đơn hữu ích như đơn xin nhận thầu tư vấn thiết kế và đơn xin nhận thầu thi công. Nếu cần xác nhận địa điểm chi nhánh, hãy xem mẫu đơn xin xác nhận địa điểm chi nhánh.

Tải mẫu đơn chuẩn

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải mẫu đơn xin xác nhận địa điểm văn phòng đại diện chuẩn theo quy định tại Mẫu Đơn. Chúng tôi cung cấp mẫu cập nhật, dễ điền, kèm hướng dẫn chi tiết. Hãy truy cập ngay để tải về và sử dụng! Nếu cần hỗ trợ thêm, liên hệ đội ngũ biên tập qua website.