Đơn xin nghỉ phép không lương

Đơn xin nghỉ phép không lương là gì? Quy định pháp luật mới nhất hiện nay

Đơn xin nghỉ phép không lương (hay đơn xin nghỉ không hưởng lương) là văn bản người lao động gửi người sử dụng lao động để đề nghị tạm nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định mà không nhận lương, dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên. Khác với nghỉ phép năm có hưởng lương, hình thức nghỉ này thường được sử dụng khi người lao động có việc gia đình, điều trị bệnh dài ngày hoặc cần giải quyết vấn đề cá nhân.

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất hiện nay là Bộ luật Lao động (BLLĐ) số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Điều 115 BLLĐ 2019 quy định về nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương. Theo đó, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc nghỉ không lương mà không bị giới hạn số ngày tối đa trong năm – điểm mới so với BLLĐ 2012 trước đây. Điều này tạo sự linh hoạt cho cả hai bên trong việc sắp xếp công việc và cuộc sống.

Bên cạnh đó, Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành BLLĐ cũng nêu rõ trách nhiệm của các bên khi thỏa thuận nghỉ không lương, giúp tránh tranh chấp không đáng có. Đặc biệt, Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) mới có hiệu lực từ tháng 7 năm 2025 quy định: nếu nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong một tháng thì tháng đó không được tính vào thời gian đóng BHXH bắt buộc. Vì vậy, người lao động cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn thời gian nghỉ.

Tải ngay mẫu đơn xin nghỉ phép không lương chuẩn (Word – PDF)

Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, bạn có thể tải sẵn các mẫu đơn chuẩn theo quy định hiện hành. Một mẫu đơn đầy đủ cần có: Quốc hiệu – Tiêu ngữ, tên đơn, phần kính gửi (Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự), thông tin cá nhân, nội dung xin nghỉ (lý do, thời gian), cam kết bàn giao công việc và chữ ký.

Tùy vào đối tượng cụ thể, bạn nên chọn mẫu cho phù hợp:

• Nếu bạn là công nhân sản xuất, hãy tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép của công nhân.
• Nếu bạn cần nghỉ để chăm sóc con ốm, đơn xin nghỉ phép chăm sóc con ốm sẽ có những mục phù hợp.
• Nếu bạn là viên chức, cán bộ, hãy dùng đơn xin nghỉ phép của viên chức để đảm bảo đúng thể thức.

Các mẫu này đều được cập nhật theo BLLĐ 2019, có thể tải về dạng Word (.docx) để dễ dàng chỉnh sửa, hoặc PDF để in và ký trực tiếp. Khi tải, bạn nên kiểm tra nguồn gốc để tránh dùng phải mẫu cũ, vẫn ghi giới hạn 30 ngày/năm – đã hết hiệu lực.

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn xin nghỉ phép không lương đúng chuẩn

Bước 1: Trao đổi với quản lý trước khi viết đơn

Trước khi soạn văn bản, hãy trao đổi trực tiếp hoặc qua email với quản lý để xin ý kiến sơ bộ. Điều này giúp bạn biết được khả năng được duyệt và điều chỉnh thời gian nghỉ cho hợp lý. Theo khảo sát, nhân viên báo trước bằng lời từ 3–5 ngày làm việc thì đơn thường được duyệt nhanh hơn.

Bước 2: Soạn thảo nội dung đơn

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ: Ghi chính xác “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
• Tên đơn: “ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP KHÔNG LƯƠNG”, viết in hoa, căn giữa.
• Kính gửi: Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự, Trưởng bộ phận – ghi đầy đủ để đơn đi đúng quy trình.
• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số CCCD, mã nhân viên, chức danh, bộ phận.
• Lý do xin nghỉ: Nêu cụ thể, chính đáng như: đau ốm phải điều trị, gia đình có việc hiếu hỷ, duy trì hợp đồng với đối tác... Tránh ghi chung chung vì dễ bị từ chối.
• Thời gian nghỉ: Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng số ngày (ví dụ: từ 01/12 đến 31/12 – 31 ngày). Lưu ý nếu nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng, tháng đó sẽ không được tính đóng BHXH.
• Cam kết bàn giao công việc: Liệt kê các đầu việc sẽ hoàn thành trước khi nghỉ, người nhận bàn giao, và số điện thoại liên hệ khi cần.
• Ký và ghi rõ họ tên.

Bước 3: Nộp đơn đúng cách

Bạn nên nộp bản cứng kèm bản mềm qua email nội bộ để lưu vết. Nếu công ty yêu cầu chữ ký số, hãy ký điện tử trước khi gửi. Đừng quên giữ một bản cho riêng mình.

Những lưu ý quan trọng khi xin nghỉ phép không lương (lương, bảo hiểm, phê duyệt)

• Về lương: Trong thời gian nghỉ không lương, bạn sẽ không được trả lương. Tuy nhiên, các khoản phụ cấp, thưởng theo thỏa thuận có thể được giữ nguyên nếu hợp đồng lao động quy định.
• Về bảo hiểm: Nếu nghỉ dưới 14 ngày/tháng, bạn vẫn được tính thời gian đóng BHXH nếu hai bên thống nhất đóng tiếp. Nếu nghỉ từ 14 ngày trở lên, tháng đó bị gián đoạn, ảnh hưởng đến quyền lợi hưu trí và thất nghiệp sau này.
• Về phê duyệt: Người sử dụng lao động có quyền từ chối nếu lý do không chính đáng hoặc việc nghỉ ảnh hưởng đến sản xuất. Đặc biệt, theo Điều 115 BLLĐ 2019, bạn chỉ được nghỉ không lương tối đa 3 ngày/năm khi có xác nhận của cơ sở y tế về việc thân nhân ốm đau, và trường hợp này doanh nghiệp không được từ chối.
• Về thủ tục: Luôn gửi đơn trước ít nhất 3 ngày làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp). Nếu doanh nghiệp có quy định riêng về thời hạn, hãy tuân thủ.

Việc viết đơn xin nghỉ phép không lương không khó nhưng đòi hỏi sự chính xác về pháp lý và tính chuyên nghiệp. Bạn nên tải mẫu đơn phù hợp với từng đối tượng (công nhân, viên chức, chăm sóc con ốm) để đảm bảo thể thức và tăng tỷ lệ được duyệt. Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải thêm nhiều biểu mẫu hành chính hữu ích khác. Chúc bạn thực hiện thủ tục nhanh chóng và thuận lợi!