Đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái: Mẫu chuẩn và hướng dẫn cách viết

Trong hoạt động kinh doanh có giao dịch bằng ngoại tệ, biến động tỷ giá có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị thanh toán, chi phí nhập khẩu, doanh thu và hiệu quả của hợp đồng. Khi cần điều chỉnh tỷ giá áp dụng cho một giao dịch hoặc thỏa thuận cụ thể, cá nhân hoặc bộ phận phụ trách có thể lập văn bản đề xuất để trình cấp có thẩm quyền xem xét.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn sẽ cung cấp mẫu đơn chuẩn, hướng dẫn cách viết, căn cứ pháp luật và mẫu tham khảo đầy đủ. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

Đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái là gì?

Đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái là văn bản hành chính do doanh nghiệp lập ra để trình lên ban lãnh đạo, cơ quan quản lý hoặc đối tác, nhằm đề nghị thay đổi tỷ giá áp dụng trong các giao dịch tài chính, hợp đồng ngoại tệ hoặc kế toán. Văn bản này thể hiện rõ lý do, căn cứ, phạm vi điều chỉnh và dự kiến tác động đến hoạt động kinh doanh.

Trong bối cảnh tỷ giá biến động mạnh, việc có một mẫu đơn chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp chủ động phản ứng, giảm thiểu rủi ro chênh lệch tỷ giá, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản trị nội bộ.

Vì sao doanh nghiệp cần có đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái?

Thứ nhất, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu nhập khẩu, doanh thu xuất khẩu và giá trị các khoản vay ngoại tệ. Khi tỷ giá thay đổi, nếu không được điều chỉnh kịp thời, báo cáo tài chính sẽ phản ánh sai lệch, dẫn đến quyết định kinh doanh thiếu chính xác.

Thứ hai, đây là cơ sở pháp lý để hạch toán lại, thương lượng với đối tác hoặc điều chỉnh giá bán. Nhiều hợp đồng song phương có điều khoản ràng buộc về tỷ giá cố định; nếu không có đề xuất rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp tranh chấp.

Thứ ba, đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc điều chỉnh tỷ giá còn liên quan đến nghĩa vụ thuế, báo cáo kiểm toán. Một đơn đề xuất bài bản giúp lãnh đạo nhanh chóng thẩm định và phê duyệt, giảm thời gian xử lý công văn nội bộ.

Khi nào cần làm đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái?

Văn bản đề xuất có thể được sử dụng khi:

• Tỷ giá ngoại tệ biến động đáng kể so với thời điểm ký hợp đồng.
• Hợp đồng có điều khoản cho phép điều chỉnh tỷ giá.
• Doanh nghiệp cần điều chỉnh tỷ giá áp dụng cho các đợt thanh toán tiếp theo.
• Chi phí nhập khẩu thay đổi do biến động tỷ giá.
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ được xác định bằng ngoại tệ nhưng thanh toán bằng VND.
• Doanh nghiệp cần đề xuất phương án tỷ giá mới để hạn chế ảnh hưởng của biến động ngoại tệ.
• Hai bên cần thống nhất lại tỷ giá áp dụng cho một giao dịch cụ thể.

Nếu việc điều chỉnh làm thay đổi giá trị hoặc nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp nên xem xét lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận thay vì chỉ sử dụng đơn đề xuất.

Mẫu đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái

CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU MINH ANH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ XUẤT

Về việc điều chỉnh tỷ giá hối đoái áp dụng cho hợp đồng nhập khẩu

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Anh.

Tôi tên là: Nguyễn Văn Hoàng

Sinh ngày: 15/06/1990

Chức vụ: Trưởng phòng Xuất nhập khẩu

Bộ phận: Phòng Xuất nhập khẩu

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Minh Anh hiện đang thực hiện Hợp đồng mua bán hàng hóa số 25/2026/HĐMB ngày 10/6/2026 với Công ty ABC Trading Co., Ltd. để nhập khẩu thiết bị điện từ Nhật Bản. Theo thỏa thuận, giá trị hàng hóa được xác định bằng đồng JPY và các khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam được quy đổi theo tỷ giá áp dụng tại thời điểm thanh toán theo nội dung hợp đồng.

Trong thời gian gần đây, tỷ giá JPY/VND có biến động so với thời điểm Công ty lập kế hoạch chi phí và dự toán giá vốn cho lô hàng. Biến động này làm tăng chi phí nhập khẩu thực tế và ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của Công ty đối với các đợt thanh toán tiếp theo.

Qua rà soát hợp đồng và tình hình thực tế, Phòng Xuất nhập khẩu kính đề xuất Ban Giám đốc xem xét phương án điều chỉnh tỷ giá áp dụng cho phần giá trị hàng hóa chưa thanh toán, cụ thể như sau:

• Loại ngoại tệ: Yên Nhật (JPY).
• Tỷ giá đang sử dụng để lập dự toán: 165 JPY/USD và tỷ giá quy đổi tương ứng theo kế hoạch tài chính của Công ty.
• Tỷ giá tham chiếu tại thời điểm lập đề xuất: Theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng phục vụ thanh toán của Công ty công bố.
• Phạm vi đề xuất: Các khoản thanh toán còn lại theo Hợp đồng số 25/2026/HĐMB.
• Thời điểm dự kiến áp dụng: Từ ngày 01/9/2026.

Phòng Xuất nhập khẩu đề xuất Công ty sử dụng tỷ giá bán chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi Công ty thực hiện thanh toán ngoại tệ tại ngày thanh toán thực tế để quy đổi giá trị phải thanh toán bằng JPY sang VND, thay cho mức tỷ giá cố định được sử dụng trong dự toán nội bộ.

Việc áp dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán sẽ giúp phản ánh sát hơn giá trị VND mà Công ty thực tế phải chi trả, hạn chế chênh lệch giữa dự toán và chi phí thanh toán và tạo cơ sở thống nhất cho việc lập kế hoạch tài chính đối với các khoản thanh toán còn lại.

Trường hợp phương án trên được Ban Giám đốc chấp thuận và cần điều chỉnh nội dung đã thỏa thuận với đối tác, Phòng Xuất nhập khẩu sẽ phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Pháp chế để trao đổi với đối tác, lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận phù hợp trước khi áp dụng.

Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt phương án điều chỉnh tỷ giá nêu trên để các bộ phận liên quan có cơ sở thực hiện các bước tiếp theo.

Tôi cam kết các thông tin và số liệu trình bày trong đơn được tổng hợp từ hồ sơ hợp đồng, chứng từ giao dịch và thông tin tỷ giá tại thời điểm lập đề xuất.

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

NGƯỜI ĐỀ XUẤT

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Hoàng

Hướng dẫn chi tiết cách viết đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Một mẫu đơn hoàn chỉnh cần có tối thiểu 5 phần chính:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và thông tin người đề xuất

Trình bày đúng thể thức văn bản hành chính: tên công ty, số văn bản, ngày tháng. Ghi rõ bộ phận đề xuất (phòng kế toán, tài chính) và người đứng tên.

2. Nội dung đề xuất

Nêu rõ loại tỷ giá cần điều chỉnh: tỷ giá hạch toán, tỷ giá quy đổi ngoại tệ, hay tỷ giá áp dụng cho hợp đồng cụ thể. Ví dụ: “Đề xuất điều chỉnh tỷ giá hạch toán từ 23.400 VND/USD lên 24.100 VND/USD kể từ ngày...” kèm thời gian hiệu lực.

3. Lý do và căn cứ

Phân tích diễn biến tỷ giá trong nước và quốc tế gần đây, ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu, doanh thu và lợi nhuận. Trích dẫn quy định nội bộ hoặc công văn hướng dẫn của cơ quan thuế/ngân hàng nếu có.

4. Phân tích tác động

Định lượng mức tăng/giảm doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước và sau điều chỉnh. Đề xuất phương án bù đắp nếu tỷ giá tăng (tăng giá bán, đàm phán lại nhà cung cấp) hoặc chính sách nếu tỷ giá giảm.

5. Kiến nghị và chữ ký

Tóm tắt đề xuất để lãnh đạo phê duyệt. Kèm chữ ký của người lập đơn và xác nhận của trưởng phòng. Trình tự luân chuyển thường là kế toán trưởng → giám đốc tài chính → tổng giám đốc.

Kết luận

Đơn đề xuất điều chỉnh tỷ giá hối đoái không chỉ là thủ tục giấy tờ mà còn là công cụ quản trị rủi ro tài chính hiệu quả. Doanh nghiệp nên cập nhật mẫu đơn chuẩn, xây dựng quy trình phê duyệt rõ ràng để tránh chậm trễ khi biến động thị trường. Hãy sử dụng mẫu đơn chuyên nghiệp có sẵn tại Mẫu Đơn để tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tính pháp lý. Đội ngũ biên tập liên tục cập nhật các mẫu mới, giúp bạn luôn sẵn sàng cho mọi tình huống kinh doanh.