Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp: Mẫu tham khảo và hướng dẫn cách viết

Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp là văn bản doanh nghiệp sử dụng để đề nghị cơ sở cung cấp dịch vụ khắc dấu thực hiện việc khắc con dấu theo mẫu, kích thước và thông tin mà doanh nghiệp yêu cầu.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Vì vậy, mẫu đơn dưới đây chủ yếu dùng để giao dịch với đơn vị khắc dấu hoặc làm hồ sơ nội bộ.

Lưu ý: Doanh nghiệp hiện không thực hiện thủ tục “đăng ký mẫu con dấu” theo cơ chế trước đây đối với con dấu doanh nghiệp thông thường. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu thuộc trường hợp đặc thù hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu biểu mẫu riêng thì cần thực hiện theo quy định tương ứng.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo với nội dung minh họa, hướng dẫn cách trình bày khó khăn, nhu cầu và phương án hỗ trợ. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp là gì?

Khái niệm và vai trò của đơn đề nghị khắc dấu

Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp là văn bản do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập ra, gửi đến cơ quan có thẩm quyền để xin phép được khắc hoặc thay đổi con dấu chính thức. Văn bản này thể hiện nguyện vọng hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để cơ quan nhà nước xác nhận và cấp phép sử dụng dấu trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại. Một đơn đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tránh được những rủi ro pháp lý về sau.

Căn cứ pháp lý hiện hành (Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, Luật Doanh nghiệp)

Việc khắc dấu và quản lý con dấu doanh nghiệp hiện nay được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật quan trọng. Cụ thể, Luật Doanh nghiệp quy định tổng quan về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng đưa ra các mẫu biểu, phụ lục cụ thể cho việc thông báo mẫu con dấu. Nắm vững các căn cứ pháp lý này giúp doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ một cách chính xác và đúng quy định.

Mẫu đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp mới nhất theo quy định

Mẫu công văn đề nghị khắc dấu cho doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, công văn đề nghị khắc dấu là văn bản quan trọng phải nộp ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mẫu công văn này thường bao gồm các nội dung chính như: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, họ tên và chức danh của người đại diện theo pháp luật, cùng với đề nghị được khắc con dấu. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu công văn được đăng tải tại các cổng thông tin điện tử hoặc tại Phòng Đăng ký kinh doanh để sử dụng đúng chuẩn.

Mẫu thông báo sử dụng mẫu con dấu (Phụ lục II-8)

Mẫu thông báo sử dụng mẫu con dấu là phụ lục II-8 ban hành kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT. Đây là mẫu bắt buộc mà doanh nghiệp phải sử dụng khi gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi đã khắc dấu. Mẫu này yêu cầu cung cấp các thông tin về tên doanh nghiệp, số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hình ảnh mẫu con dấu, ngày tháng năm thông báo và chữ ký của người đại diện. Việc sử dụng đúng mẫu giúp doanh nghiệp tránh bị trả lại hồ sơ một cách không đáng có.

Mẫu đơn đăng ký lại con dấu trong các trường hợp đổi, bị mất, sáp nhập

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống phải đăng ký lại con dấu, chẳng hạn như khi đổi tên, chuyển địa điểm kinh doanh, bị mất dấu hoặc thực hiện sáp nhập, hợp nhất. Lúc này, đơn đề nghị khắc dấu mới sẽ đóng vai trò quan trọng. Bên cạnh đơn đề nghị, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh sự thay đổi như nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị. Điều này giúp cơ quan nhà nước nắm rõ bối cảnh và xét duyệt hồ sơ nhanh chóng.

Mẫu Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp tham khảo

TÊN DOANH NGHIỆP
Số: ……/ĐN-KD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

[Địa danh], ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ KHẮC DẤU DOANH NGHIỆP

Kính gửi: ……………………………………………………………………

I. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………

Tên viết tắt: …………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………

Điện thoại: ………………………………

Email: ………………………………

Người đại diện theo pháp luật: ………………………………………

Chức vụ: ………………………………

II. NỘI DUNG ĐỀ NGHỊ KHẮC DẤU

Doanh nghiệp kính đề nghị Quý Đơn vị thực hiện khắc con dấu với thông tin như sau:

1. Loại dấu:
☐ Dấu tròn doanh nghiệp
☐ Dấu chức danh
☐ Dấu tên
☐ Dấu chi nhánh/văn phòng đại diện
☐ Dấu khác: …………………………………………………………………

2. Số lượng: …………… con.

3. Nội dung trên dấu:
……………………………………………………………………………………

4. Kích thước: ………………………………………………………………

5. Hình dạng: ………………………………………………………………

6. Chất liệu: …………………………………………………………………

7. Màu mực: …………………………………………………………………

8. Mẫu thiết kế/kiểu chữ:
……………………………………………………………………………………

III. MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG

Con dấu được sử dụng phục vụ hoạt động:

• Giao dịch và ký kết hợp đồng;
• Hoàn thiện hồ sơ doanh nghiệp;
• Giao dịch với cơ quan, tổ chức;
• Giao dịch với khách hàng, đối tác;
• Các hoạt động quản lý nội bộ;
• Mục đích khác: ………………………………………………………………

IV. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC KHẮC DẤU

Doanh nghiệp đề nghị Quý Đơn vị:

1. Khắc dấu đúng nội dung đã cung cấp;
2. Bảo đảm thông tin trên dấu chính xác;
3. Bảo đảm mẫu dấu đúng thiết kế đã được doanh nghiệp phê duyệt;
4. Bàn giao con dấu đúng số lượng;
5. Bảo đảm chất lượng khắc dấu và khả năng sử dụng;
6. Bảo mật thông tin của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện.

Thời gian đề nghị hoàn thành: ……/……/………

Địa điểm nhận dấu: ………………………………………………………

V. CAM KẾT CỦA DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp cam kết:

• Thông tin cung cấp là chính xác;
• Nội dung yêu cầu khắc dấu phù hợp với quy định pháp luật;
• Chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu sau khi nhận;
• Thanh toán đầy đủ chi phí khắc dấu theo thỏa thuận;
• Không sử dụng con dấu vào mục đích trái pháp luật.

Kính đề nghị Quý Đơn vị xem xét và thực hiện theo yêu cầu.

Xin trân trọng cảm ơn.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

………………………………

Hồ sơ và thủ tục khắc dấu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Thành phần hồ sơ đầy đủ khi làm con dấu

Một bộ hồ sơ khắc dấu doanh nghiệp hoàn chỉnh thường bao gồm: đơn đề nghị khắc dấu (theo mẫu), bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật, và các giấy tờ liên quan khác nếu có. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cũng có thể cần bổ sung thêm các văn bản khác như giấy ủy quyền, nghị quyết của Hội đồng quản trị. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này là yếu tố tiên quyết giúp hồ sơ được chấp nhận.

Quy trình nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh / Cơ quan Công an

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện nếu còn thiết sót. Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ tiến hành khắc dấu tại các cơ sở được cấp phép. Mẫu con dấu sau khi khắc phải được thông báo lại cho Phòng Đăng ký kinh doanh theo mẫu quy định. Một số trường hợp đặc biệt có thể cần sự phê duyệt của cơ quan Công an, doanh nghiệp cần lưu ý để tránh phát sinh thời gian chờ đợi.

Những lưu ý quan trọng để tránh trả hồ sơ

Để hồ sơ được xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau. Thứ nhất, đảm bảo mọi thông tin trong đơn khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thứ hai, mẫu con dấu phải tuân thủ các quy định về kích thước, hình dạng, nội dung (tên doanh nghiệp, mã số thuế). Thứ ba, chữ ký trong đơn phải là chữ ký của đúng người đại diện theo pháp luật. Cuối cùng, doanh nghiệp nên photo công chứng bản sao các giấy tờ để tránh bị loại hồ sơ. Ngoài ra, tùy vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể cần những loại đơn khác như đơn đề nghị cấp giấy phép bán lẻ rượu, đơn đề nghị cấp phép xuất khẩu điện năng, hoặc đơn đề nghị thanh toán khắc phục sự cố để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký mẫu con dấu không?

Đối với con dấu doanh nghiệp thông thường, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan công an như trước đây.

Doanh nghiệp được tự thiết kế con dấu không?

Có thể tự quyết định hình thức và nội dung dấu trong phạm vi pháp luật cho phép.

Có thể có nhiều con dấu không?

Có. Doanh nghiệp tự quyết định số lượng và cần tổ chức quản lý phù hợp.

Có thể khắc dấu chi nhánh không?

Có thể, tùy nhu cầu và quy định áp dụng đối với chi nhánh.

Có thể khắc dấu chức danh không?

Có thể sử dụng dấu chức danh cho mục đích phù hợp, nhưng không mặc nhiên thay thế chữ ký trong mọi trường hợp.

Có thể dùng đơn mẫu Word không?

Có thể sử dụng đơn mẫu Word để tham khảo và gửi cho cơ sở khắc dấu nếu họ yêu cầu văn bản đề nghị.

Có thể dùng mẫu đơn PDF không?

Có thể sử dụng mẫu đơn PDF để in, ký và lưu hồ sơ nội bộ.

Có thể tải Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp file Word, PDF không?

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn file Word để chỉnh sửa tên doanh nghiệp, mã số, loại dấu, số lượng và nội dung cần khắc.

Sau khi hoàn thiện, có thể chuẩn bị mẫu đơn PDF để ký, gửi cho đơn vị khắc dấu hoặc lưu hồ sơ doanh nghiệp.

Trước khi gửi yêu cầu, nên kiểm tra:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp;
• Loại dấu;
• Số lượng;
• Nội dung trên dấu;
• Kích thước;
• Hình dạng;
• Màu mực;
• Mẫu thiết kế;
• Người có thẩm quyền yêu cầu;
• Hồ sơ pháp lý kèm theo;
• Quy chế quản lý và sử dụng dấu.

Kết luận

Đơn đề nghị khắc dấu doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình khởi nghiệp và vận hành doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy định, mẫu biểu và quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích để bạn đọc có thể tự tin hoàn thành thủ tục này. Nếu bạn đang cần tải các mẫu đơn, mẫu văn bản khác, hãy truy cập ngay Mẫu Đơn để được cung cấp các tài liệu pháp lý đầy đủ và cập nhật nhất.