Mẫu đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện là gì? (Mẫu MĐ-1)

Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện (hay còn gọi là đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện) là văn bản hành chính quan trọng, được sử dụng khi một tổ chức kinh tế (thường là công ty nước ngoài) có nhu cầu đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Đây là bước đầu tiên trong quy trình xin cấp giấy phép, giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt thông tin về chủ thể đề nghị, mục đích hoạt động và phạm vi dự kiến.

Mẫu MĐ-1 được ban hành theo thông tư hướng dẫn, với cấu trúc rõ ràng, các trường thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện, nội dung hoạt động... Việc sử dụng đúng mẫu là điều kiện cần thiết để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình.

Đối tượng áp dụng và căn cứ pháp lý của đơn đề nghị

Theo quy định hiện hành, các thương nhân nước ngoài (công ty, tập đoàn đa quốc gia) muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải chuẩn bị đơn đề nghị theo mẫu. Ngoài ra, các tổ chức kinh tế trong nước có vốn đầu tư nước ngoài cũng có thể cần sử dụng mẫu đơn này trong một số trường hợp cụ thể.

Căn cứ pháp lý chính bao gồm Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp và các nghị định, thông tư hướng dẫn về quản lý hoạt động của văn phòng đại diện. Mỗi thời kỳ, biểu mẫu có thể được điều chỉnh cho phù hợp, vì vậy cần cập nhật mẫu mới nhất trước khi soạn thảo.

Mẫu đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện tham khảo có thông tin

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2026

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Phát

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Địa chỉ trụ sở chính: Thành phố Hà Nội.

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn Minh.

Chức danh: Giám đốc.

Doanh nghiệp có nhu cầu mở văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện hoạt động liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông tin văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH MINH PHÁT TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ: Thành phố Hồ Chí Minh.

Người đứng đầu: Trần Thị Lan.

Ngày sinh: 10/3/1985.

Số CCCD: 079085000000.

Nội dung hoạt động: Đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp trong phạm vi hoạt động được pháp luật cho phép; thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết các thông tin kê khai là chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của văn phòng đại diện.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn Minh

Lưu ý: Thông tin trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa.

Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Để hoàn thiện đơn, bạn cần lưu ý từng mục cụ thể:

Thông tin về thương nhân đề nghị

• Tên thương nhân viết bằng chữ in hoa, ghi đúng theo giấy đăng ký kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở chính, điện thoại, fax, email (nếu có).
• Người đại diện theo pháp luật, chức danh, số hộ chiếu hoặc CMND.

Nội dung hoạt động dự kiến

• Mô tả ngắn gọn phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
• Dự kiến số lượng người nước ngoài làm việc (nếu có).
• Thời hạn hoạt động đề nghị, thường tối đa 5 năm.

Cam kết của thương nhân

• Cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin.
• Cam kết hoạt động đúng ngành nghề đăng ký.

Sau khi điền đầy đủ, đơn cần được ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có). Chữ ký phải trùng với mẫu dấu và giấy ủy quyền (nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật).

Bộ hồ sơ, thủ tục nộp đơn và lệ phí kèm theo

Ngoài đơn đề nghị, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thường gồm:

• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của thương nhân nước ngoài (bản sao có công chứng).
• Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm gần nhất (nếu là tổ chức tín dụng, bảo hiểm).
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
• Tài liệu về trụ sở dự kiến (hợp đồng thuê nhà, giấy tờ nhà đất).

Thủ tục nộp hồ sơ tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu kinh tế nơi dự kiến đặt văn phòng. Thời gian xử lý thường từ 5-7 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ hợp lệ. Lệ phí được quy định cụ thể trong các văn bản phí, lệ phí áp dụng tại từng địa phương.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, nếu bạn cần mẫu đơn cho các mục đích khác, có thể tham khảo thêm: đơn đề nghị cấp giấy phép vận tải biển nội địa hay đơn đề nghị đến bù đất để thấy sự đa dạng của biểu mẫu.

Tải mẫu đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện chuẩn mới nhất

Hiện nay, bạn có thể tải mẫu đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện ngay trên website Mẫu Đơn. Tại đây cung cấp phiên bản mới nhất, định dạng Word/PDF tiện lợi, có thể chỉnh sửa trực tiếp. Đội ngũ biên tập liên tục cập nhật văn bản quy phạm pháp luật để đảm bảo mẫu luôn phù hợp với quy định.

Sau khi tải về, bạn chỉ cần điền thông tin theo hướng dẫn, in ra và nộp kèm bộ hồ sơ. Nếu có vướng mắc, đừng ngần ngại liên hệ với Mẫu Đơn qua các kênh hỗ trợ để được tư vấn nhanh nhất.

Ngoài mẫu đơn chính, bạn cũng có thể cần đến mẫu đơn đề nghị cấp thẻ hướng dẫn viên cho một số trường hợp đặc thù. Tất cả đều được tổng hợp tại hệ thống biểu mẫu của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện có phải mẫu bắt buộc không?

Không phải mọi trường hợp đều sử dụng cùng một mẫu. Với doanh nghiệp trong nước, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện sử dụng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Với thương nhân nước ngoài, có mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo pháp luật thương mại.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh, nên không sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như một đơn vị kinh doanh độc lập.

Trường hợp phát sinh hoạt động có nghĩa vụ thuế hoặc hóa đơn cụ thể cần căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định thuế hiện hành.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể ký các văn bản trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền. Tuy nhiên, việc văn phòng đại diện tự mình thực hiện hoạt động kinh doanh và ký hợp đồng kinh doanh như một đơn vị độc lập là không phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện.

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện theo nhu cầu hoạt động và thực hiện đăng ký theo quy định.

Có được đặt văn phòng đại diện khác tỉnh với trụ sở chính không?

Có. Văn phòng đại diện có thể được đặt tại tỉnh, thành phố khác với trụ sở chính của doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và có thể phát sinh mã số thuế theo quy định về đăng ký thuế. Tuy nhiên, việc có nghĩa vụ thuế cụ thể phụ thuộc vào hoạt động thực tế của văn phòng đại diện.

Có bắt buộc phải thuê địa điểm riêng làm văn phòng đại diện không?

Địa chỉ văn phòng đại diện phải đáp ứng quy định về địa điểm đặt trụ sở. Doanh nghiệp cần có địa chỉ hợp pháp và có thể xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể đồng thời là người đứng đầu chi nhánh không?

Có thể có trường hợp một người đồng thời đảm nhiệm nhiều chức danh tại doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc, nhưng cần kiểm tra điều kiện cụ thể và bảo đảm không thuộc trường hợp pháp luật cấm hoặc hạn chế.

Văn phòng đại diện có được tuyển nhân viên không?

Có. Doanh nghiệp có thể bố trí nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện và phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến lao động, bảo hiểm và thuế theo quy định.

Có thể chuyển địa chỉ văn phòng đại diện không?

Có. Khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin văn phòng đại diện theo quy định.

Kết luận

Việc chuẩn bị đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện chính xác không chỉ giúp quá trình xin giấy phép diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ hồ sơ, tuân thủ hướng dẫn điền mẫu, tránh sai sót không đáng có. Hãy truy cập Mẫu Đơn để tải nhiều biểu mẫu hành chính hữu ích khác!