Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ là văn bản được cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng để đề nghị đơn vị có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số kiểm tra, xác nhận tình trạng của chứng thư chữ ký số/chứng thư số, chẳng hạn như thông tin chủ thể, thời hạn hiệu lực và trạng thái của chứng thư.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chứng thư chữ ký số là chứng thư điện tử xác nhận chủ thể được chứng thực là người ký chữ ký điện tử; đối với chữ ký số thì được gọi là chứng thư chữ ký số. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/07/2024.

Lưu ý: “Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ” là tên gọi tham khảo, không phải mọi trường hợp đều có một thủ tục hành chính mang đúng tên này. Nếu cơ quan, tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã có biểu mẫu riêng, cần sử dụng đúng biểu mẫu được yêu cầu.

Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ là gì?

Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ là văn bản do cá nhân, tổ chức gửi tới Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) hoặc cơ quan có thẩm quyền. Mục đích là yêu cầu xác nhận một chứng thư số cụ thể còn hiệu lực hay không, có hợp lệ về mặt pháp lý tại thời điểm giao dịch. Văn bản này thường được sử dụng khi: doanh nghiệp tham gia đấu thầu, ký hợp đồng kinh tế, thực hiện giao dịch với ngân hàng, khiếu nại, tố cáo hay phục vụ thanh tra, kiểm toán.

Căn cứ pháp lý quan trọng là Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số. Đơn phải tuân thủ các yêu cầu về nội dung và thủ tục để được chấp nhận. Khác với đơn xin cấp mới hay gia hạn, đơn này chỉ xác nhận trạng thái sẵn có của chứng thư số, không tạo ra quyền mới.

Trong bối cảnh hóa đơn điện tử tăng mạnh, các ngân hàng siết chặt kiểm tra chữ ký số, nhiều doanh nghiệp gặp trở ngại khi hợp đồng bị từ chối do thiếu xác nhận. Nắm rõ mẫu đơn giúp bạn xử lý nhanh, tránh gián đoạn hoạt động.

Nội dung chính của mẫu đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ

Một mẫu đơn chuẩn thường gồm các phần sau:

1. Thông tin người đề nghị

• Tên tổ chức/cá nhân (ghi đầy đủ, viết hoa đúng như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc CMND/CCCD).
• Mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email.

2. Thông tin chứng thư số cần xác nhận

• Serial number (số hiệu chứng thư số) thường in trên USB Token.
• Tên đăng nhập, tên chủ thể, thời hạn hiệu lực (ngày bắt đầu – ngày hết hạn).

3. Mục đích xác nhận

• Nêu rõ vì sao cần xác nhận (giao dịch ngân hàng, đấu thầu, thanh tra…).

4. Cam kết và chữ ký

• Cam kết tính chính xác của thông tin.
• Chữ ký người đại diện pháp luật (với doanh nghiệp) hoặc chính cá nhân đó, kèm dấu công ty nếu có.

Theo khảo sát từ các CA như Viettel, VNPT, FPT, cấu trúc trên là chuẩn chung, giúp hồ sơ được xử lý thống nhất.

Mẫu Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ

TÊN CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP/TỔ CHỨC
Số: ……/ĐN-XNCTS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

[Địa danh], ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN CHỨNG THƯ SỐ HỢP LỆ

Kính gửi: ……………………………………………………………………

I. THÔNG TIN CHỦ THỂ SỬ DỤNG CHỨNG THƯ SỐ

Họ và tên/Tên tổ chức: ……………………………………………………

Ngày sinh (nếu là cá nhân): ……/……/………

CCCD/Hộ chiếu/Mã số doanh nghiệp: …………………………………

Đơn vị công tác: ……………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………

Số điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

II. THÔNG TIN CHỨNG THƯ SỐ

Tên chủ thể trên chứng thư: ………………………………………………

Số sê-ri chứng thư: …………………………………………………………

Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực: ……………………………………

Loại chứng thư: ……………………………………………………………

Ngày cấp: ……/……/………

Ngày hết hạn: ……/……/………

Trạng thái hiện tại: ………………………………………………………

Mục đích sử dụng: …………………………………………………………

III. NỘI DUNG ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN

Tôi/Chúng tôi kính đề nghị Quý Cơ quan/Đơn vị kiểm tra và xác nhận tình trạng hợp lệ của chứng thư số nêu trên, cụ thể:

1. Xác nhận chứng thư được cấp cho đúng chủ thể;
2. Xác nhận thông tin trên chứng thư;
3. Xác nhận thời hạn hiệu lực;
4. Xác nhận trạng thái chứng thư tại thời điểm xác nhận;
5. Xác nhận chứng thư chưa bị thu hồi hoặc tạm dừng nếu đáp ứng điều kiện;
6. Xác nhận các thông tin khác theo yêu cầu: …………………………

Mục đích sử dụng xác nhận:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Thời điểm cần xác nhận: ……/……/………

IV. LÝ DO ĐỀ NGHỊ

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Việc xác nhận chứng thư số được sử dụng để:

• …………………………………………………………………………………
• …………………………………………………………………………………
• …………………………………………………………………………………

V. TÀI LIỆU GỬI KÈM

1. Bản sao chứng thư số/chứng thư chữ ký số hoặc tài liệu thể hiện thông tin chứng thư;
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức;
3. Tài liệu chứng minh quyền sử dụng chứng thư nếu có;
4. Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ được ủy quyền;
5. Các tài liệu khác theo yêu cầu.

Tôi/Chúng tôi cam kết các thông tin cung cấp là trung thực, chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung đề nghị.

Kính đề nghị Quý Cơ quan/Đơn vị xem xét, kiểm tra và xác nhận tình trạng chứng thư số theo quy định.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ/ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn và chuẩn bị hồ sơ kèm theo

Bước 1 – Xác định đúng cơ quan tiếp nhận

Chứng thư số do tổ chức nào cấp thì gửi đơn tới tổ chức đó. Ví dụ: chữ ký số Viettel thì nộp về Viettel CA; VNPT thì nộp về VNPT CA. Gửi sai CA sẽ khiến hồ sơ bị từ chối ngay.

Bước 2 – Điền chính xác các trường thông tin

• Tên tổ chức: không viết tắt, viết đúng dấu.
• Mã số thuế: đủ 10 hoặc 13 số, không cách quãng.
• Serial number: cần sao chép chính xác từ tem trên USB Token, thường dạng mã hex (ví dụ 12:3A:45). Sai ký tự là hồ sơ trả về.
• Email nhận kết quả: nên dùng email thường xuyên kiểm tra.

Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ kèm theo

Hồ sơ bắt buộc gồm: 1. Giấy đề nghị xác nhận (bản gốc, có dấu đỏ, chữ ký người đại diện). 2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (công chứng hoặc ký số). 3. Bản photo USB Token hoặc thông tin chứng thư số (nếu được yêu cầu). 4. Giấy ủy quyền (khi người nộp không phải người đại diện pháp luật).

Bước 4 – Nộp hồ sơ và theo dõi

Bạn có thể nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc email bản scan có dấu đỏ để tiết kiệm thời gian. Thông thường, thời gian xử lý là 01 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ nhận thông báo lý do trong vòng 01 ngày. Một số CA tính phí nhỏ (dưới 100.000 đồng), nhưng thường được hỗ trợ cho khách hàng đang sử dụng dịch vụ.

Lưu ý với chữ ký số chuyên dùng

Nếu là chữ ký số chuyên dùng của cơ quan nhà nước, quy trình có thể khác, cần tuân theo hướng dẫn của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Ngoài ra, để hoàn thiện thủ tục hành chính nhanh chóng, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu đơn hữu ích như đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp, đơn đề nghị cấp giấy phép bán lẻ rượu hoặc đơn đề nghị xem xét tư cách đảng viên.

Câu hỏi thường gặp

Chứng thư số hết hạn có được xác nhận là hợp lệ không?

Thông thường, chứng thư đã hết thời hạn sẽ không được xác nhận là đang có hiệu lực. Cần căn cứ trạng thái và thời hạn thực tế của chứng thư.

Chứng thư bị thu hồi có còn giá trị không?

Nếu đã bị thu hồi thì không nên coi là chứng thư đang có hiệu lực. Khi cần xác định trạng thái tại một thời điểm cụ thể, nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ xác nhận rõ.

Có thể xin xác nhận chứng thư số qua mạng không?

Có thể tùy nhà cung cấp hoặc hệ thống thực hiện. Một số dịch vụ cho phép kiểm tra trạng thái chứng thư điện tử trực tuyến.

Có cần bản gốc chứng thư số không?

Tùy quy trình. Nhiều trường hợp thông tin chứng thư được kiểm tra trực tiếp trên hệ thống.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo, sau đó điều chỉnh theo yêu cầu của đơn vị xác nhận.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và nộp nếu đơn vị tiếp nhận chấp nhận hình thức này.

Có thể tải Đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa thông tin chủ thể, số sê-ri, nhà cung cấp, thời hạn và nội dung cần xác nhận.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký và gửi cùng tài liệu liên quan.

Trước khi nộp, nên kiểm tra:

• Đúng đơn vị tiếp nhận;
• Tên chủ thể;
• CCCD/mã số doanh nghiệp;
• Số sê-ri chứng thư;
• Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực;
• Ngày cấp;
• Ngày hết hạn;
• Trạng thái chứng thư;
• Nội dung cần xác nhận;
• Mục đích xác nhận;
• Hồ sơ gửi kèm;
• Chữ ký và con dấu nếu có.

Tải ngay mẫu đơn đề nghị xác nhận chứng thư số hợp lệ tại đây hoặc truy cập trang chủ Mẫu Đơn để tìm các mẫu văn bản khác. Mọi thắc mắc về cách điền, thủ tục hay cần dịch vụ soạn thảo, kiểm tra hồ sơ, hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ đồng hành, giúp bạn hoàn tất trong 24 giờ, đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn.