Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O: Mẫu tham khảo, cách viết và hồ sơ

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O được sử dụng khi thương nhân có nhu cầu chuyển việc đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) từ cơ quan, tổ chức cấp C/O hiện tại sang một cơ quan, tổ chức cấp C/O khác. Việc thay đổi thường nhằm thuận lợi hơn cho hoạt động xuất khẩu và phải được thực hiện theo đúng trình tự đăng ký thay đổi nơi đề nghị cấp C/O.

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Đơn cung cấp mẫu đơn tham khảo, hướng dẫn cách điền, căn cứ pháp luật và mẫu có thông tin minh họa. Bạn cũng có thể tải mẫu đơn file Word, mẫu đơn PDF, đơn mẫu Word cùng nhiều mẫu đơn văn bản khác tại Hệ thống Mẫu Đơn để chỉnh sửa và sử dụng.

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O là gì?

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O là văn bản hành chính do thương nhân (doanh nghiệp xuất khẩu) lập ra để đề nghị cơ quan có thẩm quyền chuyển việc quản lý hồ sơ và cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) từ cơ quan cũ sang cơ quan mới. Mục đích chính của đơn là đảm bảo doanh nghiệp được cấp C/O liên tục, không bị gián đoạn khi có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh, trụ sở hoặc khi muốn chuyển sang cơ quan thuận tiện hơn. 

Mẫu đơn này được quy định thống nhất, bắt buộc tuân thủ về nội dung và hình thức, tương tự như các mẫu đơn hành chính khác như đơn đề nghị cấp giấy phép quá cảnh hàng hóa, đơn đề nghị cấp giấy phép bán lẻ hàng hóa hay đơn đề nghị hưởng chế độ tử tuất. Việc sử dụng đúng mẫu giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót đáng tiếc.

Căn cứ pháp lý của mẫu đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O

Căn cứ pháp lý chính bao gồm Nghị định số 31/NĐ-CP quy định chi tiết về xuất xứ hàng hóa, Nghị định số 91/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều, và Thông tư số 33/TT-BCT hướng dẫn chi tiết. Thông tư này nêu rõ thương nhân được phép đề nghị thay đổi nơi cấp C/O khi đáp ứng điều kiện về hồ sơ thương nhân. Mẫu đơn được ban hành kèm theo Mẫu số 03 trong phụ lục. Doanh nghiệp cần cập nhật văn bản mới nhất để sử dụng đúng mẫu và tránh hồ sơ bị trả lại.

Mẫu đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O tham khảo

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O hiện được xác định là Mẫu số 03 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP. Các thủ tục hành chính được công bố trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương vẫn liệt kê Mẫu số 03 là thành phần hồ sơ khi đăng ký thay đổi nơi cấp C/O.

Mẫu dưới đây giữ cấu trúc của biểu mẫu để người dùng thuận tiện tham khảo, đồng thời bổ sung thông tin minh họa cho từng phần.

TÊN THƯƠNG NHÂN
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU MINH VIỆT

Số: 15/2026/CV-MV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI NƠI CẤP C/O

Kính gửi: Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội

Tên thương nhân: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Minh Việt

Địa chỉ trụ sở chính: Số 125 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Số điện thoại: 024 1234 5678

Số fax: 024 1234 5679

Địa chỉ website: https://minhvietexport.vn

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 0977 523 155 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày …… tháng …… năm ……

Mã số thuế: 0977 523 155

1. Căn cứ Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Minh Việt đề nghị được thay đổi nơi cấp C/O với các thông tin sau:

Từ: Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.

Đến: Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội.

2. Lý do thay đổi nơi cấp C/O khác với nơi đăng ký hồ sơ thương nhân hiện tại:

Việc thay đổi nơi cấp C/O nhằm thuận lợi hóa thủ tục xuất khẩu hàng hóa của thương nhân, rút ngắn thời gian di chuyển và tạo điều kiện thuận tiện trong quá trình chuẩn bị, nộp và hoàn thiện hồ sơ cấp C/O.

Các lý do khác (nếu có): …………………………………………………………………………

3. Cam kết của thương nhân

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Minh Việt xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ nội dung được kê khai tại Đơn này và các tài liệu gửi kèm.

Công ty cam kết thực hiện đúng các quy định pháp luật về xuất xứ hàng hóa và phối hợp với cơ quan, tổ chức cấp C/O trong quá trình chuyển nơi đăng ký cấp C/O.

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA THƯƠNG NHÂN

(Ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu)

Nguyễn Văn An
Tổng Giám đốc

Lưu ý: Tên thương nhân, địa chỉ, cơ quan cấp C/O hiện tại, cơ quan cấp C/O mới và thông tin doanh nghiệp trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa. Khi sử dụng thực tế cần thay bằng thông tin chính xác của thương nhân.

Các trường hợp cần làm đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O

Có nhiều tình huống doanh nghiệp cần lập đơn này. Trước hết, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc chuyển nhà máy sang tỉnh, thành phố khác, cơ quan cấp C/O cũ không còn phù hợp. Thứ hai, khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc cơ sở sản xuất tại địa phương mới, việc chuyển nơi cấp C/O giúp giảm chi phí và thời gian đi lại. Thứ ba, khi cơ quan cấp C/O cũ giải thể, sáp nhập hoặc từ chối cấp chứng nhận, doanh nghiệp phải chuyển sang cơ quan khác để không gián đoạn hoạt động xuất khẩu. Cuối cùng, doanh nghiệp có thể chủ động đề nghị chuyển sang cơ quan có chất lượng phục vụ tốt hơn, nhanh gọn hơn. Trong mọi trường hợp, đơn cần nêu rõ lý do và kèm theo hồ sơ chứng minh. Lưu ý, nếu C/O đã được cấp nhưng bị sai sót thông tin thì không dùng mẫu đơn này mà phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O

Khi điền đơn, thương nhân cần thực hiện đúng các bước sau. Phần thông tin thương nhân: ghi đầy đủ tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính theo giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, số điện thoại; nếu là người đại diện thì ghi rõ họ tên, số CCCD/CMND, chức danh. 

Phần cơ quan đề nghị: ghi rõ tên cơ quan cũ (đang quản lý hồ sơ) và cơ quan mới muốn chuyển đến. Phần lý do đề nghị: trình bày ngắn gọn, trung thực, ví dụ "công ty chuyển địa điểm sản xuất sang KCN mới" hoặc "để thuận tiện cho giao dịch". 

Phần cam kết: thương nhân phải cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. Cuối cùng, đơn cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty. Hồ sơ đính kèm thường gồm bản sao giấy đăng ký kinh doanh (có chứng thực), văn bản ủy quyền (nếu có). Theo quy định, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp cần tránh nộp đơn khi đang có thanh tra, kiểm tra về xuất xứ.

Tải mẫu đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O file Word

Mẫu đơn này hiện được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Công Thương trong mục văn bản – mẫu biểu, hoặc trên website của Sở Công Thương các tỉnh, thành phố. File thường có định dạng .docx hoặc .pdf; người dùng nên chọn file Word để dễ dàng chỉnh sửa thông tin trước khi in. Khi tải từ các nguồn không chính thống, cần đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành để tránh dùng mẫu hết hiệu lực. 

Các dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu cũng cung cấp mẫu đơn trong bộ tài liệu, nhưng doanh nghiệp nên kiểm tra nguồn gốc và tính pháp lý trước khi sử dụng. Việc sử dụng đúng mẫu, đúng quy định giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O là Mẫu số mấy?

Là Mẫu số 03 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Nộp đơn thay đổi nơi cấp C/O ở đâu?

Theo Điều 14 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, thương nhân nộp đơn tại cơ quan, tổ chức cấp C/O hiện tại. Sau khi nhận đơn, nơi cấp hiện tại chuyển hồ sơ thương nhân sang nơi cấp mới theo đề nghị.

Có cần hoàn trả chứng từ còn nợ trước khi chuyển nơi cấp không?

Có. Nếu còn chứng từ phải hoàn trả từ lần cấp C/O trước, thương nhân phải hoàn trả theo quy định trước khi thực hiện việc thay đổi nơi cấp.

Có thể đổi nơi cấp C/O vì muốn thuận tiện hơn không?

Có. Mẫu số 03 ghi nhận lý do thuận lợi hóa thủ tục xuất khẩu hàng hóa của thương nhân.

Thay đổi nơi cấp có làm thay đổi xuất xứ hàng hóa không?

Không. Đây là thay đổi về nơi thực hiện thủ tục cấp C/O, không phải thay đổi xuất xứ hoặc tiêu chí xuất xứ của hàng hóa.

Có phải xin lại toàn bộ C/O đã cấp không?

Không. Việc chuyển nơi đăng ký cấp C/O không đồng nghĩa với việc các C/O đã cấp trước đó phải cấp lại. Các biện pháp xử lý đối với vi phạm trước đó vẫn giữ nguyên hiệu lực theo Điều 14 Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Có thể dùng Mẫu số 04 để thay đổi nơi cấp C/O không?

Không. Mẫu số 03 dành cho thay đổi nơi cấp; Mẫu số 04 dành cho Đơn đề nghị cấp C/O.

Nghị định 31/2018/NĐ-CP còn áp dụng không?

Có. Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật hiện công bố Nghị định 31/2018/NĐ-CP còn hiệu lực. Tuy nhiên, khi thực hiện thủ tục cần đồng thời đối chiếu các văn bản sửa đổi, bổ sung và quy định hiện hành về cấp C/O.

Kết luận

Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Nắm vững căn cứ pháp lý, các trường hợp áp dụng và cách điền đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý. Nếu cần tìm thêm các mẫu đơn khác, bạn có thể truy cập Mẫu Đơn để tham khảo hàng trăm biểu mẫu hành chính phục vụ nhu cầu đa dạng.