Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội: Mẫu chuẩn và hướng dẫn cách viết

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tài liệu ghi nhận quá trình tham gia, đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động. Từ năm 2026, sổ BHXH được thực hiện bằng bản điện tử theo lộ trình của Luật BHXH năm 2024; bản giấy được cấp khi người tham gia có yêu cầu. Bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Vì vậy, trường hợp mất sổ BHXH bản giấy hiện nay không còn đơn thuần là vấn đề mất một giấy tờ vật lý; người tham gia có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH và sử dụng dữ liệu BHXH điện tử theo quy định. BHXH Việt Nam hiện đã có thủ tục trực tuyến về cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn sẽ cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu tham khảo đầy đủ. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội là văn bản được người tham gia BHXH sử dụng để thông báo về việc sổ BHXH bản giấy bị mất, đồng thời đề nghị cơ quan BHXH hoặc đơn vị có liên quan hướng dẫn, thực hiện thủ tục cấp lại theo quy định.

Nội dung đơn thường bao gồm:

• Thông tin người tham gia BHXH.
• Mã số BHXH.
• Thông tin về sổ BHXH bị mất.
• Thời gian phát hiện mất.
• Địa điểm hoặc hoàn cảnh mất.
• Tình trạng tìm kiếm sổ.
• Đề nghị cơ quan BHXH cấp lại hoặc hướng dẫn thủ tục cần thiết.

Tuy nhiên, cần phân biệt đơn trình báo mất sổ với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH. Theo quy trình của BHXH Việt Nam, thủ tục hiện hành có thể được thực hiện thông qua cơ quan BHXH hoặc dịch vụ công; BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn người tham gia thực hiện cấp lại sổ, tờ rời bị mất trên VssID.

Khi nào nên làm đơn trình báo mất sổ BHXH?

Có thể lập đơn khi:

• Làm mất sổ BHXH bản giấy.
• Mất cả sổ và các tờ rời BHXH.
• Không nhớ đã làm mất sổ ở đâu.
• Cần xác nhận việc mất để hoàn thiện hồ sơ.
• Cần đề nghị cơ quan BHXH hướng dẫn cấp lại sổ.
• Đơn vị sử dụng lao động yêu cầu người lao động thực hiện thủ tục liên quan đến sổ BHXH bị mất.

Nếu chỉ mất bìa sổ giấy nhưng dữ liệu quá trình tham gia vẫn được cập nhật trên hệ thống BHXH, người lao động có thể liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn thủ tục phù hợp.

Mẫu đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội mới nhất (kèm file tải)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN TRÌNH BÁO MẤT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ....................................................

Tôi tên là: Nguyễn Văn An

Sinh ngày: 12/05/1985

CCCD số: .................................................................

Mã số BHXH: ..............................................................

Địa chỉ: .................................................................

Số điện thoại: ........................................................

Đơn vị công tác: ........................................................

Tôi làm đơn này để trình báo về việc sổ BHXH bản giấy của tôi bị thất lạc.

Khoảng ..... giờ ..... ngày ...../...../....., trong quá trình ............................................................................................, tôi phát hiện sổ BHXH không còn trong hồ sơ giấy tờ cá nhân.

Tôi nghi ngờ sổ BHXH bị mất tại ............................................................................................

Ngay sau khi phát hiện, tôi đã kiểm tra lại các giấy tờ cá nhân và tìm kiếm tại những địa điểm đã đi qua nhưng không tìm thấy.

Hiện tôi không xác định được người đang giữ sổ BHXH của mình.

Tôi kính đề nghị cơ quan BHXH kiểm tra thông tin, quá trình tham gia BHXH của tôi trên hệ thống và hướng dẫn tôi thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH theo quy định.

Tôi cam kết những thông tin trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm về nội dung trình báo.

..., ngày ..... tháng ..... năm .....

Người trình báo

(Ký và ghi rõ họ tên)

Link tải mẫu đơn trình báo mất sổ BHXH (DOC/PDF)

Bạn có thể tải các mẫu TK1-TS và 06/SBH dưới dạng DOC/PDF tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc các trang pháp luật uy tín. Do nội dung biểu mẫu có thể được cập nhật, bạn nên tải từ nguồn chính thức để tránh sai sót. Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu đơn cho các tình huống khác, chúng tôi cũng có nhiều biểu mẫu hữu ích như mẫu đơn trình báo sự việc với công an, mẫu đơn trình báo tìm người mất tích và mẫu đơn trình báo lừa đảo qua mạng.

Nội dung chính cần có trong đơn trình báo mất sổ BHXH

Theo quy định, đơn trình bày mất sổ BHXH phải có đầy đủ các nội dung: họ và tên, số sổ BHXH, ngày tháng năm sinh, nguyên quán, nơi cư trú, số CMND/CCCD, lý do trình báo và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật. Thiếu bất kỳ thông tin nào, hồ sơ của bạn có thể bị trả lại. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn trình báo mất sổ BHXH

Cách điền phần kính gửi và thông tin người trình báo

Phần "Kính gửi" cần ghi rõ cơ quan BHXH nơi đang quản lý sổ của bạn – thường là BHXH tỉnh/thành phố hoặc BHXH quận/huyện nơi đơn vị sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Nếu ghi sai cơ quan tiếp nhận, hồ sơ sẽ bị chuyển qua nhiều khâu, khiến thời gian xử lý kéo dài thêm 3-5 ngày.

Cách khai nguyên quán, nơi cư trú, số CMND/CCCD

Nguyên quán ghi theo giấy khai sinh gốc hoặc thông tin trên CCCD gắn chip. Nếu nguyên quán đã thay đổi theo đơn vị hành chính mới, bạn cần cập nhật theo quy định. Nơi cư trú ghi rõ "thường trú" hoặc "tạm trú" kèm địa chỉ hiện tại, vì cơ quan BHXH có thể dùng để gửi kết quả qua bưu điện. Số CMND/CCCD phải đúng 9 số (CMND) hoặc 12 số (CCCD gắn chip); hiện nay nên dùng CCCD mới nhất để tránh thủ tục điều chỉnh sau này.

Cách ghi lý do mất sổ và cam kết của người lao động

Lý do mất sổ nên ghi ngắn gọn, cụ thể, ví dụ: "Tôi làm mất sổ BHXH vào lúc... tại... đã tìm kiếm nhưng không thấy." Hồ sơ có lý do rõ ràng thường được xử lý nhanh hơn. Cuối đơn, bạn phải ghi cam kết: "Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai trên." Nếu thiếu cam kết, cơ quan BHXH có quyền từ chối tiếp nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị kèm theo đơn trình báo mất sổ BHXH

Giấy xác nhận của công an địa phương hoặc UBND cấp xã

Theo quy định gốc, không bắt buộc phải có giấy xác nhận mất sổ. Tuy nhiên, một số tỉnh thành có thể yêu cầu thêm để chống trục lợi. Bạn nên gọi tổng đài 1900 9068 của BHXH Việt Nam để hỏi trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu 06/SBH)

Mẫu 06/SBH yêu cầu khai rõ loại đề nghị (cấp lại do mất, hỏng...) và số sổ cũ. Đây là mẫu bắt buộc cùng với TK1-TS. Trên Cổng dịch vụ công, hai mẫu này được gộp làm một; chỉ khi nộp giấy bạn mới cần in và ký cả hai.

Giấy xác nhận quá trình tham gia BHXH và giấy xác nhận chưa hưởng BHXH một lần

Đây không phải hồ sơ bắt buộc. Cơ quan BHXH tự rà soát dữ liệu trên hệ thống để chốt quá trình đóng, vì vậy bạn không cần xin từ đơn vị cũ. Nếu ai hướng dẫn xin giấy này, đó là hướng dẫn không chính xác.

Thủ tục nộp hồ sơ và thời gian giải quyết cấp lại sổ BHXH

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Bạn mang bản chính hoặc bản sao CCCD/CMND đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý sổ, nhận biên nhận và chờ kết quả qua tin nhắn. Lưu ý, chi phí đi lại có thể từ 50.000-200.000 đồng mỗi lượt.

Nộp hồ sơ trực tuyến qua VssID / Cổng dịch vụ công

Ứng dụng VssID hiện có hàng chục triệu người sử dụng. Bạn có thể nộp hồ sơ cấp lại sổ ngay trong ứng dụng hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, không cần đến cơ quan. Hệ thống gửi mã hồ sơ qua tin nhắn, kết quả bản điện tử có giá trị pháp lý; bản giấy được chuyển qua bưu điện (thêm 2-4 ngày). Thời gian nộp trực tuyến linh hoạt 24/7, nhưng hồ sơ gửi sau 22h sẽ tính vào ngày làm việc tiếp theo.

Thời gian xử lý và nhận sổ BHXH mới theo Quyết định 595/QĐ-BHXH

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian giải quyết tối đa là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Tuy nhiên, theo Quyết định 222/QĐ-BHXH, trường hợp nộp điện tử và sổ mất không có yếu tố bất thường, thời gian rút ngắn còn 3 ngày. Bạn có thể yêu cầu xử lý nhanh khi cần.

Kết luận

Việc chuẩn bị đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội đúng quy định sẽ giúp bạn sớm được cấp lại sổ, đảm bảo quyền lợi. Hy vọng bài viết hữu ích. Đừng quên ghé thăm https://maudon.com.vn để tải về nhiều biểu mẫu hữu ích khác.