Đơn xin tạm ứng lương

Mẫu đơn xin tạm ứng lương là gì?

Mẫu đơn xin tạm ứng lương là văn bản do người lao động tự lập hoặc sử dụng mẫu có sẵn để đề nghị doanh nghiệp chi trả một phần tiền lương trước kỳ hạn thanh toán. Văn bản này thường được dùng khi phát sinh nhu cầu tài chính khẩn cấp. Theo Bộ luật Lao động 2019, tạm ứng tiền lương là quyền lợi được pháp luật thừa nhận nhưng phụ thuộc vào thỏa thuận hai bên trong hợp đồng lao động. Nhu cầu tìm kiếm mẫu đơn tăng mạnh vào cuối tháng và dịp trước Tết, phản ánh thực tế người lao động cần hỗ trợ tài chính kịp thời.

Mẫu đơn thường gồm quốc hiệu, kính gửi, họ tên, chức vụ, số tiền tạm ứng (viết bằng số và chữ), lý do, cam kết hoàn trả và chữ ký các bên. Đây là căn cứ đầu tiên để kế toán lập phiếu chi, đảm bảo quy trình thanh toán hợp lệ.

Căn cứ pháp lý khi xin tạm ứng tiền lương

Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ trực tiếp nhất. Nội dung quy định: “Người lao động có thể được tạm ứng tiền lương do hai bên thỏa thuận. Trường hợp người lao động thực hiện nghĩa vụ công dân thì người sử dụng lao động phải tạm ứng tiền lương.” Điều này cũng nêu rõ mức khấu trừ không quá 30% lương hàng tháng sau khi tạm ứng.

Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, có mẫu số 04-TT “Giấy đề nghị tạm ứng” dùng cho mọi loại tạm ứng, gồm cả lương. Thông tư 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn cũng có mẫu tương tự. Cả hai đều yêu cầu số tiền, lý do, chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng.

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20–30 triệu đồng nếu doanh nghiệp không tạm ứng lương cho người lao động khi họ thực hiện nghĩa vụ công dân.

Những trường hợp người lao động được tạm ứng lương

• Bắt buộc: Khi người lao động thực hiện nghĩa vụ công dân như gọi nhập ngũ, kiểm tra, xét xử, thi hành án. Doanh nghiệp không được từ chối, tối thiểu 2 tháng lương.
• Thỏa thuận: Người lao động có thể tạm ứng khi gặp khó khăn tài chính (ốm đau, tai nạn, hiếu hỉ) nếu quy định tại nội quy hoặc hợp đồng lao động.
• Nghỉ phép năm: Theo Điều 113 BLLĐ 2019, người lao động có thể xin tạm ứng lương trước kỳ nghỉ phép.
• Nghỉ việc riêng: Đám cưới, đám tang, con ốm theo khoản 1 Điều 115 – được tạm ứng 1–3 ngày lương.
• Linh hoạt: Nhiều công ty công nghệ cho phép tạm ứng tối đa 50% lương cơ bản bất kỳ lúc nào, lãi suất 0%.

Hướng dẫn viết đơn xin tạm ứng lương chuẩn từng phần

Phần 1 – Quốc hiệu: Ghi “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” ở giữa, in hoa.

Phần 2 – Kính gửi: Ghi rõ “Ban Giám đốc công ty” và/hoặc “Phòng Nhân sự – Phòng Kế toán”.

Phần 3 – Thông tin người viết: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, chức vụ, phòng ban, mã nhân viên.

Phần 4 – Nội dung đề nghị: Nêu số tiền (số và chữ), thời điểm hoàn trả (kỳ lương nào hoặc khấu trừ dần), lý do cụ thể. Không nên ghi chung chung.

Phần 5 – Cam kết: Bắt buộc có câu “Tôi cam kết sử dụng đúng mục đích và hoàn trả đúng hạn. Trường hợp vi phạm, tôi đồng ý để công ty khấu trừ vào lương theo quy định.”

Phần 6 – Chữ ký: Người lao động, trưởng bộ phận, giám đốc (hoặc ủy quyền). Ghi ngày tháng năm.

Lưu ý: Không bỏ trống mục nào; các phần không áp dụng gạch chéo. Mức tạm ứng thường từ 50–80% lương thực nhận.

Các mẫu đơn xin tạm ứng lương file Word mới nhất

Mẫu đơn xin tạm ứng lương cá nhân

Mẫu này đơn giản, một trang, dành cho nhân viên văn phòng. Phần lý do nên viết ngắn gọn 1–2 câu để nhanh được duyệt. Có ô trống cho trưởng phòng và kế toán xác nhận cùng trang.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương cho nhiều nhân viên

Dành cho doanh nghiệp từ 50 nhân viên trở lên. Mẫu là bảng kê danh sách nhân viên, số tiền từng người, tổng cộng, có chữ ký của người lập và giám đốc.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 04-TT (Thông tư 133)

Mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, dùng cho doanh nghiệp nhỏ vừa. Cần bổ sung thêm dòng “Số tiền còn lại phải thanh toán” và “Người nhận tiền ký nhận”.

Mẫu đơn xin tạm ứng lương khi nghỉ phép năm

Theo Điều 113 BLLĐ 2019, người lao động ghi rõ số ngày phép đã đăng ký, số tiền tạm ứng tối đa 100% lương cho thời gian nghỉ. Có kèm xác nhận của phòng nhân sự.

Mẫu đơn xin tạm ứng lương khi gọi nhập ngũ (nghĩa vụ quân sự)

Đây là trường hợp bắt buộc. Mẫu nêu rõ quyết định gọi nhập ngũ, số tiền tạm ứng tối thiểu 2 tháng lương, cam kết hoàn trả sau khi xuất ngũ nếu có thỏa thuận.

Quy trình xét duyệt và thủ tục thanh toán tạm ứng lương tại doanh nghiệp

Quy trình thông thường gồm: nhân viên điền đơn → nộp trưởng bộ phận phê duyệt → chuyển phòng nhân sự kiểm tra → kế toán lập phiếu chi → giám đốc ký duyệt → thủ quỹ chi tiền hoặc chuyển khoản. Thời gian xử lý trung bình 1–3 ngày làm việc. Kế toán phải lưu giữ đơn gốc làm chứng từ, đồng thời theo dõi công nợ để khấu trừ vào kỳ lương tiếp theo.

Những lưu ý quan trọng khi tải và sử dụng mẫu đơn xin tạm ứng lương

• Kiểm tra mẫu cập nhật theo BLLĐ 2019, tránh dùng mẫu cũ từ trước 2021.
• Nếu dùng mẫu 04-TT, áp dụng đúng Thông tư 133 (DN nhỏ) hay Thông tư 200 (DN lớn).
• Chỉ điền thông tin chính xác, không để trống; mọi chỉnh sửa sau khi ký đều vô hiệu.
• Lưu bản scan hoặc chụp để đối chiếu khi cần.

Ngoài đơn xin tạm ứng lương, bạn có thể cần tham khảo thêm mẫu đơn xin nghỉ không lương khi muốn nghỉ dài ngày, hoặc đơn xin xác nhận lương để hoàn thiện hồ sơ cá nhân. Nếu bạn là lao động nữ, hãy tham khảo đơn xin hưởng chế độ thai sản cho công nhân để đảm bảo quyền lợi.

Kết luận

Việc sử dụng đúng mẫu đơn xin tạm ứng lương không chỉ giúp bạn nhanh chóng nhận được tiền mà còn đảm bảo tính pháp lý cho cả người lao động và doanh nghiệp. Hãy tải mẫu phù hợp, điền đầy đủ thông tin và nộp đúng quy trình. Để tìm thêm nhiều mẫu đơn hành chính hữu ích khác, hãy truy cập https://maudon.com.vn – nơi cung cấp các biểu mẫu chuẩn, cập nhật liên tục theo quy định mới nhất.